Introductie nieuwe medewerkers
Handleiding voor leidinggevenden en inwerkcollega’s
1 Inleiding
Het is niet eenvoudig om goed personeel te vinden, te binden en te behouden. In onze organisatie, waar steeds meer nieuwe medewerkers binnenstromen, besteden wij veel tijd, geld en zorg aan de werving en selectie van nieuw personeel. In gesprekken met medewerkers bleek dat de periode na werving en selectie, de zogenaamde introductie meer aandacht behoeft.
Met een goede introductie is veel te winnen:
- voorkomen van vroegtijdig vertrek;
- hogere effectiviteit van nieuwe medewerkers;
- grotere motivatie bij huidige en nieuwe medewerkers;
- betere bekendheid met regels en werkwijzen (bijvoorbeeld gedragsregels en andere procedures).
Het is belangrijk om je te realiseren dat het inwerken van nieuwe collega’s gewoon bij het dagelijkse werk hoort en altijd nodig zal blijven. Er zullen altijd mensen weggaan en nieuwe mensen
binnenkomen. Een goede introductie is van belang ook al hebben de nieuwelingen nog zoveel vak- en inhoudelijke ervaring.
Concreet moet er in de introductie tijd en aandacht zijn voor:
- Kennismaken met collega’s.
- Leren kennen van de organisatie (zoals onze cultuur en onze normen en waarden).
- Kennismaken met de inhoud van het werk en werkprocessen.
- Het inbrengen van actuele kennis en ervaring door de nieuwe medewerker.
- Helder maken van verwachtingen van organisatie over werkgedrag van de nieuwe medewerker.
De leidinggevende van de afdeling is verantwoordelijk voor de introductie van nieuwe medewerkers.
De leidinggevende, een inwerkcollega en een mentor dragen bij aan een goede introductieperiode.
Het is niet noodzakelijk dat de rollen door drie verschillende personen worden ingevuld. Het kan dus zo zijn dat de leidinggevende in bepaalde gevallen alle drie de rollen voor zijn rekening neemt.
De leidinggevende
De leidinggevende stuurt de introductie op de afdeling aan. Dit begint met praktische zaken zoals het verzorgen van een volledig toegeruste werkplek én een voorstelrondje aan de directe collega´s.
Vervolgens gaat het om het inhoudelijk wegwijs maken. Ook de taken, de omgeving én de manier
waarop deze taken gedaan moeten worden zijn van belang. Hierbij kan de leidinggevende de hulp
inroepen van de inwerkcollega. Hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen vaktechnische- (de
inwerkcollega van de afdeling) en algemene informatie (de mentor).De leidinggevende introduceert
de medewerker bij de inwerkcollega en de mentor. Daarnaast coacht de leidinggevende de
48 ontwikkeling van de nieuwe medewerker. In de functionering- en beoordelingsgesprekken maakt de leidinggevende afspraken over de te behalen resultaten en de ontwikkeling van de medewerker.
De inwerkcollega
De inwerkcollega is iemand waar de nieuwe medewerker direct mee samen werkt. De inwerkcollega houdt zich vooral bezig met de inhoudelijke begeleiding van de nieuwe medewerker. Hij maakt het kennismakingsprogramma en zoekt relevante stukken uit voor de nieuwe medewerker. De
inwerkcollega is het eerste aanspreekpunt wat betreft het dagelijkse werk. De inwerkcollega staat de nieuwe collega bij wat betreft vragen. Het kan zijn dat een nieuwe medewerker met meerdere inwerkcollega’s te maken krijgt. De nieuwe medewerker kan met vragen over de inhoud van het werk dus terecht bij de inwerkcollega.
De mentor
De mentor helpt de medewerker zijn/haar weg te vinden in de organisatie en fungeert als klankbord.
De mentor geeft gevraagd en ongevraagd feedback.
Het is de bedoeling dat het mentortraject ongeveer een half jaar duurt. In de eerste drie maanden hebben mentor en medewerker gemiddeld eens per twee weken een gesprek. Daarna zal er een keer in de drie á vier weken een gesprek gevoerd worden. De leidinggevende zorgt dat hij maandelijks aanschuift bij het gesprek tussen de mentor en de medewerker of maakt zelf maandelijks een afspraak met de medewerker.
Mentor zijn is op vrijwillige basis. Er is geen sprake van een uitbreiding van functie of verhoging van salarisschaal. De werkzaamheden worden uitgevoerd naast het dagelijkse werk.
Waarom een mentor benoemen?
Het heeft meerwaarde voor de medewerker:
- klankbord en vertrouwenspersoon
Meerwaarde voor de mentor zelf:
- Ook de mentor krijgt de spiegel voorgehouden en leert van de frisse blik van nieuwkomers.
De mentor wordt gedwongen om ook naar eigen ervaringen te kijken.
- Nieuwe uitdaging: de mentorrol vraagt nieuwe kennis en vaardigheden.
- Plezier in het werk: het is motiverend als anderen van jouw kennis en ervaring kunnen leren.
Meerwaarde voor de organisatie:
- Voorkomen van het vroegtijdig verlaten van medewerkers van de organisatie;
- nieuwe medewerkers zijn sneller vertrouwd en bekend in organisatie en daardoor sneller productief;
- hoger leereffect voor nieuwe medewerkers en mentoren;
- kennis wordt sneller overgedragen en blijft behouden
- hulp voor leidinggevende bij het introduceren van nieuwe medewerkers.
49 2. De introductie
De introductie van nieuwe medewerkers bestaat uit vier onderdelen.
1. Twee weken van tevoren 2. De eerste dag
3. De eerste twee weken 4. Het eerste halfjaar
2.1 Twee weken van tevoren (en indien mogelijk eerder).
Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt zeker voor de introductie.
Zodra je weet wanneer een medewerker begint, kun je als leidinggevende starten met de voorbereidingen
2.2 De eerste werkdag nieuwe medewerker
Op de eerste dag zijn de nieuwe medewerkers heel benieuwd wat hen te wachten staat. Ze zien erg veel nieuwe gezichten en krijgen veel indrukken te verwerken. De eerste dag is het extra van belang om je als nieuwe medewerker welkom te voelen.
2.3 De eerste twee weken na indiensttreding
Naarmate de tijd vordert komt het initiatief meer bij de nieuwe medewerker te liggen. Hij of zij gaat meer inhoudelijke vragen stellen en op zoek naar informatie. In de eerste twee weken is het echter wel belangrijk om als leidinggevende en inwerkcollega wat extra aandacht te geven aan de nieuwe collega. Vraag regelmatig hoe de nieuwe medewerker het bevalt en plan snel een vervolggesprek in.
2.4 Het eerste halfjaar na indiensttreding
Na de eerste weken is het zaak om de vinger aan de pols te houden.
- Heeft de nieuwe medewerker aansluiting gevonden bij collega’s?
- Is het duidelijk wat de nieuwe medewerker moet doen, is hij niet te veel aan het zwemmen?
- Zijn de taken afwisselend genoeg?
50
Bijlage 2 Topiclijst
In document
Een weg naar betrokken medewerkers
(pagina 47-50)