Bijlage 7 Interviews 7.1 Inleiding
7.2 Interviewvragen Informatie interview
Geïnterviewde Naam: ………. Functie: ………. Afdeling: ………. Organisatie: ………. Datum: ……….
Doel van het interview
Dit interview vindt plaats ten behoeve van mijn onderzoek ter afronding van de studie Master of Science Bedrijfskunde bij de AOG/Rijksuniversiteit Groningen. Het onderzoek heeft betrekking op het spanningsveld rondom te maken keuzes betreffende de mate van onafhankelijkheid bij de inrichting van een interne auditfunctie. Voor het onderzoek is een conceptueel model opgesteld met als (eigenschappen van de) onafhankelijke variabelen:
1. Effectiviteit van het auditcomité 2. Verwachtingen van het management 3. Samenwerking met de externe auditor 4. Deskundigheid van de CAE
En als (eigenschappen van de) afhankelijke variabele:
5. Organisatiestatus en autonomie van de interne auditfunctie
Dit interview heeft een belangrijke plaats in het onderzoek, aangezien u als CAE inzicht kunt bieden in alle variabelen én vanuit vaktechnisch oogpunt uw beschouwing over de onafhankelijkheid van de interne auditfunctie kunt geven. Het interview heeft derhalve als doel om de eigenschappen van de variabelen te beschrijven (‘eigenschappen variabele’) en de variabelen (in samenhang) te
beschouwen (‘beschouwing variabele’).
Een overzicht van de toepassing van gegevensverzamelingsmethoden is voor de volledigheid in de bijlage toegevoegd (bijlage 6 van deze scriptie).
Interviewvragen: Algemeen (10 minuten)
I. Op welke wijze is de interne auditfunctie bij u in de organisatie gepositioneerd? II. Wat zijn de redenen geweest voor de keuze van deze positionering?
III. Staat de positionering van de interne auditfunctie op het moment ter discussie of heeft deze de afgelopen tijd ter discussie gestaan?
Beschrijven: ‘Organisatiestatus en autonomie van de interne auditfunctie’ (20 minuten)
Kenmerken: auditautoriteit, organisatieondersteuning, formalisatie auditbeleid –en procedures, rapporteringsniveau, bereik van de auditfunctie en beroepsautonomie.
Eigenschappen variabele:
I. In hoeverre heeft de interne auditfunctie volgens u binnen uw organisatie genoeg autoriteit om belangrijke gebieden van de processen binnen uw organisatie en het raamwerk van interne controles te onderzoeken?
II. Heeft de interne auditfunctie ook genoeg bevoegdheden om deze onderzoeken uit te voeren?
Onder bevoegdheden wordt hier onder andere verstaan de toegang tot alle gegevens en personen binnen de organisatie en de mogelijkheid om in voorkomend geval in overleg te treden met de voorzitter van het auditcomité.
III. Heeft de organisatie van de interne auditfunctie expliciet beleid en procedures met betrekking tot auditing (uitvoeringsstandaarden, beroepsuitoefening en
verantwoordelijkheden in de vorm van bijvoorbeeld een auditcharter en -handboek)? IV. In welke mate rapporteert (functioneel en/of administratief) de interne auditfunctie binnen
uw organisatie op een adequaat niveau?
V. Wat is de frequentie van toegang tot de Raad van Commissarissen en het auditcomité en is deze adequaat?
VI. Is de interne auditfunctie binnen uw organisatie vrij van operationele verantwoordelijkheden?
VII. Is de interne auditfunctie ook vrij van andere onverenigbare functies en opdrachten waarbij sprake is van belangenverstrengeling?
VIII. In hoeverre bepaalt de interne auditfunctie zelf de prioriteiten en het uit te voeren werk (auditplan) zonder verplichtend advies en druk van andere partijen binnen het bedrijf? IX. Worden de aanbevelingen van interne audit vaak overgenomen door de organisatie?
X. Heeft de interne auditfunctie genoeg personeel om alle onderzoeken (uit het auditplan) uit te voeren?
XI. Hoe beoordeelt u de organisatiestatus en autonomie van uw interne auditafdeling?
Beschouwing variabele:
XII. Zijn er nog meer kenmerken die volgens u bepalend zijn voor de organisatiestatus en autonomie van een interne auditfunctie?
Beschrijven: ‘Effectiviteit van het auditcomité’ (15 minuten)
Kenmerken: aanname, evaluatie en ontslag, uitnodiging vergaderingen, contact, input auditplan, onafhankelijkheid, financiële of accountancy kennis en tijd voor interne auditonderwerpen.
Eigenschappen variabele:
I. Is er een auditcomité of een vergelijkbaar toezichthoudend orgaan binnen uw organisatie? II. In hoeverre is het auditcomité onafhankelijk?
III. Hebben de leden van het auditcomité voldoende financiële kennis? In hoeverre hebben zij kennis van accountancy?
IV. In welke mate geeft het auditcomité input voor de interne auditplanning?
V. Is het auditcomité binnen uw organisatie gemandateerd om de CAE aan te nemen, te evalueren en te ontslaan?
VI. In hoeverre wordt u regelmatig uitgenodigd voor de vergaderingen van het auditcomité? VII. Hebt u regelmatig contact met het auditcomité zonder het topmanagement?
VIII. Besteedt het auditcomité volgens u voldoende aandacht aan de onderwerpen van interne audit?
Beschouwing variabele:
IX. Welk kenmerk van het auditcomité heeft volgens u de meeste invloed op de organisatiestatus en autonomie van de interne auditfunctie?
X. Spelen er volgens u nog meer eigenschappen of kenmerken van het auditcomité mee in relatie tot de mate van onafhankelijkheid van de interne auditfunctie?
XI. In hoeverre is volgens u de effectiviteit van het auditcomité van belang voor de mate van onafhankelijkheid van uw afdeling?
Beschrijven: ‘Verwachting van het management’ (15 minuten)
In eerste instantie wordt met management voornamelijk het topmanagement bedoeld in de vorm van bijvoorbeeld een Raad van Bestuur.
Kenmerken: management training, invloed op het auditplan, invloed op het budget en partner rol.
Eigenschappen variabele:
I. Op welke rol ligt de nadruk bij de verwachting van het (top)management met betrekking tot de interne auditfunctie bij uw organisatie: een partnerrol of een toezichtrol (assurance)? II. In welke mate verwacht het (top)management dat de interne auditfunctie gebruikt wordt als
positie voor managementtraining?
III. In hoeverre beïnvloed het (top)management de prioriteiten van de planning voor interne audit bij het geven van input voor het auditplan?
IV. In hoeverre oefent het (top)management invloed uit op het bepalen van het budget voor de interne auditfunctie?
Beschouwing variabele:
V. Welk kenmerk van het (top)management heeft volgens u de meeste invloed op de organisatiestatus en autonomie van de interne auditfunctie?
VI. Spelen er nog meer eigenschappen of kenmerken van het (top)management mee in relatie tot de mate van onafhankelijkheid van de interne auditfunctie?
VII. In hoeverre is volgens u de verwachting van het (top)management van belang voor de mate van onafhankelijkheid van uw afdeling?
Beschrijven: ‘Samenwerking met de externe auditor’ (10 minuten) Kenmerk: druk op kosten externe audit
Eigenschappen variabele:
I. In hoeverre steunt de externe auditor op het werk van de interne auditfunctie? II. In welke mate is er druk op de kosten (vermindering) van de externe audit?
III. Worden er door de externe auditor hierdoor (extra) eisen gesteld aan de onafhankelijkheid van de interne auditfunctie?
Beschouwing variabele:
IV. Spelen er nog meer eigenschappen of kenmerken van de samenwerking met de externe auditor mee in de relatie tot de mate van onafhankelijkheid van de interne auditfunctie? V. In hoeverre is volgens u de samenwerking met de externe auditor van belang voor de mate
van onafhankelijkheid van uw afdeling?
Beschrijven: ‘Deskundigheid van de CAE’ (10 minuten)
Kenmerken: lidmaatschap van een beroepsvereniging, certificatie en permanente educatie.
Eigenschappen variabele:
I. Hebt u een door de beroepsgroep erkende auditopleiding gevolgd? II. Welke ervaring heeft u opgedaan op het gebied van auditing?
III. Bent u geassocieerd of gewoon lid van een beroepsvereniging op het gebied van auditing? IV. Voldoet u aan de permanente educatie verplichtingen?
Beschouwing variabele:
V. Is hier ook een kenmerk van de CAE die volgens u meer invloed heeft op de organisatiestatus en autonomie van de interne auditfunctie dan andere kenmerken?
VI. Spelen er nog meer eigenschappen of kenmerken van de CAE mee in relatie tot de mate van onafhankelijkheid van de interne auditfunctie?
VII. In hoeverre zijn volgens u de eigenschappen van de CAE van belang voor de mate van onafhankelijkheid van uw afdeling?
Beschouwing conceptueel model (10 minuten)
I. Zijn er volgens u naast de behandelde variabelen nog ontbrekende variabelen met invloed op de organisatiestatus en autonomie van de interne auditfunctie?
II. Kunt u op basis van het belang voor de mate van onafhankelijkheid van de interne
auditfunctie de volgorde van de onderstaande (eigenschappen van de) variabelen aangeven? …. Effectiviteit van het auditcomité
…. Verwachtingen van het management …. Samenwerking met de externe auditor …. Eigenschappen van de CAE1
…. ………
…. ………
Invulinstructie: een (eigenschap van een) variabele met een belang van 1 heeft de meeste invloed op de mate van onafhankelijkheid van de interne auditfunctie, bij de daar opeenvolgende getallen neemt de relatieve invloed navenant af.
1