Bijlage 7 Interviews 7.1 Inleiding
7.4 Interviewverslag Energiemaatschappij Algemeen
Corporate Internal Audit is een stafafdeling die hiërarchisch ressorteert onder de voorzitter van de Raad van Bestuur.
Met deze positionering wordt een optimale toegevoegde waarde bereikt doordat de afdeling zo onafhankelijk mogelijk is geplaatst binnen de organisatie. De afdeling hoeft alleen verantwoording af te leggen aan de voorzitter van de Raad van Bestuur en het auditcomité. Hierdoor kunnen de
auditors een oordeel opschrijven over alle processen zonder beïnvloeding vanuit het management van de desbetreffende processen. Hetgeen een goede invulling is van de 3de linie (third line of defense).
Er zijn altijd geluiden over het anders positioneren van de interne auditfunctie. Deze worden niet relevant bevonden.
Het belang van onafhankelijkheid is dat het één van de belangrijkste pijlers is om de toegevoegde waarde van de interne auditfunctie te kunnen waarborgen. Daarnaast zijn deskundigheid en integriteit van belang.
Beschrijving ‘Organisatiestatus en autonomie van de interne auditfunctie’
Eigenschappen variabele:
De autoriteit van de interne auditfunctie is goed. Autoriteit wordt naast de positionering ook bepaald door voldoende uitstraling in persoonlijke zin en de bevoegdheden van de interne auditfunctie. De interne auditfunctie heeft ongelimiteerde toegang tot alle activiteiten, bestanden, gebouwen en personeel van de Energiemaatschappij.
Het auditbeleid en –procedures zijn vastgelegd in de auditcharter en audithandboek. Deze zijn goedgekeurd door het auditcomité. De auditcharter en de charter van het auditcomité van de Energiemaatschappij komen in grote mate overeen met de inhoud van het studierapport Bondgenoten in Governance (Nieuwlands, Bongers en Paape, 2008).
Er wordt op adequaat niveau gerapporteerd namelijk aan de Raad van Bestuur en aan het auditcomité.
De toegang tot het auditcomité is goed geregeld. De directeur is aanwezig bij alle bijeenkomsten van het auditcomité.
De interne auditfunctie is vrij van operationele verantwoordelijkheden en van andere onverenigbare functies en opdrachten waarbij sprake is van belangenverstrengeling.
Het auditplan komt samen met het auditcomité en de leden van de Raad van Bestuur tot stand. De interne auditfunctie bepaalt zelf het uit te voeren werk en de prioriteiten. Formeel beslist de Raad van Bestuur over de planning en stemt het auditcomité ermee in. Het auditcomité voert soms een wijziging door.
De aanbevelingen van interne audit moeten overgenomen worden. Anders zijn het geen goede aanbevelingen. De aanbevelingen moeten relevant en realistisch zijn om het aangetroffen risico te mitigeren.
De interne auditfunctie heeft genoeg personeel om alle onderzoeken uit te voeren. Mocht er meer personeel nodig zijn, dan vindt er inhuur plaats.
De organisatiestatus en autonomie worden door de directeur beoordeeld als goed. Er is altijd wel wat verbetering mogelijk, maar dan vooral op het gebied van operationele zaken.
Beschouwing variabele:
Bepalend voor de organisatiestatus en autonomie is de positonering van de interne auditfunctie, rapporteringlijn en de expertise van de auditors samenhangend met de acceptatie door de organisatie.
Beschrijving ‘Effectiviteit van het auditcomité’
Eigenschappen variabele:
De Raad van Commissarissen van de Energiemaatschappij kent een permanent auditcomité. Hiervoor is een reglement opgesteld, met daarin aangegeven de taakopdracht, de samenstelling en de wijze waarop de commissie haar taak uitoefent.
Het auditcomité heeft geen bestuurlijke functie of economische banden met de Energiemaatschappij en is derhalve onafhankelijk. Er wordt een 2-tier model gehanteerd bij de Energiemaatschappij. Er is voldoende financiële kennis aanwezig bij meerdere leden van het auditcomité. Er zijn bijvoorbeeld leden Chief Financial Officer bij vooraanstaande organisaties.
Het auditcomité geeft input voor de interne auditplanning en is betrokken bij de vaststelling daarvan. De voorzitter van de Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het aannemen, evaluatie en ontslag van de directeur Corporate Internal Audit. Het auditcomité is echter hierbij wel betrokken. Wanneer de directeur ontslagen zou worden, krijgt de voorzitter van de Raad van Bestuur minimaal een aantal vragen vanuit het auditcomité.
De directeur is altijd bij de vergaderingen van het auditcomité aanwezig. Deze vergaderingen vinden vier keer per jaar plaats.
De directeur heeft tevens drie keer per jaar contact met het auditcomité zonder het topmanagement.
Op basis van inschatting besteedt het auditcomité ongeveer 25% van de tijd aan de onderwerpen van interne audit.
Beschouwing variabele:
Van belang voor de organisatiestatus en autonomie van de interne auditfunctie is de directe rapportagelijn waarbij goede rapportages (met onderwerpen die het auditcomité wil zien en lezen) moeten worden opgeleverd en het privé-contact met de voorzitter van de Raad van Commissarissen. De relatie met het auditcomité is sterk afhankelijk van de persoonlijkheid van het hoofd van de interne auditdienst (IAD). In relatie tot de kwaliteit van het hoofd van de IAD speelt een goede honorering een belangrijke rol.
Een redelijk ontwikkeld auditcomité heeft een sterke invloed op de organisatiestatus en autonomie van een interne auditfunctie. Hierbij wordt de effectiviteit van het auditcomité vooral bepaald door de aanwezige opleiding en deskundigheid.
Beschrijving ‘Verwachting van het management’
Eigenschappen variabele:
Het topmanagement verwacht een rol conform best practices op het gebied van interne auditing, namelijk het uitvoeren van onafhankelijke audits. Beide rollen (partnerrol en monitoringrol) zijn onderdelen daarvan.
De afdeling Corporate Internal Audit heeft een opleidingsfunctie binnen de organisatie. Het personeel wordt opgeleid tot RA, RE of RO en na verloop van tijd moeten ze de organisatie in (bijvoorbeeld als controller of operationeel manager).
Formeel beslist de Raad van Bestuur na het opstellen van het auditplan over de auditplanning en stemt het auditcomité ermee in. Het auditcomité voert soms een wijziging door. De invloed van het management is daardoor verminderd.
Het auditcomité heeft veel te zeggen over het budget. De Raad van Bestuur minder. Het auditcomité zal eerder geneigd zijn om zich af te vragen of er wel genoeg budget is.
Beschouwing variabele:
Het topmanagement heeft invloed op de organisatiestatus en autonomie van de interne auditfunctie op basis van de eerder genoemde eigenschappen. Hierbij zijn de opleidingsfilosofie en
ontplooiingsmogelijkheden van belang voor de auditors. Beschrijving ‘Samenwerking met de externe auditor’
Eigenschappen variabele:
De externe auditors steunen in grote mate op het werk van de interne auditfunctie van de Energiemaatschappij. Er wordt ongeveer 40% op de uren van de accountants(kosten) bespaard. Belangrijk is om de samenwerking af te stemmen en te coördineren. Er wordt een gezamenlijk plan van aanpak gepresenteerd aan het auditcomité. Echter van belang is dat de afdeling Corporate Internal Audit een veel breder bereik heeft dan alleen de financial audit. Financial audit vormt maar een klein gedeelte van wat de afdeling Corporate Internal Audit doet aan audits.
De druk op de kosten is voor de externe auditors hoger dan vorig jaar vanwege kostenbesparingen binnen de Energiemaatschappij.
De onafhankelijkheid van de interne auditfunctie kan moeilijk verbeterd worden, deze is al goed. Hierdoor worden er geen extra eisen betreffende onafhankelijkheid gesteld door de externe auditor.
Beschouwing variabele:
Met de externe auditors kunnen problemen ten aanzien van de onafhankelijkheid besproken worden. Van belang is dat de externe auditors de interne auditfunctie behoren te ondersteunen in het behouden/krijgen van een onafhankelijke positie.
Beschrijving ‘Deskundigheid van de CAE’
Eigenschappen variabele:
De directeur Corporate Internal Audit heeft verschillende erkende auditopleidingen gevolgd en heeft verschillende kwalificaties in relatie tot auditing, zoals RE, RA en CIA. Naast de opleidingen zijn attitude, begrip, analyse en communicatieve vaardigheden ook van belang.
De directeur heeft 23 jaar ervaring in auditing en speelt een actieve rol binnen het vakgebied. Hij heeft bijvoorbeeld namens het NIVRA een reactie geschreven op een door KPMG afgesloten auditdeal met Rentokil.
Hij is van verschillende beroepsverenigingen normaal lid en voldoet aan alle verplichtingen met betrekking tot permanente educatie.
Beschouwing variabele:
Je hebt niets aan onafhankelijkheid als er een ineffectief persoon verantwoordelijk is voor de interne auditfunctie. Naast kwalificaties en auditervaring moet de CAE voldoen aan onder andere de
volgende competenties (Niewlands et al., 2008: 22): integriteit, overtuigend, flexibiliteit, diplomatiek, oplossingsgericht, proactief, communicatief sterk, betrokken bij de organisatie, onafhankelijk,
transparant, businesskennis, creatief en goede oordeelsvorming. Beschouwing conceptueel model
Naast de behandelde variabelen is nog de effectiviteit van de auditafdeling zelf van belang. Je hebt niets aan onafhankelijkheid als de auditafdeling niet functioneert. Door het leveren van toegevoegde waarde is er een grotere mate van ondersteuning vanuit het auditcomité en de organisatie.
Op basis van het belang voor de mate van onafhankelijkheid van de interne auditfunctie is de volgende volgorde te onderscheiden:
1 organisatorische ophanging en rapportagelijn in relatie tot het topmanagement en het auditcomité;
2 eigenschappen van de CAE;