Interviewresultaten

In deze paragraaf ga ik de resultaten van het interview beschrijven. De interviewvragen zijn in bijlage 1 toegevoegd. Het doel van de interviews was om te verkennen hoeveel aandacht er in de praktijk is voor werkkapitaalbeheer en hoe er door middel van werkkapitaalbeheer waarde gecreëerd kan worden. De resultaten van het interview heb ik verwerkt in een totaaloverzicht. Aan de hand van dit totaaloverzicht ga ik in dit hoofdstuk de belangrijkste resultaten bespreken. Het totaaloverzicht heb ik als bijlage 3 toegevoegd. In dit hoofdstuk bespreek ik per paragraaf de resultaten. Ieder onderdeel van het interview bespreek ik in een aparte paragraaf.

7.2.1. Werkkapitaalbeheer Beleid

Bij de onderzochte participaties wordt niet veel beleid geformuleerd voor werkkapitaalbeheer. De meeste participaties geven aan dat werkkapitaalbeheer wel een hoge prioriteit heeft. Alleen bij participatie A en E wordt veel beleid geformuleerd. Bij participatie E is dit geen geformaliseerd beleid, maar het beleid zit vooral in de hoofden van de medewerkers. Wel zijn er een aantal doelen die naar voren komen. Het belangrijkste doel is binnen de bankconvenanten te blijven. Daarnaast is het minimaliseren en het optimaliseren van het werkkapitaal ook een belangrijk doel. Tussen de participaties zijn veel verschillen. Vooral de grote participaties hebben vaste procedures opgesteld voor werkkapitaalbeheer.

Participatie K geeft aan dat er extra druk op het werkkapitaal is gekomen naar aanleiding van de crisis. Participaties D en E geven aan de ze ook effecten van de crisis merken op het werkkapitaal, maar dat de effecten minimaal zijn. Participatie I geeft aan dat de crisis sectorafhankelijk is. Ze leveren zelf aan klanten die over een goede liquiditeitspositie beschikken, dus daar merken ze geen extra druk op het werkkapitaal. Bijna alle participaties geven aan dat het beleid niet veranderd is. Opvallend is dat participatie A het beleid wel

veranderd heeft terwijl ze geen druk op het werkkapitaal merken. Ze geven aan dat ze preventief strakker op het werkkapitaal zitten.

De focus van het werkkapitaalbeheer ligt op de debetkant van de balans. Participaties A en D beschikken over een belangrijke voorraadpositie en besteden daardoor de meeste aandacht aan voorraadbeheer. Participatie M heeft een grote onderhandenwerkpositie en besteed daardoor ook veel aandacht aan voorraadbeheer. Na voorraadbeheer wordt de meeste aandacht aan debiteurenbeheer besteed. Crediteurenbeheer krijgt de minste aandacht in het beheerproces.

Interne beheersing

Participaties die veel aandacht besteden aan werkkapitaalbeheer, dit zijn vooral K, M, A en E, communiceren de noodzaak hiervan ook beter naar de rest van de organisatie. Deze organisaties besteden ook aandacht aan werkkapitaal in managementrapportages en daarnaast formuleren zij meer doelen. Bij participatie D wordt weinig aandacht besteed aan werkkapitaalbeheer. Bij deze participatie wordt de noodzaak van werkkapitaalbeheer niet goed gecommuniceerd naar de rest van de organisatie. Alle participaties houden wel het werkkapitaalkrediet bij de bank duidelijk in beeld.

Ratioanalyses worden gedeeltelijk uitgevoerd. Alleen participatie E maakt gebruik van de OWK-ratio bij de analyse van het werkkapitaal. De overige participaties besteden weinig aandacht aan efficiëntie ratio’s. De participaties besteden de meeste aandacht aan de omloopsnelheden van alle losstaande onderdelen van het werkkapitaal, terwijl er weinig aandacht is voor de ontwikkelingen van de totale werkkapitaalpositie.

Kosten

De participaties hebben over het algemeen weinig inzicht in kosten voor het beheer van werkkapitaal. Bij participatie E en K wordt de relatie gelegd tussen omzet en overheadkosten voor beheer. De andere participaties doen dit niet. De belangrijkste kostenpost voor het houden van werkkapitaal is de rente. De tweede belangrijke kostenpost is personeelskosten gerelateerd aan werkkapitaal.

7.2.2. Debiteurenbeheer Beleid

Het debiteurenbeleid is vergelijkbaar met het beleid voor het totale werkkapitaalbeheer. Er zijn een aantal belangrijke doelen die naar voren komen uit de interviews. Het eerste doel is het verlagen van de uitstaande debiteuren in dagen. Het tweede belangrijke doel is risicobeheersing.

Een belangrijk onderwerp dat tijdens de gesprekken naar voren kwam, is de rol van de controller/financieel directeur. Bij de participaties K, M, A en I is de financiële afdeling verantwoordelijk voor het debiteurenbeleid. Bij de overige participaties is dit de commerciële afdeling, maar dan is de financiële afdeling wel nauw betrokken. Als de financiële afdeling verantwoordelijk is, stelt deze afdeling het debiteurenbeleid op als richtlijn voor de commerciële afdeling. Van deze richtlijnen mag alleen afgeweken worden na goedkeuring van de directie of van de financiële afdeling. Als de commerciële afdeling verantwoordelijk is voor het beleid dan is de financiële afdeling verantwoordelijk voor de controle. Het is erg belangrijk dat de financieel directeur/controller en de commerciële afdeling gelijkwaardig zijn in de discussie over krediettermijnen en betalingsvoorwaarden. Als één van beide een dominantere rol heeft gaat dit te koste van de ander. Ze moeten samenwerken bij onderhandelingen en elkaar aanvullen ieder vanuit zijn eigen specialisme.

Participaties A, D en E maken veel gebruik van kredietverzekering. A en D zijn handelsondernemingen en de activiteiten van participatie E bestaan ook voor een groot gedeelte uit handelsactiviteiten. De participaties maken vooral gebruik van kredietverzekering, omdat de marges klein zijn en dat daardoor oninbare debiteuren een groot effect hebben op het resultaat van de onderneming. In tegenstelling tot kredietverzekering wordt er weinig gebruik gemaakt van factoring. Factoring is het verkopen van debiteuren aan een andere onderneming. Alleen participatie A maakt hier gebruik van. Een reden om geen gebruik te maken van factoring is dat de eigen debiteurenafdeling het beter kan, omdat ze een sanctie in huis hebben. Er kan bijvoorbeeld een uitleverstop ingesteld worden. Ook bij het gebruik maken van incassobureaus is dit een bekend argument. Door de participaties van FBI wordt daarom weinig gebruik gemaakt van incassobureaus.

Facturatie

De facturatie wordt erg verschillend uitgevoerd bij de participaties. Bij handelsondernemingen (A en D) wordt er vooral achteraf gefactureerd en per order. Bij dienstverleners (K en M) wordt vooral vooraf en in termijnen gefactureerd. Uit de resultaten van het interview blijkt ook dat de handelsondernemingen A en D snel factureren. Ook participatie E factureert snel. Een reden hiervoor kan zijn dat de activiteiten van E ook vooral handelsactiviteiten zijn. Participaties M en E hebben te maken met projecten. Projecten worden meestal vooraf en in termijnen gefactureerd.

Krediettermijn

Volgens de literatuur zijn er een aantal factoren van invloed op de krediettermijn. Deze factoren beïnvloeden bijvoorbeeld de lengte en de vorm van de krediettermijn. Bij de onderzochte participaties van FBI zijn vooral de kredietwaardigheid en de grootte van het

account van belang. Bij kredietwaardige klanten zijn de participaties eerder bereid om een langere termijn te verstrekken. Als er getwijfeld wordt aan de kredietwaardigheid, dan wordt de krediettermijn in de meeste gevallen ingeperkt. De participaties geven aan dat ze niet snel afwijken van de standaard krediettermijn. Als ze dit doen, dan is dit meestal bij belangrijke klanten. Opvallend is dat de dienstverlenende participaties, K en M, weinig gebruik maken van de krediettermijn om de verkopen te stimuleren. Participaties A, D en E maken er wel gebruik van.

Kortingen

Uit de interviews blijkt dat de twee dienstverlenende participaties, K en M, geen gebruik maken van betalingskortingen. De overige participaties doen dit wel. De kortingen variëren van 1 tot 2% en acht dagen is de meest gebruikte bijbehorende termijn. Opvallend is dat de participaties aangeven dat er gebruik gemaakt wordt van de aangeboden kortingen. De participaties hebben geen goed inzicht in de gevolgen van de verstrekte korting. De participaties zeggen dat ze goed nadenken over de kortingstermijn en het percentage. Maar het effectieve percentage dat bij de verstrekte korting hoort, is niet bekend bij de participaties. In bijlage 4 staat een voorbeeldberekening van het effectieve interestpercentage. Uit deze berekening blijkt dat het vanuit financieel perspectief in de meeste gevallen niet aantrekkelijk is om korting aan te bieden.

7.2.3. Crediteurenbeheer Beleid

Aan het crediteurenbeheer wordt de minste aandacht besteed door de participaties. Een belangrijk doel bij crediteurenbeheer is zo laat mogelijk betalen. Daarnaast hebben een aantal participaties standaard inkoopvoorwaarden opgesteld. Deze inkoopvoorwaarden zijn de richtlijnen voor de crediteuren. Eventueel wordt er per crediteur onderhandeld over deze voorwaarden.

De financiële afdeling is in belangrijke mate verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer. Bij het crediteurenbeheer is dit in de meeste gevallen de inkoopafdeling. Alleen bij participatie A en K is de financiële afdeling verantwoordelijk voor het crediteurenbeheer. Dat vind ik een opmerkelijk resultaat, omdat ik verwacht dat dit vergelijkbaar is met debiteurenbeheer. Een verklaring voor dit verschil kan zijn dat er bij werkkapitaalbeheer meer aandacht wordt besteed aan debiteurenbeheer. Doordat crediteurenbeheer minder belangrijk is voor de participaties, is de financiële afdeling eerder bereid de verantwoordelijkheid af te staan aan de inkoopafdeling.

Participaties M, A en D hebben geen inzicht in de beheerskosten van de crediteurenpositie. Er is bij deze participaties geen inzicht in de kosten per crediteur of per factuur. De andere participaties hebben dit inzicht wel. Om een beter besef van kosten te krijgen is het relevant om inzicht te hebben in de daadwerkelijke kosten voor crediteurenbeheer.

Krediettermijn

Uit de interviews blijkt dat er heel verschillend antwoord is gegeven op de vraag welke factoren van invloed zijn op de krediettermijn. Bij de handelsondernemingen, A, D en E, is de kredietwaardigheid erg belangrijk bij het bepalen van de krediettermijn. De grootte van het account bij de leverancier is bij de participaties M, A, D en E ook belangrijk bij het bepalen van de krediettermijn. Ze merken dat als ze een grote klant zijn, de leverancier eerder bereid is om de krediettermijn aan te passen. Bij participatie D wordt de krediettermijn gebruikt als garantie voor de kwaliteit. D koopt in over de hele wereld en de goederen worden per zeecontainer naar Nederland vervoerd. Met een aantal leveranciers hebben ze afgesproken dat ze pas betalen als de kwaliteit van de producten uit de container gekeurd is. Leveranciers maken weinig gebruik de krediettermijn om verkopen te stimuleren. Bij D zijn de artikelen beperkt houdbaar. Bij producten met een beperkte houdbaarheid verwacht ik dat er een langere termijn wordt verstrekt als leveranciers van een bepaalde voorraad afmoeten. Daar wordt geen gebruik van gemaakt. Alle informatie over houdbaarheid van de producten, het kredietrisico en het aanbod op de internationale notenmarkt wordt in de verkoopprijs verwerkt. De krediettermijn wordt hierbij niet gebruikt.

Kortingen

Bijna alle onderzochte participaties krijgen betalingskorting aangeboden bij snelle betaling. Alleen participatie K niet. Bij participatie I is aan het kortingstarief een automatische incasso gekoppeld. In de meeste gevallen wordt, als het mogelijk is, gebruik gemaakt van de korting. Alleen participatie I maakt minimaal gebruik van de verstrekte kortingen. Opvallend is dat bij alle participaties de keuze om wel of geen gebruik te maken van de kortingen geleid wordt door de kaspositie van de participatie en niet door beleid. De participaties zijn niet goed op de hoogte van het effectieve percentage dat bij de korting hoort (zie bijlage 4 voor de voorbeeldberekening van het effectieve percentage). Zolang de vermogenskostenvoet (WACC) van de onderneming kleiner is dan het effectieve percentage, is het voordeliger om gebruik te maken van de kortingen, omdat hierdoor het resultaat verhoogd wordt. Als de kaspositie niet voldoende is om gebruik te maken van de kortingen, is het aan te bevelen om extra vermogen aan te trekken. Naast deze financiële argumenten kunnen er ook andere redenen zijn om geen gebruik te maken van de verstrekte kortingen.

7.2.4. Voorraadbeheer Beleid

Uit het onderzoek bleek dat er veel verschillen zijn op het gebied van voorraadbeheer tussen de onderzochte participaties. Een gezamenlijk doel van de meeste participaties is het minimaliseren van de voorraad. Een belangrijk doel bij participatie D is om de juiste voorraad in te kopen. Dit is belangrijk, omdat de artikelen een beperkte houdbaarheid hebben.

Voorraadplanning

Niet alle participaties maken gebruik van een uitgebreid voorraadplanningsysteem. Participaties A en E hebben wel een uitgebreid planningsysteem. De voorraadplanning bij A is gebaseerd op het maandelijkse omzetbudget. Doordat de omzet de basis is voor het planningsysteem werkt A met relatief kleine voorraden. Ook de overige participaties geven aan dat wijzigingen in de omzet direct worden doorgevoerd in het planningsysteem. Alle participaties zijn goed op de hoogte van de overtollige voorraad in de onderneming. Daarnaast streven ze naar een “Just In Time” principe van voorraadbeheer. Afwijkingen van de leverdatum worden door alle participaties niet geaccepteerd.

7.2.5. Werkkapitaal ratioanalyse

Tijdens de interviews is de ratioanalyse besproken over het werkkapitaal van de participatie. Participatie M, D en I geven aan dat ze dergelijk analyses zelf niet uitvoeren. De andere participaties geven aan deze analyses wel te doen. De participaties die de analyses niet uitvoeren hebben ook geen duidelijk beeld van de werkkapitaalontwikkelingen, maar wel van de kasstroomontwikkeling. Het opvallende is dat M, D en I het beeld dat de ratioanalyses lieten zien niet herkenden. Bij participaties M, A en D is het werkkapitaal in relatie tot omzet vanaf halverwege 2008 gestegen en dit was niet bij alle participaties bekend. De OWK en KCC zijn efficiëntie ratio’s en geven aan hoe efficiënt er met vermogen omgegaan wordt. De meeste van de onderzochte participaties zijn niet bezig met de efficiëntie van het werkkapitaal. Alleen K en E houden zich bezig met de efficiëntie van het werkkapitaal. De focus bij de overige participaties ligt vooral op de losse onderdelen.

Tijdens de interviews kwam naar voren dat de participaties bereid zijn om in de toekomst meer aandacht te besteden aan de efficiëntie van het werkkapitaal. Een aantal participaties gaf aan de OWK- en KCC-ratio’s op te nemen in de managementrapportages. De OWK wordt op dit moment uitgedrukt in dagen van de omzet. Uit de gesprekken bleek dat dit een onduidelijke ratio is. De OWK-ratio is beter bruikbaar als deze het werkkapitaal weergeeft als een percentage van de omzet. De formule van de OWK komt er dan als volgt uit te zien Figuur 8:

Figuur 8

7.3. Conclusie

Het onderzoek in hoofdstuk 6 en 7 is erop gericht om antwoord te vinden op deelvraag 5: “Op welke manier kan werkkapitaalbeheer bijdragen aan het creëren van waarde?” Tijdens het onderzoek ben ik erachter gekomen dat er daadwerkelijk waarde gecreëerd kan worden door werkkapitaalbeheer. Zoals in het conceptueel model staat beschreven is het van belang om te beginnen bij de efficiëntie ratio’s (kasconversiecyclus en de omloopsnelheid van het werkkapitaal). Vanuit de efficiëntie ratio’s kan vervolgens verder ingezoomd worden op de onderdelen van het operationele werkkapitaal. Uit de resultaten komen een aantal verbeterpunten naar voren. Deze verbeterpunten hebben betrekking op betalingskortingen, de rol van de financiële bestuurder bij werkkapitaalbeheer, risicobeheersing bij debiteurenbeheer en het gebruik van de omloopsnelheid van het werkkapitaal als ratio voor de efficiëntie van het werkkapitaal. In hoofdstuk 9 ga ik deze punten verder toelichten.

Omloopsnelheid van het werkkapitaal (OWK) = (voorraden + vlottende activa – vlottende passiva) * (100/omzet)=……….%