Interview Michel de Croes, projectleider Interview afgenomen door Jesse Bakker
Gemeentehuis Doetinchem, te Doetinchem, op 11-04-2016 om 10:00 uur Voor de invoering van de Aanbestedingswet 2012 werd EMVI nog niet toegepast.
Sinds invoering van de Aanbestedingswet 2012 wordt er zoveel mogelijk geprobeerd de RAW bestekken EMVI aan te besteden. De huidige marktontwikkeling die we zien is dat er steeds meer werken weer op laagste prijs worden aanbesteed, dit is omdat hier vraag naar is bij zowel de opdrachtgevers als bij de opdrachtnemers.
De markt lijkt de meerwaarde van EMVI bij het standaard RAW bestek niet meer te zien en door te gunnen op laagste prijs wordt er een hoop extra werk, tijd en geld bespaard.
Uit de uitslagen van aanbestedingen van gemeente Doetinchem blijkt dat in ongeveer driekwart van de gevallen de inschrijver met de laagste prijs ook het beste EMVI plan had.
De meerwaarde die een aannemer kan krijgen middels zijn EMVI plan bedraagt bij de RAW bestekken vaak tussen de 40 en 50 procent.
RAW bestekken bevatten meestal het standaard of repeterende werk waarin er voor de aannemer weinig ruimte is om zelf met innovatieve ideeën te komen.
In de voorbereiding van projecten waar EMVI een meerwaarde kan hebben wordt vaak een EMVI sessie gehouden met een projectleider, werkvoorbereider, toezichthouder, directievoerder en beheerder om gezamenlijk te bepalen waar de kansen liggen voor EMVI binnen het project.
Bij de kleinere projecten wordt door de projectleider meestal bepaald of EMVI een meerwaarde kan hebben. Meestal is hier geen sprake van en werkt EMVI in die gevallen voornamelijk lasten verhogend voor de opdrachtgever en opdrachtnemer.
In Doetinchem wordt voor 99 procent gebruik gemaakt van gunnen op waarde, deze expertise is in de loop der jaren opgebouwd en hiervoor is de basis van de aanbestedingsdocumenten al aanwezig. EMVI wordt alleen toegepast bij traditionele RAW bestekken. Omdat de werkzaamheden uit een raambestek bestaan uit repeterende werkzaamheden zien we hier geen meerwaarde voor EMVI in. De traditionele RAW bestekken waarbij de werkzaamheden worden uitgevoerd in de binnenstad of een complexere rondweg wordt sneller gekozen voor EMVI. Hierin liggen vaak meer kansen.
Toegepaste EMVI criteria zijn: - Omgevingsmanagement;
- Kansen en risicodossier (top 5 kansen en top 5 risico’s).
Met name bij werkzaamheden in de binnenstad wordt gebruik gemaakt van het criterium omgevingsmanagement.
In het kansendossier moet de inschrijver de kansen in hoofdlijnen uitwerken en afprijzen. Tevens dient hij te kunnen onderbouwen waarom zijn alternatief beter is dan het oorspronkelijke ontwerp. In de
uitvoering wordt, afhankelijk van het beschikbare budget, gekeken of de gestelde kansen ook daadwerkelijk meegenomen kunnen worden. De ervaringen van gemeente Doetinchem zijn hiermee positief en het biedt voldoende ruimte voor een extra kwaliteitsimpuls in het werk.
Bij het criterium omgevingsmanagement wordt met name de communicatie met betrokkenen,
klachtenafhandeling en updates over de voortgang bij de aannemer neergelegd. De fasering is meestal wel vooraf bepaald door de gemeente.
Er wordt weinig gewerkt met een bonus/-malusregeling. Op de werken waarbij een harde opleverdatum is wordt wel gebruik gemaakt van een malusregeling als de aannemer niet tijdig oplevert.
Gemeente Doetinchem werkt met past performance in combinatie met een groslijstsystematiek. Hierdoor worden de aannemers getriggerd om nog beter te presteren dan de concurrentie. De aannemers willen immers in de top 3 komen/blijven staan om bij de volgende aanbesteding verzekerd te zijn van een uitnodiging tot inschrijving. Hierdoor hoeft er vrijwel niet gewerkt te worden met een bonus/malus regeling, de gevolgen voor het presteren hebben namelijk al gevolgen voor de kans op eventuele volgende werken voor de gemeente.
Nadeel van EMVI in de voorbereidings- en aanbestedingsfase is dat het meer tijd en energie kost. Dit kan soms botsen met de planning omdat het opstellen van de EMVI inschrijvingsleidraad vaak pas aan het einde van het traject aan bod komt en nog wel relatief veel tijd kost.
Voordelen van EMVI in de uitvoering, opdrachtgever wordt “ontzorgd”, de kwaliteit van de uitvoering gaat mogelijk omhoog en er kunnen goede alternatieven aangeboden worden die door de gemeente over het hoofd gezien zijn.
Wanneer opdrachtgevers steeds weer dezelfde EMVI criteria toepassen komen de plannen van aanpak van de inschrijvers steeds dichter bij elkaar te liggen. Hierdoor is EMVI steeds minder onderscheidend in de aanbesteding.
Door in het EMVI plan de aannemers een kansen- en risicodossier op te laten stellen ontstaan er wel onderscheid tussen de aannemers omdat iedere aannemer de kansen en risico’s anders voor zich ziet en benadert.
De beoordelingscommissie bestaat uit diverse mensen die ervaring hebben met het beoordelen van EMVI plannen. Iedereen beoordeelt de plannen voor zich waarna gezamenlijk de verschillen tussen de
beoordelingen worden besproken om hierin met de cijfers naar elkaar toe te komen.
Bij het beoordelen houdt de beoordelingscommissie in een vast format bij wat de plus- en minpunten van een plan zijn. Op basis hiervan wordt na het beoordelen gekeken welke plan over de hele linie het beste scoort en welke het slechtste.
Het beste plan wordt door de gemeente Doetinchem met een 10 beoordeeld, dit is immers het best ingediende plan en krijgt zo dus de maximale meerwaarde. Het een na beste plan krijgt hierna de hoogste score en zo lopen de scores verder af. Hierdoor is het belang van het schrijven van een goed EMVI plan een stuk groter voor de aannemer. Afhankelijk van de hoogte van de haalbare fictieve korting wordt het voor aannemers steeds lonender om echt het beste plan te willen schrijven.
De kosten voor projecten die EMVI gegund zijn, zijn vaak wel hoger dan bij laagste prijs maar dit zijn geen onrealistische verschillen. Doordat een opdrachtgever in het RAW bestek de uit te voeren
werkzaamheden en eindkwaliteiten al heeft vastliggen ligt het grootste deel van de kostenposten vooraf al vast.
De alternatieven die door inschrijvers worden opgesteld worden door de gemeente getoetst op kwaliteit, haalbaarheid en volledigheid.
Tijdens de bouwvergaderingen is EMVI altijd een vast agendapunt. Hierin worden de EMVI criteria allemaal doorlopen om de huidige stand van zaken met betrekking tot het criterium door te nemen. Indien een aannemer de afspraken niet nakomt zal hij eerst worden gewaarschuwd voordat er gevolgen aan zitten.
De aannemer dient aan de hand van verslagen aan te tonen dat de beloofde overleggen met
ondernemers ook daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Dit moet allemaal in VISI verwerkt worden. Klachten die de aannemer ontvangt moeten eveneens in VISI worden verwerkt, inclusief de wijze waarop ze zijn afgehandeld.
Meestal wordt er aan de beoordeling geen bonus/malus gehangen maar heeft de eindscore gevolgen voor de positie van de aannemer op de groslijst. Hierdoor zal hij proberen te voorkomen dat hij een negatieve beoordeling krijgt.
Bij binnenstedelijke projecten waarbij de projectduur van groot belang is wordt soms wel gebruik gemaakt van een bonus/malus aangaande de opleverdatum, eerder opleveren dan de vooraf gestelde datum levert een bonus. Mocht de aannemer dit niet redden volgt er een malus. Op het vlak van
omgevingsmanagement wordt veelal geen gebruik gemaakt van een bonus/malus maar telt de score mee in het beoordelingscijfer voor op de groslijst.
Omdat de aannemer bij werken die op EMVI worden gegund zich in de aanbestedingsfase al moet verdiepen in het project is de betrokkenheid van de aannemer bij de start van het werk een stuk groter. Daarnaast zijn de ondernemers vaak al bekend met de aannemer omdat de aannemer in de voorbereiding al contact heeft gehad over de wensen van de ondernemer.
Een theoretisch nadeel aan het gunningscriterium omgevingsmanagement is dat ondernemers die worden benaderd door de inschrijvers mogelijk aan de andere inschrijvers informatie of namen verstrekken over de andere partijen. Als alle inschrijvers bekend zijn voor het indienen van de inschrijvingen kan ruimte bieden tot nieuwe bouwfraude prijsafspraken.
Gemeente Doetinchem werkt met twee groslijsten, een voor de kleine werken en een voor grotere werken. Middels de lijst voor kleine werken blijft het lokale MKB ook voldoende kans maken om werken gegund te krijgen en hoeven ze niet op te boksen tegen de grotere spelers bij een EMVI aanbesteding van een groot project. Tevens worden de kleine werken waarbij aannemer van de groslijst kleine werken komen veelal op laagste prijs aanbesteed.
De invoering van gunnen op basis van EMVI biedt het MKB niet meer kansen om een werk te pakken ten opzichte van een groot bedrijf. Veel MKB bedrijven zijn niet voldoende in staat om EMVI plannen van eenzelfde kwaliteit te schrijven als de grotere bedrijven.
Doordat met de Aanbestedingswet 2012 een verschuiving heeft plaatsgevonden in de drempelbedragen voor openbare en onderhandse aanbesteding heeft het MKB wel meer kansen op de onderhandse markt gekregen.
Aangezien de grotere projecten meestal ook complexer zijn hebben deze meer mogelijkheden om EMVI toe te passen dan de kleinere projecten.
Bij de complexere projecten wordt wel een inschrijvingsvergoeding aangeboden, dit zal in zo’n 20 procent van de EMVI aanbestedingen zijn.
Om aanspraak te maken op de inschrijvingsvergoeding dient de inschrijver een geldige inschrijving te doen. De winnende inschrijving krijgt geen vergoeding aangezien hij het werk al gegund krijgt.
De markt ziet bij de complexere werken wel graag EMVI om een kwaliteitsbijdrage te kunnen leveren. Bij standaard- en repeterend werk zit zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer niet te wachten op het extra werk dat EMVI met zich mee brengt.
EMVI toepassen daar waar het ook echt nut heeft, dit moet per project nagegaan worden.
Wanneer er onvoldoende expertise is binnen de gemeente dan wordt dit deel bij de markt neergelegd omdat hier wel de expertise aanwezig is. Vervolgens worden de verschillende uitwerkingen beoordeeld, indien nodig huurt de gemeente een externe in voor de beoordeling en toetsing van de uitwerking. Tijdens de uitvoering is er met de aannemer meestal weinig discussie. De verwachting is dat dit komt omdat er, vanwege de groslijsten, veel met dezelfde aannemers wordt gewerkt. Hierdoor werk je veel meer aan een onderlinge relatie.
BIJLAGE VI INTERVIEW MET GEMEENTE ARNHEM