Gunning van het project

Nadat de inschrijvers hun inschrijvingen hebben ingediend zal de opdrachtgever de inschrijvingen beoordelen en vervolgens het project gunnen. In Figuur 12 is een afwegingsmatrix opgesteld waarin de keuzes tijdens het beoordelingsproces zijn opgenomen.

Figuur 12 Afwegingsmatrix beoordelen van de inschrijvingen

7.3.1. Controle op volledigheid van de inschrijvingen

Voordat de inschrijvingen inhoudelijk beoordeeld worden controleert de opdrachtgever of de gedane inschrijvingen compleet zijn. Indien een inschrijving niet compleet is wordt deze ongeldig verklaard en hoeft deze niet meer beoordeeld te worden.

Van de complete inschrijvingen controleert de opdrachtgever of het plan van aanpak voldoet aan de minimale eisen uit de uitvraag. Indien wordt voldaan aan de minimale eisen zal het plan van aanpak inhoudelijk beoordeeld worden. Als het plan van aanpak niet voldoet aan de minimale eisen wordt de inschrijving ongeldig verklaard en hoeft deze niet meer beoordeeld te worden.

7.3.2. Beoordeling van het plan van aanpak

Het beoordelingsteam van de opdrachtgever beoordeelt de ingediende plannen van aanpak op de geboden meerwaarde en of deze meerwaarde aansluit bij de wensen van de opdrachtgever. Ieder plan van aanpak wordt beoordeeld met een score, de score bepaalt de hoogte van de fictieve korting die de inschrijver krijgt.

Indien het een goed plan van aanpak is dat goed aansluit op de wensen van de opdrachtgever dan zal dit plan van aanpak een hoge beoordeling ontvangen. Indien een plan van aanpak minder goed aansluit zal hier een lagere beoordeling voor volgen.

Wanneer de opdrachtgever alle plannen van aanpak een lage beoordeling geeft is het van belang om achteraf te evalueren hoe het komt dat ieder plan laag beoordeeld is. Het gewenste effect, een goed plan van aanpak met een meerwaarde tijdens de realisatie, is dan namelijk niet bereikt.

7.4. Realisatie

Tijdens de realisatie van het project moet de opdrachtgever controleren of de aannemer voldoet aan het contract. Figuur 13 weergeeft de afwegingen waar een opdrachtgever tijdens de realisatie mee te maken krijgt.

Figuur 13 Afwegingsmatrix controle tijdens de realisatie

Tijdens de uitvoering moet de aannemer voldoen aan de eisen uit het contractdocument, waaronder dus ook zijn plan van aanpak. De opdrachtgever zal gedurende de uitvoering monitoren of de kwaliteit van het werk voldoet aan het gestelde in het contract.

Indien de aannemer hieraan voldoet kan de opdrachtgever dit verder handhaven en blijven toetsen. Mocht de aannemer niet voldoen aan het plan van aanpak zal de opdrachtgever de aannemer hiervoor waarschuwen en de ruimte bieden om dit te verbeteren. Als er verbetering komt in zijn werk dan kan de opdrachtgever dit verder handhaven en toetsen of de aannemer hier ook aan blijft voldoen.

Indien er geen verbetering volgt zal de aannemer in gebreke gesteld worden. Wanneer dit nog altijd niet resulteert in verbetering kan de opdrachtgever de aannemer een (financiële) sanctie opleggen.

De exacte hoogte en vorm van de sanctie zijn vastgelegd in het contract.

7.5. Toetsen aan casus

In Bijlage XII is het casusproject “bestek 314: reconstructie bedrijventerrein De Huet” nagelopen met de afwegingsmatrixen uit hoofdstuk 7.

Het casusproject betreft een reconstructie van een bedrijventerrein in de gemeente Doetinchem. Deze reconstructie omvat rioleringswerk, grondwerk, elementenverhardingen en asfaltverharding. Het project is voorbereid en aanbesteed door de gemeente Doetinchem (Gemeente Doetinchem, 2016).

Van iedere afwegingsmatrix is opgenomen welke keuzes er zijn gemaakt door de

opdrachtgever/inschrijvers. De afwegingsmatrixen blijken een goede richtlijn te zijn in de verschillende projectfases.

Een advies voor het toezicht tijdens de realisatie is om concreet vast te leggen welke acties uit het plan van aanpak van de aannemer volgen en om dit op vaste momenten te bespreken. Bijvoorbeeld tijdens iedere bouwvergadering specifiek de acties uit het EMVI plan doornomen.

7.6. Deelconclusies

Het opstellen van het contractdocument, maken van de inschrijving, de beoordeling van de inschrijvingen en de controle tijdens de realisatie is voor ieder project maatwerk. De afwegingsmatrixen kunnen wel een praktisch handvat bieden voor opdrachtgevers en opdrachtnemers.

Op basis van het beleid van de opdrachtgever en de projectdetails kan de opdrachtgever het

contractdocument gaan opstellen. Bij het opstellen van het contractdocument blijft het belangrijk om aandacht te geven aan de vraag wat de gewenste minimumwaarde is en wat voor de opdrachtgever een meerwaarde kan hebben.

De inschrijvers dienen vooral na te gaan of ze zelf over de expertise bezitten om de gewenste meerwaarde te kunnen bieden of dat ze deze expertise eventueel kunnen inhuren. Op basis van de verhouding tussen de inschrijfprijs en de maximaal te behalen korting kan de inschrijver bepalen hoeveel hij wil investeren in het opstellen van een plan van aanpak. Mocht er naar verhouding veel korting te behalen zijn zal de inschrijver eerder geneigd zijn om te investeren in het opstellen van het plan van aanpak dan bij projecten waarbij de maximaal te behalen korting in verhouding laag is.

Bij het beoordelen van de inschrijvingen is het van belang om na te gaan of de meerwaarde die vooraf door de opdrachtgever is gewenst ook daadwerkelijk wordt geboden door de inschrijvers. Indien dit het geval is zouden deze plannen goed beoordeeld moeten worden. Mocht dit niet het geval zijn zou dat plan ook niet goed beoordeeld moeten worden.

Tijdens de uitvoering van het project is het belangrijk om te controleren of de aannemer voldoet aan zijn plan van aanpak. Uit de praktijk blijkt dat het goed werkt om concreet vast te leggen welke actiepunten de aannemer moet uitvoeren om te voldoen aan zijn plan van aanpak en om deze actiepunten op vooraf vastgestelde momenten na te lopen, bijvoorbeeld tijdens de bouwvergaderingen.