1. Algemeen
-Wat is de naam van uw huidige functie? -Hoe lang bekleedt u deze functie tot nu toe?
-Wat is/zijn uw relevante vooropleiding(en) die u heeft genoten?
-Hoe wordt de vestiging genoemd waar u werkzaam bent (business unit, divisie, werkmaatschappij, of anders)?
-In welke sector zijn jullie actief? -In welke branche zijn jullie actief? 2. Cijfers
-Hoe hoog was de omzet in 2007 van de vestiging waar u werkzaam bent? (Indien deze gegevens nog niet bekend zijn, dan dezelfde vraag met betrekking tot 2006)
-Hoeveel FTE’s zijn er werkzaam op uw vestiging? 3. Taken en verantwoordelijkheden
-Wat zijn uw taken en verantwoordelijkheden?
-Wat zijn uw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden?
-In hoeverre bent u betrokken bij de beslissingen (operationeel, tactisch en strategisch) die door het management van de business unit worden genomen en waarin uit zich deze betrokkenheid?
4. Onderscheid naar een beheersrol en een ondersteunende rol
Uit de literatuur komt met betrekking tot de rol van de BU-controller een continuüm naar voren waarbij de BU-controller een beheersrol en/of een ondersteunende rol kan vervullen. De beheersrol houdt in dat de BU-controller het hoofdkantoor voorziet van betrouwbare en tijdige financiële informatie en dat hij garandeert dat de business unit zich houdt aan de relevante wet- en interne regelgeving.
De ondersteunende rol kenmerkt zich door het feit dat de BU-controller betrokken is bij het ondersteunen van de operationele, tactische en strategische beslissingen die door het management van de business unit worden genomen.
In onderstaande figuur is dit onderscheid gevisualiseerd. In het midden van het continuüm zou het betekenen dat de BU-controller evenveel nadruk legt op de beheersrol ten behoeve van de concerncontroller als op de ondersteunende rol ten behoeve van het management van de business unit. Het continuüm zegt niets over de tijdsbesteding aan de taken en verantwoordelijkheden, maar juist over de relevantie van de taken en verantwoordelijkheden.
-In welke mate oefent u een ondersteunende rol uit ten behoeve van het management van de business unit?
-Waar zou u zichzelf op dit moment plaatsen op dit continuüm wanneer u beide rollen combineert en waarom?
-Waar zou u zichzelf in de ideale situatie plaatsen op dit continuüm en waarom? 5. Contingentiefactoren
De contingentietheorie stelt dat er geen optimaal ontwerp mogelijk is voor een management accounting systeem, maar dat dit contingent is aan de contingentiefactoren. De contingentiefactoren hebben invloed op de rol van de BU-controller en het gaat in deze om factoren met betrekking tot de onderneming, de business unit en de omgeving. Met invloed hebben op de rol van de BU-controller wordt bedoeld invloed op de beheersrol en/of invloed op de ondersteunende rol.
Cultuur
-Welke van de onderstaande culturen is met name van toepassing op uw onderneming en welke invloed heeft dit op uw rol als BU-controller?
Hiërarchische cultuur: Kenmerkt zich door efficientie, tijdigheid, soepel functioneren en
voorspelbaarheid. Duidelijke beslissingslijnen, gestandaardiseerde regels en procedures en beheers- en verantwoordelijkheidsmechanismen zijn sleutels tot succes.
Marktcultuur: Primaire doelen zijn winstgevendheid, het sterk zijn in niche markten en het
aanscherpen van doelen. Een marktcultuur kenmerkt zich door criteria als het winnen van de concurrentie, behalen van doelen en het vergroten van het marktaandeel. De business units zelf concurreren in deze cultuur ook met elkaar en de medewerkers zijn competitief ingesteld.
Clancultuur: Karakteristieken zijn samenwerken, werknemerbetrokkenheid, loyaliteit aan de
topbestuurders. Participatie, consensus en ondersteuning spelen een belangrijke rol. Regels en procedures spelen een ondergeschikte rol.
Adhocratische cultuur: Doelen zijn het nastreven van aanpassing, flexibiliteit en creativiteit.
Daarnaast zijn onzekerheid, dubbelzinnigheid en een overvloed aan informatie typerend. De organisatie bevordert individueel initiatief en vrijheid en wil daarnaast graag voorop lopen met nieuwe producten en diensten.
Interdependenties tussen business units
-Oefent u met uw business unit invloed uit op de prestatie van andere business units en hoe beïnvloedt dit uw rol als BU-controller?
-Wordt de prestatie van uw business unit beïnvloed door andere business units en hoe beïnvloedt dit uw rol als BU-controller?
Financiële stress
-Ondervindt uw onderneming invloed van financiële stress (bijvoorbeeld de kredietcrisis) en zo ja, hoe beïnvloedt dit uw rol als BU-controller?
Informatieasymmetrie
-Is er sprake van informatieasymmetrie tussen u en de concerncontroller (oftewel tussen de business unit en het hoofdkantoor) en hoe beïnvloedt dit uw rol als BU-controller?
Decentralisatie
-In hoeverre is er met betrekking tot uw rol of de business unit sprake van decentralisatie (het toevertrouwen van bepaalde taken en verantwoordelijkheden vanuit het hoofdkantoor naar de business unit) en hoe beïnvloedt dit uw rol als BU-controller?
Waarneembare omgevingsonzekerheid
Omgevingsonzekerheid heeft te maken met het feit dat het moeilijk of onmogelijk is om op een bepaald gebied de toekomst te voorspellen. Dit kan zowel intern als extern zijn.
-Is er sprake van onzekerheid van de omgeving binnen uw business unit en de onderneming en/of is er sprake van onzekerheid buiten de onderneming en hoe beïnvloedt dit uw rol als BU-controller?
Taakonzekerheid
Taakonzekerheid bestaat uit twee karakteristieken, moeilijkheid van de taak en taakvariabiliteit. Moeilijkheid van de taak kan worden gedefinieerd als de mogelijkheid om input/output relaties te specificeren. Oftewel des te lager de taakmoeilijkheid des te makkelijker is het om de taak van te voren te programmeren. De taakvariabiliteit heeft te maken met de mate waarin in onverwachte en nieuwe gebeurtenissen plaatsvinden. Hoe lager de taakvariabiliteit des te minder vaak hoeft er door het management van de business unit te worden ingesprongen op veranderende omstandigheden.
-In hoeverre is er binnen de business unit waar u werkzaam bent sprake van taakonzekerheid en hoe beïnvloedt dit uw rol als BU-controller?
Strategie van de business unit
-Is de business unit waar u werkzaam bent een investeringscentrum, winstcentrum, opbrengstencentrum of een kostencentrum? Oftewel waarop wordt de business unit beoordeeld qua prestaties en hoe beïnvloedt dit uw rol als BU-controller?
Overige contingentiefactoren
Zijn er volgens u contingentiefactoren die niet aan de orde zijn gekomen, maar die wel van toepassing zijn op uw onderneming of business unit en in hoeverre wordt uw rol als BU-controller hierdoor dan beïnvloed?
6. Persoonlijke karakteristieken van de BU-controller
De psychologische theorie veronderstelt dat elk persoon zijn/haar eigen persoonlijkheid en verwachtingen heeft. Het Five Factor Model van Howard en Howard (2001) wordt gezien als een van de beste manieren om de persoonlijke karakteristieken van de BU-controller te beschrijven. De vijf dimensies (Big Five) gecombineerd geven een beeld van de persoonlijke karakteristieken.
-In hoeverre vindt u van de vijf onderstaande karakteristieken dat deze belangrijk zijn voor uw huidige rol als BU-controller? Wilt u bij elke karakteristiek een score van aangeven variërend van 1 t/m 5 (1 = erg belangrijk, 2 = belangrijk, 3 = neutraal, 4 = onbelangrijk, 5 = erg onbelangrijk)? En kunt u ook aangeven waarom een bepaalde karakteristiek volgens u belangrijk of onbelangrijk is voor het uitoefenen van uw functie.
Extraversie: Personen die hoog scoren op extraversie worden gekarakteriseerd door hun voorkeur om in de buurt te zijn van andere personen en om betrokken te zijn bij veel activiteiten. Extraverte personen hebben vaak de beschikking over goede sociale eigenschappen om relaties op te bouwen en te handhaven. Introverte personen daarentegen werken liever zelfstandig, zijn vaak stil en serieus en hebben weinig sociale interactie met andere personen.
Vriendelijkheid: Een hoge mate van vriendelijkheid kenmerkt zich door personen die tolerant en vriendelijk zijn en een hoog acceptatievermogen naar anderen toe bezitten. Personen met een lage mate van vriendelijkheid accepteren informatie niet zonder dit te controleren.
Zorgvuldigheid: Een hoge mate van zorgvuldigheid is van toepassing op personen die hun doelen op een ijverige, gedisciplineerde en onafhankelijke manier willen bereiken. De definitie van zorgvuldigheid omhelst de volgende aspecten: competentie, orde, plichtsgetrouwheid, doelgerichtheid, zelfdiscipline en bedachtzaamheid.
Emotionele stabiliteit: Personen met een hoge mate van emotionele stabiliteit reageren kalm, stabiel en zeker in situaties van stress. Deze personen zijn meer rationeel en lijken vaak meer ondoordringbaar dan andere personen in de onderneming. Personen met een lage mate van emotionele stabiliteit reageren meer alert, bezorgd, oplettend of prikkelbaar en zijn over het algemeen meer reactieve personen. Ze zijn vaak stressgevoelig en weten niet hoe om te gaan met stressgevoelige omstandigheden.
Openheid voor ervaringen/intelligentie/creativiteit: Personen die hier hoog scoren worden ook wel als explorerend betiteld. Ze beschikken over een brede interesse en een fascinatie voor nieuwigheid en innovatie. Ze hebben een hekel aan repeterende en eenvoudige taken. Personen die hier laag scoren worden als meer conservatief beschouwd.
Scores voor de persoonlijke karakteristieken
Extraversie: Vriendelijkheid: Zorgvuldigheid: Emotionele stabiliteit:
Openheid voor ervaringen/intelligentie/creativiteit:
7. De relatie tussen de controller en het management van de BU en de relatie tussen de controller en de concerncontroller
-Komt bovenstaande afbeelding overeen met de structuur waarin u werkzaam bent? Zo nee, hoe ziet de structuur waarin u werkzaam bent er dan uit?
-Aan wie dient u verantwoording af te leggen en waarin uit zich deze verantwoording? -Bent u lid van het management team op uw vestiging?
-In hoeverre voelt u zich verbonden met de vestiging waar u werkt en dan met name met het management van de vestiging?
-In hoeverre voelt u zich verbonden met het hoofdkantoor en dan met name met de concerncontroller?
-Wat zijn de verwachtingen/eisen van het management van uw vestiging met betrekking tot uw rol?
-Wat zijn de verwachtingen/eisen van de concerncontroller met betrekking tot uw rol?
-In hoeverre sluiten uw eigen verwachtingen aan bij de verwachtingen van het management van de vestiging en de concerncontroller?
-In hoeverre botsen de verwachtingen van het management van de vestiging met de verwachtingen van de concerncontroller met betrekking tot uw rol? En indien deze verwachtingen met elkaar botsen, hoe gaat u hier dan mee om?