Hoe wordt de huidige introductie voor de eerstejaars internationale studenten van de

De introductie voor de studenten van de opleiding ME is redelijk complex. De introductie voor de bachelor studenten is apart van de masterstudenten. Daarnaast wordt het programma ook gesplitst in het algemene gedeelte (extra-curriculaire) en het facultaire gedeelte van de Kick-In (curriculaire). Volgens het evaluatie verslag is de bachelor Kick-In op de UT de langste introductie van Nederland. De introductie duurt negen dagen. Voor de internationale studenten van de opleiding ME komt daar de pizza avond die georganiseerd is door de opleidingsdirecteur nog bij. Deze wordt gehouden op de vooravond van de introductie. De Kick-in commissie geeft aan dat de duur van de introductie zo lang is doordat de algemene en facultaire gedeeltes worden vervlochten. Het doel van deze vervlechting is om de student volledig voor te bereiden voor de eerste weken op de universiteit. Daarnaast stimuleert dit de studenten om aan beide delen mee te doen. In 2013 is er in opdracht van het College van Bestuur opnieuw gekeken naar de structuur van de introductieperiode. Sindsdien worden er kaders en doelen opgesteld over hoe de introductieperiode er uit komt te zien. Daarnaast heeft de introductie heeft elk jaar een thema. Dit jaar was het thema “Colour it up!” waarbij de studenten gemotiveerd worden om kleur te geven aan hun studententijd.

Organisatie

Niet alleen de introductie is complex, zo ook de organisatie. Deze wordt toegelicht in bijlage IV. Er komen veel partijen bij kijken, zoals onder andere de stuurgroep, de Student Union, de Kick-In commissie en de verschillende faculteiten. De complexiteit wordt ook vastgesteld in het

evaluatieverslag. Er wordt beschreven dat er zowel door de SU en de KIC wordt ervaren dat er onduidelijkheden zijn in de organisatiestructuur. Zo komen er veel vragen bij de verkeerde partijen terecht. Er is in 2018 een document opgesteld die de onduidelijkheden moet oplossen. Tevens is er een doel opgesteld in combinatie met verschillende middelen die deze onduidelijkheid moet

verhelderen (Kick-In, 2019).

Er is gesproken met Gerben Wolf, voorzitter van de Kick-In commissie van 2019. Hij geeft toe dat het inderdaad een complexe organisatie is en dat de rollen soms niet helemaal duidelijk zijn. De

afstemmingsgroep geeft voornamelijk advies aan de Kick-In commissie en dat heeft wel meerwaarde zegt dhr. Wolf. Er is veel kennis op de UT en dankzij de afstemmingsgroep kan dat gedeeld worden. Daarnaast geeft dhr. Wolf aan dat als er nog meer mensen of groepen worden toegevoegd, dat het chaos wordt. Er zijn recentelijk wel opleidingsdirecteuren aan de afstemmingsgroep toegevoegd, wat een goede zet is geweest (G. Wolf, persoonlijke communicatie, 29 november 2019).

Voorafgaand aan de introductie

Dhr. Wolf geeft aan dat er verschillende manieren zijn gebruikt voor de werving van de studenten. Zo worden de studenten, bij inschrijving aan de opleiding, binnen een aantal dagen gemaild over de Kick- In. Daarnaast worden de nationale studenten benaderd via de post samen met het Kick-In magazine en de internationale studenten door middel van een email met in de bijlage het Kick-In magazine. Wanneer na een tijdje de student zich nog niet heeft ingeschreven volgt er een reminder mail. Bij alle

communicatievormen wordt verwezen naar de website waar veel informatie over de Kick-In te vinden is (G. Wolf, persoonlijke communicatie, 29 november 2019).

Magazine

Het magazine heeft als doel om de internationale studenten voor te bereiden op de Kick-In. In het magazine wordt uitleg gegeven over de organisatie, de Kick-In zelf en over de universiteit. Ook wordt er uitleg gegeven wat de Kick-In inhoudt, wat het thema is, het programma, wat een Doe groep is en wat de studenten moeten regelen. Er worden ook een aantal internationale studenten aan het woord gelaten over hun ervaring met het verhuizen naar Nederland en op de universiteit. Vervolgens wordt wat basisinformatie gegeven over de opzet van de opleiding met de bijbehorende modules. Ook wordt informatie gegeven over de campus, waar ze heen kunnen wanneer er vragen zijn en worden

verschillende verenigingen voorgesteld (Kick-In, 2019). Programma introductie

De Kick-In duurt in totaal negen dagen en vond dit jaar plaats vanaf woensdag 21 augustus tot donderdag 29 augustus. De pizza avond (zie hoofdstuk 2.3.3) vond plaats op dinsdag 20 augustus. Zoals eerder is vermeld wordt de introductie verdeeld in twee delen, het algemene deel en het

facultaire deel. Het algemene gedeelte is in handen van de KIC en het facultaire gedeelte is in handen van een studievereniging. In het geval van de opleiding Mechanical Engineering is dat de

studievereniging Isaac Newton. Het algemene gedeelte van introductie vond plaats vanaf 21 t/m 25 augustus en vanaf 28 (in de avond) t/m 29 augustus. Het facultaire gedeelte vind plaats van 26 t/m 28 augustus (middag). Een overzicht van het programma kan gevonden worden in bijlage V en een overzicht van het facultaire programma in bijlage VI. De studenten zijn vrij om zich in te schrijven voor de introductie.

De kosten voor de algemene introductie bedragen €72,50. Wanneer de student zich voortijdig voor de introductie aanmeldt, worden de kosten met €5 verminderd. Hierbij zitten een aantal maaltijden inbegrepen. Daarnaast zijn er nog een aantal activiteiten op het programma waarbij extra kosten aan verbonden zijn en waarvoor tickets gekocht moeten worden. De kosten van het faculteitsgedeelte zijn €35,-. Er is aan dhr. Wolf gevraagd waarom er additionele kosten zijn. Er wordt aangegeven dat zo een beter programma kan worden georganiseerd dat tevens vrijheden geeft aan de grote groep om wel of niet mee te doen aan die betreffende activiteit. Daarnaast is dit ook om iets kostendekkender te zijn. Wanneer deze additionele kosten bij het vaste bedrag worden toegevoegd kan dit een reden zijn waarom de studenten niet mee willen doen aan de Kick-In (G. Wolf, persoonlijke communicatie, 29 november 2019).

Programma algemene gedeelte

Voor het algemene gedeelte van de introductie zijn verschillende activiteiten bedacht die aansluiten bij de doelstellingen die zijn geformuleerd door de KIC. De doelen en subdoelen zijn beschreven in bijlage VII.

Het programma wordt samengesteld door de Kick-In commissie. Om tot een goed programma te komen worden er inspraakavonden gehouden met vertegenwoordigers van verschillende koepels om samen naar het conceptversie van het programma te kijken in combinatie met het brainstormen over nieuwe activiteiten. Elke dag is het programma voor een bepaalde koepel. Een voorbeeld is dat de eerste dag in het teken van sport staat met medewerking van de verschillende sportverenigingen. De Kick-In heeft alle vrijheid om een nieuw programma op te zetten en ligt er geen draaiboek, echter zijn er altijd activiteiten waar niet om heen kan worden gegaan, zoals de registratie en de opening. Er worden wel activiteiten gebruikt van de voorgaande jaren omdat deze goed zijn en ook goed zijn uitgedacht. Andere activiteiten van voorgaande jaren komen ook in het programma maar worden geperfectioneerd. Deze behouden dezelfde naam zodat ze herkenbaar blijven voor de doegroep ouders. Er wordt kritisch naar het programma gekeken.

Dhr. Wolf geeft ook aan dat er onderscheid wordt gemaakt tussen de nationale en de internationale studeten. Echter is hij van mening dat het goed is om alle studenten als een grote groep te zien en daarmee het programma zo inclusief mogelijk te maken. Die inclusiviteit is dit jaar doorgevoerd door heel kritisch naar het programma te kijken. De commissie miste op de programma’s van de vorige jaren het internationale karakter. Daardoor is er een activiteit toegevoegd, namelijk The Global Fair. Hier kunnen de wereldverenigingen zich presenteren. Daarnaast, geeft dhr. Wolf aan, zorgt de activiteit voor de bewustwording van andere culturen en de acceptatie daarvan. De opkomst was matig maar dit had mede te maken met het feit dat de activiteit parallel stond aan een andere activiteit. Toch is de Kick-In comité niet ontevreden en vonden ook de verschillende wereldverenigingen en aanwezige studenten het een succes. Het wordt de volgende commissie ook aangeraden om de activiteit wederom op te nemen in het programma.

Verder wordt er aangegeven dat alle activiteiten aansluiten bij de onderstaande doelstellingen. De activiteiten zijn zo ontwikkeld dat ze bij de doelstellingen aansluiten. Anders heeft een activiteit ook geen nut stelt dhr. Wolf. Ook is er veel geleerd van het programma van het ITC (G. Wolf, persoonlijke communicatie, 29 november 2019).

Programma facultaire gedeelte/Hoe zit het bij de opleiding ME?

Het facultaire gedeelte binnen de introductie voor de opleiding ME wordt verzorgd door de

studievereniging Isaac Newton. Binnen het bestuur wordt er een commissie opgezet met zes leden die de introductie op zich nemen. Deze twee en een halve dag worden echt door de studenten

georganiseerd, geeft de organisatie aan. De verhouding is goed volgens de organisatie, de nieuwe ME studenten krijgen zo een goed beeld van de universiteit. De opleidingsdirecteur bevestigt dit. Mevr. Gommer geeft aan dat de studentendeel wordt bepaald door Newton maar dat zij

verantwoordelijkheid draagt voor het programma. Alles gaat dus in overleg. Mevr. Gommer geeft aan dat zij het belangrijk vindt dat de studenten de verantwoordelijkheid hebben voor de dingen die ze zelf organiseren. Daarnaast weten de studenten wat leuk is om de doen. Maar het wordt zeker gestuurd. Zo staan er bijvoorbeeld niet te veel activiteiten met alcohol op het programma. Het programma is te vinden in bijlage VI.

Voor het facultaire onderdeel zijn ook doelstellingen geformuleerd. Deze worden beschreven in de tabel hieronder. Newton geeft aan dat de doelstellingen binnen het programma zijn meegenomen doordat er colleges werden gegeven over internationalisatie en de verschillen in cultuur. Daarnaast werd er een college gegeven over de invulling van het komende schooljaar waarin ook de

contactpersonen werden voorgesteld. De overige activiteiten zijn tot stand gekomen door wat de studenten van Newton zelf hebben ervaren tijdens hun introductie en is er gekeken naar de organisatie van de afgelopen jaren.

Er is de organisatie ook gevraagd of er met het opstellen van het programma bewust is gekeken naar de wensen en behoeften van de internationale student. Er werd door de organisatie aangegeven dat er niet bewust rekening is gehouden met de internationale studenten dan de eerder genoemde activiteiten (hoofdstuk 2.3.3). De pizza avond is er om de cultuurshock te verminderen en de internationale studenten een eerste keus te geven in de verschillende doegroepen om deze goed te verspreiden over de verschillende groepen. De organisatie geeft verder ook aan dat zij niet tegen problemen zijn aangelopen, zowel in de organisatie als met de uitvoering, wat betreft de wensen en behoeften van de internationale studenten (J. Janssen, persoonlijke communicatie, 29 november 2019).

Gastvrijheid tijdens de introductie

Beide organisaties van de Kick-In zijn gevraagd naar gastvrijheid en hoe zij gastvrijheid hebben meegenomen in de organisatie van de introductie.

Dhr. Wolf geeft aan dat gastvrijheid voor de Kick-In en de Kick-In commissie gelijk staat aan een kernwaarde van de UT, namelijk om de Most Welcoming University te zijn. Dat houd in dat iedereen een plekje kan vinden en de mogelijkheid daartoe wordt aangeboden. De studenten moeten zich op

hun gemak voelen ongeacht de herkomst, geaardheid en geslacht. Deze waarde probeert de organisatie mee te nemen. Dhr. Wolf geeft aan dat mede door de internationalisering, meer internationale studenten naar de universiteit komen waardoor er een andere studentenpopulatie ontstaat tijdens de introductie. Daar zijn de afgelopen jaren ook al stappen ingezet en als organisatie wordt er rekening gehouden met een gevarieerde studentengroep (G. Wolf, persoonlijke

communicatie, 29 november 2019).

Wanneer de studenten van Newton gevraagd worden wat zij gastvrijheid vinden wordt er het volgende geantwoord: het iedereen welkom laten voelen. De organisatie heeft gastvrijheid meegenomen in de uitvoering van de introductie door allergieën en dieetwensen op te vragen en zoveel mogelijk vragen te beantwoorden. Newton geeft aan dat ze zowel tijdens de organisatie of uitvoering tegen niet tegen dingen zijn aangelopen qua gastvrijheid (J. Janssen, persoonlijke communicatie, 29 november 2019). Geconcludeerd kan worden, wanneer deze waarden tegen de negen aspecten van Pijls et al. (2017) aangelegd worden, dat de volledige gastvrijheidsbeleving niet geheel tot uiting komt en dat er nog veranderingen en inzichten met betrekking tot gastvrijheid kunnen worden doorgevoerd.