Na de Tsunamiramp in december 2004 kwam in Zuid-Azië een golf van humani-taire hulp en herstelhulp op gang van zowel private als publieke partijen. De internatio-nale organisatie van natiointernatio-nale rekenkamers (Intosai) zette een project op om de mogelijk-heden te verkennen de publieke verant-woording van dit soort hulpcampagnes te verbeteren en de geldstromen transparanter te maken. Vanuit Wenen kijkt de secretaris-generaal van Intosai (en president van de Oostenrijkse Rekenkamer), dr. Josef Moser, terug op de ervaringen met dit project.
Interview
Dat steunt de maatschappelijke organisaties in ontvangende landen bij hun pogingen om regeringen ter verantwoording te roepen.’
‘Omgekeerd moet er een informatiestroom op gang komen uit de maatschappelijke organi-saties. Door hun intensieve contacten met burgers kunnen de organisaties in ontvangende landen onafhankelijke, kritische informatie geven over de besteding van hulpgelden’
Samenwerking tussen publieke instellingen en burgerorganisaties bergt voor beide kanten het gevaar in zich dat de onafhankelijkheid beschadigd raakt.
Moser: ‘Deze samenwerking heeft zeker grote voordelen, maar er zijn inderdaad risico’s aan verbonden. De nationale rekenkamers moeten geweldig goed oppassen dat hun onpartijdigheid buiten kijf blijft staan. Er is in onze kring wel bezorgdheid dat elke samen-werking met maatschappelijke groepen – die vaak hun eigen expliciete agenda hebben – die onpartijdigheid kan aantasten. Overheidsinstellingen moeten hun onafhankelijkheid goed beschermen en geen vertrouwelijke informatie prijsgeven.
De nationale rekenkamers moeten dan ook voorzichtig zijn in de keuze van hun maat-schappelijke partners. Het is misschien raadzaam om de mate en vorm van samenwerking van geval tot geval vast te stellen. Niettemin vind ik dat er een raamwerk moet komen voor samenwerking met maatschappelijke partners, gebaseerd op de ervaringen die we tot nog toe hebben.’
Wat betekent dit volgens de secretaris-generaal voor de toekomst van de internationale organisatie van rekenkamers?
‘Gemeenschappelijke, multinationale verantwoordingsprojecten zijn onmisbaar. De natio-nale rekenkamers zullen hoe dan ook moeten samenwerken met elkaar, met internationatio-nale organisaties, met organisaties uit het bedrijfsleven en met maatschappelijke organisaties.
Op dit moment zijn ze nog aan het pionieren, zoekend naar pragmatische benaderingen van de beperkingen die hun nationale posities met zich meebrengen.
We zullen een structuur moeten vaststellen voor samenwerking tussen nationale reken-kamers. Er zijn nu eenmaal wettelijke en grondwettelijke
beperkingen aan verantwoordingsonderzoeken die over nationale grenzen heen gaan. De samenwerking tussen nationale rekenkamers zal dus vooral betrekking moeten hebben op het opbouwen van kwaliteit en onderzoeks-capaciteit bij de rekenkamer van het ontvangende land.
Op die manier kunnen donoren hun vertrouwen stellen in die rekenkamers en hun verantwoordingsrapportages.’
President Saskia J. Stuiveling van de Algemene Rekenkamer onderschrijft het belang van de opgedane ervaring met de tsunami-werkgroep. Samenwerking met maatschap-pelijke organisaties (civil society) zal in de strategie van de Algemene Rekenkamer voor de periode 2009-2014 voor het eerst een plek krijgen, verwacht Stuiveling.
De Algemene Rekenkamer heeft het voorzitterschap van de tsunami-werkgroep voor Intosai inmiddels overgedra-gen aan de Europese Rekenkamer, waar Maarten Engwirda het in portefeuille heeft gekregen. Nederland blijft wel lid en behoudt de coördinatie voor de toepassing van geografische informatiesystemen (GIS) bij noodhulp. ‘De Algemene Rekenkamer wil een kenniscentrum voor GIS en audit opbouwen. Dat past in onze internationale doelstel-ling’, besluit Stuiveling.
5 Bedrijfsvoering
We investeren voortdurend in de kwaliteit van onze medewerkers. Ook stre-ven we ernaar om de efficiëntie en effectiviteit van ons werk steeds verder te vergroten. Daarbij willen we voldoen aan de eisen waarop we anderen beoor-delen. Veel van de activiteiten in dit hoofdstuk zijn niet gebonden aan één jaar, maar lopen door. Ze zijn bedoeld ter ondersteuning: om ons werk zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren. In dit hoofdstuk verantwoorden we ons over onze bedrijfsvoering en lichten we enkele projecten nader toe.
Hoofdstuk 5 Bedrijfsvoering
Mededeling bedrijfsvoering 2007 Mededeling
In het begrotingsjaar 2007 is op een gestructureerde wijze aandacht besteed aan het primaire proces, aan de ondersteunende processen en aan de hiermee samenhangende beheerstaken. Mede op basis van risicoanalyses hebben we een keuze gemaakt in de in te zetten instrumenten van sturing en beheersing.
Rechtmatigheid
De begrotingsuitvoering is rechtmatig verlopen, zij het dat in 2007 de regelgeving voor Europese aanbestedingen niet overal is nageleefd. Op aandringen van de interne accountant is een volledige inventarisatie uitgevoerd van de 27 categorieën van de Europese aanbestedingsregels. Uit die inventarisatie bleek dat uitgaven op de terreinen
‘overig drukwerk’, ‘intranet’ en ‘gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening’
ten onrechte niet op grond van Europees aanbestede contracten zijn gedaan. Hierdoor is 2007 in totaal € 187.000 onrechtmatig uitgegeven. Op die drie terreinen lopen inmid-dels Europese aanbestedingstrajecten. Het totaal van de met de onvolkomenheden gemoeide bedragen heeft de tolerantiegrens niet overschreden.
Over een deel van onze internationale activiteiten moet mogelijk omzetbelasting wor-den geheven. In 2008 stellen we met de Belastingdienst vast of en zo ja voor welk deel dat het geval is.
Financieel beheer en materieel beheer
De inzet van de beheersinstrumenten heeft in het verslagjaar 2007 geresulteerd in beheerste bedrijfsprocessen van het financieel en materieel beheer. In het financieel beheer zijn in 2007 desalniettemin onvolkomenheden gesignaleerd. Daarvoor zijn verbeteracties in gang gezet. De onvolkomenheden zijn:
De quickscan van het financieel en materieel beheer en de inventarisatie van de materiële activa zijn erg laat in het jaar uitgevoerd. Deze hebben daardoor maar in geringe mate kunnen bijdragen aan de verbetering het beheer. In 2008 zal de quick-scan halverwege het jaar worden uitgevoerd.
Een relatief groot deel van de begroting van de Algemene Rekenkamer bleef onbesteed. De personele onderbezetting in 2007 was hieraan debet, maar ook de kwaliteit van de ramingen van de materiële budgetten en de bewaking van een tijdige besteding daarvan konden beter. In 2008 zal de monitoring hierop worden versterkt, zodat tijdig maatregelen kunnen worden getroffen.
Het betaalgedrag van de Algemene Rekenkamer is ten opzichte van 2006 verslech-terd. 26% van de betalingen is niet op tijd, dat wil zeggen niet binnen dertig dagen na factuurdatum, verricht. De maatregelen die in 2007 zijn ingezet ter verbetering van het betaalgedrag, hebben geen effect gehad. Door vereenvoudiging van de in-terne regelgeving (deze blijft vanzelfsprekend binnen de rijksbreed geldende regel-geving), door striktere monitoring en door tijdige aanmaning van de budgethouders trachten we nu wel versnelling van de betalingen te bereiken. In 2008 streven we ernaar 85% van de facturen binnen dertig dagen na de factuurdatum te betalen.
De beheersafspraken met het Ministerie van BZK zijn verouderd. Wij hebben pogin-gen tot vernieuwing geïnitieerd, die in 2008 hopelijk tot resultaat leiden.
Niet-financiële beleidsinformatie
De managementinformatiesystemen hebben voldaan aan de kwaliteitseisen. Er hebben zich in 2007 geen zodanige verstoringen voorgedaan dat de juistheid, volledigheid, tijdigheid, continuïteit en vertrouwelijkheid in gevaar zijn gebracht. De management-informatie is reproduceerbaar. Wel is duidelijk dat de kwaliteit van de planning van projecten en van de tijdregistratie moet worden verbeterd.
-Hoofdstuk 5 Bedrijfsvoering
Het is de bedoeling om in 2008 een (eenvoudig) integraal kostprijsmodel te introdu-ceren aan de hand waarvan de kostprijs van producten vooraf kan worden geraamd en achteraf kan worden vastgesteld. Daarmee willen we ons kostenbewustzijn verhogen.
Risicoanalyse en incontrolstatement
Het managementteam van de Algemene Rekenkamer is bezig met de verdere verbe-tering van de institutionele risicoanalyse. Het intern gehanteerde incontrolstatement van de directeuren wordt gestandaardiseerd en zal nog meer dan tot nu toe worden gebaseerd op de risicoanalyse.
Integriteit
Het jaar 2007 is benut voor het identificeren van de integriteitsrisico’s bij de Algemene Rekenkamer. Er is een plan van aanpak vastgesteld voor de formulering en uitvoering van een geïntegreerd integriteitsbeleid. Tevens zijn de uitgangspunten vastgesteld waar-aan het integriteitsbeleid moet voldoen. Er is een integriteitscoördinator benoemd.
Reorganisatie
Met het besluit ‘Organisatieontwikkeling Algemene Rekenkamer, Ruimte voor profes-sionals’ is de reorganisatie van de onderzoeksdirecties in werking gezet. Een van de doelstellingen is het streven naar een doelmatiger en doeltreffender inzet van mede-werkers. Daardoor zal ook de sturing en beheersing van de projecten worden versterkt.
De organisatieontwikkeling van de stafdirecties zal in de loop van 2008 haar beslag krijgen.
Drs. Saskia J. Stuiveling, Jhr. mr. W.M. de Brauw,
President Secretaris
Controlestructuur
De controle van de rechtmatigheid van onze uitgaven en ontvangsten wordt volgens een vastgelegde controlestructuur uitgevoerd. Wij benoemen een interne accountant. Die is (sinds 2004) afkomstig van een externe accountantsorganisatie. Deze interne accoun-tant stelt een controleplan op. Dit plan wordt besproken met de secretaris en het audit committee. De interne accountant controleert de jaarrekening en het gevoerde financi-eel beheer en materifinanci-eelbeheer. De hiervoor vermelde mededeling bedrijfsvoering is ook onderdeel van zijn controle. Hij rapporteert over de controle aan ons audit committee.
De auditdienst van het Ministerie van BZK gebruikt de bevindingen van onze interne accountant, doet eventueel aanvullend onderzoek en rapporteert aan de minister.
Hoofdstuk 5 Bedrijfsvoering
Audit committee
De Algemene Rekenkamer heeft sinds januari 2006 een audit committee. De taak van het audit committee is tweeledig. Deze commissie adviseert de president bij het toezicht dat zij op onze werkzaamheden uitoefent. Daarnaast dient het de secretaris van advies bij de uitvoering van de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie. Op deze ma-nier willen we meer transparantie bereiken in onze toezichts– en controlesituatie. De onafhankelijke positie van het audit committee kan als volgt in beeld worden gebracht.
De leden van het audit committee zijn:
de heer prof. dr. J.A. van Manen (voorzitter), hoogleraar accountantscontrole en als partner verbonden aan een accountantsorganisatie;
mevrouw ir. M.E. van Lier Lels (lid), lid van diverse raden van commissarissen en zelfstandig adviseur;
de heer prof. dr. M.J.W. van Twist (lid), lid in buitengewone dienst van de Algemene Rekenkamer en bijzonder hoogleraar publiek/private samenwerking.
Het audit committee vergaderde in 2007 vijf keer. Er is twee keer overleg gevoerd met de president.
Stand van zaken 1997
Staten-Generaal
publiek geld Bedrijfsvoering:
publiek belang Prestaties conform
afspraken regelgeving actie of informatie
0
Belangrijke aanbevelingen en adviezen 2007
Verantwoording 2006
Het audit committee heeft de rapporten van de interne accountant en van de departe-mentale auditdienst van het Ministerie van BZK over het begrotingsjaar 2006 bespro-ken. Het onderschrijft de aanbevelingen in die rapporten. Deze betreffen ondermeer de ordelijkheid en controleerbaarheid van het dossier van de niet-financiële beleidsinfor-matie voor het jaarverslag.
Interne accountant 2007-2009
Het contract met onze interne accountant liep af in april 2007. Het audit committee is actief betrokken geweest bij de werving en selectie van een nieuwe interne accoun-tant voor een periode van drie jaar. Op advies van het audit committee dient de interne accountant zijn aandacht te richten op de naleving van de wettelijke regelgeving en de interne voorschriften, maar evenzeer in staat te zijn te adviseren op belangrijke aspec-ten van bedrijfsvoering.
Auditplan en interim rapportage 2007
Het audit committee is akkoord gegaan met het auditplan van de nieuwe interne accoun-tant. Het onderschreef de belangrijkste verbeterpunten in de bedrijfsvoering, te weten de interne beheersing van bedrijfsprocessen en de totstandkoming van het interne incontrolstatement en het projectmanagement.
Het audit committee beschouwt de interimrapportage 2007 als uitstekende input voor het aanbrengen van verbetering in de bedrijfsvoering. Aan de hand van voortgangsrap-portages zal het de follow-up die het management geeft aan de actiepunten en adviezen van de interne accountant bewaken. Het audit committee vraagt vooral aandacht voor de naleving van de Europese regelgeving.
Projectmanagement
Om de efficiency van het primaire proces te verhogen, adviseert het audit committee de relatie tussen de begroting en het werkprogramma te versterken. De introductie van budgetdruk en een meer op bedrijfseconomische leest geschoeid projectmanagement zullen naar verwachting bijdragen aan een betere beheersing van de kosten en van de doorlooptijden van projecten.
Controlfunctie
Het audit committee adviseert positief op het voorgenomen besluit van de secretaris om de functies van controller en van hoofd FEZ onder te brengen in één nieuwe functie. Het audit committee is van mening dat dit bijdraagt aan de versterking van de controlfunc-tie. In de nieuwe functie moet de hoogste prioriteit liggen bij het onderwerp project-management. Er moet een actieplan komen voor de ontwikkeling van de daarvoor benodigde faciliteiten.
Risicoanalyse instituut en incontrolstatement
Het audit committee adviseert de risicoanalyse voor het gehele instituut, meer dan in 2006 het geval was, top-down vast te stellen. Bij de formulering van de risicoanalyse en van de aanvullende beheersmaatregelen zijn bij voorkeur zowel het college als het MT actief betrokken. Het audit committee adviseert het intern gehanteerde incontrolstate-ment van de directeuren te standaardiseren en op een heldere wijze te baseren op de risicoanalyse en de aanvullende beheersmaatregelen.
Hoofdstuk 5 Bedrijfsvoering
1
Afrosai-E
Door een wijziging in de financieringsstructuur van het buitenlandproject
Afrosai-E heeft de Algemene Rekenkamer de verantwoordelijkheid als subsidiënt van het Ministerie van Buitenlandse Zaken overgenomen voor dit project. Het audit com-mittee acht het van groot belang dat de Algemene Rekenkamer de handen vrij heeft als het gaat om het beoordelen van dit soort financieringsstructuren bij departementen.
Het is van mening dat de financieringswijze de vrijheid van handelen van de Algemene Rekenkamer op geen enkele manier in de weg mag staan. Het audit committee acht een structuur waarin de Algemene Rekenkamer zelf optreedt als subsidiënt/financier van projecten die niet volledig in eigen beheer worden uitgevoerd, daarom niet wen-selijk. Het audit committee geeft de voorkeur aan een structuur waarbij de Algemene Rekenkamer alleen betrokken is als leverancier van diensten waarvoor zij facturen indient.
Werving en selectie
Het audit committee benadrukt het belang van een tijdige en succesvolle wervings- en selectieprocedure. Een centraal item in zijn beschouwing is de mogelijkheid van het creëren van een aantrekkelijk carrièreperspectief waarin een functie bij de Algemene Rekenkamer kan worden gezien als een belangrijke stap in de richting van vervolg-functies elders bij het Rijk.
Comptabel bestel
Het audit committee adviseert thought leaders, zoals hoogleraren op het gebied van openbaar bestuur en overheidsfinanciën, te betrekken bij de discussie over de inrich-ting van het Comptabel bestel en de wijze waarop de regering omgaat met haar interne en externe controleurs.
Kwaliteitszorg
Het audit committee heeft kennisgenomen van de resultaten van de eerste interne reviews naar de kwaliteitsborging van onderzoeksprojecten. Belangrijke punten van kritiek betroffen de strategische kwaliteit, de producttechnische kwaliteit en de proces-kwaliteit. De kwaliteitswaarborg van het management was niet voldoende. Het manage-ment ziet niet voldoende toe op naleving van de voorschriften. Het audit committee wil op de hoogte worden gehouden.
Prof. dr. J. A. van Manen Voorzitter
Hoofdstuk 5 Bedrijfsvoering
Opvolging adviezen en aanbevelingen audit committee
De Algemene Rekenkamer heeft grote waardering voor het werk van het audit com-mittee en heeft naar aanleiding van de adviezen ondermeer de volgende acties onder-nomen:
het dossier voor de niet-financiële beleidsinformatie voor de verantwoording is ordelijk en controleerbaar gemaakt;
in het contract met de nieuwe interne accountant is expliciet opgenomen dat hij naast de wettelijke controle expliciet aandacht schenkt aan de bedrijfsvoering in brede zin;
door het opstellen van een kostprijsberekening per project is een eerste aanzet gemaakt voor projectmanagement dat meer op bedrijfseconomische grondslagen is gebaseerd;
de samenvoeging van de functies controller en hoofd FEZ is tijdens een proef-periode van ruim een halfjaar succesvol gebleken;
het MT vernieuwt de institutionele risicoanalyse. Deze wordt meer dan nu het geval is gebaseerd op de missie en strategie van de Algemene Rekenkamer en er wordt een directe link gelegd met het interne incontrolstatement.
Wij hebben het advies van het audit committee over de financiering van het project Afrosai-E niet overgenomen. We hebben besloten de nieuwe financieringsvorm van het project door te zetten; de voorbereidingen van het project waren al te vergevorderd om nog voor een andere vorm te kiezen. We zullen een studie verrichten naar de mogelijk-heden en voorwaarden (staatsrechtelijk, transparantie, rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid) van dit soort constructies en we zullen passende voorstellen indienen tot wijziging van de Comptabiliteitswet 2001.
Ruimte voor professionals
Onze bedrijfsvoering stond in 2007 in het teken van de interne reorganisatie Ruimte voor professionals (zie ook hoofdstuk 1). Uitgangspunt daarbij was medewerkers onder andere meer invloed op en verantwoordelijkheid voor projecten te geven, en meer ver-antwoordelijkheid voor de kwaliteit en inrichting van hun werk en voor hun eigen ont-wikkeling. Onder de noemer ‘paarse krokodil’ is bijvoorbeeld een begin gemaakt met het verminderen van het aantal regels en voorschriften. Niet beleren, maar motiveren is het motto. Professionals weten immers zelf wel hoe ze goed werk moeten leveren.
Om het contact met en het zicht op de buitenwereld te vergroten is een nieuwe functie gecreëerd. Negen sectormanagers zijn nu verantwoordelijk voor relatiemanagement en monitoring.
Een ander belangrijk onderdeel is de samenvoeging van alle planningswerkzaamheden in bedrijfsbureaus.
In maart 2007 gaf de ondernemingsraad een positief advies over de voorgenomen re-organisatie van de onderzoeksdirecties en werd de rere-organisatie daadwerkelijk in gang gezet. Na een officiële startdag in juli konden medewerkers tijdens de zogenoemde expeditiefase al doende ontdekken wat de nieuwe organisatie inhield voor hun werk.
Eind 2007 is de balans opgemaakt en er worden op basis van de ervaringen enkele zaken bijgesteld.
De reorganisatie had ook gevolgen voor de ondersteunende diensten. Bestaande instru-menten en systemen voor informatiebeheer- en voorziening zijn aangepast aan de nieuwe organisatiestructuur. Het humanresourcesmanagementbeleid werd eveneens verbeterd en vernieuwd. In de volgende paragrafen is hierover meer te lezen.
Peer review
In 2006 hebben wij voor het eerst in onze geschiedenis een internationale peer review laten uitvoeren op ons werk. Een peer review is een collegiale toets (review) door zusterorganisaties (peers). Medewerkers van rekenkamers uit het Verenigd Koninkrijk, Nieuw-Zeeland, Zuid-Afrika en Noorwegen zijn nagegaan of de kwaliteit van ons werk voldoende is, of ons werk effect heeft, wat we aan ons werk kunnen verbeteren, maar ook wat rekenkamercollega’s uit andere landen van ons zouden kunnen leren.
In het Verslag 2006 hebben we van deze peer review de uitkomsten gepresenteerd. Het peer reviewteam heeft als hoofdconclusie dat wij volgens professionele internationale standaarden werken en dat wij de Staten-Generaal voorzien van objectieve en betrouw-bare informatie over het functioneren en presteren van de Nederlandse overheid. Ook concludeert het team dat onze ‘stakeholders’, zoals de Tweede Kamer, ministeries en zelfstandige bestuursorganen, positief zijn over onze rapporten. Tegelijkertijd ziet het peer reviewteam ook verschillende verbeterpunten voor onze organisatie. De belang-rijkste zijn het verbeteren van de kwaliteit van onze aanbevelingen, het aanbrengen van meer focus in onze onderzoeken, het beter plannen van onze onderzoeken, en het ver-beteren van de manier waarop we de kwaliteit van ons onderzoek waarborgen. Alle con-clusies en aanbevelingen van de peer review en de reactie van de Algemene Rekenkamer daarop zijn te vinden in het peer reviewrapport op www.rekenkamer.nl.
In 2007 hebben we gewerkt aan de implementatie van de aanbevelingen van uit de peer review. Sommige aanbevelingen zijn al concreet geïmplementeerd, andere
In 2007 hebben we gewerkt aan de implementatie van de aanbevelingen van uit de peer review. Sommige aanbevelingen zijn al concreet geïmplementeerd, andere