Financiën en middelen Doelen Wat willen we bereiken?

We willen dat onze medewerkers betrokken zijn bij onze stad en met trots voor deze stad werken, zij zijn hierbij dienstverlenend en resultaatgericht. Zij voelen zich verantwoordelijk voor hun werk en zijn hierop aanspreekbaar. De stad Oosterhout en haar burgers staat in hun werken voor de gemeente centraal.

Activiteiten Wat hebben we gedaan?

Investeren in ondernemende, flexibele en ontwikkelingsgerichte medewerkers.

Investeren in medewerkers tijdens een periode van bezuinigingen lijkt tegenstrijdig, maar is noodzakelijk om in de toekomst medewerkers te behouden en binnen te halen die aan het gewenste profiel voldoen. De winst zal uiteindelijk resulteren in kwalitatief en langer inzetbare medewerkers die passend bij de opgaven waarvoor de gemeente Oosterhout staat. De visie hierover is in 2011 uitgewerkt in een plan met concrete projecten op het gebied van o.a. goed werkgeverschap/strategische personeelsplanning, een generiek functiegebouw, een toegesneden sociaal statuut en het verzuimbeleid. De uitvoering hiervan is gepland vanaf 2012.

2. Management

Doelen Wat willen we bereiken?

We willen resultaatgericht en kostenbewust leiderschap binnen onze organisatie verder ontwikkelen. Het management heeft een belangrijke rol in het behalen van de gewenste eindresultaten samen met de medewerkers. Het ontwikkelen, begeleiden en faciliteren van medewerkers om samen met hen ook die eindresultaten te behalen is voor hen dan ook een belangrijke taak.

Activiteiten Wat hebben we gedaan?

Sturen op resultaatgericht leiderschap, duurzame inzetbaarheid van medewerkers, dienstverlening en externe oriëntatie. Om resultaatgericht leiderschap te ontwikkelen en om onze doelstellingen, benoemd in het coalitieakkoord, te behalen is voor het management een vervolg gegeven aan het management development programma.

Daarnaast is er een HR-visie ontwikkeld die verder wordt uitgewerkt en die managers richting geven aan de wijze waarop onze organisatie haar

werkgeverschap wil invullen. Ten aanzien van dienstverlening zal het management een belangrijke rol gaan spelen in de verdere ontwikkeling van dienstverlenend houding en gedrag van management en medewerkers. Hierbij komen aspecten als competentieontwikkeling, kernwaarden, zaakgericht (procesmatig) werken en duurzame inzetbaarheid aan bod.

3. Financiën en middelen Doelen Wat willen we bereiken?

Stabiel financieel beleid

De doelstelling van onze organisatie is jaarlijks een structureel sluitende begroting te verwezenlijken.

Gemeente Oosterhout Jaarverslag en jaarrekening 2011 178 Activiteiten Wat hebben we gedaan?

2011 is operatie stofkam gestart. Deze ombuigingsoperatie heeft als doel om op basis van het politiek akkoord € 14 miljoen te bezuinigen. Deze bezuiniging vindt plaats in fasen, waarbij de eerste fase gericht is op een bedrag van € 9,6 miljoen in 2015. Voor deze ombuigingsoperatie is een zogenaamd telefoonboek opgesteld, hetgeen heeft geleid tot een diverse bezuinigingen en uitwerkingsopdrachten.

Hierover heeft besluitvorming plaatsgevonden in de begroting 2011.

In 2011 heeft daarnaast de aanbesteding plaatsgevonden van de accountant. Ook is het treasurystatuut herijkt en opnieuw vastgesteld door de gemeenteraad.

4. Informatie

Doelen Wat willen we bereiken?

Optimale dienstverlening en resultaatgericht werken

De doelstelling is om de dienstverlening aan onze burgers en onze prestaties verder te optimaliseren en deze af te stemmen op de verschillende doelgroepen in onze samenleving. Goede informatie is hierbij essentieel.

Activiteiten Wat hebben we gedaan?

Managementinformatie

Om meer resultaatgericht te kunnen werken en de dienstverlening van onze organisatie te kunnen optimaliseren is het belangrijk dat de gemeentelijke organisatie beschikt over een eenduidige informatievoorziening over op alle beleidsvelden te realiseren en gerealiseerde prestaties (beleid, activiteiten en middelen) van de gemeentelijke organisatie.

Met behulp van het, binnen het project prestatiemanagement, ontwikkelde stuur- en beheersinstrument is de basis managementinformatievoorziening ingericht. De in 2011 beschikbaar gekomen dashboards op het gebied van financiën, personeel en postafhandeling vormen een belangrijke tool voor het management om grip te krijgen en te houden op de prestaties van de gemeentelijke organisatie.

5. Processen

Doelen Wat willen we bereiken?

Slimme, snelle, soepele en slanke dienstverlening en procesoptimalisatie Eén van de belangrijkste doelen voor de komende vier jaar v.w.b.

bedrijfsvoeringprocessen is het inrichten en implementeren van het zaakgericht werken waardoor de dienstverlening aan de burger verder zal verbeteren. Verder vindt procesoptimalisatie plaats van primaire en ondersteunende processen teneinde de effectiviteit en efficiency van de organisatie te verbeteren.

Activiteiten Wat hebben we gedaan?

Dienstverlening

Om een optimale dienstverlening richting onze burger te kunnen garanderen is onze organisatie in 2011 aangepast. Het Informatie- en Servicecentrum is gestart. Deze afdeling bestaat uit medewerkers met het meeste klantcontacten en wordt gevormd uit drie voormalige afdelingen (voorheen Publieksdiensten, Werk Inkomen, Zorg en Veiligheid, Vergunningen en Handhaving). Deze afdeling ontwikkelt zich gestaag verder. Het meerjarentraject ‘verbetering dienstverlening tegen lagere kosten’

(waarvoor de raad bij de begrotingsbehandeling in 2011 een investeringskrediet ter beschikking heeft gesteld, richt zich voornamelijk op het ISC.

Gemeente Oosterhout Jaarverslag en jaarrekening 2011 179 In 2011 heeft de gemeente Oosterhout één duidelijke, centrale ingang gekregen voor klantcontacten: één website (die goed scoort in diverse externe metingen), één postadres, één 14+netnummer en één balie voor klanten. Onafhankelijk van welk kanaal een inwoner/bedrijf kiest, krijgt men hetzelfde antwoord op hun vraag. Dit wordt gerealiseerd via de vraag-antwoord-combinaties die via de website

beschikbaar zijn en die worden gebruikt door de medewerkers van de eerste lijn in het ISC. Dit is een ontwikkelingstraject dat in 2012 en 2013 wordt vervolmaakt.

Het is op dit moment mogelijk om eenvoudige vragen via telefoon of internet af te handelen.

Voor een goede dienstverlening en voor de interne processen is de (wettelijk) verplichte invoering en gebruik van basisregistraties een vereiste. Dit wordt gevolgd door het Rijk via het Nationaal Uitvoerings Programma (NUP). In het jaar 2011 heeft de gemeente Oosterhout verder gebouwd aan het NUP. Wij voldoen aan de

wettelijke invoeringstermijnen en zullen de NUP-agenda blijven realiseren zoals het Rijk van ons eist.

Naast de ontwikkeling aan de “harde” kant; het zaakgericht werken (procesmatig en gedigitaliseerd werken), wordt binnen dit programma ook aandacht besteed aan de houding en gedrag van medewerkers. Hiervoor wordt uitvoering gegeven aan het communicatie-veranderplan. Dit plan heeft als doel om alle interne doelgroepen te laten voelen wat de urgentie en noodzaak is van onze visie op dienstverlening, daarnaast willen we komen tot heldere en duidelijke servicenormen waarbij medewerkers ook weten wat er van hen wordt verwacht zowel intern- als extern.

De procesoptimalisatie van primaire en ondersteunende processen wordt ingevuld op basis van de onderzoeksuitkomsten van de interne controle, de interne audits, de accountantscontrole, rekenkameronderzoeken en verbetertrajecten in het kader van zaakgericht werken/digitalisering.

In 2011 is onder andere geïnvesteerd in de herinrichting van het proces van

subsidieverlening, verbetering van processen rondom grondzaken, de realisatie van een zaaksysteem als fundament voor het zaakgericht werken, verbetering van inkoop/aanbesteding, verbetering van verschillende dienstverleningsprocessen waaronder de WABO en de voorbereiding van de eind 2011 vastgestelde business case dienstverlening.

Audits en interne controle

In 2011 zijn diverse reguliere interne onderzoeken uitgevoerd. Naast de punten voor procesverbetering die uit deze onderzoeken worden afgeleid, vormen de uitkomsten van de verschillende interne controles ook een belangrijke basis voor de

totstandkoming van de accountantsverklaring. De afwikkeling van de geconstateerde verbeterpunten wordt periodiek gemonitord.

Voor zover de audits 213a onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid betreffen worden de resultaten van de audits, conform de in 2008 geactualiseerde verordening, aan de gemeenteraad verstrekt. In dit kader zijn begin 2011 de resultaten van het onderzoek naar de klachtenafhandeling aan de gemeenteraad verstrekt. De resultaten van het onderzoek naar het rechtmatig gebruik van regelingen zijn in februari 2012 aan de gemeenteraad aangeboden.

Gemeente Oosterhout Jaarverslag en jaarrekening 2011 180 Communicatie

In 2011 zijn de uitgangspunten voor de strategische communicatie opgesteld, en onderdelen daarvan zijn uitgevoerd. Daarnaast wordt per beleidsveld bekeken in hoeverre participatie richting betrokken partijen kan worden vormgegeven.

De website is nog beter toegankelijk gemaakt volgens de Webrichtlijnen. Dit jaar is ook een onderzoek verricht naar citymarketing binnen de gemeente Oosterhout, met als doelstelling hier in 2012 een vervolg op de geven. Het plan voor interne communicatie is opgesteld en in 2011 is gestart met de concrete uitvoering.

6. Beleid & Strategie