In 2018 heeft de AHK wederom een grote slag gemaakt op het gebied van het verder digitaliseren van de ondersteunende processen en het upgraden van de soft- en hardware.
Digitalisering werkplekken
In 2017 heeft de AHK Office 365 ingevoerd voor alle medewerkers en studenten. Nadat in 2017 allereerst Outlook als mailsysteem, OneDrive als plek voor documentenopslag en de online versies van Office-programma’s (Word, Excel, PowerPoint) ter beschikking zijn gesteld aan studenten en medewerkers, zijn in 2018 diverse extra functionaliteiten in Office 365 beschikbaar gemaakt. Zo heeft er een uitgebreid uitrol plaatsgevonden van Teams als samenwerkomgeving, is SharePoint toegankelijker geworden en kan iedereen nu ook beschikken over applicaties als Delve, OneNote en Power BI.
In het voorjaar heeft de afdeling ICT de Office-pakketten van alle vaste pc’s en Windows-laptops
geüpgraded naar Office 2016, gevolgd door een upgrade in het najaar van Windows 7 naar Windows 10 als besturingssysteem.
Digitalisering administratieve processen
Ten behoeve van de betere beheersing van inkoopproces is de AHK in 2018 overgestapt op het digitaal verwerken en beoordelen van de facturen. Hiervoor heeft de AHK het online programma ProActive geïmplementeerd. Het programma is eerst geïmplementeerd binnen het Servicebureau en na evaluatie uitgerold op de andere academies. De implementatie is zeer soepel verlopen een heeft geleid tot meer efficiency, meer overzicht over het proces, een aanscherping van de beoordelingsstructuur en minder papierverspilling bij zowel de financiële administratie als de eindgebruiker. In 2019/2020 komen meer functionaliteiten beschikbaar, zoals online declareren en de digitalisering van het bestelproces.
Tevens is de AHK in 2018 overgestapt naar een nieuwe personeels- en informatiesysteem: HR2Day. In eerste instantie zijn in dit programma de basisprocessen voor salarisberekening, -betaling en digitale inzage van de salarisstrook beschikbaar gekomen en heeft iedereen de mogelijkheid kregen om contactgegevens te wijzigen. Halverwege 2018 is de implementatie van diverse modules voor digitalisering van de overige personeelsprocessen gestart, zoals ziekteverzuimregistratie,
personeelsdossiers, administratie van externen (bijvoorbeeld gastdocenten) en verlofregistratie. Enkele van deze projecten lopen nog door in 2019.
De implementatie van de genoemde digitaliseringsslagen is uitgebreid communicatief ondersteund door middel van geregelde e-mailnieuwsbrieven en berichten op MyAHK. Ook zijn er diverse sessies
georganiseerd waarin medewerkers meer te weten konden komen over Teams, ProActive en HR2Day en zijn op de academies ‘floorwalkers’ langs alle werkplekken gegaan om medewerkers rechtstreeks
ondersteuning te bieden bij de overgang naar Windows 10.
Huisvesting
Op huisvestingsgebied stond 2018 in het teken van het definitief stopzetten van de plannen voor de aanbouw aan het Conservatorium, het huren en in gebruik nemen van een extra locatie voor de Breitner Academie in Amsterdam-Noord, de positionering van de AHK op het Marineterrein met de huur van een eigen ruimte, en de ingebruikname van 1.400 zonnepanelen waarmee de AHK 15% eigen elektriciteit opwekt.
Waterlooplein (Academie van Bouwkunst)
Naast de in 2017 verkregen BRIM-subsidie is er in augustus vanuit de Uitvoeringsregeling subsidie restauratie rijksmonumenten Noord-Holland subsidie toegekend voor groot onderhoud/restauratie aan het
95 pand van de Academie van Bouwkunst en de voormalige Stadsturfpakhuizen. Beide subsidies zijn en worden gebruikt voor onder meer het uitvoeren van gevelherstel en buitenschilderwerk. Verder is de keuken opnieuw ingericht en is op de diverse plaatsen aanvullende koeling aangebracht.
Op het Marineterrein is een deel van gebouw 027 gehuurd voor de inrichting van een MakerSpace, in eerste instantie ten behoeve van de Academie van Bouwkunst, maar op termijn ook voor de andere academies van de AHK. Deze hoogwaardige werkplaats zal vanaf september 2019 in gebruik genomen worden.
Jodenbreestraat (Academie voor Theater en Dans)
In februari zijn de 550 geplaatste zonnepanelen in gebruik genomen. Wegens klimaatproblemen is op de 4e en 5e verdieping aanvullende koeling geplaats. Ook is gestart met een onderzoek naar verbetering van het klimaatcomfort van de zuidgevel. De resultaten zullen in 2019 gepresenteerd worden. In opdracht van het Servicebureau is de bestaande vergaderlocatie op de zevende verdieping opnieuw ingericht en voorzien van nieuw meubilair. Van diverse studio’s zijn de toegangsdeuren vervangen.
Markenplein (Nederlandse Filmacademie)
Het eerst deel van 2018 is gebruikt om de laatste punten van het uitgevoerde groot onderhoud weg te werken. Ook heeft er een intensieve finetuning van de klimaatinstallatie plaatsgevonden. In
samenwerking met de Nederlandse Filmacademie zijn op de vierde verdieping aan aantal mixage studio’s opnieuw ingericht en voorzien van hoogwaardige ventilatie en koeling. Ook het magazijn op de begane grond is voorzien van aanvullende koeling. In september is gestart met het uitwerken van de werkplannen voor de herinrichting van de geluidsstudio’s op de 2e verdieping. Uitvoering staat gepland in de zomer van 2019. Ook heeft de NFA plannen om in dezelfde periode de keuken van de kantine te vervangen. De planvorming en uitvoering loopt synchroon met die van de geluidstudio’s.
Overhoeksplein (Breitner Academie / DAS Graduate School)
In mei is voor de Breitner Academie het huurcontract ondertekend voor circa 800 m2 extra werk- en atelierruimte aan de Distelweg. Deze ruimte is na een kleine verbouwing vanaf september in gebruik genomen. Door deze aanhuur is er ruimte vrijgekomen voor extra theorie- en computerlesruimten op het Overhoeksplein.
Oosterdokskade (Conservatorium van Amsterdam)
De AHK heeft in de afgelopen jaren onderzocht hoe het Conservatorium van Amsterdam aan de
Oosterdokskade uitgebreid kan worden. Als enige oplossing voor het laten slagen van de uitbreiding is er een samenwerking gestart met de ontwikkelaar en aannemer van het naastgelegen project. Deze
kostencalculatie nam meer dan een half jaar in beslag. Hoewel de verwachtingen positief waren, bleek een aanbouw aan het Conservatorium op deze plek te duur en onverantwoord te zijn. Daarop is besloten het project per direct te staken. Tevens is besloten om onmiddellijk door te gaan met de zoektocht naar een acceptabele plek teneinde in de huisvestingsvraag van het conservatorium te voorzien, eventueel in combinatie met andere wensen. Hiertoe zijn diverse gesprekken gevoerd met belangrijke stakeholders en ontwikkelaars.
In januari zijn circa 300 zonnepanelen in gebruik genomen. De bestaande sloten van de 200 studio- en oefenruimten zijn vervangen door een nieuw toegangscontrolesysteem. Ook zijn alle brandwerende doorvoeren in kaart gebracht en daar waar nodig hersteld.
Overig
Voor een betere huisvesting van de Nationale Balletacademie worden nog steeds diverse gesprekken gevoerd. Een definitieve oplossing is vooralsnog niet gevonden.
Duurzaamheid
De AHK heeft een milieuzorgsysteem, met onder andere als doelstelling aandacht voor
duurzaamheidsaspecten bij inkoop van diensten en goederen. Hierbij dient de milieubelasting van de
96 aankoop in de productie-, leverings-, gebruiks- en afvalfase zo laag mogelijk te zijn en moet rekening worden gehouden met sociale- en arbo-aspecten.
Met betrekking tot het inkoopbeleid hanteert de AHK de Richtlijnen Duurzaam Inkopen AHK, waarbij zowel bij de in te kopen producten als de manier van inkopen (digitale offertetrajecten ter vermindering van het papiergebruik) wordt gelet op duurzaamheid. Vanzelfsprekend wordt van de inschrijver op aanbestedingen en offertes verwacht dat wordt voldaan aan alle geldende milieu- en arbowetgeving.
In het elektronisch Milieujaarverslag (e-MJV), dat de AHK ieder jaar moet aanleveren aan RVO.nl, doet de AHK verslag van de besparingen die zij realiseert op energiegebied. Het grootste deel van de
besparingen kwam ook dit jaar op conto van de inkoop van groene elektra die door Spaanse windmolens wordt opgewekt.
In 2018 zijn zonnepanelen op vier van de gebouwen van de AHK gerealiseerd. Dit heeft geresulteerd in een totale gerealiseerde primaire energiebesparing van 0,023TJ.
De AHK scheidt haar afval bij de bron in rest-, elektronisch, gevaarlijk, gft-, bedrijfs-, bouw- en sloopafval, glas, papier en karton, hout, puin en grond. Naast het scheiden aan de bron zorgt afvalverwijderaar Renewi ervoor dat het restafval ook weer gescheiden en op een zo efficiënt mogelijk manier bewerkt en hergebruikt wordt. Door deze werkwijze heeft de AHK een besparing van haar uitstoot kunnen realiseren van 44.936 kg CO2.
De medewerkers en studenten van de AHK komen per fiets of met het openbaar vervoer naar de locaties in het centrum van Amsterdam. De AHK beschikt over dienstfietsen die gebruikt kunnen worden door medewerkers. De AHK heeft geen eigen parkeerplekken en dienstauto’s.
Al het papier dat gebruikt wordt, is uitsluitend papier met het FSC-keurmerk of het EU-Ecolabel.
Daarnaast verzendt PostNL de post volledig CO2-neutraal. De AHK hanteert voor printen en kopiëren standaard instellingen waarbij rekening is gehouden met duurzaamheid (zwartwit en dubbelzijdig). De apparatuur voldoet aan de laatste eisen ten aanzien van energie-efficiency, heeft een Energy Star label en beschikt over milieuvriendelijke toner. De AHK is in 2018 overgestapt naar een nieuw
facturatiesysteem, waarbij facturen uitsluitend digitaal worden verwerkt. Het papierverbruik is hierdoor verminderd. Ook de invoering van Office 365, waardoor medewerkers en studenten gemakkelijker in de cloud kunnen werken en ook thuis eenvoudig bij hun bestanden kunnen, heeft bijgedragen aan de vermindering van het papiergebruik.
Bij de inkoop van externe serverruimte is rekening gehouden met de milieuvriendelijkheid van het virtuele datacenter. Het center draait op energiezuinige servers die gevoed worden met 100% groene stroom. De AHK tracht de opslagcapaciteit te reguleren door gebruik te maken van de juiste software, en te
verminderen door zo efficiënt mogelijk gebruik te maken van de opslag.
Het totale primaire energieverbruik per m2 is in 2018 gedaald ten opzichte van voorgaande jaren. Hoewel het primaire verbruik van gas, licht en warmte sterk is gedaald, is elektra juist gestegen. Dit is het gevolg van de extreem warme zomer, waardoor er minder verwarmd, maar wel meer gekoeld diende te worden.
97