Het evenementenbeleid is een vervanging van de verschillende subsidiepotjes die de gemeente
beschikbaar stelt voor evenementen. Hierbij ging het onder andere om subsidies voor cultuur en sport. Dit zorgde voor veel onduidelijkheid maar ook problemen. Evenementenorganisatoren probeerden van verschillende potjes geld te krijgen en kregen daarmee meer geld dan de bedoeling is voor één en hetzelfde evenement. Al deze potjes zijn samengevoegd tot het evenementenbeleid wat er nu ligt (M. Otto, persoonlijke communicatie, 1 april 2019).
Categorieën
Zoals beschreven worden de evenementen onderverdeeld in vier categorieën. Per categorie zijn criteria opgesteld op te bepalen of het evenement daaronder valt.
De volgende criteria worden gehanteerd voor categorie 1 (Hengelo Promotie, 2019):
Een kwalitatief topevenement dat in Hengelo wordt georganiseerd op het gebied van cultuur, recreatie, toerisme of sport.
Het evenement sluit aan op de gekozen thema’s ter ondersteuning van het Verhaal van Hengelo.
Het evenement sluit aan op de gekozen doelgroepen
Het evenement heeft een grote economische en maatschappelijke spin-off voor de stad Hengelo door samenwerking met diverse partijen (Hengelose ondernemers, culturele instellingen en andere evenementenorganisaties)
Het evenement heeft een lokaal en regionaal karakter en trekt minimaal 10.000 bezoekers. Het gaat hier om unieke bezoekers.
Het evenement heeft geen commercieel karakter en dus geen winstoogmerk.
De potentie om op termijn zorg te dragen voor eigen financiële middelen anders dan de financiële bijdrage via Hengelo promotie is een pré. Bijvoorbeeld door het aanboren van externe geldstromen (sponsoring).
Het evenement past qua aard, datum/tijdstip en kwaliteitsniveau binnen de evenementenkalender van Hengelo en de regio.
De organisatie van het evenement beschikt over een goed onderbouwd projectplan inclusief toekomstvisie, promotieplan en goed beargumenteerde begroting.
Voor categorie 2 zijn de volgende criteria gebruikt (Hengelo Promotie, 2019):
Een kwalitatief goed evenement dat een belangrijke culturele en/of sociale waarde heeft voor Hengelo.
Het evenement sluit aan op de gekozen thema’s ter ondersteuning van het Verhaal van Hengelo.
Het evenement heeft een lokaal en regionaal karakter en trekt minimaal 5.000 bezoekers. Het evenement sluit aan op de gekozen doelgroepen.
Het evenement heeft geen commercieel karakter en dus geen winstoogmerk. Het evenement past qua aard, datum/tijdstip en kwaliteitsniveau binnen de
evenementenkalender van Hengelo.
De organisatie van het evenement beschikt over een goed onderbouwd projectplan inclusief toekomstvisie, promotieplan en goed beargumenteerde begroting.
Categorie 3 bevat de volgende criteria (Hengelo Promotie, 2019):
Een evenement met de potentie om binnen drie jaar een Beeldbepalend of Cultureel/Sociaal evenement te worden.
Criteria: zie Beeldbepalende en Culturele/Sociale evenementen.
Bij categorie 4 wordt gekeken naar het eenmalige bijzondere karakter van het evenement. Een voorbeeld van een evenement in deze categorie is Sterkste Man. Het evenement past niet bij de profilering en de doelgroep van Hengelo maar trekt wel 10.000 bezoekers naar de binnenstad. Verder krijgt het veel media-aandacht en komt het evenement op televisie tijdens primetime. Het evenement draagt daarmee bij aan de bekendheid van Hengelo en komt daarom in aanmerking voor de financiële bijdrage (Mevr. M. Otto, persoonlijke communicatie, 1 april 2019).
Procedure
Organisatoren kunnen zich middels een formulier aanmelden voor de financiële bijdrage. Wanneer een voorlopige toekenning is gegeven kan de organisator een projectplan en begroting inleveren. Na 6 weken wordt bekend gemaakt onder welke categorie het evenement valt en hoe groot de financiële bijdrage zal zijn. ¾e van het bedrag wordt van tevoren gegeven, ¼e na afloop na het evenement. Vervolgens moet door het evenement ook een rapportage worden aangeleverd waarin onder andere de uiteindelijke kosten zijn en het aantal bezoekers naar voren komt. Dit is ter controle en evaluatie van het evenement en de financiële bijdrage. Bijlage XXV bevat een voorbeeld verslag na afloop van het evenement.
Het evenement wordt getoetst door een evenementencommissie. Deze bestaat bijvoorbeeld uit ondernemers en de gemeente. Zij vullen elk een beoordelingsformulier in. Hierbij kennen zij punten toe binnen verschillende categorieën. Bijvoorbeeld in hoeverre het evenement past bij de profilering en hoeveel vrijwilligers werken bij het evenement. De ene categorie is belangrijker dan de andere en kan daarmee meer punten krijgen. Alle formulieren met de punten komen bij elkaar tot een totaalcijfer. Dit cijfer laat zien in welke categorie het evenement valt (1,2, 3 of 4) en op basis hiervan en alle
ingeleverde rapporten wordt ook bepaald hoeveel geld het evenement zal krijgen. Dit bedrag mag niet meer zijn dan 25% van de begroting. Het is namelijk niet de bedoeling dat Hengelo Promotie het hele evenement financiert, het gaat alleen om een bijdrage. Hengelo Promotie krijgt €300.000 van de gemeente, hiervan besteden zij ongeveer €170.000 aan evenementen. Dit bedrag wisselt per jaar en dus ook de bijdrage aan de evenementen. Het beoordelingsformulier wat wordt gebruikt om de financiële bijdrage te bepalen staat in bijlage XXVI.
Het is gebleken dat, ondanks dat evenementen al meerdere keren zijn georganiseerd, ze nog steeds weinig eigen middelen hebben om het te organiseren. Tenzij het evenement erg commercieel is
ingesteld blijven ze steun nodig hebben van de gemeente. Wanneer blijkt dat een evenement genoeg eigen middelen zou moeten hebben en daarmee dus als commercieel kan worden gezien, komen zij niet meer in aanmerking voor een bijdrage. Ze zouden namelijk prima op eigen benen moeten staan. Dit kan ook in stappen worden gedaan, het evenement kan in drie jaar van categorie één afzakken naar categorie drie om zo een rustige afbouw te krijgen. Ondanks dat een evenement al eerder onder categorie één of twee viel, zullen zij wel elk jaar opnieuw een projectplan moeten aanleveren. Een evenement kan en mag namelijk elk jaar wel van koers veranderen. Hengelo Promotie kijkt dan ook per jaar hoe groot de bijdrage zal zijn.
Ervaringen
Het evenementenbeleid loopt nu ongeveer drie jaar. Elk jaar wordt opnieuw gekeken hoe het beter kan en wat het budget is. Op basis van deze ervaring zijn de vier categorieën gebaseerd. De
evenementenorganisatoren zijn erg positief over de aanpak. Wel vinden organisatoren, die voor het eerst een evenement organiseren, de aanvraag te ingewikkeld of te veel werk. Hengelo Promotie vindt daarentegen dat het tijd en moeite kost om een bijdrage te kunnen ontvangen (M. Otto, persoonlijke communicatie, 1 april 2019).