5 Medische ruimten-systematiek en eisen aan ontwerp
5.5 Eisen bij invoer van de medische ruimten-systematiek
Om de systematiek in te kunnen voeren binnen de ZGT moet eerst inzicht worden verkregen in de aanpak die kan worden gebruikt. Op basis van het bestaande idee, en de documentatie die er beschikbaar is, kan een eerste overzicht worden gemaakt van aandachtspunten. In samenwerking met de expertgroep ‘medische ruimten’ is daarom bepaald waarmee rekening moet worden gehouden. Dit overzicht is weergegeven in Tabel 2 en is gebaseerd op de hoofdpunten die zijn geïdentificeerd in het invloedsdiagram geïntroduceerd in paragraaf 4.2:
Handeling
Ruimte
Personeel
Bij de invoering van de systematiek kunnen naast deze drie hoofdpunten twee hoofdfasen worden geïdentificeerd: De initiële implementatie en de borging binnen de organisatie daarna. Deze hoofdpunten en hoofdfasen zijn als kolommen en rijen terug te vinden in Tabel 2. Voor deze twee mogelijkheden moet per punt (handeling, ruimte, personeel) worden bepaald welke acties er dienen te worden uitgevoerd om het onderdeel binnen de organisatie te implementeren. Het overzicht in
Paragraaf 5.5: Eisen bij invoer van de medische ruimten-systematiek
37 Tabel 2 kan daarom worden gezien als een eerste stap in het definiëren van een programma van eisen voor het ontwerp van implementatie van de medische ruimten-systematiek. Het verdere project moet uitwijzen hoe de hierin gedefinieerde acties worden ingevuld.
Tabel 2. Overzicht van handelingen per onderdeel van medische ruimten-systematiek
Handeling (1) Ruimte (2) Personeel (3)
Initiële actie (A) Inventarisatie van handelingen
Inventarisatie van ruimten
Informeren van personeel
Eisen per klasse identificeren
Eisen per klasse identificeren Aansluiting op reeds gebruikte systemen Classificering van handelingen Classificering van ruimten Communicatie van ingreepklasse Communicatie van ruimteklasse Ondersteuning bij initiële uitrol
Resultaat Ruimte-eisen van
handelingen bekend
Mogelijkheden van ruimten bekend
Personeel met kennis van zaken
Medische ruimten-systematiek geïmplementeerd Verandering Nieuwe/aangepaste handeling Nieuwbouw/ verbouw ruimte Nieuwe gebruiker/ hertraining Borgingsactie (B)
Bij wijziging aan handeling moet hiervan een melding komen
Bij wijziging aan ruimte moet hiervan een melding komen
Training van personeel Aanpassing inventarisatie Aanpassing inventarisatie Ondersteuning bij veranderingen
De informatie in de tabel wordt hieronder volgens de coördinaten gegeven in de tabel verder toegelicht, en waar nodig uitgesplitst. Naast punten op basis van de tabel worden ook nog enkele algemene eisen benoemd:
A1)
- Inventarisatie van handelingen
o Een volledig overzicht van alle medische handelingen die door een afdeling worden uitgevoerd moet eenvoudig te verkrijgen zijn.
o Op basis van deze inventarisatie moet, in combinatie met de eisen aan ingrepen, een classificatie kunnen worden gemaakt van de ingrepen.
- Eisen per klasse identificeren
o De parameters op basis waarvan een handeling in een bepaalde klasse valt moeten zijn gedefinieerd.
o Er moet een indeling beschikbaar zijn voor deze parameters op basis waarvan onder- scheid kan worden gemaakt tussen de verschillende handelingen, en deze toe kun- nen worden gewezen aan een specifieke ruimteklasse.
38
o Er moet gebruik gemaakt worden van bestaande wet- en regelgeving. - Classificering van handelingen
o Met het overzicht van handelingen, en de parameters en eisen die er zoals vereist zijn, moeten alle handelingen worden geclassificeerd op een betrouwbare manier. o Verantwoordelijken voor bepalen van deze classificering moeten worden vastgelegd. o Vastlegging van de classificatie moet plaatsvinden binnen bestaande systemen. - Communicatie van ingreepklasse
o De vastgelegde classificatie van de handelingen moet voor de gebruiker eenvoudig en op een centrale plaats inzichtelijk zijn
o De klasse van een ingreep moet voor alle betrokken personeel eenvoudig begrijpelijk zijn
A2)
- Inventarisatie van ruimten
o Een volledig overzicht van alle medische ruimten die door een afdeling worden ge- bruikt moet eenvoudig te verkrijgen zijn.
o Op basis van deze inventarisatie moet, in combinatie met de eisen aan ruimten, een classificatie kunnen worden gemaakt van de ruimten.
- Eisen per klasse identificeren
o De parameters op basis waarvan een ruimte in een bepaalde klasse valt moeten zijn gedefinieerd.
o Van een medische ruimte moet bekend zijn aan welke bouwtechnische eisen moet worden voldaan om een bepaalde classificatie te verkrijgen.
o Er moet gebruik gemaakt worden van bestaande wet- en regelgeving. - Classificering van ruimten
o Met het overzicht van ruimten, en de parameters en eisen die er zoals vereist zijn, moeten alle ruimten worden geclassificeerd op een betrouwbare manier.
o Verantwoordelijken voor bepalen van deze classificering moeten worden vastgelegd. o Vastlegging van de classificatie moet plaatsvinden binnen bestaande systemen. o Medische ruimten dienen een uniek identificatienummer te hebben.
- Communicatie van ruimteklasse
o De vastgelegde classificatie van een ruimte moet bij het betreden van de ruimte zichtbaar zijn.
o De vastgelegde classificatie van een ruimte moet daarnaast op een centraal punt be- schikbaar zijn, bij voorkeur benaderbaar vanaf iedere computer binnen ZGT.
o De klasse van een ruimte moet voor alle betrokken personeel eenvoudig begrijpelijk zijn
A3)
- Informeren van personeel
o Personeel wat gebruik moet gaan maken van de medische ruimten-systematiek moet op de hoogte worden gebracht van hun taken binnen de systematiek. o Personeel wat verantwoordelijkheid draagt voor een deelclassificatie van het sys-
teem moet op de hoogte worden gebracht van hun taken binnen de systematiek. o Personeel wat te maken kan krijgen met de medische ruimten-systematiek moet op
de hoogte worden gebracht van de systematiek en het nut ervan. - Aansluiting op reeds gebruikte systemen
o Informatie moet in bestaande systemen worden opgeslagen. o Informatie moet via bestaande systemen worden gecommuniceerd.
Paragraaf 5.5: Eisen bij invoer van de medische ruimten-systematiek
39 o Er moeten geen nieuwe systemen worden toegevoegd aan wat al binnen het zieken-
huis aanwezig is. - Ondersteuning bij initiële uitrol
o Indien tijdens de initiële uitrol afwijkingen bij het gebruik van medische ruimten wor- den geconstateerd moet personeel indien nodig worden ondersteund bij het confor- meren aan de veiligheidseisen.
B1)
- Bij wijziging aan handeling moet hiervan een melding komen
o Indien medische handelingen worden aangepast moeten de verantwoordelijken voor classificatie daarvan op de hoogte gesteld worden.
o De handeling moet bij veranderingen opnieuw geclassificeerd worden. - Aanpassing inventarisatie
o Indien een verandering van een medische handeling een verandering van de classifi- catie tot gevolg heeft moet de classificatie van de betreffende handeling worden aangepast.
B2)
- Bij wijziging aan ruimte moet hiervan een melding komen
o Indien medische ruimten worden aangepast moeten de verantwoordelijken voor classificatie daarvan op de hoogte gesteld worden.
o De ruimte moet bij veranderingen opnieuw geclassificeerd worden. - Aanpassing inventarisatie
o Indien een verandering van een medische ruimte een verandering van de classificatie tot gevolg heeft moet de classificatie van de betreffende ruimte worden aangepast. B3)
- Training van personeel
o Bij verandering van personeel – bijvoorbeeld het nieuw aannemen van personeel of personeel met veranderende functie – moet ook dit personeel op de hoogte worden gebracht van de systematiek, en hun verantwoordelijkheid hierin.
o Er moet periodiek getoetst worden of personeel nog over adequate kennis van de systematiek beschikt.
o Er moet de mogelijkheid zijn voor personeel om hun kennis inzake de systematiek op te frissen.
- Ondersteuning bij veranderingen
o Indien veranderingen plaats vinden moet personeel ondersteuning kunnen krijgen in het up-to-date houden van de medische ruimten-systematiek binnen de afdeling. Algemene punten)
- De ontworpen systematiek mag door de gebruiker niet als belastend worden ervaren. - Het ontwerp moet om kunnen gaan met veranderingen in deze wet- en regelgeving - Het ontwerp moet uitbreidbaar zijn
o Extra wet en regelgeving moeten kunnen worden toegevoegd. o Andere aandachtsgebieden moeten kunnen worden toegevoegd
- Het ontwerp moet direct toepasbaar zijn binnen de ZGT en met eventuele kleine aanpassin- gen ook binnen andere Nederlandse ziekenhuizen
- Het medisch personeel moet de verantwoordelijkheid op zich kunnen nemen dat ruimte en handeling met elkaar compatibel zijn.
40