7 Pilotproject 2: Implementatie van de medische ruimten-systematiek in de praktijk
7.3 Check: Aandachtspunten bij implementatie
Informatieverstrekking op de afdeling
Origineel was het idee om op iedere afdeling of zelfs ruimte een verkorte handleiding van de medische ruimten-systematiek te plaatsen. In samenspraak met de medewerkers van cardiologie is dit idee verworpen: de systematiek is niet dusdanig ingewikkeld dat het nodig is deze informatie te verstrekken. Daarnaast zou het veel overlast bezorgen wanneer overal handleidingen aanwezig zouden zijn. Er is daarom voor gekozen het personeel te laten weten dat er een verkorte handleiding beschikbaar is op het intranet van ZGT.
Omgang met verschillende ruimtenamen
Bij het plaatsen van de identificatieborden op de deur bleek dat de 270 aanwezige ruimtenamen die we op basis van Ultimo hadden vastgesteld nog niet alle gebruikte namen binnen de ZGT omvatte. In de praktijk bleek het mogelijk dat een ruimte verschillende namen had. Zo stond een kamer op tekening aangegeven als “behandelkamer cardiologie”, op het bestaande bordje bij de deur stond “behandelkamer”, in Ultimo is de kamer omschreven als ”spreek/werkkamer” op de afdeling werd de kamer door het personeel “koffiekamer” genoemd en volgens het unithoofd was de kamer het ”kantoor hartfunctielaboranten”.
Wellicht is het niet geheel een verassing te noemen dat er in het huis meerdere namen voor dezelfde ruimte worden toegepast, maar bij de implementatie moet er wel een keuze worden gemaakt welke van deze namen er op het identificatiebordje wordt weergegeven. Wij hebben er voor gekozen de huidige naam op het naambordje aan de deur als basis te gebruiken omdat deze meestal het meest
Paragraaf 7.3: Check: Aandachtspunten bij implementatie
57 overeenkomt met de huidige functie. Hier wordt alleen van afgeweken indien de huidige functie van de ruimte niet meer overeenkomt met de ruimtebenaming.
Ondersteuning bij afwijkingen
Tevens is geconstateerd dat er op de afdeling een ruimte in gebruik was als echokamer die daar niet geschikt voor is. Hiervan is meteen melding gemaakt bij het unithoofd. Deze heeft aangegeven meteen te gaan kijken of er een andere, wel geschikte, ruimte beschikbaar is. Tevens heeft ze deze situatie meegenomen in het OHO (operationeel huisvestingsoverleg), de reguliere route voor het aanpassen van een ruimte. Binnen het OHO is besloten de ruimte aan te passen zodat deze aan de eisen van de benodigde K1 ruimte voldoet.
Dit is natuurlijk wel een punt van aandacht voor het verder invoeren van deze systematiek in het huis. Er zullen vaker situaties voordoen waarbij de gebruiker bewust onbekwaam wordt. De gebruiker is dan op de hoogte gebracht van het feit dat de ruimte waarin, mogelijk al gedurende langere tijd, een medische handeling wordt verricht niet geschikt blijkt te zijn om de betreffende handeling te verrichten. Er moet worden nagegaan in hoeverre de bestaande procedures voorzien in een oplossing indien een bestaande ruimte niet blijkt te voldoen.
In eerste instantie werd de ondersteuning van afdelingen bij afwijkingen als niet nodig gezien. Dit omdat de verantwoordelijkheid voor het veilig handelen bij de afdeling moet blijven liggen. Het is echter wel zo dat de afdeling ondersteuning verwacht aangaande de manier waarop afwijkingen moeten worden behandeld:
Wat is de ernst van bepaalde afwijkingen aan classificaties?
Welke beheersmaatregelen moeten er in welke geval worden getroffen?
Op welke termijn moeten afwijkingen opgelost worden?
Op deze vlakken heeft de expertgroep medische ruimten veel meer kennis, en kan dus een betere inschatting maken van de te volgen aanpak. Deze ondersteuning moet dus wel geboden worden, hoewel het initiatief bij de afdeling moet blijven liggen. Zie ook paragraaf 8.6.3 voor verdere informatie over de aanpak bij afwijkingen.
Medische ruimten-systematiek bij verandering functie van ruimten
Tijdens de pilot deed zich tevens de situatie voor dat de functie van een ruimte aangepast ging worden. Men zou graag een tweede ruimte inrichten voor het doen van ECG scans (elektrocardiogram). Op basis van de in het ingreepprotocol vereiste klasse (H2K1), en het deurbordje op de deur bij de ruimte die men op het oog had (H1S1) kon direct worden geconcludeerd dat het in de huidige situatie niet zonder meer toegestaan was om de ingreep daar uit te voeren. Dit omdat de hygiëneklasse te laag is. Er werd daarom overlegd met de deelverantwoordelijke voor hygiëne. Deze gaf aan dat die klasse H1 was door het ontbreken van een wasbak in de ruimte. Er waren meerdere opties mogelijk:
De ruimte toch niet voor de ECG scans gebruiken
Het aanbrengen van een wasbak en daarmee voldoen aan de eisen voor H2
Onder concessiebeleid toepassen van een andere techniek zoals een vochtige handdoekjes- systeem of alcoholdispenser.
58
Omdat de afdeling binnenkort verhuisd is het concessiebeleid mogelijk. Zou het om een permanente oplossing gaan dan kon dit niet. Momenteel wordt er onderzocht of het mogelijk is de wasbak zonder al te veel breek en sloopwerk aan te leggen. Zo niet, zal er gekozen worden voor de vochtige handdoekjes. Bij de evaluatie van de pilot is gebleken dat er is gekozen om de handelingen in een andere ruimte plaats te laten vinden. Er hebben enige verschuivingen plaatsgevonden waardoor er ruimte ontstond in een reeds als H2 geclassificeerde ruimte om deze handelingen uit te voeren. Het unithoofd heeft aangegeven bij deze verschuivingen goed gebruik te hebben gemaakt van de medische ruimten-systematiek.