De gemiddelde doorlooptijd tussen het eerste polikliniek bezoek en het definitief behandelplan is acht werkdagen met een spreiding van één tot 19 werkdagen. In de het rapport Multidisciplinaire Normering Oncologische Zorg worden tijdsnormen genoemd voor de doorlooptijd van diagnostiek en behandeling. Als de patiënt naar een centrum wordt verwezen moet de behandeling starten binnen zes weken na het eerste consult in
het centrum. De gemiddelde wachttijd tot een operatie is drie weken. Om te kunnen voldoen aan de gestelde norm is het van belang dat het behandelplan binnen zeven werkdagen gereed is (Multidisciplinaire Normering Oncologische Zorg Nederland 2016) . In tabel 11 zijn de belangrijkste knelpunten weergegeven.
Tabel 11 Knelpunten in de doorlooptijd voor de patiënt
Knelpunt Impact op de doorlooptijd tot behandelplan bij oplossen knelpunt Oplossing Histologie materiaal > 4 werkdagen 16% vaker < 7 werkdagen
SLA afspreken met alle pathologie laboratoria: materiaal arriveert in 100% van de gevallen binnen 4 werkdagen Transport en scannen beeldvorming > 24 uur 9% vaker < 7 werkdagen
SLA met Intern Transport: in 100% van de gevallen arriveert het materiaal voor 15:00 uur bij de Radiologie op de dag van het eerste bezoek
MRI in het AMC niet op de dag van het eerste bezoek
11% vaker < 7 werkdagen
Time slots gekoppeld aan de afspraak bij de gynaecoloog, vijf per week
De doorlooptijd tussen het eerste bezoek en het behandelplan is in 57% (n=54) van de gevallen langer dan de gewenste zeven werkdagen. Van 20 patiënten is de oorzaak voor uitstel van vaststellen van het behandelplan niet duidelijk.
In 16% (n=15) van de gevallen wordt dit veroorzaakt doordat het histologisch materiaal niet op tijd arriveert voor revisie. Het materiaal uit de bij Symbiant Pathology aangesloten laboratoria arriveert gemiddeld na negen werkdagen, het materiaal uit de overige laboratoria na vier werkdagen. Met Symbiant Pathology moet worden
afgesproken dat het materiaal in 100% van de gevallen binnen vier werkdagen moet zijn gearriveerd. Symbiant Pathology zal worden geconfronteerd met de uitkomsten van de verrichte analyse. De verwachting is dat zij omwille van hun goede naam bereid zullen zijn hun prestaties te verbeteren. Ook met de andere laboratoria moet de afspraak over leverantie binnen vier werkdagen worden vastgelegd.
In 9% (n=9) van de gevallen is het ontbreken van de beeldvorming voor revisie de oorzaak van de verlengde doorlooptijd. Beeldvorming ter revisie wordt meegebracht door de patiënt op de dag van het eerste bezoek. De vertraging treedt zowel op bij intern transport als bij het scannen van de beelden. Intern transport duurt vaak langer dan één werkdag. De procedure voor het scannen is inmiddels zodanig aangepast dat het scannen van beelden die voor een MDO worden gebruikt met voorrang wordt
uitgevoerd. Patiënten arriveren voor het eerste polikliniek bezoek voor 10:00 uur ’s morgens. Er moet met Intern Transport worden afgesproken dat de beelden in 100% van de gevallen voor 15:00 uur op de dag van het eerste polikliniek bezoek bij de afdeling Radiologie arriveren. Met de afdeling Radiologie moet worden afgesproken dat de beelden voor 16.30 uur worden gescand.
In 11% (n=11) van de gevallen was de lange wachttijd voor de MRI afspraak de reden dat de doorlooptijd langer was dan zeven werkdagen. Met een time slot voor de MRI op de dag van het eerste bezoek kan dit probleem worden opgelost. Er zijn vijf slots in de week nodig.
6.5 Comfort
De tevredenheid van de patiënt is gerelateerd aan wachttijd. Als de patiënt niet hoeft te wachten is het comfort tijdens het bezoek minder relevant. Echter ook zonder
noemenswaardige wachttijd zal de patiënt gemiddeld bijna tweeënhalf uur in het AMC aanwezig zijn. Daarnaast gaan veel patiënten vroeg van huis en wachten voorafgaande aan de eerste afspraak. Patiënten toonden zich in de enquête minder tevreden over de catering en de wachtruimtes. Een overzicht van de knelpunten en de oplossing is weergegeven in tabel 12.
Tabel 12 Knelpunten in het comfort tijdens het eerste polikliniek bezoek
Knelpunt Impact op het
comfort bij oplossen van het knelpunt
Oplossing
Catering Toename van 28%
tevreden
Snack
Wachtruimte Toename van 20%
tevreden
Aanpassen van de wachtruimtes, betere stoelen, oplaadpunten voor telefoon, leestafel, privacy
Wachttijd tijdens het eerste bezoek van 96’
Streven naar reductie tot 30’
Door time slots voor afspraken bij Anesthesie en MRI kan een deel van de wachttijd worden gereduceerd
Gemiddeld aantal bezoeken 1,6
Reductie tot gemiddeld 1,05
Door time slots voor afspraken bij Anesthesie en MRI kan het aantal extra bezoeken worden teruggebracht tot 5%
Van de ondervraagde patiënten was 28% minder tevreden over de catering. Ondanks het feit dat patiënten gemiddeld 4 uur in het AMC doorbrengen krijgen zij behalve koffie en thee van matige kwaliteit niets aangeboden. Dit is zeker ook gezien de gemiddeld hoge leeftijd van de patiënten en de gezondheidstoestand niet acceptabel. Op korte termijn kan aan de patiënt een snack worden aangeboden.
Van de ondervraagden was gemiddeld 19% minder tevreden over de
wachtruimte. Stoelen zijn van hout; er is geen privacy. De wachtruimten worden op korte termijn verbouwd en daarmee aangepast aan de wensen van de patiënt.
Wachttijd en overbodige bezoeken hebben een belangrijke impact op de beleving van comfort. Door time slots af te spreken met Anesthesie en MRI kan 95% van de extra bezoeken worden vermeden en zal de wachttijd op de dag van het eerste polikliniek bezoek terug worden gebracht tot ongeveer 30’.
7 Verbeteracties
In tabel 13 zijn alle genoemde verbeteracties weergegeven met acties voor de uitvoering, een deadline en een verantwoordelijke.
Tabel 13 Verbeteracties
CTQ1 Verbeteractie Actie Deadline Verant-
woordelijke 1, 2 Aanpassen ordersets Uitwerken voorstel tot aanpassing 27-02-2017 G.Fons
Aanpassing realiseren in ED 02-03-2017 L. van Lonkhuijzen 2 Spreekuren aanpassen met
uitbreiding van het aantal afspraakmogelijkheden voor nieuwe patiënten tot 14
Overleg hoofd onderafdeling team 01-03-2017 G.Fons Overleg cluster manager poli S.
Roest
13-03-2017 G.Fons Overleg planner poli, L. Onsman
voor het aanpassen van de spreekuren per 01-05-2017
15-03-2017 G.Fons
Aanpassen spreekuren 01-05-2017 L. Onsman 1,2 Standaardiseren
aanmeldprocedure
webbased
Contact met M. Tromp, digitaal communicatiespecialist AMC, oriëntatie op de mogelijkheden
07-02-2017 G.Fons
Bespreken voorstel inhoud aanmeldformulier met het hoofd onderafdeling en het team en aanpassen van het formulier
06-03-2017 G.Fons
Bespreken voorstel inhoud aanmeldformulier met de verwijzers uit de projectgroep in een telefonische vergadering en aanpassen formulier
13-03-2017 G.Fons
Bespreken voorstel
aanmeldformulier en route van de gegevens met M. Tromp
17-03-2017 G.Fons
Bouwen webbased formulier 03-04-2017 M. Tromp Vastleggen route gegevens naar
Back Office, Centrale Balie en verpleegkundigen
03-04-2017 G.Fons
Test fase nieuwe
aanmeldprocedure met de verwijzers in de projectgroep
17-4-2017 G.Fons
Informeren van alle verwijzers over de nieuwe procedure per brief
01-05-2017 G. Fons
1,2,3,4 Time slots afspraken Anesthesie Overleg G.G. Kenter en M. Hesselink en P. Meijer
1-05-2017 G. Fons Voorstel slots aan M. Hesselink 08-05-2017 G. Fons
CTQ1 Verbeteractie Actie Deadline Verant-