Interne ‐ Externe bezetting uitvoeringsorganisatie ‐ 2015/2016
5.2. De werkelijke kosten van de uitvoeringsorganisatie 1 e halfjaar 2016
We constateren dat tot op heden iedere gemeente nog in staat is om dezelfde bezetting te leveren als in de begroting is opgenomen, met uitzondering van de gemeente Helmond. De betreffende functies zijn tijdelijk ingevuld met extern personeel.
5.2. De werkelijke kosten van de uitvoeringsorganisatie 1
ehalfjaar 2016
In deze paragraaf staan we stil bij de financiële realisatie over het 1e halfjaar 2016, waarbij de realisatie wordt afgezet ten opzichte van de begroting over dezelfde periode.
De totale uitvoeringskosten over het 1e halfjaar 2016 laat een onderbesteding zien van ruim
€30.000,‐ ten opzichte van de begroting. Tabel 18 geeft meer in detail aan hoe dit bedrag is
opgebouwd. Deze onderbesteding komt neer op ongeveer 0.6% van de begroting, wat betekent dat we bijna op totaalniveau niet afwijken van de begroting. De werkelijke kosten bedragen ruim €5.2 miljoen inclusief de inkoop BTW voor schulddienstverlening. De inkoop BTW is binnen de werkelijke kosten op kostenpost niveau opgenomen en dit kunnen we hierdoor niet specifiek inzichtelijk maken.
Dit is als zodanig in de administratie ingeregeld. De inkoop BTW werkt kostprijsverhogend en zijn daarom opgenomen in de totale uitvoeringskosten. We gaan gedurende deze paragraaf verder in op de verschillende afwijkingen, waarbij nu al is op te merken dat er grote verschillen zijn op de
kostenposten. De afwijkingen zullen vooral betrekking hebben op de salariskosten van de
medewerkers Z&O, kosten voor inhuur personeel, de salariskosten van de hosting, de operationele kosten en de incidentele kosten.
Werkgever Werkelijk Begroting Verschil
Asten 5,7 5,7 0,0
Deurne 6,1 6,1 0,0
Gemert‐Bakel 6,6 6,6 0,0
Laarbeek 4,9 4,9 0,0
Someren 4,9 4,9 0,0
Helmond 48,1 49,7 ‐1,7
Totaal 76,3 78,0 ‐1,7
Tabel 18: De realisatie van de uitvoeringskosten over het 1e halfjaar 2016 t.o.v. de begroting
Kostenposten 2e kwartaal t/m Juni 2e kwartaal t/m Juni 2e kwartaal t/m Juni
Salariskosten formatiecalculatie Z&O € 1.149.756 € 2.299.513 € 1.188.826 € 2.227.410 € ‐39.070 € 72.102 Inhuur personeel € 774.081 € 1.548.163 € 1.045.379 € 2.060.075 € ‐271.298 € ‐511.912 Management € 140.281 € 280.562 € 176.713 € 314.970 € ‐36.432 € ‐34.407 Salariskosten hosting € 279.188 € 558.375 € 206.628 € 381.599 € 72.560 € 176.776 Opleidingsbudget € 12.900 € 25.801 € 563 € 8.755 € 12.337 € 17.046 Overige personeelskosten € 1.250 € 2.500 € 1.156 € 7.481 € 94 € ‐4.981 Totaal Personeelskosten € 2.357.457 € 4.714.913 € 2.619.264 € 5.000.290 € ‐261.807 € ‐285.377 Abonnementen € 16.250 € 32.500 € 2.066 € 64.431 € 14.183 € ‐31.931 Bankkosten € 250 € 500 € ‐ € ‐ € 250 € 500 Accountantskosten € 7.500 € 15.000 € 9.885 € 9.885 € ‐2.385 € 5.115 Drukwerk etc € 7.500 € 15.000 € 6.183 € 12.010 € 1.317 € 2.990 Automatisering € 66.320 € 132.640 € 5.707 € 8.495 € 60.614 € 124.146 Huisvestingskosten € 49.608 € 99.215 € 4.981 € 5.927 € 44.627 € 93.288 Overige kosten € 2.211 € 4.423 € 15.216 € 15.216 € ‐13.005 € ‐10.793 Totaal Operationele kosten € 149.639 € 299.278 € 44.039 € 115.964 € 105.601 € 183.314 Incidentele implementatiekosten € 75.750 € 151.500 € 85.014 € 133.670 € ‐9.264 € 17.830 Incidentele kosten hosting implementatie € 25.000 € 50.000 € ‐ € ‐ € 25.000 € 50.000 Onvoorziene kosten € 625 € 1.250 € ‐ € ‐ € 625 € 1.250 Totaal Incidentele kosten € 101.375 € 202.750 € 85.014 € 133.670 € 16.361 € 69.080 Totale uitvoeringskosten ‐ excl. BTW € 2.608.471 € 5.216.942 € 2.748.316 € 5.249.924 € ‐139.846 € ‐32.982
‐5,4% ‐0,6%
Inkoop BTW ‐ Schulddienstverlening € 31.864 € 63.728 € ‐ € ‐ € 31.864 € 63.728 Totale uitvoeringskosten ‐ excl. BTW € 2.640.335 € 5.280.670 € 2.748.316 € 5.249.924 € ‐107.982 € 30.746
‐4,1% 0,6%
FTE (excl. Management) 125,72 125,72 133,17 133,17 ‐7,45 ‐7,45
FTE ‐ Management 6,00 6,00 5,67 5,67 0,33 0,33
Totaal FTE 131,72 131,72 138,84 138,84 ‐7,12 ‐7,12
Begroting 2016 Werkelijke kosten Verschil vs. begroting
Werkgever Werkelijk Correctie* Begroting Verschil
Asten € 188.593 € ‐ € 184.992 € 3.600 Deurne € 174.843 € ‐ € 169.609 € 5.235 Gemert‐Bakel € 224.429 € ‐1.917 € 214.945 € 9.483 Laarbeek € 168.280 € ‐ € 161.197 € 7.082 Someren € 169.622 € ‐ € 177.180 € ‐7.558 Helmond € 1.481.428 € ‐736 € 1.549.547 € ‐68.119 Totaal € 2.407.194 € ‐2.653 € 2.457.470 € ‐50.276
Totaal geleverde salariskosten (incl. management)
Tabel 20: Salariskosten hosting 1e halfjaar t.o.v. de begroting
De totale werkelijke kosten over het 1e halfjaar bedragen slechts €381.599,‐ en daarmee rapporteren we veel lagere kosten dan begroot (€176.776,‐). Het verschil in de kosten is te verklaren doordat:
De werkelijke inzet van het klantencontactcentrum (KCC/Stadswinkel) is verwerkt in de
urenregistratie, maar de inzet heeft zich beperkt tot slechts iets meer dan 2 FTE. In de begroting zijn we uitgegaan van een inzet van 5 FTE, wat overeenkomt met dezelfde inzet als gedurende 2015;
De afdeling Financiën blijft in het aantal uren achter vanwege een lagere personele inzet binnen de functie van financieel administratief medewerker en medewerkers AO/IC. In de totale begroting is een gemiddelde inzet van 3,2 FTE opgenomen, waarbij de inzet van financieel adviseurs en medewerkers AO/IC worden verwacht;
Op het gebied van communicatie hebben we meer werk verzet dan in eerste instantie in de begroting is opgenomen. Dit is doordat er extra tijd is besteed aan het communiceren van nieuwe regelingen en de ontwikkelingen op het gebied van Peel 6.1. In de begroting zijn we uitgegaan van een besteding van ongeveer 1.000 uur aan communicatie activiteiten;
De afdeling Personeel & Organisatie heeft veel minder uren besteed aan de organisatie dan verwacht. Enerzijds omdat me nog niet alle uren heeft geregistreerd en anderzijds heeft men zich op het gebied van organisatieontwikkeling niet ingezet.
Operationele kosten
De operationele kosten binnen Zorg & Ondersteuning bestaan uit onder andere uit abonnementen, accountantskosten, drukwerk, automatiseringskosten en huisvestingskosten. De werkelijke
operationele kosten over het 1e halfjaar bedragen slechts bijna €116.000,‐. Deze kosten liggen ruim
€183.000,‐ lager dan is vastgesteld in de begroting. De verschillen zijn als volgt te verklaren:
Abonnementen: De kosten vallen tijdelijk hoger uit doordat we van meerdere abonnementen de jaarbedragen al hebben betaald;
Accountantskosten: De werkelijke kosten vallen lager uit dan geraamd, doordat de inzet van BTB lager is geweest dan gedacht;
Automatiseringskosten. De interne kosten met betrekking tot de infrastructuur van de werkplekken, apparatuur en telefonie zijn nog niet in rekening gebracht vanuit de hosting organisatie. De werkelijke kosten betreffen vooral de kosten die de organisatie zelf maakt met derden;
Huisvestingskosten. De huurkosten van het Werkplein en andere service en facilitaire zaken zijn nog niet in rekening gebracht. De werkelijke kosten betreffen alleen de zaalhuur van vergaderruimte binnen de Atlant groep en andere locaties.
Functie Uren 2016 Kosten 2016 Uren 2016 Kosten 2016 Uren 2016 Kosten 2016
Stadswinkel 3.750,0 € 150.000 1.600,0 € 64.000 2.150,0 € 86.000
Financien 2.962,5 € 142.125 2.078,2 € 113.548 884,3 € 28.577
Documentaire informatievoorziening 2.362,5 € 110.625 2.273,8 € 102.314 88,7 € 8.311
Communicatie 500,0 € 30.000 523,7 € 31.422 ‐23,7 ‐€ 1.422
Bestuurs Juridische Zaken 600,0 € 32.250 490,8 € 27.720 109,2 € 4.530
Personeel en Organisatie 750,0 € 42.000 168,6 € 8.076 581,4 € 33.924
Informatie en Automatisering 525,0 € 30.000 521,2 € 31.270 3,8 ‐€ 1.270
Werkplekautomatisering 375,0 € 16.875 65,0 € 3.249 310,0 € 13.627
Onderzoek en Statistiek 75,0 € 4.500 0,0 € 0 75,0 € 4.500
Eindtotaal 11.900,0 € 558.375 7.721,3 € 381.599 4.178,7 € 176.776
Werkelijk
Begroting Verschil
Incidentele kosten
De incidentele kosten beslaan de kosten die de uitvoeringsorganisatie financieel voor haar rekening neemt bij de uitvoering van specifieke projecten. Dit zijn zowel zelf geïnitieerde projecten als projecten die vanuit de hostingorganisatie plaatsvinden.
De incidentele kosten die vanuit de hosting organisatie worden verzorgd, en waarvoor €100.000,‐ in de begroting is opgenomen, hebben betrekking op het gebied van de implementatie van een
regiesysteem en een verdere invulling aan het informatiebeleidsplan. Ten aanzien van deze projecten zijn er tot op heden geen kosten gemaakt.
De werkelijke incidentele kosten bedragen over het 1e halfjaar ongeveer €134.000.‐ en dit is bijna
€18.000,‐ lager dan opgenomen in de begroting. De projecten die direct door de uitvoeringskosten zijn geïnitieerd en gefinancierd, zijn:
Toegang en ketenregie in Sociaal Domein: In de begroting hebben we hier een bedrag van
€10.000,‐ opgenomen gezien het project vorig jaar is gestart. Het project is eind vorig jarig wel definitief afgerond en daarom zijn er geen kosten meer gemaakt in 2016;
Herindicaties nieuwe taken WMO/Jeugd: In 2015 hebben we ons binnen de huidige bezetting beperkt tot de administratieve voorbereiding van de herindicaties. De verdere uitwerking van de herindicaties zijn nu gestart in 2016. In de begroting hebben we een bedrag van
€155.000,‐ gereserveerd om dit project uit te voeren. De werkelijke kosten hebben we toegekend aan dit project en deze kosten bedragen momenteel bijna €32.000,‐;
Project Monitoring: Het project “Monitoring” houdt zich bezig met de verdere
doorontwikkeling van de operationele informatie. Gezien de huidige ontwikkelingen omtrent de organisatie van Peel 6.1 zijn we niet gestart met de volgende fase van het project.
Desondanks ligt er wel een plan van aanpak voor de volgende fases klaar. In de begroting is rekening gehouden met €18.000,‐;
Project Factuur Controle: Om tot een getrouwe en rechtmatige verantwoording van de bestedingen van de Peelgemeenten over 2015 te komen, hebben we eind vorig jaar het project Factuur Controle in het leven geroepen. Voor het gehele project hebben een inschatting gemaakt dat €120.000,‐ voldoende is om het project volledig uit te voeren. In werkelijkheid is gebleken dat we in het 1e halfjaar het project met een lagere bezetting hebben uitgevoerd, waardoor de werkelijke kosten slechts €96.105,‐ zijn.