In dit hoofdstuk gaan we in op de uitvoering van de unit Zorg en Ondersteuning over het eerste jaar van 2016. We geven in eerste instantie een update over het project factuurcontrole. Vervolgens wordt er inzicht gegeven in het verloop van de personele bezetting van de organisatie en we vergelijken de werkelijke kosten met de begroting 2016. Daarbij geven we aan waarom we afwijken van de eerder vastgestelde cijfers in de begroting. De laatste paragraaf staat in het teken van de prognose over de 2e helft van 2016 en wat dit mogelijkerwijs betekent voor de eindafrekening over 2016.
5.1. Terugblik op 1
ehalfjaar 2016
De terugblik op 2016 begint met aandacht voor de organisatorische bezetting en in welke mate dit zich verhoudt tot de vastgestelde formatie in de begroting. Vervolgens gaan we in op de werkelijke uitvoeringskosten en hoe dit zich verhoudt ten opzichte van de begroting.
De personele bezetting van de uitvoeringsorganisatie
De personele bezetting van de uitvoeringsorganisatie wordt in vier verschillende situaties weergegeven en voorzien van de benodigde uitleg:
1. De totale personele bezetting over de afgelopen 12 maanden – juli 2015‐juni 2016;
2. De huidige bezetting per team binnen Z&O;
3. De verhouding tussen de bezetting van het vaste personeel en de inhuur van personeel;
4. De werkelijke levering per gemeente in FTE.
De personele bezetting over 2015‐2016
Hieronder is in tabel 14 de maandelijkse ontwikkeling van de bezetting over de afgelopen 12 maanden opgenomen.
Tabel 14: Ontwikkeling van de werkelijke bezetting ten opzichte van de vastgestelde formatie en prognose per maand over juli 2015 tot en met juni 2016
We zien in de tabel, als mede in grafiek 1, terug dat we eind december 2015 een aantal FTE’s de organisatie hebben verlaten. Dit komt omdat we in sommige gevallen de contracten met externe medewerkers niet hebben verlengd of men heeft vrijwillig de organisatie verlaten. Waar we gedurende het 1e kwartaal van 2016 gemiddeld met nagenoeg dezelfde bezetting hebben gewerkt ten opzichte van de begroting om onze taken en verantwoordelijkheden uit te voeren, hebben we in het 2e kwartaal van 2016 medewerkers ingezet dan waar we vanuit zijn gegaan bij de begroting. Dit
Maand Bezetting Formatie Verschil in % Aantal
medewerkers
Gemiddeld FTE per medewerker
Juli '15 136,30 120,21 ‐16,09 ‐13,4% 157 0,87
Augustus '15 136,64 120,21 ‐16,43 ‐13,7% 158 0,86
September '15 133,87 120,21 ‐13,66 ‐11,4% 154 0,87
Oktober '15 132,95 120,21 ‐12,74 ‐10,6% 154 0,86
November '15 134,03 120,21 ‐13,82 ‐11,5% 155 0,86
December '15 135,92 120,21 ‐15,71 ‐13,1% 158 0,86
Januari '16 132,84 133,72 0,88 0,7% 156 0,85
Februari '16 133,73 133,72 ‐0,01 0,0% 157 0,85
Maart '16 134,68 133,72 ‐0,96 ‐0,7% 159 0,85
April '16 135,45 131,72 ‐3,73 ‐2,8% 159 0,85
Mei '16 138,84 131,72 ‐7,12 ‐5,4% 163 0,85
Juni '16 138,84 131,72 ‐7,12 ‐5,4% 163 0,85
FTE
(2.67 FTE) mee zijn genomen in de huidige bezetting en niet in de begroting. De andere redenen
Tabel 15: De werkelijke bezetting per team ten opzichte van de vastgestelde formatie ‐ per 30 juni 2016
Dat de huidige bezetting niet meer in lijn is met de formatie is vanwege meerdere redenen te verklaren, en vandaar we wel aangeven waar de verschillen per team vandaan komen:
Staf: Er is voor dit jaar tijdelijke capaciteit ingezet op beleidsmedewerkers en (juridische)
136,30 136,64 133,87 132,95 134,03 135,92
132,84 133,73
134,68 135,45 138,84 138,84
120,21 120,21 120,21 120,21 120,21 120,21
133,72 133,72 133,72
131,72 131,72 131,72
157 158
154 154 155
158 156 157 159 159
163 163
80,00
Juli '15 Augustus '15 September '15
Oktober '15 November '15 December '15 Januari '16 Februari '16 Maart '16 April '16 Mei '16 Juni '16
Bezetting vs. Formatie uitvoeringsorganisatie ‐ 2015/2016
Afdeling Bezetting ‐ 30
juni Formatie Verschil in %
Aantal
Staf 18,28 19,39 1,1 5,7% 21 0,87
M&A 49,08 43,45 ‐5,6 ‐12,9% 58 0,85
BBM 20,07 18,85 ‐1,2 ‐6,5% 23 0,87
SDV 14,74 16,02 1,3 8,0% 17 0,87
AO 32,97 30,42 ‐2,6 ‐8,4% 40 0,82
Totaal 138,84 131,72 ‐7,1 ‐5,4% 163 0,85
FTE
bezetting ligt momenteel iets lager dan verwacht doordat andere externe medewerkers minder uren werken dan degenen die de organisatie hebben verlaten;
Melding & Advies: Binnen de teams van Melding & Advies is er sprake van een overbezetting.
Vooral op het gebied van Jeugd is er inzet nodig om alle aanvragen te verwerken en om de noodzakelijke werkzaamheden te verrichten ten behoeve van het gedwongen kader. Daarnaast zien we een toenemende werkdruk op de WMO consulenten in alle gebieden die er bij bijdragen dat er extra capaciteit is ingezet. De hogere bezetting komt verder tot uitdrukking in de extra capaciteit voor de verwerking van de herindicaties (2.67 FTE) en een aantal langdurig zieken die we zoveel mogelijk 1‐op‐1 hebben vervangen;
Bijzondere Bijstand: We hebben gemerkt dat het aantal aanvragen individuele bijzondere bijstand in de afgelopen maanden is toegenomen. Daarbij leiden complexe aanvragen mede tot extra capaciteit om de aanvragen tijdig te behandelen. De bezetting ligt binnen Bijzonder Bijstand en Minima hoger vanwege deze werkvoorraad;
AO: We zien dat de werkvoorraad in de afgelopen maanden aan het oplopen is bij de
procesondersteuner en dat capaciteit in de formatie niet volstaat om dit tijdig weg te werken.
Daarnaast zijn de procesondersteuners bezig om de kwaliteit van de gegevens verder te verbeteren en het vullen van de onderliggende systemen verder op orde te krijgen. Op het gebied van de financiële administratie en applicatiebeheerders zijn we in staat om met de huidige bezetting alle werkzaamheden uit te voeren.
Het ziekteverzuim binnen de organisatie speelt een belangrijke rol binnen de bezetting, waardoor we genoodzaakt zijn om meer tijdelijke mensen in te zetten om de werkzaamheden uit te voeren. Het huidige verzuim wordt nog steeds veroorzaakt door een relatief groot aantal langdurig zieken en daar zijn in de afgelopen maanden een aantal zieken bij gekomen. Dit verzuim is voor het overgrote deel niet werk gerelateerd, maar we streven er naar om deze medewerkers te helpen en weer aan de slag te krijgen. Er is nog steeds uitgebreid aandacht voor dit onderwerp.
De ontwikkeling van de bezetting: verhouding intern en extern personeel
Het inzetten van personeel geschied in eerste instantie met medewerkers in loondienst van de verschillende Peelgemeenten. Helaas zijn er momenteel te weinig medewerkers in loondienst die alle taken en verantwoordelijkheden kunnen uitvoeren en daardoor is inhuur van medewerkers op specialistische vakgebieden noodzakelijk. De verhouding interne medewerkers ten opzichte van externe medewerkers lag vorig jaar gemiddeld rond de 60% (intern) ‐ 40% (extern) en we zien nagenoeg hetzelfde patroon over de eerste helft van het jaar 2016. In tabel 16, als ook in grafiek 2, is de ontwikkeling van de verhouding per maand inzichtelijk gemaakt.
Grafiek 2: De ontwikkeling van het aandeel inhuur personeel ten opzichte van de totale bezetting over juli 2015 tot en met juni 2016
De werkelijke levering per gemeente in FTE
Het uitgangspunt voor 2016 is dat de taken zoveel mogelijk worden ingevuld door medewerkers vanuit de Peelgemeenten met in acht name van een flexibele schil van 25%. We weten dat dit geen
Maand Intern Extern Intern Extern Intern Extern
Juli '15 77,61 58,69 57% 43% 96 61
Augustus '15 78,61 58,03 57% 43% 97 61
September '15 77,51 56,36 58% 42% 96 58
Oktober '15 77,18 55,77 58% 42% 96 58
November '15 77,23 56,80 58% 42% 96 59
December '15 77,23 58,69 57% 43% 96 62
Januari '16 77,26 55,58 58% 42% 95 61
Februari '16 77,26 56,47 58% 42% 95 62
Maart '16 77,26 57,42 57% 43% 95 64
April '16 75,37 60,08 56% 44% 93 66
Mei '16 75,37 63,47 54% 46% 93 70
Juni'16 75,37 63,47 54% 46% 93 70
Totaal 76,9 58,4 56,8% 43,2% 95,1 62,7
FTE Verhouding Aantal medewerkers
77,61 78,61 77,51 77,18 77,23 77,23 77,26 77,26 77,26 75,37 75,37 75,37
58,69 58,03 56,36 55,77 56,80 58,69 55,58 56,47 57,42 60,08 63,47 63,47
43% 43% 42% 42% 42% 43% 42% 42% 43% 44% 46% 46%