Interne ‐ Externe bezetting uitvoeringsorganisatie ‐ 2015/2016
5.4. De prognose van de uitvoeringskosten van Z&O
Tabel 23: De te verwachten geleverde FTE per gemeente ten opzichte van de begroting
5.4. De prognose van de uitvoeringskosten van Z&O
In deze paragraaf geven we inzicht in de te verwachten financiële realisatie over de 2e helft van 2016 als mede over het volledige jaar. De prognose wordt in tabel 24 afgezet ten opzichte van de
begroting over de 2e helft van het jaar en het volledige jaar.
Tabel 24: De prognose voor 2016
Werkgever Prognose ‐ 1 Begroting Verschil
Asten 5,7 5,7 0,0
Deurne 6,1 6,1 0,0
Gemert‐Bakel 5,6 6,6 ‐1,0
Laarbeek 4,9 4,9 0,0
Someren 4,9 4,9 0,0
Helmond 47,1 49,7 ‐2,6
Totaal 74,4 78,0 ‐3,6
Begroting
Kostenposten Totaal 2016 2e H2015 Totaal 2e H2015 Totaal
Salariskosten formatiecalculatie Z&O € 4.599.025 € 2.084.930 € 4.312.340 € 214.583 € 286.685 Inhuur personeel € 3.096.325 € 1.985.673 € 4.045.748 € ‐437.510 € ‐949.422 Management € 561.125 € 228.954 € 543.923 € 51.609 € 17.201 Salariskosten hosting € 1.116.750 € 506.200 € 887.799 € 52.175 € 228.951 Opleidingsbudget € 51.602 € 20.000 € 28.755 € 5.801 € 22.847 Overige personeelskosten € 5.000 € 1.800 € 9.281 € 700 € ‐4.281 Totaal Personeelskosten € 9.429.827 € 4.827.556 € 9.827.846 € ‐112.643 € ‐398.019 Abonnementen € 65.000 € 3.417 € 67.848 € 29.083 € ‐2.848 Bankkosten € 1.000 € 1.000 € 1.000 € ‐500 € ‐ Accountantskosten € 30.000 € 10.000 € 19.885 € 5.000 € 10.115 Drukwerk etc € 30.000 € 10.000 € 22.010 € 5.000 € 7.990 Automatisering € 265.281 € 231.304 € 239.798 € ‐98.663 € 25.483 Huisvestingskosten € 198.430 € 190.000 € 195.927 € ‐90.785 € 2.503 Overige kosten € 8.846 € 8.500 € 23.716 € ‐4.077 € ‐14.871 Totaal Operationele kosten € 598.556 € 454.221 € 570.185 € ‐154.943 € 28.372 Incidentele implementatiekosten € 303.000 € 78.744 € 212.414 € 72.756 € 90.586 Incidentele kosten hosting implementatie € 100.000 € 10.463 € 10.463 € 39.537 € 89.537 Onvoorziene kosten € 2.500 € ‐ € ‐ € 1.250 € 2.500 Totaal Incidentele kosten € 405.500 € 89.206 € 222.877 € 113.544 € 182.623 Totale uitvoeringskosten ‐ excl. BTW € 10.433.883 € 5.370.984 € 10.620.908 € ‐154.042 € ‐187.024
‐1,8%
Inkoop BTW ‐ Schulddienstverlening € 127.456 € ‐ € ‐ € 63.728 € 127.456 Totale uitvoeringskosten ‐ excl. BTW € 10.561.339 € 5.370.984 € 10.620.908 € ‐90.314 € ‐59.569
‐0,6%
FTE (excl. Management) 123,00 136,22 134,69 ‐13,22 ‐11,70
FTE ‐ Management 6,00 5,00 5,33 1,00 0,67
Totaal FTE 129,00 141,22 140,03 ‐12,22 ‐11,03
Verschil vs. begroting Prognose 2016
Salariskosten formatie Z&O en inhuur personeel
De salariskosten van de vaste bezetting vallen met bijna €250.000,‐ lager uit dan opgenomen in de begroting. De voornaamste reden ligt in een lagere bezetting vanuit de gemeente Helmond en Gemert‐Bakel. De andere reden is afkomstig van de compensatie voor het zwangerschapsverlof, omdat er geen rekening is gehouden met zwangerschapsverloven in de begroting. De ontvangen compensatie is daarentegen wel ingezet om medewerkers te vervangen door inhuur, waar noodzakelijk geacht binnen de organisatie. In de onderstaande tabel is dit per gemeente weergegeven.
Tabel 25: De te verwachten bijdrage in salariskosten per gemeente
Salariskosten hosting
De te verwachten salariskosten vanuit de hosting zijn opgenomen in tabel 26. Om tot de te
verwachten kosten te komen hebben we intern een inschatting gemaakt van het aantal benodigde uren per functie vanuit de hosting gedurende de 2e helft van 2016. Dit is vervolgens vertaald tegen het bijbehorende Peeltarief per functie. In de prognose zijn we uitgegaan dat alle afdelingen de gewerkte uren heeft bijgewerkt met uitzondering van het KCC.
We verwachten dat de kosten van medewerkers vanuit de hosting over het gehele jaar ruim
€228.000,‐ lager zullen zijn dan begroot. Dit betekent dat we over de 2e helft van het jaar ongeveer voor €52.000,‐ minder kosten hebben vanuit de hosting en dat we 3,5 FTE minder inzetten over het gehele jaar. Uit de tabel is dat af te lezen dat we bijna van alle afdelingen, met uitzondering van de afdeling Informatie en Automatisering, minder gebruik maken dan initieel aangenomen. Meer inzet vanuit I&A is wenselijk gezien de technologische ontwikkelingen en het berichtenverkeer. We hebben ingezet dat het aantal uren van het KCC in de 2e helft van het jaar hoger ligt dan tot op heden. Desondanks verwachten we dat de totale inzet over het gehele jaar ongeveer 3.5 FTE zal zijn, waar we 5 FTE in onze begroting hebben opgenomen. We verwachten verder over het gehele jaar dat de afdelingen Financiën en Documentaire informatievoorziening de nodige bijdrage levert aan de uitvoering van de organisatie.
Werkgever Prognose ‐ 1 Correctie* Begroting Verschil Asten € 359.537 € ‐ € 369.985 € ‐10.448 Deurne € 335.428 € ‐ € 339.217 € ‐3.789 Gemert‐Bakel € 390.682 € ‐1.917 € 429.891 € ‐41.126 Laarbeek € 315.294 € ‐ € 322.395 € ‐7.101 Someren € 322.039 € ‐ € 354.359 € ‐32.320 Helmond € 2.928.249 € ‐22.305 € 3.099.094 € ‐193.149 Totaal € 4.651.229 € ‐24.222 € 4.914.940 € ‐287.934
* Zwangerschapsverlof en stagiaires
Totaal geleverde salariskosten (incl. management)
Toegang en ketenregie in Sociaal Domein: In de begroting hebben we hier destijds een stelpost van €10.000,‐ opgenomen gezien het project vorig jaar is gestart en nog niet was afgerond. In werkelijkheid hebben we hier geen kosten gemaakt en zullen er ook geen kosten meer zijn in de 2e helft van 2016;
Herindicaties nieuwe taken WMO/Jeugd: De verdere uitwerking van de herindicaties vindt dit jaar plaats. In de begroting hebben we een bedrag van €155.000,‐ gereserveerd om dit project uit te voeren. De prognose voor het gehele jaar komt uit op een inzet van 2,67 FTE tot het einde van het jaar. De gerelateerde kosten maken geen onderdeel uit van de kosten van inhuur. We verwachten van het totale budget ongeveer een kleine €120.000,‐ te gebruiken;
Project Monitoring: Het project “Monitoring” houdt zich bezig met de verdere
doorontwikkeling van de operationele informatie. Gezien de ontwikkelingen omtrent de organisatie van Peel 6.1 gaan we niet verder met de volgende fase van het project;
Project Factuur Controle: Om tot een getrouwe en rechtmatige verantwoording van de bestedingen van de Peelgemeenten over 2015 te komen, hebben we een project Factuur
Project beveiligde e‐mail: In de prognose hebben we de implementatie van Zorgmail opgenomen. ZorgMail is een elektronische berichtendienst waarmee een gemeente op een veilige manier kan communiceren met zorgverleners, scholen en burgers. We verwachten dat we per 1 september definitief aan de slag gaan met ZorgMail. De incidentele
HOSTING HELMOND Z&O ‐ 2016
Functie FTE Uren Totaal Uren Totaal
Onderzoek en Statistiek 0,1 150,00 € 9.000,00 0,00 € ‐ Communicatie 0,7 1.000,00 € 60.000,00 939,70 € 56.382,00 Bestuurs Juridische Zaken 0,8 1.200,00 € 64.500,00 820,84 € 45.720,40
Financien 4,0 5.925,00 € 284.250,00 4.616,20 € 233.668,30
Documentaire informatievoorziening 3,2 4.725,00 € 221.250,00 4.473,82 € 201.313,70 Werkplekautomatisering 0,5 750,00 € 33.750,00 264,97 € 12.248,50 Informatie en Automatisering 0,7 1.050,00 € 60.000,00 1.404,50 € 81.270,20 Stadswinkel 5,0 7.500,00 € 300.000,00 5.350,00 € 214.000,00 Interne diensten 0,0 0,00 € ‐ 0,00 € ‐ Personeel en Organisatie 1,0 1.500,00 € 84.000,00 820,60 € 43.196,00 Totaal Hosting Helmond Z&O 15,9 23.800,00 € 1.116.750,00 18.690,63 € 887.799,10
Begroting 2016 Prognose 2016 ‐1
implementatiekosten als de resterende jaarlijkse kosten voor 2016 komen voor rekening van Peel 6.1;
Project doelgroepen vervoer: Het project is een initiatief van de gemeente Eindhoven en Helmond om in gezamenlijkheid de mogelijkheden te onderzoeken tot integratie van ‐een deel van‐ een of meer vormen van doelgroepenvervoer in het Openbaar Vervoer. Dit betekent dat we compensatie ontvangen voor de inzet van een beleidsmedewerker en dit vloeit terug binnen de organisatie voor mogelijke vervanging voor de ingezette uren;
Project ontvlechting: Gezien de huidige ontwikkelingen van de organisatie, is het van belang dat de ontvlechtingsopdracht zorgvuldig wordt uitgevoerd. Hiervoor is intern een
Gemeente Salariskosten Overige kosten Asten € 359.537 € 483.633 € 843.170 € 369.985 € 468.456 € 838.441 € ‐4.730 Deurne € 335.428 € 1.287.957 € 1.623.386 € 339.217 € 1.275.063 € 1.614.281 € ‐9.100 Gemert‐Bakel € 388.765 € 1.113.890 € 1.502.654 € 429.891 € 1.064.336 € 1.494.227 € ‐8.430 Laarbeek € 315.294 € 802.559 € 1.117.853 € 322.395 € 789.188 € 1.111.583 € ‐6.270 Someren € 322.039 € 635.916 € 957.954 € 354.359 € 598.223 € 952.582 € ‐5.370 Helmond € 2.905.944 € 1.669.946 € 4.575.891 € 3.099.094 € 1.451.133 € 4.550.226 € ‐25.660 Totaal € 4.627.006 € 5.993.901 € 10.620.908 € 4.914.940 € 5.646.399 € 10.561.339 € ‐59.569
‐0,6%
Prognose ‐ 1 2016
Tabel 28: De werkelijke afrekening per gemeente 2016
Gemeente Salariskosten (geleverd)
Voorschot (per kwartaal,
excl BTW)
Totale Financiële
levering
Totale kosten uitvoering
Verschil (betalen/terug
te ontvangen) Asten € 359.537 € 468.456 € 827.993 € 843.170 € ‐15.177 Deurne € 335.428 € 1.275.063 € 1.610.491 € 1.623.386 € ‐12.894 Gemert‐Bakel € 388.765 € 1.064.336 € 1.453.101 € 1.502.654 € ‐49.554 Laarbeek € 315.294 € 789.188 € 1.104.482 € 1.117.853 € ‐13.371 Someren € 322.039 € 598.223 € 920.261 € 957.954 € ‐37.693 Helmond € 2.905.944 € 1.451.133 € 4.357.077 € 4.575.891 € ‐218.814 Totaal € 4.627.006 € 5.646.399 € 10.273.405 € 10.620.908 € ‐347.502
‐3,4%
2016