Op basis van de onder 4.2 gemaakte uitgebreide analyse van de beide Management Control Systemen is nu een goed beeld te geven van de tightness van de beide systemen en welke factoren daarvoor bepalend zijn. In de onderstaande tabellen VII, VIII, IX en X wordt per soort controle aangegeven of en in welke mate deze wordt toegepast bij de beide organisaties. Tevens is een kwalificatie opgenomen met betrekking tot de elementen die de soort controle tight maken. Onder elke tabel is een toelichting gegeven op de waardering en de beoordeling ervan. De tightness is in beeld gebracht op basis van de karakteristieken die Merchant & Van der Stede (2007, blz. 129) beschrijven. Zoals in de onderzoeksopzet onder 3.4.1 al is toegelicht zijn de kwalificaties zijn per onderdeel als volgt bepaald:
++ is geheel van toepassing + is grotendeels van toepassing +/- is gedeeltelijk van toepassing - is nauwelijks van toepassing -- is geheel niet van toepassing
De waardering en de beoordeling zijn tot stand gekomen op basis van de informatie die tijdens het onderzoek is verzameld uit de aanwezige documentatie en alle interviews met medewerkers en leidinggevenden van Rabobank NA en Rabobank SZWF. Om een goed beeld te krijgen van de Management Control Systemen van beide organisaties is in de gesprekken gebruik gemaakt van een interview guide. Deze is in de bijlage van dit onderzoek opgenomen. De interview guide richt zich op de inrichting en beoogde werking van het MCS en de wijze waarop de onderdelen van het MCS tight worden gemaakt maar ook hoe deze in de praktijk worden ervaren.
Tabel VII: tightness van de Resultaat controle
Soort controle
In gebruik bij RNA
In gebruik
bij RSZWF Wat maakt het tight
Tight bij RNA Tight bij RSZWF Resultaat ++ ++ Definitie van de gewenste resultaten
Congruent met echte doelen
van de organisatie ++ +/-
Specifiek ++ +/-
Effectief gecommuniceerd en
geïnternaliseerd ++ ++
Compleet -- --
Het meten van de gewenste resultaten
Congruent met echte doelen
van de organisatie ++ +/- Precies ++ +/- Objectief ++ + Tijdig ++ +/- Begrijpelijk ++ ++ Beloning of straf Significant +/- +/- Directe en definitieve link met
de resultaten ++ ++ Toelichting bij tabel VII:
Hoewel beide organisaties gebruik maken van Resultaat controle is de tightness bij de Rabobank SZWF van een lager niveau. De gewenste resultaten sluiten niet volledig aan bij de doelstellingen van de organisatie. Er worden namelijk geen kwantitatieve doelstellingen opgenomen terwijl de organisatie wel groeidoelstellingen kent en daar ook mee budgetteert. De gewenste resultaten zijn
37
door het kwalitatieve karakter ook minder specifiek. Dat geldt zowel voor de definitie als de te meten resultaten. Doordat veel van de resultaten bij de Rabobank SZWF afhankelijk zijn van uitkomsten van controles, audits en themaonderzoek zijn de resultaten minder snel bekend en zit er langere tijd tussen het opleveren van de scores op de diverse doelstellingen.
De Rabobank NA kent een performance management systeem wat identiek is aan de Rabobank SZWF maar er worden wel kwantitatieve doelstellingen in opgenomen die aansluiten bij de groeidoelstellingen van de organisatie. Inzicht in de cijfers is op wekelijkse basis beschikbaar en de informatie is objectief en begrijpelijk. Of de beloning significant is zou onderwerp van discussie kunnen zijn. Gemiddeld 15% en 10% potentieel variabel inkomen is in de markt waarin de beide organisaties opereren niet hoog. Dat in de beide Resultaat controles niet alle resultaatgebieden zijn opgenomen hoeft in de “hybride” MCS, zoals dat van deze beide organisaties niet erg te zijn. Voorwaarde is dan wel dat de ontbrekende gebieden door de andere vormen van controle worden geraakt (Merchant & Van der Stede, 2007, blz. 120).
Tabel VIII: tightness van de Actie verantwoordelijkheid
Soort controle In gebruik bij RNA bij RSZWF In gebruik Wat maakt het tight Tight bij RNA Tight bij RSZWF
Actie verantwoordelijkheid +/- ++
Definitie van de gewenste acties
Congruent met echte
vaardigheden in de organisatie +/- +/-
Specifiek -- ++
Effectief gecommuniceerd en
geïnternaliseerd +/- ++
Compleet -- --
Het volgen van de gewenste acties
Congruent met echte doelen
van de organisatie -- +/- Precies -- +/- Objectief -- +/+ Tijdig -- +/- Begrijpelijk -- +/+ Beloning of straf Significant +/- +/- Directe en definitieve link met
de acties -- ++
Toelichting bij tabel VIII:
De Rabobank NA maakt minder gebruik van controle via Actie verantwoordelijkheid en er zijn geen specifieke doelstellingen voor ontwikkeld. Daarmee zijn ze dus ook niet compleet. Omdat het gaat om meer kwalitatieve doelstellingen die alleen kunnen worden gesignaleerd in audits en controles is de objectiviteit en tijdigheid slecht te waarborgen. Medewerkers hebben vaak geen idee wat hiermee bedoeld zou kunnen worden omdat ze veel moeilijker concreet te maken zijn dan resultaatdoelstellingen en controles.
Rabobank SZWF daarentegen steunt met zijn controleplan voor een belangrijk deel op actieverantwoordelijkheid. Via gedetailleerde audits en rapportages over het juist volgen van de voorgeschreven processen is op medewerkers niveau bekend welke fouten er gemaakt worden en wat goed gaat. Medewerkers worden er ook individueel op aangesproken en van de gesprekken die gevoerd worden over gemaakte fouten vindt verslaglegging plaats. Ook voor de Rabobank SZWF geldt dat tijdigheid minder goed te waarborgen is. Voor een aantal vormen van actiecontrole is een permanent controleteam ingericht. Deze voorzien het management wel van tijdige en zeer gedetailleerde informatie over gemaakte fouten. Het blijven wel meer kwalitatieve doelstellingen die minder concreet zijn dan resultaatdoelstellingen. Ook hier wordt vastgesteld dat deze controle vorm
38
voor de beide organisaties lang niet compleet en alles omvattend is. Dit hoeft ook niet, mits de ander controlegebieden de hiaten vullen.
Tabel IX: tightness van de overige Actie controle
Soort controle
In gebruik
bij RNA bij RSZWF In gebruik Wat maakt het tight Tight bij RNA Tight bij RSZWF
Gedragsbeperkingen ++ +/- Betrouwbaar ++ --
Restrictief ++ --
Pre Actie Reviews ++ --
Frequent ++ +/-
Gedetailleerd ++ +/-
Uitgevoerd door geïnformeerd(e) perso(o)n(en) ++ ++ Toelichting bij tabel IX:
Hier blinkt het controlesysteem van de Rabobank NA in uit. Actie controle door Gedragsbeperkingen via centralisatie van de besluitvorming. De ICT systemen dwingen af dat fiattering van bepaalde processtappen plaatsvindt door een leidinggevende of door een andere afdeling (bijvoorbeeld Credit & Risc Monitoring). De Rabobank SZWF kent ook wel controle via gedragsbeperkingen maar in veel mindere mate dan de Rabobank NA. Zo is er sprake van een koppeling tussen de functie van een medewerker en het autorisatieprofiel. Het nadeel bij de Rabobank SZWF is dan wel dat de systemen daar weer niet aan gekoppeld zijn, met als gevolg dat ook daar weer intensieve controles en audits op uitgevoerd moeten worden. Ook de inrichting van de Pré Actie reviews is voornamelijk voorbehouden aan de Rabobank NA. Hier is deze vorm van controle onderdeel van het reguliere proces.
Tabel X: tightness van Personeel en Cultuur controle
Soort controle
In gebruik
bij RNA bij RSZWF In gebruik Wat maakt het tight Tight bij RNA Tight bij RSZWF Personeel ++ ++ Zekerheid over de aansluiting met de gewenste acties + +
Cultuur ++ ++ Zekerheid over de aansluiting met de gewenste acties +/- ++
Toelichting bij tabel X:
Deze beide vormen van controle staan hoog in het vaandel van beide organisaties en daar wordt naar gehandeld. Het personeel wordt gecoacht en gestuurd in de juiste richting en heeft veel aansluiting bij wat er van ze verwacht wordt. In beide organisaties is veel aandacht voor personeel en personele ontwikkeling. Het initiatief voor het actueel houden van opleidingen ligt bij de medewerker en de direct leidinggevende. Dat maakt het bewerkelijk en foutgevoelig en daardoor minder strak. Rabobank NA is een vrij jonge organisatie en daardoor is er nog maar heel beperkt sprake van één Rabobank cultuur, maar daar wordt wel hard aan gewerkt.
4.3.1 Conclusies
Beide Management Control Systemen zijn als “tight” te kwalificeren maar om andere redenen. Ze hebben beide een hybride karakter, waarbij alle vormen van controle in meer of minder mate zijn opgenomen in het MCS van de beide organisaties.
Rabobank NA maakt veel meer gebruik van kwantitatieve resultaatdoelstellingen die goed objectiveerbaar en precies zijn. Ze maakt systemen “fool-proof” en investeert in controle via het ontwikkelen van gemeenschappelijke normen en waarden. Voor wat betreft de Actie controle is er veel sprake van preventie.
39
De Rabobank SZWF investeert in het opleiden en trainen van mensen om hen in staat te stellen de processen goed te kunnen uitvoeren. De resultaten die gecontroleerd worden zijn grotendeels kwalitatief van karakter en daardoor minder objectiveerbaar. Op het gebied van Actie controle is sprake van detectie door het achteraf controleren van de juiste uitvoering van processen en daarop bij te sturen. Informatie is daardoor veel minder tijdig beschikbaar dan bij de Rabobank NA.