In de voorgaande paragraaf is een overzicht weergegeven van de beschikbare registratiesystemen van ketenpartners. In deze paragraaf wordt beschreven hoe de data verzameld zijn en hoe deze geïntegreerd zijn tot één analysedatabase. 3.2.1 Dataverzameling
Bij een groot aantal actoren in de strafrechtsketen is informatie verzameld van alle strafzaken die in 2005 en 2008 door het OM zijn afgehandeld. De informatie is op-gevraagd op zaaksniveau en betreft vooral datumvelden, die voor het meten van de doorlooptijd relevante activiteiten markeren die plaatsvinden gedurende het strafproces van een zaak. Het gaat bijvoorbeeld om de activiteit eerste verhoor bij de politie, het seponeren van een zaak door het OM of het uitspreken van een von-nis door de rechter. Daarnaast zijn aanvullende kenmerken verkregen, zoals het type rapportage dat de 3RO oplevert, en kenmerken die de koppeling tussen infor-matiesystemen mogelijk maken, zoals het parketnummer.
Een groot deel van de werkzaamheden bestond uit de verzameling van de gegevens uit de verschillende registratiesystemen. Bij de verzameling van de dataverzoeken is al doende een systematiek ontwikkeld volgens welke een spoedige en correcte levering van de data mogelijk was. In de meeste gevallen zijn in ieder geval de volgende processtappen doorlopen:
• Inhoudelijke afstemming over de werkprocessen van de ketenpartner: − Welke producten worden geleverd door de ketenpartner (bijvoorbeeld
taak-straffen)?
− Wat zijn de meest voorkomende werkprocessen? − Met welke ketenpartners wordt gecommuniceerd?
• Afstemming over de technische kant van de levering (vaak wordt hiervoor inzage gegeven in het datamodel van het registratiesysteem):
− Voor welke selectie van zaken kan informatie worden geleverd?7
− Welke registratievelden kunnen worden geleverd?
7 Bij een dataverzoek aan een ketenpartner is in veel gevallen de lijst van parketnummers die onderzocht worden (ongeveer 1 miljoen) meegeleverd, waarna de ketenpartner deze verzameling parketnummers verrijkt met de gevraagde (datum)velden. In die zin hebben de ketenpartners dus een gedeelte van de koppeling zelf uitgevoerd.
− Hoe verhouden de registratievelden zich tot de situatie in de praktijk (betrouw-baarheid en gevuldheid van de registratievelden)?8
• Afstemming over de condities voor levering:
− Voor welke onderzoeken kunnen de geleverde gegevens verder nog gebruikt worden?
− Inzage in (delen van) rapportages voor de definitieve oplevering ervan. 3.2.2 Data-integratie
De vorming van de analysedatabase is schematisch weergegeven in figuur 3.1. Hieruit blijkt dat gegevens die relevant zijn voor het bepalen van doorlooptijden, zoals instroom- en uitstroomgegevens per ketenpartner uit de verschillende regis-tratiesystemen worden geëxtraheerd. De transformatie die wordt uitgevoerd zorgt ervoor dat de data dezelfde vorm krijgen als de analysedatabase. In de praktijk betekent dat dat de data van de ketenpartners omgezet worden naar events (de structuur van de analysedatabase wordt hieronder nog verder uitgewerkt). Als het NIFP bijvoorbeeld voor één adviesrapportage een instroomdatum en een uitstroom-datum registreert, wordt dit omgezet naar twee events: instroom NIFP en uitstroom NIFP. De events worden hierna in de analysedatabase geladen, inclusief de bijbeho-rende parketnummers. Events in de analysedatabase met hetzelfde parketnummer behoren tot dezelfde zaak. Een zaak die bijvoorbeeld in OMDATA een bepaald par-ketnummer heeft, heeft in een registratiesysteem van het CJIB of de 3RO hetzelfde parketnummer.
Figuur 3.1 Schematische weergave van de ontwikkeling van de analysedatabase
3.2.3 Structuur van de analysedatabase
Nadat de koppeling van de verzamelde data had plaatsgevonden, konden de gege-vens uit de registratiesystemen samen worden gevoegd in de analysedatabase. Om de vulling van de nieuwe database zo flexibel mogelijk te maken, is gekozen voor een eenvoudige opzet: slechts twee verschillende entiteiten worden gemodelleerd, namelijk zaken en events. Beide entiteiten zijn beschreven in een aparte tabel, wat betekent dat er een zaak-tabel en een event-tabel is. Parketnummers zijn de unieke identificerende kenmerken in de zaak-tabel, en in iedere rij bevindt zich één zaak. In de zaak-tabel bevinden zich, behalve het parketnummer, nog meer variabelen die de zaak karakteriseren, waaronder:
• OM-afdoening (dagvaarding, transactie, sepot, voorwaardelijk sepot); • indicatie volwassen (ja/nee);
• indicatie type zaak (rechtbankzaak of kantonzaak); • peiljaar (2005 of 2008);
• indicatie standaardzaak (ja/nee); • indicatie veelpleger (ja/nee); • indicatie GVO (ja/nee);
De zaak-tabel bevat geen datumvelden. De datumvelden bevinden zich uitsluitend in de tweede tabel: de event-tabel.
Deze bestaat uit 3 variabelen: parketnummer, datum en soort event. Iedere zaak heeft, afhankelijk van de complexiteit van de zaak, enkele tientallen events, die een duidelijke omschrijving geven van het werkproces van die zaak. Wanneer de events van een zaak op chronologische volgorde worden gesorteerd, ontstaat een intuïtieve weergave van de manier waarop een zaak door de justitiële keten stroomt: een tijdslijn.
In tabel 3.2 staat een voorbeeld van hoe een zaak met een jeugdige verdachte in de analysedatabase als een tijdslijn kan worden weergegeven. Iedere rij correspon-deert met één event, waarbij de events op chronologische volgorde zijn gesorteerd. In deze specifieke zaak heeft de verdachte een delict gepleegd op 5 oktober 2007. De politie heeft daarna de verdachte verhoord, het PV gesloten en de zaak aan het OM overgedragen. Het OM ontvangt op 10 januari 2008 het PV. Een aantal weken later (23 januari 2008) stroomt de zaak in bij de RvdK voor een basisonderzoek proces-verbaal (BO-PV). Het OM besluit de verdachte te dagvaarden (1 februari 2008), waarna het onderzoek bij de RvdK wordt afgerond (3 maart 2008). Hierop volgt een aanhoudingszitting bij de rechter (9 april 2008) en een aantal maanden later een zitting waarin de rechter een straf oplegt: een taakstraf (27 juni 2008). Op 12 augustus 2008 start de jongere met de uitvoering van de taakstraf, die hij of zij op 12 november 2008 voltooit. De doorlooptijd van deze zaak wordt berekend tussen het eerste politieverhoor en de instroom bij de RvdK. De zaak duurt volgens deze definitie 238 dagen, ofwel 34 weken.
Tabel 3.2 Events van een voorbeeldzaak
Datum Ketenpartner Type event
5 oktober 2007 Geen Plegen feit
18 december2007 Politie Eerste verhoor*
18 december2007 Politie Laatste verhoor
8 januari 2008 Politie Sluiting PV
10 januari 2008 OM Ontvangst PV
14 januari 2008 OM Instroom OM
23 januari 2008 RvdK Onderzoek PV: instroom
1 februari 2008 OM Eerste beoordeling: dagvaarding 1 februari 2008 OM Laatste beoordeling: dagvaarding 7 februari 2008 RvdK Onderzoek PV: realisatie
20 februari 2008 OM Dagvaarding
3 maart 2008 RvdK Onderzoek PV: afronding
4 maart 2008 RvdK Onderzoek PV: uitstroom
9 april 2008 ZM Beslissing: aanhouding
27 juni 2008 ZM Vonnis: strafoplegging
27 juni 2008 ZM Vonnis executeerbaar
8 juli 2008 ZM Eindvonnis akkoord
12 juli 2008 ZM Vonnis onherroepelijk
28 juli 2008 ZM Vrijgeven voor executie
12 augustus 2008 RvdK Taakstraf (vonnis): instroom** 12 augustus 2008 RvdK Taakstraf: realisatie
12 november 2008 RvdK Taakstraf: afronding
12 november 2008 RvdK Taakstraf: uitstroom
* Startmoment bij de berekening van ketenlange doorlooptijden in dit rapport. ** Eindmoment bij de berekening van ketenlange doorlooptijden in dit rapport.
3.2.4 Evaluatie van het succes van de integratie
Niet eerder zijn de verschillende registratiesystemen binnen de strafrechtsketen op een dergelijke grote schaal aan elkaar gekoppeld als in dit onderzoek is gedaan. Dit onderzoeksproject is daarom tevens een test case voor de mate waarin de registra-tiesystemen van de verschillende ketenpartners op elkaar aansluiten en een over-eenkomend kwantitatief beeld geven van de processen. De bevindingen in dit hoofd-stuk kunnen derhalve aanknopingspunten bieden voor toekomstige onderzoeken die ook een dergelijke integratie vereisen. Een belangrijke bevinding van dit onderzoek is dat veel informatie binnen de justitiële keten goed is te koppelen door middel van het parketnummer.9 Problemen met de koppeling doen zich met name voor aan de voorkant (opsporing) en de achterkant (executie) van de strafrechtsketen. Aan de voorkant van de keten (politie, NFI) is het voornaamste knelpunt dat het parket-nummer vaak nog niet bestaat, en daarom ook niet in de registratiesystemen ge-registreerd kan worden. Aan de achterkant van de keten (de tenuitvoerlegging) is het perspectief anders: de persoon is in deze fase de belangrijkste teleenheid, niet de strafzaak. Een goed voorbeeld hiervan is een persoon die twee keer is veroor-deeld tot een gevangenisstraf. Deze twee gevangenisstraffen kunnen alleen maar volgtijdelijk worden uitgevoerd, en de uitvoering van de ene sanctie moet daarom wachten tot de andere is afgelopen.
De resultaten van het onderzoek worden rechtstreeks uit de analysedatabase berekend. De manier waarop dit wordt gedaan is verschillend voor de ketenlange doorlooptijd en de doorlooptijd per ketenpartner. In de volgende paragraaf wordt een gedetailleerde beschrijving gegeven van verschillende manieren waarop door-looptijden worden berekend.