11. Aanbevelingen
14.4. Data Management Plan
De evolutie naar jeugddelinquentierecht:
een verklaring voor de verschillen in
herstelbemiddeling tussen minder- en
meerderjarigen
Data Management Plan
Admin Details
Project Name: De evolutie naar jeugddelinquentierecht: een verklaring voor de verschillen in
herstelbemiddeling tussen minder- en meerderjarigen
Principal Investigator / Researcher: Fien Vaernewyck
Description: De basis van mijn onderzoek is een literatuuronderzoek, aangevuld met vragenlijsten
die verstuurd werden via e-mail naar twee HCA-diensten. Het doel van deze ingevulde vragenlijsten is het bekomen van nieuwe inzichten en meningen vanuit het werkveld.
Institution: Ghent University
Administrative Data
Date of first version
5 februari 2019
Date of last update
11 mei 2019
Data Collection
What data will you collect or create?
Vanwege COVID-19 wordt ervoor geopteerd om het klassieke interview via mail te laten verlopen. Via een vragenlijst kunnen de respondenten op een zelfgekozen tijdstip hierop antwoord en mij de ingevulde vragenlijst terugzenden. Het zal dus gaan om het verzamelen van Word-documenten waarin de respondenten hun antwoorden hebben geformuleerd. Daarna zullen deze antwoorden gelezen worden en zullen de vaakst voorkomende of meest interessante antwoorden gebruikt worden in het onderzoek. Idealiter zullen gegevens verzameld blijven worden tot een saturatiepunt wordt bereikt maar dit zal uiteraard afhankelijk zijn van de mate waarin respondenten deelnemen aan het onderzoek.
46
De data zal verzameld worden op een laptop in een afgesloten en versleutelde map. Concreet zullen de verschillende documenten benoemd worden, in volgorde van antwoorden, naar: respondent 1, respondent 2,... Om indien nodig nog de respondent te identificeren, wordt eveneens een
versleuteld document opgesteld waarin enkele persoonlijke gegevens (voornamelijk de naam) van de respondenten bewaard wordt.
Kwaliteitsvolle data zal in dit geval voornamelijk data zijn die bij verschillende respondenten wordt teruggevonden. Om er daarnaast voor te zorgen dat de verzamelde gegevens niet verloren gaan, worden deze ook opgeslagen op een externe harde schijf die in een gesloten ladekast wordt bewaard.
Data Documentation and Metadata
How will you document the data?
Bovenaan de vragenlijst wordt enige context gegeven met betrekking tot de vragen en antwoorden. Daardoor wordt het duidelijker over wat de vragen en de antwoorden specifiek gaan. Volgens mij is deze bijkomende schets van de context noodzakelijk voor derden om de vragenlijst en de
antwoorden correct te kunnen plaatsen, begrijpen en interpreteren.
Ethical and Legal Issues
How will you manage any ethics and confidentiality issues?
Wanneer respondenten de vragenlijst invullen zal ik uiteraard hun naam en eventueel e-mailadres te weten komen. Via een informed consent laat ik de respondenten weten dat hun deelname vrijwillig is, ze zich op elk moment kunnen terugtrekken en hun gegevens in dat geval gewist zullen worden, hun persoonlijke gegevens niet gebruikt zullen worden in de masterproef en ze bijgevolg
geanonimiseerd worden.
De ingevulde vragenlijsten, de persoonlijke gegevens en dergelijke zullen veilig bewaard worden in een map op een laptop die enkel toegankelijk is via een wachtwoord én op een externe harde schijf die bewaard wordt in een gesloten ladekast.
How will you manage intellectual property rights issues?
Naar gegevens of kennis, gebruikt in de masterproef door het literatuuronderzoek, werd steeds nauwkeurig gerefereerd. Wat betreft de verzamelde gegevens via de vragenlijst is er geen sprake van auteursrechten of andere, toch wordt steeds correct en precies meegegeven welke informatie verkregen werd via een respondent.
Data Storage and Backup during Research
47
De verzamelde gegevens worden op een laptop in een versleutelde map bewaard. Er zal voldoende opslagruimte beschikbaar zijn, indien nodig zal een externe harde schijf worden gebruikt voor het opslaan van het verzamelde materiaal. Daarnaast worden ook kopieën verzameld op die externe harde schijf in geval van problemen met de laptop.
How will you ensure that stored data are secure?
De mappen waarin de gegevens worden verzameld zullen steeds beveiligd worden met een
wachtwoord. Ook het document waarin persoonlijke gegevens van de respondenten vermeld staan (zoals namen) wordt nog eens apart versleuteld. Ook de algemene toegang tot de laptop is beveiligd met een wachtwoord. De mappen op de externe harde schijf die vertrouwelijke gegevens bevatten zullen eveneens versleuteld worden en de externe harde schijf wordt bewaard in een gesloten ladekast. Niemand buiten mezelf krijgt toegang tot deze documenten en gegevens. Het is in dit onderzoek niet de bedoeling dat de gegevens gedeeld worden met een andere onderzoeker of worden overgedragen aan een andere onderzoeker.
Data Selection and Preservation after Research
Which data should be retained for preservation and/or sharing?
De enige data die eventueel bewaard en/of gedeeld zou kunnen worden, zijn de inhoudelijke
antwoorden van de respondenten, zonder dat daar vertrouwelijke gegevens in worden prijsgegeven. Toch is het in dit onderzoek niet de bedoeling dat de datagegevens langer bewaard worden dan nodig of gedeeld worden met anderen. De verzamelde datagegevens vormen namelijk een aanvullend gedeelde van het onderzoek.
Om er zeker van te zijn dat de verzamelde gegevens niet meer nodig zullen zijn in het kader van het onderzoek of voor het slagen met de masterproef, wordt een bewaringsperiode van één jaar voorzien vanaf de datum dat de laatste gegevens verkregen werden.
What is the long-term preservation plan for the selected datasets?
Voor het bewaren van de gegevens voor één jaar zullen de gegevens na het afwerken van het onderzoek niet langer bewaard worden op de laptop maar op een externe harde schijf én een USB- stick. Beiden zullen in een verschillende gesloten ladekast bewaard worden waar alleen ik toegang toe heb.
Data Sharing
Are any restrictions on data sharing required?
De data, althans de persoonlijke en vertrouwelijke gegevens van de respondenten, zullen in geen geval gedeeld worden met derden. Indien gewenst kunnen de louter inhoudelijke antwoorden van de deelnemers wel gedeeld worden, dit onder strikte voorwaarden en enkele beperkingen.
48
How will you share data selected for sharing?
Er werd beslist om, indien gewenst, de verzamelde gegevens enkel te delen met mijn promotor of andere werknemers aan de Faculteit Recht en Criminologie van de UGent. Zij kunnen dan via mail of via een USB-stick de inhoudelijke antwoorden van de deelnemers bekomen en dus geen persoonlijke en/of vertrouwelijke gegevens.
Responsibilities and Resources
Who will be responsible for data management?
De enige onderzoeker voor deze masterproef, ikzelf, zal verantwoordelijk zijn voor het
datamanagement. Het datamanagement plan werd door het schrijven en onderzoek reeds enkele malen licht aangepast. Indien mijn studie aan de UGent volbracht werd zal ook ik verantwoordelijk blijven voor de gegevens, die na één jaar na de laatst verkregen gegevens, verwijderd zal worden.
Will you need additional resources to implement your DMP?
Voor het volbrengen van de voorschriften in mijn DMP zijn geen andere bronnen, trainingen en/of andere mogelijkheden nodig.
Collection and processing of personal data
1. Are you collecting or processing personal data?
- Yes
Er wordt gevraagd naar de naam en functie van de persoon in kwestie die de vragenlijst zal invullen en door hun antwoord aan mij te bezorgen ontvang ik ook het e-mailadres. Deze persoonlijke data wordt niet verder geanalyseerd of gebruikt, er wordt namelijk gezorgd voor anonimisering. Dat betekent dat enkel de inhoud van de vragenlijst, de antwoorden van de respondenten verwerkt zullen worden en wanneer deze in het eindwerk aan bod komen, niet achterhaald zal kunnen worden van wie een bepaalde uitspraak, mening of antwoord kwam. Verder worden geen gegevens zoals telefoonnummers, foto's of andere gevraagd.
2. Are you collecting or processing primary personal data and/or secondary personal data?
- Primary personal data
De respondenten werden via een informatiebrief en via een 'informed consent' geïnformeerd over de anonimisering die ik hen garandeer omtrent hun persoonlijke gegevens zoals naam, functie, mailadres.
3. If you are processing secondary personal data, will you inform the persons whose personal data are being processed or have they already been informed?
49
4. If no, explain why it is impossible or why it would take a disproportionate effort to inform the persons whose personal data are being processed.
Niet van toepassing.
Categories of personal data & data subjects
5. Are you collecting/processing any of the following special categories of data?
- None of the above
Het onderwerp van de masterproef gaat om herstelbemiddeling door minder- en meerderjarigen na het plegen van een misdrijf of wanneer ze daarvan worden verdacht. Daardoor zou de lezer kunnen denken dat er datagegevens zullen worden verzameld, maar dat is niet het geval. Eerder gaat het om het proces van herstelbemiddeling en dus niet zozeer om het aantal geslaagde/mislukte
herstelbemiddelingsprocessen, hoe vaak nog gevorderd wordt na een succesvolle herstelbemiddeling enzovoort.
6. Which other categories of personal data are you collecting/processing?
Geen van bovenstaande.
7. Whose personal data are you collecting/processing?
- Others (please specify below)
Het gaat om volwassenen die tewerkgesteld zijn binnen een dienst voor herstelgerichte en
constructieve afhandeling (HCA). Meer specifiek is het doel herstelbemiddelaars die optreden in een herstelbemiddeling als externe, neutrale derde te bevragen over het proces van herstelbemiddeling.
8. Will your research be seriously hampered if the persons whose personal data are being collected/processed exercise their right to access, to
rectification, to restriction of processing, to be forgotten, to data portability and/or to object?
- No
Het gaat namelijk hoofdzakelijk om een literatuuronderzoek waarbij werd gekozen voor een
aanvullend empirisch onderzoek. Het doel hiervan is het bekomen van nieuwe of andere inzichten en perspectieven op het proces van herstelbemiddeling. Het onderzoek staat of valt niet met het aantal antwoorden dat ik zal ontvangen van de respondenten.
9. If yes, please justify the need to deviate from one or more of the rights mentioned in question 8. A justification is required for each deviation.
Niet van toepassing.
Purpose(s) of the processing
50
De persoonlijke gegevens zullen niet gebruikt worden in de masterproef zelf. Enkel de antwoorden op de door mij gestelde vragen zijn van belang voor het onderzoek. Het gaat namelijk niet over een klinische of sociale studie waarbij de persoonlijke gegevens van belang zijn voor het eindresultaat van het onderzoek.
11. What is the legal ground for the processing? If the data are being
processed for multiple purposes, you must describe the legal ground for each purpose.
Bij de vraag om deel te nemen aan het onderzoek en hun perspectief en mening toe te lichten over het proces van herstelbemiddeling, werd eveneens gevraagd een 'informed consent' in te vullen en te ondertekenen. Daarmee tonen de respondenten aan vrijwillig mee te werken aan het onderzoek en geven ze aan begrepen te hebben dat ze ook op elk moment kunnen vragen om hun antwoorden en persoonlijke gegevens te verwijderen en niet meer te gebruiken voor het onderzoek.
GDPR responsibility
12. Is there another university, research institute or partner involved in the research (besides Ghent University)?
- No: UGent is the sole data controller
13. If yes, please specify who determines the purposes (‘why’) and the means (‘how’) of the research.
Niet van toepassing.
Data transfers & categories of recipients
14. Are you disclosing/sharing/transferring personal data beyond your project team, either with recipients in UGent or UZ Gent, or with external recipients?
- No
Zowel tijdens als na het onderzoek worden geen persoonlijke gegevens van de respondenten doorgegeven of meegedeeld aan derden. Enkel hun inhoudelijke antwoorden op de door mij gestelde vragen kunnen geraadpleegd worden in het eindwerk, uiteraard zonder dat daar namen of andere persoonlijke gegevens van de respondenten aan gekoppeld zijn.
15. If yes, to or with which categories of recipients are the personal data being disclosed/shared/transferred?
Niet van toepassing.
16. If yes, where are the personal data being disclosed/shared/transferred to?
Niet van toepassing.
17. What is/are the purpose(s) of the data transfer?
51
18. What is the legal ground for the data transfer? If there will be multiple data transfers, you need to indicate the legal ground for each data transfer.
Niet van toepassing.
Retention period
19. What is the envisaged retention period for the different categories of personal data? Please motivate.
De voorziene bewaringsperiode van de verzamelde persoonlijke en andere gegevens (inhoudelijk) van de respondenten, bedraagt één jaar. Na dat jaar zullen de gegevens, die overigens veilig bewaard zullen worden, vernietigd worden. De periode van één jaar, doorgaans gehanteerd als
standaardperiode voor het bewaren van gegevens van respondenten, werd zo gekozen om met zekerheid uit te sluiten dat de gegevens niet meer nodig zullen zijn voor het vervolledigen van het onderzoek.
Risk analysis
20. To analyse the possible risks associated with the processing of personal data, please tick the boxes that apply to this research.
- Aspects concerning the data subject's performance at work, economic situation, health, personal preferences or interests, reliability or behavior, location or movements are evaluated or scored, profiled or predicted
Persoonlijke voorkeuren of interesses met betrekking tot het proces van de herstelbemiddeling worden gevraagd aan de respondenten. Meer specifiek gaat het om hun, al dan niet, voorkeur voor het automatisch verval van de strafvordering na een succesvol herstelbemiddelingsproces. Daarbij wordt hen ook gevraagd deze voorkeur of keuze te motiveren.
Verder wordt niet gepeild naar hun prestaties op het werk, economische situatie,...
21. Does the research constitute a probable high-risk processing? If you ticked two or more boxes in question 20, the answer is ‘yes’.
- No
22. If yes, explain why the processing is necessary to achieve the purposes of the research.
Niet van toepassing.
23. If yes, provide more details for any of the risks that you have ticked in question 20.
Niet van toepassing.
52
24. What technical and organisational security measures are in place to protect personal data?
- I hereby confirm that I carry out my research in accordance with the information security policy of UGent
De gegevens worden niet bewaard in de ‘cloud’, zoals bijvoorbeeld Google Drive. Zij worden
daarentegen bewaard op mijn persoonlijke laptop die enerzijds beveiligd is door een wachtwoord en anderzijds beschikt over een antivirus en antimalware software. Daarnaast werd ook de toegang tot de map waarin de gegevens werden opgeslagen, versleuteld met een wachtwoord. Om verlies van de verzamelde gegevens te vermijden, werden zij eveneens bewaard in een versleutelde map op een externe harde schijf die zich in een gesloten schuif bevindt.
25. If you answered 'yes' to question 21 (which means that your research constitutes a probable high-risk processing), indicate whether the security measures taken are sufficient to protect the rights and freedoms of the people whose data you collect/process.
Niet van toepassing.
26. If you have motivated the need to deviate from one or more of the rights of the persons whose personal data you are collecting/processing in question 8 and 9, please describe which safeguards are put in place to protect their rights and freedoms.