e-mail : mpieters@ggdgelderlandzuid.nl
Geachte leden Dagelijks Bestuur en Managementteam GGD Gelderland-Zuid,
Het Dagelijks Bestuur van GGD Gelderland-Zuid heeft op 4
juli
2013 het 'Algemeen mandaat-volmacht- en machtigingsbesluit GGD Gelderland-Zuid' vastgesteld.Op basis hiervan is de DPG gemachtigd voor de in de bijlage bij genoemd besluit opgenomen
bevoegdheden. Conform artikel 3 van
dit
besluit kunnen deze bevoegdheden, in geval van afwezigheid van de DPG, worden uitgeoefend door een door hem schriftelijk aan te wijzen plaatsvervanger. Er kunnen ook meerdere plaatsvervangers worden aangewezen, mits wordt vastgelegd welke volgorde wordt gehanteerd.Hierbij bericht ik u dat ik, met ingang van heden, in volgorde heb aangewezen als plaatsvervangers bij mijn afwezigheid:
De heer M. Hoff, manager AGZ GGD Gelderland-Zuid
Mevrouw H. Hoogeveen, manager IGZ GGD Gelderland-Zuid
Mevrouw G. Kolthof, adviseur/kwartiermaker beleidsbureau JGZ GGD Gelderland-Zuid r J. van Wijngaarden, directiesecretaris GGD Gelderland-Zuid
Met v groet,
Dr. ir rs
D Publieke Gezondheid
Centraal postadres Postbus 1120 6501 BC Nijmegen www. ggdgelderlandzuid. nl info@ggdgelderlandzuid.nl
Hoofdvest¡g¡ngen a
a a a
Bezoekadres Regio Nijmegen Groenewoudseweg 275 6524'lV Nijmegen T: (088) L447t44 F: (024) 322 69 80
BIC /SWIFT: RABONL2U IBAN : N156. R48O,030.73.24.826 BTW: N18003.34.930.801 KvK: 09212724
U ontvangt dit verslag ingevolge de archie&erordening jaarlijks. Dezelfde verordening geeft aan dat uw Bestuur over dit toezicht en beheer jaarlijks veran|oording aflegt aan het Algemeen Bestuur, onder overlegging van dit verslag.
De Wet Revitalisering Generiek Toezicht geeft aan dat uw Bestuur over dit toezicht en beheer informatie verstrekt aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. Dit kan onder meer door toezending van dit jaawerslag.
Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag en word ik ge'l'nformeerd over de afhandeling hiervan.
Het publieksjaaœerslag van het Regionaal Archief Nijmegen is in maart dit jaar digitaal aan uw organisatie tgçyezonden.
Met vriendelijke gro t, Beens, eentearchivaris
='''WM'- ' x - îx/
i û ' c
! . Aantal Bijlagen: 1
|.nijmegen.nl 201 50414 GGD Aanbiedingsbrief
Beheer 1.'an naar de arthifbewtlaçlaatà' ol|eqebrat'hte anhiellen.
Het beheer van de osergebraclate archieven door het Regionaal Archief Nijmegen (1t.,ïN) is over het algemeen op orde. De archiefienst is bezig met het ontwil-k- -elen van meer slrstemaésclle knvaûteitszorg. Daarzlaast werkt het RAN, samen met de bureaus Ontwikke|g en Documentale Informaûes-oorziening van de gemeente Nijmegen, aan een oplossing voor het archis-eren, behercn en besclAik-baarste|en van digitale archiefdoctlmenten (eDepot).
Daarnaast zullen het relaùebelaeer, de informaée|-çlorziening voor de inspectie ld ndercentra en het contractbeheer worden ingericht.
sfet betarekki- ng tot de intet'ne k-xvahteitszorg zijn er geen xv-il'zip'ngen ten opzichte van 20 13. Bij de atlc'lîùng van afdelingen op basis van de HKZ speelt DIV (Nooralsnog) geen rol.
Het arcllieftoezicht wordt vlitgeoefend door de archiefmspecteklr in de vorm van k'aderstelEng, monitor-oserleggeta en audits. De k-aderstelngen waren vooral gericht op digitaal werken en archiveren en de gevolgen van organisaée|eranderingen op het Zformaéebeheer. De 4
Vernieùging, vervanging en veateemding van archielescheiden De procedure Nrernieûp'ng analoge dossiers is ten opzichte van 2013 niet gewijzigd. Deze procedure wordt nageleefd. De l-ernieép'ng van digitale dossiers zal bij de inrichting van Decos
|'er proces) worden meegenomen. Er is tot en met Nemieép'ngsl'aar 2014 Are|etigd.
Er zijn in 2014 bij de GGD geen iniûaéeven tot vervangm' g ontplooid. àrenreemding is de afgelopen vijf jaar bij de GGD niet aan de orde geweest.
5
6
gaan vormen van de sv-erk-processell. Een voorwaarde hiervoor is dat bij de inrichting van de Nverk-processen en de aanschaf van informaûesl|stemen vanaf het begin rekening wordt gehouden met de wijze waarop arclûe|nfo|aée wordt Nrastgelegd.
Het IIAN beheert op dit moment veelal digitale documenten waarvan de oriàénelen ook worden bewaard. De cligitale kopie heeft dan vooral de functie om het pubhek-sbereik' van de archieven en collecties van het RAN te vergroten en om de kwetsbare originelen te lnesclaermen. Van recent ftltomateriaal komt het Nvel voor dat alleen de cligitale versies worden beheerd en beschlk' baar gesteld via de digitale stuiezaal.
7
goed niveau. Voor de archie|esv-aamlaats is er een cala|teitenplan (onderdeel van het gemeente|l'k-e plan), waarin staat hoe te handelen in geval van brand, watertls-erlast of bij andere incidenten.
1 let RAN is lid van de Documentenxvacht, zodat men bij een calanùteit N'erzekerd is van acute eerste hulp. à'let het cala|teitenplan is in 2014 niet geoefend.
Mensen en middelen
Doordat de arc|e|evvaamlaats aan hoge eisen moet voldoen wordt een onevenreig deel van het totale budget besteed aan de exploitaée hiervan. Voor de &ensl-erlening aan de rep'ogemeenten, de gemeensclaappe|l'ke regelingen en het waterschap ontvangt het RAN 8
Postbus 9105 6500 HG NI]MEGEN
ons kenmerk: N/DIR/02 64/ LslMP lLW uw
kenmerk:
AR00/15.0003650datum:
22 april2OL5onderwerp:
Jaarverslag 2014 gemeentearchivarisGeachte heer Beens,
Uw schrijven gericht aan het Dagelijks Bestuur van
t4 apriljl.
met als bijlage het verslag over het door u in 2OL4 uitgevoerde toezicht op het archief- en informatiebeheer op de niet-overgebrachte archieven van de GR GGD Gelderland-Zuid is in goede orde ontvangen.In
de eerstvolgende vergadering van het DB d.d. 4juni
2015 zullen brief en verslagter
bespreking worden aangeboden met het verzoek om vervolgens daarmee naar het Algemeen Bestuur de zorgplicht voor het archief- en informatiebeheer (conform artikel 9 van de Archiefuerordening 2013) teverantwoorden.
Na bestuurlijke afhandeling
/
vaststelling zal, in het kader van het Interbestuurlijk (Archief)toezicht van de provincie Gelderland, het verslag aan het College van Gedeputeerde Staten wordentoegezonden.
Evenals
in2OI4
zullen ook in 2015 de ontwikkelingen in en het optimaliseren van het archief- en informatiebeheer van de GGD op een constructieve wijze met de archiefinspecteur in de reguliere monitorinspecties /-overleggen en KPI-audits worden besproken. De met het dagelijks archiefbeheer belaste functionarissen zullen-ook
in de komendejaren-
op basis van de bevindingen van en in overleg met de toezichthouder aan de slag gaan om de documentaire verzamelingen van de GGD op een zodanige wijze inte
richten dat deze in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaardCentraal postadres
Reg¡o Nijmegen (Nijmegen) R¡vierenland (Tiel)
IBAN : NL56.R48O,030.73.24.826 BTW: NL8003.34.930.801 KvK: 092L2724
zult u te zijner
tijd
nader worden bericht.nde u voor
dit
moment voldoende geinformeerdte
hebben, ijke groet,Pieters
Publieke Gezondheid Dr
Di