1 Geef een omschrijving van de actie U bent verplicht om deze vraag in te vullen
In deze actie worden de voorbereidende stappen omschreven die nodig zullen zijn voor het optimaliseren van het communicatieplan van ELZ Kemp en Duin.
De optimalisatie houdt in dat de ELZ door inzet van juiste en aangepaste communicatiekanalen, meer PZON zal bereiken. Ook de PZON die moeilijk bereikbaar is. Voor elke doelgroep is een communicatieflow uitgeschreven.
Behoefte
2 Aan welke behoefte wilt u tegemoet komen met de actie?
Licht toe wat u wilt oplossen of creëren. Omschrijf de specifieke situatie of context die u wil veranderen.
Geef ook aan hoe dringend oplossingen nodig zijn
De COVID pandemie, en de opdrachten die de Zorgraden kregen om deze te beheersen, hebben ELZ Kemp en Duin in snel tempo laten werken aan een communicatieplan.
Het huidige communicatieplan en de daarbij gebruikte kanalen, bereiken niet de volledige populatie van onze zone. Grotendeels digitaal communiceren bereikt een grote groep, maar de PZON die niet digitaal vaardig is, of geen toegang heeft tot digitale communicatieplatformen zoals e-mail of sociale media, ontvangen hierdoor niet de juiste informatie.
Doelgroep
3 Welke doelgroep wilt u met de actie bereiken en vooruit helpen?
Door het communicatieplan te optimaliseren willen we elke PZON, mantelzorger, zorgverlener, bestuurder, burger, … kortom iedereen, kunnen bereiken.
Bijzondere aandacht gaat uit naar ouderen, personen zonder toegang tot internet of sociale media, anderstaligen en personen die niet digitaal-vaardig zijn.
Rol van de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag
4 Welke rol vervult de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag en zijn omgeving in de actie?
Geef aan of de actie echt op hem gericht is. Vermeld ook of hij erbij betrokken wordt om de actie op te zetten en uit te voeren.
U bent verplicht om deze vraag in te vullen
Door een onderzoek en populatiemanagement wordt in kaart gebracht welke doelgroepen we hebben in onze zone, en welke we hiervan goed kunnen bereiken.
Voor de doelgroepen die we moeilijk of niet kunnen bereiken, dient er onderzocht te worden hoe dit komt.
Hiervoor wordt een aanspreekpunt per doelgroep gezocht, die een representatief en gedragen standpunt kan innemen over de drempels die deze groep ondervindt om ons te bereiken of informatie van ons te ontvangen.
Alsook wordt met deze persoon naar alternatieven gezocht, en voorkeuren voor communicatiekanalen besproken.
Gefaseerd zal er voor elke doelgroep een testfase gebeuren, waarbij de effectiviteit van de nieuw gekozen communicatiekanalen gemeten wordt. Welk meetinstrument hiervoor gebruikt zal worden, is nog onbeslist.
Na een evaluatie van elke testfase wordt het communicatieplan bijgestuurd.
Visie en waarden
5 Maak duidelijk hoe deze actie past binnen de visie en de waarden van de zorgraad.
In de missie van de ELZ staat de PZON centraal. Ook in ons communicatieplan: de ELZ zorgt ervoor dat elke PZON op de meest aangepaste manier de nodige informatie ontvangt.
Dit gebeurt vanuit de visie dat volledige, toegankelijke, aangepaste, correcte en begrijpbare informatie de PZON zal ondersteunen om zijn gezondheidsvaardigheden te versterken.
De centrale waarde die deze actie beschrijft is kwaliteit en transparantie.
Middelen
6 Welke middelen hebt u ter beschikking
Voor deze actie zal er beroep gedaan worden op de expertise van partners die reeds ervaring hebben met het opstellen van communicatieplannen.
Ten tijde van het opstellen van deze fiche, is er nog geen inhoudelijke bespreking of taakverdeling geweest.
Alsook is er geen zicht op materiële of financiële noden gekoppeld aan deze actie.
Partners
7 Met wie gaat u samenwerken om het doel te bereiken
Alvorens afspraken te maken met partners, dient er een inventarisatie gemaakt te worden van welke partners en diensten we bij deze actie moeten betrekken.
Een voorlopig overzicht van potentiële partners bestaat uit: communicatiediensten van de lokale besturen, een medewerker die de taak van populatiemanager zal opnemen, een medewerker die aanspreekpunten per doelgroep zal opzoeken en contacteren, personen die als aanspreekpunt voor de doelgroep zal fungeren, een medewerker die de rol van communicatiemanager op zich neemt, …
Deze lijst is niet limitatief en zal uitgebreid worden tijdens het doorlopen van het proces.
Andere betrokkenen
8 Wie moet u bevragen, informeren, … om het draagvlak en de impact van uw actie te vergroten?
Via de vertegenwoordigers van de doelgroepen proberen we contacten te leggen met communicatiekanalen of andere wegen om deze personen te bereiken.
Mogelijkheden hiervoor zijn ledenbladen, lokale (radio)zenders, buurthuizen, (religieuze) ontmoetingsplaatsen, wijkgezondheidscentra, …
Deze lijst is niet limitatief en zal uitgebreid worden tijdens het doorlopen van het proces.
Resultaten
9 Geef heel concreet aan waaraan u op korte, middellange en lange termijn zult merken of uw actie effect heeft
U bent verplicht deze vraag in te vullen
Korte termijn Inventarisatie van partners ter ondersteuning van het populatieonderzoek.
Resultaat van het onderzoek geeft weer welke doelgroepen er zijn, en welke we met de huidige communicatiestrategie kunnen bereiken
Middellange termijn Inventariseren van aanspreekpunten per doelgroep en onderzoeken van mogelijke drempels waardoor zij geen informatie van / over de ELZ ontvangen.
Beschrijving van alternatieven om deze drempels weg te werken Lange termijn Aanpassen communicatieplan voor groter bereik bij volledige populatie
Deze resultaten die als tussentijdse doelen gebruikt worden in de voorbereidende fase. Na deze fase zal de concrete actie, met name het aanpassen en uitrol van het nieuwe actieplan, van start gaan. De timing hiervoor is nog niet bepaald.
Beoogde impact
10 Welke (maatschappelijke) verandering wilt u bereiken?
U bent verplicht deze vraag in te vullen
Het uiteindelijke doel van de actie die voortvloeit uit deze voorbereidende fase dat de ELZ beschikt over een communicatieplan, waarmee elke PZON op weg die voor hem / haar het meest geschikt is, de informatie van de ELZ ontvangt.
Dit communicatieplan is een afgewerkt, maar dynamisch product. Het kan dus aangepast worden wanneer er nieuwe noden zich voordoen.
Het plan is geschikt om bij elke actie of campagne toe te passen.
Het doel van de voorbereidende fase is om inzicht te krijgen op het huidige bereik van onze informatie, en in kaart te brengen welke doelgroepen onvoldoende toegang hebben.
De ELZ wil ernaar streven dat iedereen die informatie omtrent gezondheid- en welzijn ontvangt, die afkomstig is of werd opgesteld in samenwerking met de ELZ, als betrouwbare en correcte informatie beschouwt. De vermelding van de ELZ in communicatie vormt een kwaliteitslabel.
Indicatoren
11 Welke indicatoren of maatstaven gebruikt u om uw actie te meten?
Vermeldt vooral impactgerichte indicatoren, zoals de mate van gedragsverandering, het stressniveau en de werkdrukervaring bij zorgverleners, en de aanwezigheid van diverse disciplines en profielen in de
zorgteams. Geef bijvoorbeeld aan of mensen een bepaald instrument gebruiken of hun gedrag veranderd is nu ze een bepaalde vorming hebben gevolgd.
U bent verplicht deze vraag in te vullen.
De uiteindelijke impact van het welslagen van deze actie, zal pas zichtbaar worden wanneer het communicatieplan er is, en ook effectief wordt gebruikt. Deze actiefiche beschrijft enkel de voorbereiding.
Indicatoren die we in deze voorbereidende fase kunnen gebruiken zijn: het vinden van aanspreekpunten per doelgroep, het meten van hun bereidheid tot medewerking, en opmaken van een inventaris met mogelijke drempels.
Meetinstrumenten
12 Welke meetinstrumenten kunt u inzetten om de indicatoren te meten?
Mogelijke meetinstrumenten zijn (online)bevragingen en registraties.
U bent verplicht om deze vraag in te vullen.
Deze zijn nog niet bepaald. Meetinstrumenten zijn nog niet van toepassing in de voorbereidende fase.
Kernteam
13 Wie zijn de hoofduitvoerders van de actie?
Vermeld ook de coördinator
De coördinerende medewerker zal samen met leden uit de Zorgraad op zoek gaan naar potentiële partners die in dit voorbereidingstraject betrokken moeten worden. Deze zullen ondergebracht worden in een specifieke ELZ-werkgroep communicatie.
Deze werkgroep kan begeleid worden door één of meerdere personeelsleden van de ELZ.
Tijdens het proces zal bepaald worden die we coördinerende rol gaat opnemen om het communicatieplan af te werken en uit te rollen.
Verbinding met andere acties
14 Welke links zijn er met andere acties in het beleidsplan of met acties van partners in de eerstelijnszone?
Tijdens de vaccinatiecampagne werd er in de communicatie cel reeds intensief samengewerkt met de communicatiediensten van de lokale besturen, programmamanager vaccinatie (ELZ) en de communicatiemanager vaccinatie (ELZ). Deze partners worden alvast betrokken in de eerste fase van deze actie.
Andere potentiële partners zijn nog niet in kaart gebracht, en contacten moeten nog gelegd worden.
Er is geen link tussen deze actie, en een andere uit het actieplan van 2022.
Opvolging
15 Hoe wordt de actie opgevolgd door het kernteam en door de zorgraad?
Vermeld of er een tussentijdse evaluatie wordt gehouden en of de actie mogelijk wordt bijgestuurd. Geef ook aan wanneer de actie en het uiteindelijke resultaat geëvalueerd worden.
Na goedkeuring van de actiefiche wordt deze actie op de Zorgraad voorgesteld om leden te zoeken die deel willen uitmaken van de werkgroep. Leden die deel uitmaken van deze werkgroep, zullen intensiever betrokken worden bij dit project.
De brede zorgraad ontvangt een tussentijdse evaluatie na het afronden van het populatiemanagement, het aanstellen van aanspreekpunten en inventarisatie van drempels.
Na dit voorbereidend traject, zal opnieuw gevraagd worden aan de Zorgraad om leden af te vaardigen die in de werkgroep willen zitten voor het uiteindelijke project.
Afbakening van de actie
16 Wat valt buiten het doel van de actie?
Deze actiefiche omschrijft enkel het voorbereidende traject. Er worden tijdens deze fase nog geen stappen ondernomen om het communicatieplan volledig te optimaliseren.
De ELZ zal niet fungeren als centraal aanspreekpunt voor alle individuele vragen van burgers, maar enkel als verstrekker en verspreider van correcte informatie.
Actie 7 – Implementatie conventie psychologische functies in de eerste lijn