12. Communicatie
12.5. Communicatieplan
In het verslagjaar is verder invulling gegeven aan het opstellen van een communicatieplan. Hierbij zijn naast de MR ook de toezichthouders en een vrijwilliger uit de achterban van ouders met expertise op het gebied van communicatie, betrokken geweest.
Eben-Haëzerschool
Streekschool voor Reformatorisch Onderwijs
30 13. Jaarverslag MR
Voor u ligt het jaarverslag van de medezeggenschapsraad (MR) van de Eben-Haëzerschool te Bennekom over het kalenderjaar 2019. Op deze wijze legt de MR formeel verantwoording af over haar activiteiten.
Het jaarverslag beschrijft de samenstelling en werkwijze van de medezeggenschapsraad en geeft een overzicht van de onderwerpen die in het afgelopen schooljaar in de vergaderingen zijn behandeld.
Tenslotte wordt een vooruitblik gegeven op de aandachtspunten van de raad in het volgende schooljaar.
13.1. Samenstelling MR
De MR is samengesteld uit 6 personen, 3 personen uit de personeelsgeleding en 3 personen uit de oudergeleding. Namens de oudergeleding maakten in 2019 deel uit van de MR: Dhr. C. Korpershoek (voorzitter), Dhr. J. Boeder en mevr. J. van der Maas. Namens de personeelsgeleding namen deel: mevr.
L. Hazeleger, mevr. W. den Heijer (secretaris) en M. van Kan. Dhr. C. Korpershoek en mevr. L. Hazeleger waren in 2019 aftredend en niet herkiesbaar. Voor hen in de plaats zijn mevr. D. Bazen (oudergeleding) en mevr. R. Verheij (personeelsgeleding) gekozen binnen de MR. Het voorzitterschap is naar mevr. J. van der Maas gegaan en M. van Kan heeft de functie secretaris van W. den Heijer overgenomen.
13.2. Werkwijze MR
Wat doet de MR? Iedere school heeft verplicht een medezeggenschapsraad (MR). Dit is vastgelegd in de wet op de medezeggenschap (WMS). De MR is een inspraakorgaan voor ouders en personeel. De MR overlegt met het bestuur, de directie en het MT van de school over schoolbeleid zoals bijvoorbeeld onderwijskwaliteit, passend onderwijs, personeelsbeleid en veiligheid.
De MR heeft een adviserende taak en moet ook haar instemming geven over bepaalde zaken, zoals de formatie en de begroting.
Naast de formele bevoegdheden van de MR ziet ze haar rol daarbij vooral als ondersteunend aan het bevoegd gezag, en probeert steeds op positieve wijze mee te denken.
13.3. Vergaderschema
De MR heeft in 2019 zes keer vergaderd en was vertegenwoordigd bij de jaarvergadering. Vaak werd de vergadering bezocht door de directeur om de MR bij te praten over de zaken die op school speelden en ook werd er vanuit het bevoegd gezag diverse keren een toelichting gegeven op stukken waar de MR mee in moet stemmen zoals de begroting. Met het bestuur is er eenmaal een ambitie gesprek geweest.
13.4. Onderwerpen
Tijdens de vergaderingen zijn onder andere de volgende onderwerpen aan de orde geweest:
De begroting 2020
Via de nieuwsbrief werden de ouders op de hoogte gehouden van zaken die door de MR behandeld zijn.
Ouders en personeel hebben middels een brief de gelegenheid gekregen om zich kandidaat te stellen voor de jaarlijkse verkiezing van twee nieuwe MR leden.
De MR was met een stand aanwezig op de contactavonden. Ouders konden hun tips en tops kwijt voor de MR. Hier was geen respons op.
Eben-Haëzerschool
Streekschool voor Reformatorisch Onderwijs
31 Via de weekbrief van het personeel werden de teamleden op de hoogte gehouden van de activiteiten van de MR.
13.6. Plannen voor 2019:
Als MR willen we in het jaar 2020 vooral meedenken over het beleid rondom ICT op school.
13.7. Afsluiting
Als MR beseffen we dat we dit alles niet kunnen zonder de zegen van de Heere. We vinden het dan ook heel waardevol dat we iedere MR vergadering beginnen met een korte Bijbelstudie en gebed. Het jaar 2019 en ook dit nieuwe jaar doen we het aan de hand van het Bijbelboek Romeinen.
Eben-Haëzerschool
Streekschool voor Reformatorisch Onderwijs
32 14. Financiële paragraaf
14.1. Realisatie staat van baten en lasten en balans
Realisatie 2018 Realisatie 2019 Begroting 2019
Verschil
Bovenstaande tabel geeft een weergave van de staat van baten en lasten van de gehele organisatie.
Hieronder is de verdeling van het totale resultaat weergegeven.
Realisatie 2018 Realisatie 2019 Begroting 2019 Verschil
Eben-Haëzerschool 18.205 -505 -47.196 46.691
Stichting -7.308 3.801 - 3.801
Totaal 10.897 3.296 -47.196 50.492
Eben-Haëzerschool
Streekschool voor Reformatorisch Onderwijs
33 Een belangrijke ontwikkeling die invloed heeft op de exploitatie van 2019 is de besluitvorming rondom het afsluiten van de nieuwe cao. Begin januari 2020 is uiteindelijk met terugwerkende kracht vanaf 1 maart 2019 een nieuwe cao afgesloten. De afspraken in deze cao hebben substantiële consequenties op de jaarresultaten 2019 en 2020. In deze cao is namelijk afgesproken dat alle medewerkers vanaf januari 2020 een verhoging van het salaris ontvangen van 4,5%. Daarnaast ontvangen zij twee eenmalige uitkeringen; eenmaal 33% van het verhoogde maandloon en eenmaal 875 euro (naar werktijdfactor).
Zowel de verhoging van 4,5% als de uitkeringen vinden plaats in 2020. De middelen om deze uitbetaling te kunnen doen heeft echter al plaatsgevonden in de bekostiging 18/19 en de verhoogde bekostiging van 19/20. De eenmalige uitkering van 875 euro wordt betaald uit een eenmalige uitkering van 150 miljoen euro die in december 2019 is ontvangen. Het matchen van de opbrengsten met de kosten is niet mogelijk gebleken waardoor het resultaat 2019 een veel hogere realisatie laat zien. Deze hogere realisatie is bovenstaand inzichtelijk gemaakt door middel van een ‘genormaliseerd resultaat’. Het overschot in 2019 zal immers als tekort weer terugkomen in het verslagjaar 2020. Het overschot is in een bestemmingsreserve opgenomen zodat ook volgend jaar nog duidelijk is om welk bedrag het gaat.
Het verschil in realisatie 2019 ten opzichte van 2018 heeft als belangrijkste oorzaak dat in de baten er hogere ontvangsten zijn geweest voor gestegen loonkosten, indexaties en extra werkdrukmiddelen. De lasten laten afwijkingen zien in de loonkosten, met name dankzij een hogere inzet dan in 2018.
Daarnaast is de realisatie op een aantal materiële budgetten in 2019 anders verlopen dan in 2018.
Wat betreft het verschil tussen de realisatie en begroting 2019 is het effect betreffende de nieuwe cao circa 41.000 euro. Daarnaast in de begroting vanuit gegaan dat gestegen lasten voor pensioenen worden gecompenseerd in de indexatie van de bekostiging. Het totale effect hiervan op de rijksbijdragen is 4.000 euro geweest. De loonkosten laten als gevolg hiervan een vergelijkbare overschrijding zien.
Een andere onverwachte ontwikkeling is het vervroegd vrijkomen van extra middelen voor werkdruk-vermindering per augustus 2019. Er werd in 2019 een bedrag van 31.500 euro verwacht terwijl er door een hogere bijdrage per leerling, een bedrag van 37.000 euro is ontvangen. Deze middelen zijn aangewend voor extra inzet leerkrachten en onderwijsondersteunend personeel.
Onderstaand een beknopte toelichting op de overige ontwikkelingen en de belangrijkste verschillen per categorie ten opzichte van de begroting.
De rijksbijdragen laten een positief verschil zien van 79.000 euro. Voor 57.500 euro (cao 41.000 euro, indexaties 4.000 euro en werkdrukmiddelen 6.500 euro) wordt dit verklaard door de eerder genoemde ontwikkelingen. Het overige deel is het gevolg van 15.500 euro niet-begrote groeibekostiging en 3.500 euro hogere bijdragen voor zorgarrangementen. Als laatste betreft het circa 9.000 euro hogere subsidie studieverlof.
De bijdragen vanuit de gemeente zijn 3.000 euro lager, doordat de ontvangen vandalismevergoeding lager uitvalt.
De overige baten komen 17.000 euro hoger uit dan begroot, wat grotendeels is toe te schrijven aan hogere overige baten personeel door een ontvangen premierestitutie van BWGS van 15.500 euro. De baten (10.000 euro) van de stichting zijn tevens in het totaal verwerkt. Deze laten ook een overschrijding van 1.500 euro zien door hogere ouderbijdragen voor het schoolfonds.
De personele lasten komen op totaalniveau 40.000 euro hoger uit dan begroot. De personele lasten bestaan ui de loonkosten en de overige personele lasten. De overschrijding is volledig toe te schrijven
Eben-Haëzerschool
Streekschool voor Reformatorisch Onderwijs
34 aan de overige personele lasten. De loonkosten zijn conform begroting gerealiseerd. De loonkosten komen in eerste instantie 5.000 euro hoger uit, mede door de gestegen pensioenpremies en overige indexaties. Daarnaast is er 0,45 fte meer inzet onderwijsondersteunend personeel gerealiseerd dan begroot. Ook de inzet schoonmakend personeel komt ruim 0,2 fte hoger uit. Hier staat een iets lagere inzet leerkrachten tegenover. In totaal komt de inzet 0,6 fte hoger uit. Tegenover deze ontwikkelingen staat dat er ook loonkosten voor vervanging zijn begroot. Daarop is echter een voordeel ontstaan doordat de uitkeringen hoger waren dan de kosten en vervangingen zijn gerealiseerd met extern personeel. Hierdoor is een voordelig resultaat van 5.000 euro zichtbaar. Op totaalniveau zijn de loonkosten daarmee conform begroting gerealiseerd. De overschrijding van 40.000 euro is daarmee volledig het gevolg van de overige personele las-ten. Dit is veroorzaakt door 8.000 euro hogere (na)scholings-en schoolontwikkelkosten in verband met diverse trainingen en cursussen van onder meer Dyade Academy, Medilex en Driestar. De grootste overschrijding is echter zichtbaar op de kosten voor extern personeel, namelijk 26.000 euro, vanwege inhuur van vervangingsinzet via ECM Dialoog. De post
‘overige’ laat een overschrijding van 8.500 euro zien. Daar staan 2.500 euro lagere kosten voor bedrijfsgezondheidszorg tegenover.
De afschrijvingen zijn bij benadering conform begroting gerealiseerd.
De huisvestingslasten laten een voordeel zien van 12.000 euro wat wordt veroorzaakt door een lagere dotatie als gevolg van een nieuw onderhoudsplan. Tussen de overige posten onder de huisvestingslasten zijn echter wel verschuivingen zichtbaar.
Bij de leermiddelen is een overschrijding zichtbaar van circa 12.000 euro. Dit is toe te schrijven aan 8.000 euro hogere computerkosten door kosten voor TOVI Educatief, 2.000 euro hogere licentiekosten en 2.000 euro hogere kopieerkosten.
De overige instellingslasten laten een overschrijding zien van 2.000 euro. Dit is de oorzaak van 4.000 euro hogere lasten voor de school door onder meer hogere administratielasten en overige beheerslasten in verband met financieel advies en verdere dienstverlening van het administratiekantoor en de accoun-tant. Daar staat tegenover dat de kosten voor leerlinggebonden activiteiten en voor overblijven plus de diverse instellingslasten lager uitvallen. Daarnaast zijn de lasten (6.000 euro) van de stichting hierin verwerkt. Deze laten een besparing zien van 2.000 euro.
14.2. Balans
Onderstaand overzicht geeft de balans weer per 31 december van de afgelopen drie boekjaren.
ACTIVA Ultimo 2019 Ultimo 2018 Ultimo 2017
x € 1.000 x € 1.000 x € 1.000
Eben-Haëzerschool
Streekschool voor Reformatorisch Onderwijs
35
Totaal vlottende activa 522 507 477
Totaal activa 703 713 643
PASSIVA Ultimo 2019 Ultimo 2018 Ultimo 2017
x € 1.000 x € 1.000 x € 1.000
Algemene reserve 239 281 262
Bestemmingsreserves publiek 172 131 131
Bestemmingsreserves privaat 13 15 24
Bestemmingsfonds publiek - - -
Bestemmingsfonds privaat 15 10 8
Eigen vermogen 439 436 425
Voorzieningen 134 132 98
Langlopende schulden - - -
Kortlopende schulden 130 145 120
Totaal passiva 703 713 643
De investeringen binnen het inventaris en apparatuur worde veroorzaakt door de aanschaf van leerlingsets en bureaustoelen. De investeringen met betrekking tot ICT bestaan uit de aanschaf van diverse notebooks, een pc en een cloud station server met harde schijf. De post gebouwen en terreinen betreft de investering in het plaatsen van een hekwerk voor de kinderopvang.
De reserves zijn met circa 3.000 euro gestegen wat overeenkomt met het geconsolideerde resultaat.
Binnen de reserves wordt onderscheid gemaakt tussen de publieke (school) en private (stichting) reserves. Het overschot dat dit jaar is ontstaan in het resultaat door de verwerking van de cao is in een bestemmingsreserve opgenomen zodat ook volgend jaar nog duidelijk is om welk bedrag het gaat.
De voorzieningen zijn met 1.500 euro gestegen. Aan de voorziening groot onderhoud is 24.000 euro gedoteerd en ruim 24.600 euro onttrokken (met name vervanging systeemplafonds, levering en montage aluminium kozijnen, plaatsen nieuwe zonwering en vervangen lichtkoepels). Daarnaast is er op basis van het personeelsbestand rekening gehouden met een hoger bedrag per fte waardoor de voorziening jubileumuitkering een hogere stand laat zien.
14.3. Treasury
In 2019 hebben er geen beleggingen en derivaten plaatsgevonden in risicodragend kapitaal. Er zijn geen wijzigingen opgetreden ten opzichte van voorgaand jaar. Zowel de publieke als de private middelen zijn niet ondergebracht in risicodragend kapitaal. De beschikbare vrije middelen werden overgemaakt naar een spaarrekening. Er hebben zich in het verslagjaar geen liquiditeitsproblemen voorgedaan.
Eben-Haëzerschool
Streekschool voor Reformatorisch Onderwijs
36 Bij het selecteren van een bank voor het onderbrengen van de spaartegoeden wordt door het bestuur gelet op de credit rating van de betreffende bank, conform de ‘Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016’ en met het oog op het zoveel als mogelijk waarborgen van een goed beheer van deze tegoeden. Om dit te waarborgen is door het bestuur een treasurystatuut opgesteld, waarin afspraken zijn vastgelegd inzake de wijze waarop wordt omgegaan met de regeling. Daarnaast is in dit statuut opgenomen wie welke verantwoordelijkheden op dit terrein heeft. Op hoofdlijnen staat in het treasurystatuut beschreven dat het beleid ten aanzien van beleggingen, leningen en derivaten met betrekking tot de publieke middelen zeer behoudend is. De hoofdsom dient ten alle tijden gegarandeerd te zijn.
Eben-Haëzerschool
Streekschool voor Reformatorisch Onderwijs
37 15. Contiunïteitsparagraaf: ontwikkelingen in meerjarig perspectief
15.1. Leerlingen
Bij het opstellen van de meerjarenbegroting 2020-2024 is rekening gehouden met de volgende verwachte leerlingaantallen in de komende jaren.
Teldatum per 1 oktober 2018 2019 2020 2021 2022 2023
Onderbouw totaal 103 101 110 115 116 122
Bovenbouw totaal 103 104 104 99 106 106
Totaal 206 205 214 214 222 228
Bovenstaande overzichten laten de ontwikkeling van het leerlingaantal over de afgelopen en komende jaren zien. Het leerlingaantal is afgelopen jaren licht gedaald. De komende jaren is rekening gehouden met een stijging van het leerlingaantal, die voornamelijk zichtbaar is in de onderbouw.
15.2. FTE
Functiecategorie 2018 2019 2020 2021 2022 2023
Directie 0,60 0,66 0,70 0,70 0,70 0,70
Leerkracht 11,16 11,90 11,41 10,99 10,99 10,99
Onderwijsondersteunend personeel 1,02 1,72 1,96 2,30 2,30 2,30
Schoonmaak 0,49 0,74 0,50 0,50 0,50 0,50
Vervanging eigen rekening 0,00 0,00 0,50 0,50 0,50 0,50
Totaal 13,27 15,02 15,07 14,98 14,98 14,98
Bovenstaand overzicht laat het verloop van de inzet zien over vorig jaar, het verslagjaar en de komende jaren. In 2019 is een substantieel hogere inzet zichtbaar. Dit is mede te verklaren doordat in januari is gestart met een extra instroomgroep, extra inzet is gerealiseerd voor werkdrukvermindering en de splitsing van groep 8. De komende jaren wordt een relatief stabiele formatie verwacht. Er is wel een verschuiving zichtbaar tussen de inzet leerkrachten en de inzet onderwijsondersteunend personeel, vanwege de afvloeiing van 0,725 fte leerkrachten per augustus 2020 en 0,5 fte extra inzet onderwijsondersteunend personeel per september 2020 als gevolg van de grote instroom in groep 1.
15.3. Staat van baten en lasten
Realisatie Begroting Begroting Begroting
2019 2020 2021 2022
1996 1998 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018 2020 2022 Verloop leerlingaantal
Eben-Haëzerschool
Bovenstaand overzicht geeft de begroting weer voor de komende 3 jaar. Er is geen sprake van majeure investeringen de komende jaren.
Het overzicht laat de komende jaren positieve resultaten zien. Voor 2020 is een resultaat rond de nullijn zichtbaar. Er zal van jaar tot jaar nader bepaald worden of de omvang van de huidig gepresenteerde resultaten acceptabel en gewenst is. Afhankelijk van die uitkomst zal elke begrotingsronde bekeken worden wat de mogelijkheden zijn binnen de kaders van onder andere de kengetallen.
De belangrijkste ontwikkeling in de meerjarenbegroting is de groei van het leerlingaantal en de formatieve verschuivingen die hiermee gepaard gaan door de hoge instroom in de onderbouw.
15.4. Balans
Eben-Haëzerschool voorlopige inschatting van 2019 per het najaar 2019. Hierdoor kunnen er onlogische afwijkingen ontstaan, de langere termijn ontwikkeling is echter wel inzichtelijk.
Op het balansoverzicht is zichtbaar dat de materiële vaste activa de komende jaren vanaf 2020 een dalend verloop laten zien. Na 2020 is er gebruik gemaakt van stelposten om de kengetallen niet teveel te vertekenen. De belangrijkste investeringen voor de komende jaren zijn; vernieuwing en vervanging van de ICT, de aanschaf van diverse methodes (onder andere Rekenen, Hoor het Woord, Natuur en techniek, Taal Actief en Spelling) en de aanschaf van docentenmeubilair.
Door de huidige begrote resultaten zal het eigen vermogen zich overeenkomstig ontwikkelen. De voorziening groot onderhoud laat een wisselend verloop zien door de geplande onttrekkingen de komende jaren. De belangrijkste onttrekkingen voor de komende jaren zijn; reinigen aluminium kozijnen, vervangen uitvalschermen zonwering, vervangen linoleum en binnen schilderwerk.
Eben-Haëzerschool
Streekschool voor Reformatorisch Onderwijs
40 16. Financiële positie
16.1. Kengetallen
Met behulp van een aantal kengetallen kan een verdere beoordeling worden gegeven van de financiële gezondheid van de organisatie. Naast de waarden zoals deze gelden voor 2018 en 2019, worden tevens de begrote waarden getoond. De norm geeft de algemene adviesnorm weer.
Kengetal Norm 2018 2019 2020 2021 2022
Weerstandsvermogen (bestuursniveau) 15,00% 20,19% 21,08% 15,82% 19,17% 23,06%
Weerstandsvermogen (schoolniveau) 15,00% 18,03% 18,76% 13,92% 17,30% 21,22%
Kapitalisatiefactor incl. privaat gestelde adviesnormen. De school kan dus zowel op de korte als de lange termijn aan de verplichtingen voldoen.
De rentabiliteit laat in 2019 een licht positief resultaat zien. De komende jaren wordt een stijging van de rentabiliteit verwacht. De rentabiliteit is idealiter nul. Een negatieve rentabiliteit hoeft geen probleem te zijn als de buffers daar hoog genoeg voor zijn. Het is wel zaak om de verhouding tussen deze twee variabelen goed te monitoren.
De huisvestingsratio laat zien of er niet teveel publiek geld weglekt aan huisvesting. Dit is niet het geval aangezien de maximale norm van 10% niet wordt overschreden. Onderdeel van deze ratio is ook de dotatie aan het groot onderhoud.
Het minimale weerstandsvermogen wordt gebruikt om vermogen beschikbaar te houden voor het opvangen van financiële calamiteiten. De standaard adviesnorm bedraagt 15%. Het weerstandsvermogen laat op schoolniveau een lichte overschrijding zien.
De kapitalisatiefactor komt in beeld zodra de onderwijsresultaten achterblijven. Het kengetal geeft de rijkdom van het schoolbestuur aan. Er geldt een maximale norm van 60%. Private middelen mogen buiten beschouwing gelaten worden aangezien de overheid hier geen zeggenschap over heeft. De maximale norm van 60% wordt niet overschreden.
16.2. Reservepositie
Besteding van onze financiële middelen doen we vanuit de grondhouding dat het publieke geld zoveel als mogelijk naar het onderwijs voor onze kinderen moet gaan. We nemen beslissingen met een financiële consequenties altijd vanuit onderwijskundig oogpunt, eerst kiezen en dan delen. We hanteren hierbij de financiële kentallen, maar passen die niet zomaar toe. Begrotingen laten dan ook wel eens negatieve exploitatieresultaten zien, maar we letten daarbij altijd op het financiële lange termijn perspectief. Maximaal investering in ons onderwijs waarbij we met in achtneming van de kentalen een financieel gezonde school willen blijven.
Eben-Haëzerschool
Streekschool voor Reformatorisch Onderwijs
41 17. Risico’s en risicobeheersing
Om de risico’s zoveel als mogelijk te beperken hanteert de school een planning en controle cyclus waarbij de directie samen met een externe adviseur van VGS de ontwikkeling van de financiële prestaties monitort en hier ook periodiek verantwoording over aflegt richting het bestuur. De basis voor de verantwoording wordt naast de realisatie gevormd door de meerjarenbegroting die voorafgaand aan elk jaar door de directie wordt opgesteld en ter fiattering aan de raad van toezicht wordt voorgelegd. In deze meerjarenbegroting worden zo veel als mogelijk financiële risico’s onderkent en wordt beoordeeld in hoeverre acties nodig zijn.
Daarnaast is ten behoeve van de interne controle, de administratieve organisatie beschreven van de processen met een financieel risico. Hierin is de functiescheiding, overdraagbaarheid en betrouwbaarheid van informatie gewaarborgd. Tussen het bestuur en haar administratieve dienstverlener, VGS Administratie, is daarnaast een Service Level Agreement van toepassing.
17.1. Belangrijkste risico’s en onzekerheden
De meerjarenbegroting is opgesteld in een veranderende context, waarin er sprake is van risico’s. Eén van de risico’s die jaarlijks terugkomt is de politieke instabiliteit op verschillende fronten. Sector breed is sprake van een tekort op de materiële bekostiging. Dit gaat ten koste van personele inzet.
Een ander risico is het lerarentekort. Onze school krijgt tot nu toe de formatie goed rond en heeft de komende jaren te maken met een teruggang van de formatie. Mogelijk risico is echter wel dat het moeilijker wordt om vervanging te realiseren. Risico is dat dan relatief duur extern personeel ingezet moet worden om gaten op te vullen. Het bestuur is hiervan op de hoogte en probeert deze ontwikkeling waar mogelijk voor te blijven.
Een meer school-specifiek risico is de instroom van het aantal leerlingen de komende jaren. De instroom kan sterk fluctueren, wat leidt tot wisselingen in de bekostiging. De monitoring van het leerlingenaantal is een voortdurend punt van aandacht en wordt van jaar tot jaar bijgesteld en besproken.
Verder kunnen er risico’s zijn op het personele terrein. Te denken valt aan uitval van personeelsleden,
Verder kunnen er risico’s zijn op het personele terrein. Te denken valt aan uitval van personeelsleden,