INLEIDING
De basis voor de deontologische code voor het provinciepersoneel vind je in de rechtspositieregeling (zie titel VII - Rechten en plichten). De code vult de rechten en plichten van het provinciedecreet aan met vijf kenmerkende waarden voor het provinciebestuur West-Vlaanderen: ondernemerschap, samenwerking, zelfontwikkeling, flexibiliteit en respect.
De deontologische code die je voor je hebt maakt nu een praktische vertaling van deze vijf kernwaarden.
UITGANGSPUNTEN doelstelling
De deontologische code voldoet aan een juridische verplichting. Tegelijk is het veel meer dan een juridisch instrument: ze biedt een geheel van ethische en professionele rechten en plichten die we bij onze functie in acht nemen. Een ethisch referentiekader, zeg maar.
De deontologische code geeft mee richting aan gedrag en beslissingen van medewerkers.
De code stimuleert: ze moedigt iedereen aan om na te denken over de betekenis van integer werken volgens onze waarden en over hoe we dit concreet in de werkpraktijk toepassen.
De code bevordert een open gesprekscultuur rond integriteitsdilemma’s. Zo komen we tot betere afspraken en kunnen we knelpunten of risico’s sneller detecteren.
De code heeft een controlerende functie: ze helpt ons de integriteit van het provincie- bestuur te toetsen en te volgen. De integriteit van het bestuur is de optelsom van de integriteit van alle personeelsleden. Niet naleven van onze rechten en plichten of niet handelen volgens de letter of in de geest van de waarden kan daarom aanleiding geven tot sancties.
Een consequent integriteitsbeleid is positief voor het vertrouwen van burgers en bedrijven in de overheid. De overheid heeft een voorbeeldfunctie op het vlak van integriteit.
doelgroep
De deontologische code is van toepassing op:
het provinciepersoneel dat onder het toepassingsgebied valt van de rechts- positieregeling van het personeel;
392 geschrapt bij PR 23.01.20, art. 23, inwerkingtreding 1.02.20
393 ingevoegd bij PR 25.02.16, art. 1 §14, inwerkingtreding 01.03.16
Rechtspositieregeling Provinciebestuur West-Vlaanderen pagina 115 van 140
de personeelsleden van andere werkgevers die bij de Provincie werken via een verlofstelsel dat hen is toegekend;
andere personen die onder het gezag van de Provincie prestaties leveren, in het bijzonder vrijwilligers, studenten die hun schoolstage vervullen bij de Provincie, docenten van IVA SBR en vrijwilligers van IVA SDP.
INTEGRITEITSBELEID
Je handelt integer wanneer je handelt volgens de geschreven en ongeschreven waarden en normen van het provinciebestuur. Dit is meer dan regels naleven: juist waar de regels ontbreken of onduidelijk zijn, kun je dan toch verantwoord oordelen en handelen volgens de waarden en normen van de integere organisatie.
Ons bestuur koos er ook voor een integriteitscommissie samen te stellen.
De Provinciegriffier zit die voor en een aantal vaste vertegenwoordigers uit beleids- en beheersdiensten zijn de leden:
Vertegenwoordiger griffie
Vertegenwoordiger publieksdiensten
Vertegenwoordiger diensten met financiële bevoegdheid
Vertegenwoordiger diensten gefocust op interne werking
Vertegenwoordiger buitendiensten
Vertegenwoordiger personeel & HRM
Afhankelijk van de behandelde materie kunnen andere leden ad hoc aanvullen.
Rol van de integriteitscommissie:
Aanspreekpunt vormen en leidinggevenden en personeelsleden adviseren bij probleemsituaties
Instrumenten aanleveren, campagnes voorbereiden en voorbeelden van goede praktijken uitwerken
In het bijzonder concrete voorbeelden uitwerken voor bepaalde personeelscategorieën en/of functies
Voert het bestuur een integriteitsbeleid, dan definieert het formele waarden en normen én onderneemt het acties om de aantasting van de integriteit te voorkomen. Medewerkers krijgen ondersteuning om met moeilijke situaties om te gaan.
Binnen het integriteitsbeleid maken we ook de link tussen de waarden en gedragsregels van de deontologische code en de kerncompetenties van de medewerkers: elke functiebeschrijving bevat integriteit en permanente ontwikkeling als kerncompetenties.
Deze deontologische code is dus geen eindpunt in het integriteitsbeleid, maar een eerste stap.
ONZE WAARDEN
Integriteit is een kwestie van organisatiecultuur: de waarden en normen dragen de organisatie en de leden van de organisatie beleven ze. Door een duidelijke omschrijving van de waarden van de organisatie, met concrete voorbeelden voor je dagelijks handelen, kun je ook in moeilijke situaties de juiste keuzes maken.
Rechtspositieregeling Provinciebestuur West-Vlaanderen pagina 116 van 140 In de deontologische code in onze rechtspositieregeling vind je vijf centrale en onderscheidende waarden. Ze kenmerken het DNA van ons bestuur.
De centrale waarden van het provinciebestuur West-Vlaanderen zijn:
1 ONDERNEMERSCHAP
Bij de Provincie West-Vlaanderen zijn we ondernemers: we luisteren, pakken problemen aan, stemmen vraag en aanbod op elkaar af en houden het stuur in handen. We bijten ons in dossiers vast, geven niet gauw op en durven een pioniersrol opnemen
2 SAMENWERKING
Bij de Provincie West-Vlaanderen werken we samen: bestuur en administratie staan dicht bij elkaar, we zetten de talenten van medewerkers in en benaderen dossiers multidisciplinair
3 ZELFONTWIKKELING
Bij de Provincie West-Vlaanderen kunnen medewerkers groeien: medewerkers krijgen kansen, mogen verantwoordelijkheid opnemen en krijgen vertrouwen
4 FLEXIBILITEIT
Bij de Provincie West-Vlaanderen zijn we wendbaar: we passen ons aan als omstandigheden veranderen, zoeken oplossingen, streven naar maximale output en blijven vernieuwen, en we durven veranderen
5 RESPECT
Bij de Provincie West-Vlaanderen zijn we respectvol: we zijn eerlijk, oprecht en betrouwbaar en handelen met respect voor elkaar, voor de burgers, de partners en de regelgeving
Vanuit een omvattend integriteitsbeleid en met integriteit als overkoepelend begrip, moet deze vernieuwde deontologische code de centrale waarden concretiseren. Hierna omschrijven we elk van de waarden en we verduidelijken ze nog met praktische aanbevelingen die eerst algemeen geformuleerd worden, vervolgens specifiek voor medewerkers en voor leidinggevenden, en afgerond worden met een slotbedenking.
001 ONDERNEMERSCHAP
Ondernemerschap is de essentie van het West-Vlaamse DNA: wij blijven niet bij de pakken zitten, maar zetten onze tanden in uitdagingen.
Aan de ene kant richt onze ondernemersgeest zich naar buiten: wij pakken de problemen aan en helpen onze burgers/klanten. We staan hen bij met ons aanbod, maar durven ook out of the box denken om voor regio, bedrijf of burger de beste oplossing te vinden. Daarom zijn we ook beschikbaar als bestuur. Als pioniers betreden we onontgonnen terrein door innovatief en proactief te werken.
Aan de andere kant tonen we ons ondernemerschap intern: wij leveren kwaliteit af, producten en service om trots op te zijn. We handelen doordacht en nemen geen onnodige of onverantwoorde risico’s. Wij hebben aandacht voor de vragen die we krijgen en nemen verantwoordelijkheid voor onze antwoorden.
Als ondernemers die rechtstreeks of onrechtstreeks ten dienste staan van de maatschappij, bieden we transparantie over onze manier van werken en onze doelstellingen. We zijn dienstbaar naar partners, klanten, collega’s en burgers en tonen respect door hen correct te behandelen.
Rechtspositieregeling Provinciebestuur West-Vlaanderen pagina 117 van 140 Laat ons dus samen innovatief zijn, risico’s durven nemen en verantwoordelijkheid dragen voor de acties van ons bestuur. Zo kunnen we het beste bieden aan de burgers van de provincie West-Vlaanderen.
Kansen zien en grijpen
Problemen aanpakken
Netwerken
Innovatief zijn
Leiding geven en nemen
Respectvolle omgang
Medewerkers: Je helpt iedereen verder. Zo onderbreek je bijvoorbeeld je werk als er iemand langskomt om een vraag te stellen. Of je verwijst correct door als je zelf het antwoord niet vindt. De regelgeving pas je correct toe, zowel bij vergunningen of subsidies als wanneer een sollicitant info vraagt. Burgers kunnen bij jou verduidelijking krijgen. Je brengt vernieuwende ideeën aan en draagt je steentje bij aan de goede werking van je dienst en het bestuur als geheel. Je wacht niet af, maar neemt zelf initiatief als je een opportuniteit ziet.
Leidinggevenden: Je toont ondernemerschap door kansen te zien en te grijpen, door medewerkers aan te sturen en goed in te zetten. Op de meest efficiënte en effectieve manier genereer je de output die men van je dienst verwacht. Je stelt procedures in vraag als ze niet langer het goede rendement opleveren.
002 SAMENWERKING
Succesvolle omgang tussen mensen vormt de kern van een goed draaiende organisatie. Op elk moment gaan we respectvol met elkaar om. We ondersteunen elkaar door info te delen en elkaar te helpen.
Bij taken, vergaderingen of netwerkmomenten komen we voor onze mening uit: open, eerlijk en onbevangen. Alleen door deze openheid kan de leidinggevende de juiste richting voor het team kiezen. We maken goede afspraken zodat we weten hoe de taken verdeeld zijn en wat we van elkaar mogen verwachten.
We respecteren elkaar in de dagelijkse omgang en laten ongewenst gedrag achterwege. Zo dragen we bij tot een positieve sfeer en is het voor iedereen aangenamer. We delen onze informatie en geven eerlijke feedback over taken en manier van werken. We zijn loyaal aan de organisatie én elkaar. We gebruiken zowel ons spreekrecht als onze zwijgplicht.
Natuurlijk duiken er al eens meningsverschillen op, maar we maken die bespreekbaar. In onderling overleg leggen we onze zorgen op tafel, met de juiste mix van assertiviteit en sensitiviteit. We respecteren elkaar, ongeacht politieke, filosofische, ideologische of religieuze overtuiging, etnische afkomst, sociale status, geaardheid, geslacht, leeftijd, nationaliteit of beperking.
Laat ons dus samenwerken, de koppen bij elkaar steken en ieders talent ten volle inzetten. We zetten de schouders onder het gezamenlijke project, niet alleen binnen de diensten, maar ook dienstoverschrijdend, met partner- organisaties en andere overheden. Want het is door samenwerking dat we het beste uit onze organisatie halen.
Open communiceren
Goede initiatieven ondersteunen
Streven naar win-win
Vertrouwen geven en krijgen
Rechtspositieregeling Provinciebestuur West-Vlaanderen pagina 118 van 140
Elkaar respecteren
Loyaal handelen
Inlevingsvermogen
1 + 1 = 3
Medewerkers: Je plaatst het team boven je persoonlijke belang en met collega’s en je verantwoordelijke communiceer je spontaan. Je geeft en krijgt vertrouwen, want je bent loyaal.
Een fout geef je toe: je ziet het als een kans om te leren. Successen vieren we samen. Waar nodig bied je hulp en je deelt je kennisinfo zodat het hele team er voordeel uit put. Afspraken met team, dienst of organisatie kom je na.
Leidinggevenden: Je bouwt je team uit tot een positieve en hechte groep die zijn doelstellingen bereikt. Als coach en mentor optimaliseer je de teamwerking via positieve en negatieve feedback. Je neemt je leidinggevende verantwoordelijkheid en vertaalt de organisatiedoelstellingen naar de werkvloer. Dit doe je door een efficiënte en effectieve inzet van jouw personeelsleden, soms over de dienstgrenzen heen. Je bewerkstelligt een open gesprekscultuur.
003 ZELFONTWIKKELING
Ben je nu keukenhulp, groenarbeider, ingenieur, dossierbehandelaar of diensthoofd, op elk niveau spijker je voortdurend je kennis en ervaring bij. Zo groei je mee met de dynamiek van de organisatie en je loopbaan.
Zelfrespect is de uitgangspositie waarop je verder bouwt. We stellen ons waardig op, komen voor onszelf op en hebben aandacht voor de gepaste houding en kledij.
Door inzicht te verwerven in onszelf, sterke en minder sterke kanten, weten we welke inspanningen nodig zijn voor continue verbetering. Onze manier van werken en het afgeleverde product durven we in vraag te stellen. Enkel door voortdurend eigen competenties te verbeteren, leveren we altijd betere producten en diensten af.
We hebben niet alleen aandacht voor de eigen loopbaanontwikkeling en onze leerdoelen. We zijn ook bereid ons talent in een andere functie of dienst in te zetten als de organisatie het vraagt. Bepaalde opleidings- initiatieven kunnen worden opgelegd om jouw functioneren in jouw functie te verbeteren. Een opleiding kan dus vraag (vanuit jezelf) of aanbod (vanuit de organisatie) gestuurd zijn.
Het provinciebestuur West-Vlaanderen geeft zijn personeelsleden de kans om te groeien en te bloeien. We zijn een bestuur dat zelfontwikkeling hoog in het vaandel draagt. Betekent dit dat je loopbaanpad je naar een ander openbaar bestuur of andere werkgever leidt, blijf dan een ambassadeur van ons bestuur en benut de talenten die je hier kon ontwikkelen.
Kennis en vaardigheden opbouwen
Leergierig
Gemotiveerd
Persoonlijk ontwikkelingsplan
Opleiding
Evenwicht tussen persoonlijke ontwikkeling en organisatiedoelen
Medewerkers: Je grijpt de geboden ontwikkelingskansen. Voor de toevertrouwde taken neem je verantwoordelijkheid en je schoolt bij waar nodig. Je stippelt een loopbaanpad uit en plant in functie daarvan je zelfontwikkeling.
Rechtspositieregeling Provinciebestuur West-Vlaanderen pagina 119 van 140 Leidinggevenden: Je begeleidt je team in hun loopbaan en vergeet daarbij niet je eigen competenties als leidinggevende te verbeteren. Je hebt de kans te doen wat misschien wel de leukste taak is als leidinggevende: je medewerkers ruimte geven om bij te leren. Niet alleen zorg je voor goede plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken, je geeft ook continu feedback. Zo til je je medewerkers op een stimulerende en motiverende manier naar een hoger niveau.
004 FLEXIBILITEIT
Onze samenleving is altijd in verandering en beweging. Het provinciebestuur vormt hierop geen uitzondering: ook wij leven in quasi continu wijzigende omstandigheden. Om succesvol te zijn en te blijven moeten we dus op ieders hoge flexibiliteit kunnen rekenen.
Flexibiliteit betekent dat we ons aanpassen aan de veranderende werkomgeving. Nieuwe opdrachten die de dienst krijgt, kapselen we in de werking in. We zullen dus bereid moeten zijn nieuwe taken te vervullen of bestaande taken anders aan te pakken.
Anderzijds zal er binnen een team altijd nood zijn aan flexibel handelen: iedere dienst kent piek- en dalperioden in de werking. Je geprefereerde werkschema moet dus soms wijken voor de noden van de dienst.
Door onze flexibiliteit kan de klant, partner of burger altijd rekenen op een zelfde niveau van dienstverlening. Soms moeten we nieuwe situaties creatief oplossen. Komt er een plotse verandering, dan schakelen we vlot over op eventuele nieuwe taken.
Laat creativiteit primeren op vertrouwde denkpatronen en werkwijzen. Het is zinloos je af te sluiten voor verandering; buig de perceptie van bedreiging om tot uitdaging! Pas de koers aan zodat het schip niet strandt.
Aanpassingsvermogen
Creativiteit
Snel kunnen omschakelen
Loyaal aan de organisatie
Veerkracht
Doorzettingsvermogen
Wees geen snifo (Staat Niet In mijn Functie Omschrijving)
Medewerkers: Je bent bereid nieuwe taken op te pikken en buiten je normale werkritme te treden. Afhankelijk van de dienstnoden krijgt soms je werk voorrang, soms het gezin. Je draagt je steentje bij door permanentie te doen in de servicetijden. Je neemt het werk over van een afwezige collega. Je toont je meegaand: dikwijls is een mug een mug en geen olifant. Je bent bereid om af en toe een tandje bij te steken maar behoudt het oog op het evenwicht tussen werk en privé.
Leidinggevenden: Je zorgt binnen je dienst voor een flexibele arbeidsgeest: onder meer door taakrotatie, doublures en goed kennismanagement haal je de dienstdoelstellingen in alle omstandigheden even kwaliteitsvol en efficiënt. Je staat open voor andere manieren van werken, voor nieuwe structuren of bevoegdheden.
005 RESPECT
Respect is het sluitstuk van de vijf kernwaarden van ons bestuur. Het betekent eerlijk, oprecht en betrouwbaar zijn. We handelen met respect voor elkaar, burgers, partners, regelgeving en werkomgeving.
Rechtspositieregeling Provinciebestuur West-Vlaanderen pagina 120 van 140 Eerlijkheid betekent fair play: we volgen de spelregels. Als openbaar bestuur geven we het goede voorbeeld en leven we de wetgeving correct na.
We handelen onpartijdig en laten onze relaties met collega’s, burgers en andere partners niet beïnvloeden door politieke, filosofische of religieuze overtuigingen.
Informatie over personen behandelen we met het grootste respect voor het privéleven. Elke indiscretie is uit den boze.
We maken verder ook geen misbruik van de faciliteiten: de middelen gebruiken we alleen voor professionele bezigheden en als goede huisvaders. We engageren ons als bestuur ook voor een efficiënt en duurzaam gebruik van middelen en energie.
Respect is een cruciale waarde van ons bestuur: alleen door altijd integer te handelen behouden we het vertrouwen van de burger. Hij is klant van de Provincie, maar ook een soort aandeelhouder, als deelnemer van de provinciale democratie. Een respectvolle benadering van de burger betekent dat we hem correct behandelen.
Eerlijk en oprecht
Betrouwbaar » Onkreukbaar
Onpartijdig
Medewerkers: Je komt je afspraken na binnen het afgesproken tijdskader, naar de geest én naar de letter. Raak je persoonlijk betrokken, dan kom je niet meer tussen. M.a.w.: je geeft je dossier door als de belanghebbende tot je familie- of ruime kennissenkring behoort. Je werkt niet met twee maten en twee gewichten. Je laat beslissingen op geen enkele manier afhangen van externe invloedsfactoren.
Leidinggevenden: Je maakt faire afspraken met je medewerkers. Je houdt rekening met de haalbaarheid van doelstellingen. Je bent bereid om gemaakte afspraken te evalueren en zo nodig bij te sturen.
DE SPECIFIEKE ROL VAN DE LEIDINGGEVENDE
Leidinggevende ambtenaren in onze organisatie dragen een grotere verantwoordelijkheid in het integriteitsbeleid.
De houding van de leidinggevende beïnvloedt de medewerkers. Het goede voorbeeld geven aan je medewerkers is dus essentieel. Zij hebben op hun beurt een voorbeeldfunctie tegenover collega’s en burgers, klanten en partners van ons bestuur.
Als leidinggevende ben je bovendien beschikbaar voor de collega’s: je treedt coachend en begeleidend op.
Essentieel is dat een leidinggevende informatie deelt. Open en constructief. Opdrachten formuleer je helder en concreet. Zo is het voor de medewerkers helder wat je wel en niet verwacht.
Deze deontologische code met waarden en gedragsregels is voor elke leiding- gevende een toetssteen. Je spiegelt er de verwachtingen aan ten aanzien van de medewerkers, op zijn minst tijdens de gesprekken van de evaluatiecyclus.
Rechtspositieregeling Provinciebestuur West-Vlaanderen pagina 121 van 140 RELATIE TOT HET PERSONEELSMANAGEMENT
De deontologische code is een onderdeel van een ruim instrumentarium binnen een groter integriteitsbeleid. De dienst Personeel & HRM werkt dit beleid verder uit in nauwe samenwerking met de Provinciegriffier, de integriteitscommissie en het managementteam.
De waarden uit de deontologische code integreren we in het competentiemanagement.
We gebruiken dit instrument in de evaluatiecyclus.
De rechtspositieregeling definieert een duidelijk kader van rechten en plichten en vult dit aan met de waarden van de deontologische code. Grove inbreuken kunnen we niet tolereren, zo nodig maken ze voorwerp uit van maatregelen of sancties zoals bepaald in de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement.
Bijlage V (…)394