7. BEHEERORGANISATIE
7.2 BORGING VAN DE WERKING VAN HET TOEREKENINGSSYSTEEM
7. Beheerorganisatie
De controle op de werking van het Toerekeningssysteem en betrouwbaarheid van de informatie over toegerekende kosten en opbrengsten maakt een integraal onderdeel uit van de
verantwoordelijkheid van de lijnorganisatie binnen Royal Schiphol Group. N.V.
In dit hoofdstuk wordt op enkele maatregelen ingegaan, die de effectiviteit van die controle garanderen.
7.1 Verantwoordelijkheid van de lijnorganisatie
De informatie die de basis vormt voor de toerekening, maakt deel uit van de reguliere
bedrijfsrapportages binnen Royal Schiphol Group N.V. en komt voort uit de financiële
administratie. Dit betekent dat de interne controlemaatregelen ten aanzien van de tijdigheid, juistheid en volledigheid van de vastgelegde informatie zonder uitzondering op deze
basisgegevens van toepassing zijn. De primaire verantwoordelijkheid voor deze interne controlemaatregelen ligt bij de lijnorganisatie.
Door een verbijzonderde interne audit afdelingauditafdeling wordt getoetst hoe de
controlemaatregelen in de lijnorganisatie functioneren. Over de uitkomsten van deze controles
wordt rechtstreeks gerapporteerd aan het (naastnaaste hogere) management dat de
verantwoordelijkheid draagt voor het betreffende bedrijfsonderdeel.
Voor elke Business Area iszijn een verantwoordelijk directeur en controller. Deze BA -directeur
en controller tekenen jaarlijks een Letter of Representation (LOR), waarmee ze een verklaring afleggen van de goede werking van de interne controles. De toepassing van het
Toerekeningssysteem maakt hiervan onderdeel uit.
7.2 Borging van de werking van het Toerekeningssysteem
7.2.1 Systeem audit
De uiteindelijke toerekening vindt plaats via een aantal verschillende systemen, zoals beschreven
in paragraaf 5.1 Door middel van EDP auditing besteedt Royal Schiphol Group N.V. veel
uiteindelijke toerekening plaatsvindt. De kwaliteit van deze systemen is voor de toerekening in het kader van de controle op de Regulatory Accounts onderwerp van controle door de externe accountant.
7.2.2 Procedures
Bij de procedures met betrekking tot het Toerekeningssysteem zijn de principes van functiescheiding toegepast. Aanpassingen in de financiële
verantwoordingstructuurverantwoordingsstructuur en/of de
toerekeningsystematiektoerekeningssystematiek worden alleen ingevoerd op grond van een directiebesluit.
Jaarlijkse toetsing financiële verantwoordingsstructuur
In het proces van Strategische planning wordt de BA/PMC -structuur beoordeeld op een drietal
punten:
aansluitingAansluiting bij strategische ontwikkelingen binnen Royal Schiphol Group N.V. en
de ontwikkelingen in de markt,
conformiteitConformiteit aan de eisen gesteld vanuit de externe verslaggevingstandaarden
(IFRS – segmentatie),)
conformiteitConformiteit aan de vereisten in de Wet luchtvaart met betrekking tot de inrichting van de financiële administratie en de toerekeningsystematiek.
Vastlegging toerekeningsystematiek
De algemene grondslagen, definities en methodieken voor toerekening worden vastgelegd in het
document ‘Toerekeningssysteem van Royal Schiphol Group’Group N.V.’ en zijn onderdeel van de
concernConcern AO. Het document ‘Toerekeningssysteem Royal Schiphol Group’Group N.V.’
geeft in detail inzicht in algemene toerekeningprincipesToerekeningsprincipes, de in dat jaarde
tariefperiode in gebruik zijnde doorbelastingen en allocaties per OU en de actuele verdeelsleutels per OU.
In dit document worden ook bedragen van de doorbelasting en de allocatiepercentages
opgenomen zoals berekend ten behoeve van het budget voor het betreffende jaarde jaren van de
tariefperiode.
Onderbouwing van de allocatiesleutels is een verantwoordelijkheid van de verschillende bedrijfseenheden. Op centraal niveau vindt vervolgens een toetsing plaats of de gebruikte allocatiesleutels consistent zijn en of ze voldoen aan de gestelde kaders van de segmentering en aan de voorschriften van de Wet luchtvaart met betrekking tot de toerekening.
Voor de toerekening van activa geldt dat al bij de onderbouwing van de investeringsbeslissing wordt aangegeven wat de (voorlopige) allocatiesleutels zijn. Daarbij dient tevens een
onderbouwing van deze sleutels te worden gegeven. Op moment van activering wordt een definitieve sleutel vastgesteld.
Vaststelling verdeelsleutels
Indien voor de toerekening een verdeelsleutel moet worden gehanteerd, wordt een vast
meetmoment in het jaar genomen om de specifieke waarde van de verdeelsleutel vast te stellen.
Deze vaststelling geschiedt voorafgaand aan hetde drie jaar tariefperiode waarover de
verdeelsleutel wordt gehanteerd. Ieder jaar van de drie jaar tariefperiode heeft een eigen
sleutelset. Tijdens het jaarde drie jaren van de tariefperiode worden de werkelijk gerealiseerde kosten en opbrengsten op basis van deze vooraf vastgestelde verdeelsleutels toegerekend naar de verschillende PMC’s. Gebeurtenissen zoals een organisatiewijziging, of het starten/afstoten van een activiteit kunnen aanleiding zijn om de verdeelsleutels aan te passen, waarbij de methodiek niet wijzigt.
Voor materiële vaste activa en de daarbij behorende afschrijvingen worden de verdeelsleutels vastgesteld op het moment van activering.
Onderstaand een opsomming van de peildata van de belangrijkste posten waar met een dergelijk systeem wordt gewerkt.
Vaststelling m2 terminal complex 1 juli voorafgaand aan tariefjaar, bij ingangsdatum van tarieven per 1 april van het komend jaar. Indien de tarieven per 1 november van het komend jaar wijzigen dan dient de vaststelling van de m2 per 1 januari voorafgaand aan de vaststelling plaats te vinden (of op een recentere datum). Dit laatste geldt niet indien alleen sprake is van wijziging van Security tarieven.
Verkeersintensiteiten wegenstelsel luchthavenareaal Tellingen vinden gedurende het gehele jaar plaats. Gerealiseerde tellingen van voorgaand jaar worden in huidig jaar samengesteld en leiden tot
verdeelsleutel voor het volgende tariefjaar.
Variabelen t.b.v. directie en concernstaven Bij ingangsdatum van tarieven per 1 april van het komend jaar worden de Staven en Concern sleutels vastgesteld net vóór de vaststelling van de tarieven (net voor 31 oktober), met die
voorwaarde dat deze op dat moment met voldoende mate van zekerheid kunnen worden vastgesteld. Anders wordt, mede gezien de beperkte fluctuatie in deze sleutels, de meest recente vastgestelde sleutel
gehanteerd.Vaststelling m2
Terminalcomplex Voor jaar 1 van de drie jaar tariefperiode is de peildatum 1 juli voorafgaand aan het eerste tariefjaar. Op deze peildatum wordt de sleutel voor jaar 2 en 3 op de volgende wijze bepaald: de sleutel voor jaar 1 wordt als basis genomen. Om tot een zo’n nauwkeurig mogelijke bepaling van de sleutel voor jaar 2 en jaar 3 te komen worden op basis van de geplande projecten in de Terminalcomplex (ontleend aan het meest recente Aviation Development Plan per 1 juli) extracomptabel aanpassingen gedaan op de vierkante meters van jaar 1 per gebouwdeel/ verdieping.
Verkeersintensiteiten wegenstelsel luchthavenareaal Als peildatum voor de vaststelling van deze verdeelsleutel voor jaar 1 geldt voor de arealen 1 tot en met 7 het werkelijk gebruik van 2 jaar voorafgaand aan de tariefperiode. Voor areaal 8 geldt de geschatte aanschafwaarde per 31 december 2018 als peildatum. De sleutel voor de jaren van de
tariefperiode wijzigt voor areaal 1 met verkeer- en vervoerontwikkeling en met de trendontwikkeling van 2 tot en met 6 jaar voorafgaand aan de tariefperiode. Voor de arealen 2 tot en met 7 wordt het gebruik voor de jaren van de
tariefperiode gelijk verondersteld. Voor areaal 8 worden de ontwikkelingen in de landzijdige infrastructuur het Aviation Development Plan meegenomen.
Variabelen t.b.v. directie en concernstaven Het peilmoment voor het bepalen van de sleutels t.b.v. directie en concernstaven is het jaar voorafgaand aan de
tariefperiode. Per sleutel is beschreven hoe deze sleutel voor de jaren van de
tariefperiode wordt bepaald. Dit is per sleutel verschillend. Verwezen wordt naar bijlage 4 voor de beschrijving per sleutel.
7.2.3 Wijzigingen in organisatie en of activiteiten
De dynamiek van het bedrijf brengt met zich mee dat in de loop van de tijd de organisatie of de activiteiten van Schiphol kunnen wijzigen. In deze beschrijving is de situatie opgenomen zoals wij
die nu kennen met het oog op toepassing van tarieven voor 20162019-2021, qua
Toerekeningssysteem liggen hierbij de uitgangspunten, criteria en typen allocatiesleutels vast. Als gevolg van bovengenoemde wijzigingen kan het wel voorkomen dat de doorbelasting en allocatie wijzigt. Om inzicht te geven aan de gebruikers wat er gewijzigd is en welk effect dit heeft op de toerekening zal bij de consultatie en in de Regulatory Accounts voor zover nodig uitleg en verantwoording hierover worden gegeven. Hoofdstuk 9 geeft een verdere uitleg van de procedure met betrekking tot dergelijke tussentijdse wijzigingen.