BIS – EVALUATIEREGLEMENT VAN DE DECRETALE GRADEN

ARTIKEL 1:DE EVALUATIE

§1 De evaluatie weegt af, op basis van de vooraf vastgestelde evaluatiecriteria, of de betrokken functiehouder in voldoende mate beantwoordt:

1 Aan de functiebeschrijving en het functieprofiel zoals vastgesteld door de gemeenteraad;

2 Aan de afspraken van het planningsgesprek.

§2 De burgemeester zorgt voor de praktische uitvoering van het evaluatiesysteem. De burgemeester kan zich hiervoor laten bijstaan door een ander lid van het college.

§3 De gemeenteraad stelt de evaluatiecriteria vast na overleg met de externe deskundige(n).

ARTIKEL 2:DE EVALUATOR

In uitvoering van artikel 115 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005, en later art 194 decreet lokaal bestuur, worden de decretale graden beoordeeld door een evaluatiecomité bestaande uit het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad.

De evaluatie vindt plaats op basis van een voorbereidend rapport opgesteld door externe deskundige(n) in het personeelsbeleid.

Het voorbereidend rapport wordt opgemaakt op basis van een voorbereidend evaluatiegesprek tussen de externe deskundige(n) en de functiehouder en op basis van een onderzoek over de wijze van functioneren van de functiehouder, waarbij de burgemeester, de leden van het managementteam en de voorzitter van de gemeenteraad betrokken worden.

Het evaluatiecomité stemt over het evaluatieresultaat gunstig of ongunstig. Bij staking van stemmen wordt de betrokken functiehouder geacht te voldoen.

ARTIKEL 3:DE EVALUATIEPERIODE

§1 De decretale graden volgen de evaluatie zoals het globale personeel.

§2 Een definitief evaluatieresultaat blijft geldig, tenzij ingeval van een bijzondere evaluatie overeenkomstig artikel 11 van dit reglement.

ARTIKEL 4:INFORMATIE

De burgemeester informeert de decretale graden over alle aspecten van het evaluatiesysteem en over de evaluatiecriteria die op hen van toepassing zijn.

Zij hebben kennis van hun functiebeschrijving en functieprofiel.

ARTIKEL 5:PLANNINGSGESPREK

Bij de aanvang van de evaluatieperiode vindt een planningsgesprek plaats, waarin de streefdoelen en actiepunten voor de komende evaluatieperiode worden besproken, op basis van de decretale opdrachten en de functiebeschrijving en -profiel van de betrokken functiehouders en op basis van de afsprakennota.

Voor de Algemeen Directeur vindt het planningsgesprek plaats met de burgemeester en de voorzitter van de gemeenteraad, in aanwezigheid van de externe deskundige(n). Voor de adjunct-Algemeen Directeur en de Financieel Directeur vindt het planningsgesprek plaats met de burgemeester en de voorzitter van de gemeenteraad, in aanwezigheid van de externe deskundige(n).

De externe deskundige(n) maken een verslag op van dit planningsgesprek. Het verslag wordt ondertekend door de burgemeester, de voorzitter van de gemeenteraad, de externe deskundige(n) en de betrokken functiehouder, en wordt ter kennisgeving voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

ARTIKEL 6:EVALUATIEMETHODE

§1 De evaluatie van de decretale graden gebeurt volgens de methode van de 360 graden feedback, waarbij op gestructureerde wijze informatie wordt opgevraagd over het functioneren van de betrokken functiehouder. De burgemeester belast de externe deskundige(n) met het opvragen van de informatie volgens de 360 graden feedbackmethode.

Met het functioneren wordt bedoeld: de mate waarin de betrokken functiehouder beantwoordt aan de evaluatiecriteria, de functiebeschrijving en -profiel, het planningsgesprek en de afsprakennota.

§2 De informatie wordt opgevraagd:

1 Voor de Algemeen Directeur: bij de burgemeester, de leden van het managementteam en de voorzitter van de gemeenteraad;

2 Voor de adjunct-Algemeen Directeur: bij de burgemeester, de leden van het managementteam en de voorzitter van de gemeenteraad;

3 Voor de Financieel Directeur: bij de burgemeester, de leden van het managementteam en de voorzitter van de gemeenteraad.

§3 Daarnaast voeren de betrokken functiehouders een zelfevaluatie uit aan de hand van dezelfde 360 graden feedbackmethode.

§4 De op deze wijze bekomen informatie, vormt, samen met het voorbereidend evaluatiegesprek, de basis voor het voorbereidend rapport van de externe deskundige(n) aan het evaluatiecomité.

ARTIKEL 7:HET VOORBEREIDEND EVALUATIEGESPREK

De evaluatie wordt voorafgegaan door een voorbereidend evaluatiegesprek tussen de externe deskundige(n) en de functiehouder. Tijdens dit voorbereidend evaluatiegesprek worden de resultaten van het onderzoek verdiept en wordt de zelfevaluatie van de functiehouder besproken.

De externe deskundige(n) maken een verslag op van het voorbereidend evaluatiegesprek.

ARTIKEL 8:EVALUATIEVERSLAG

Na kennisname van het voorbereidend rapport van de externe deskundige(n), legt het evaluatiecomité de evaluatie vast in een kwalitatief, beschrijvend evaluatieverslag, op afdoende wijze onderbouwd, en ondertekenen dit verslag.

Het evaluatieresultaat is gunstig of ongunstig.

ARTIKEL 9:HET AFSLUITEND EVALUATIEGESPREK

De evaluatie wordt gevolgd door een afsluitend evaluatiegesprek:

1 Voor de Algemeen Directeur: met het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad ;

2 Voor de adjunct-Algemeen Directeur: met het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad;

3 Voor de Financieel Directeur: met het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad.

Tijdens dit afsluitend evaluatiegesprek wordt het evaluatieresultaat meegedeeld, toegelicht en besproken.

Na het afsluitend evaluatiegesprek ondertekenen de betrokken functiehouders het evaluatieverslag voor kennisname. Ingeval de betrokken functiehouder weigert te ondertekenen noteert de burgemeester op het evaluatieverslag "weigert te ondertekenen".

De betrokken functiehouders kunnen op hun evaluatieverslag opmerkingen bij hun evaluatie formuleren. Zij krijgen een kopie van hun ondertekend evaluatieverslag.

ARTIKEL 10:FEEDBACKGESPREK

Tijdens de evaluatieperiode worden minstens 2 feedbackgesprekken gehouden. Dit gesprek heeft tot doel het positief beïnvloeden van het functioneren van de functiehouder.

Het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad bereiden het feedbackgesprek voor bijgestaan door de externe deskundige(n). De betrokken functiehouders zijn niet aanwezig bij deze voorbereiding.

De externe deskundige(n) zijn aanwezig op dit feedbackgesprek. Het feedbackgesprek resulteert in een schriftelijk verslag, dat bepaalde aandachtspunten kan weerhouden. Alle gesprekpartners kunnen zaken ter bespreking aanbrengen. De externe deskundige(n) maken het verslag op van het feedbackgesprek. Dit verslag wordt ondertekend door de gesprekspartners en opgenomen in het evaluatiedossier. Zij krijgen allen een kopie van dit verslag.

ARTIKEL 11:GEVOLGEN VAN DE EVALUATIE

De evaluatie kan slechts gevolgen hebben wanneer de procedure volledig en correct werd gevolgd.

De functiehouder die het evaluatieresultaat "ongunstig" heeft behaald, kan door de gemeenteraad worden ontslagen ingevolge beroepsongeschiktheid. Het ontslag wegens beroepsongeschiktheid is echter alleen mogelijk als na de afspraken voor verbetering van de wijze van functioneren, gedurende een periode van minstens 6 maanden volgend op het afsluitend evaluatiegesprek, uit een 2e evaluatie blijkt dat de betrokken functiehouder nog steeds niet voldoet.

De 2e evaluatie gebeurt na een termijn van minstens 6 maanden volgend op het afsluitend evaluatiegesprek. In dit geval wordt in de voormelde periode van 6 maanden na minstens 3, een feedbackgesprek gehouden. De 2e evaluatie gebeurt op dezelfde wijze als de evaluatie.

De betrokken functiehouder wordt op voorhand gehoord.

De burgemeester formuleert het gemotiveerd voorstel tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid op basis van de evaluatieverslagen. Het ontslag van de betrokken functiehouder gebeurt overeenkomstig artikel 112 van de rechtspositieregeling van het personeel van de stad Kortrijk.

ARTIKEL 12.EVALUATIE TIJDENS DE PROEFPERIODE

§1 De evaluatie van de decretale graden benoemd op proef is de beoordeling van het functioneren van de op proef benoemde voormelde functiehouders in hun functie over de verlopen proefperiode.

§2 De evaluatie na de proefperiode gebeurt door het evaluatiecomité, overeenkomstig de artikelen 7,8 en 9 van dit reglement.

§3 De op proef benoemde decretale graden worden binnen de 45 dagen na hun indiensttreding geïnformeerd over het evaluatiesysteem. Dit gebeurt in een inleidend gesprek gezamenlijk met het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad en de externe deskundige(n).

Op dit inleidend gesprek worden de verwachtingen van het bestuur besproken met de betrokken functiehouder op proef. Deze verwachtingen zijn gekaderd binnen de decretale opdrachten van de betrokken ambtenaren, de functiebeschrijving en -profiel en desgevallend de afsprakennota. De externe deskundige(n) stellen hiervan een verslag op dat wordt ondertekend door de burgemeester, de externe deskundige(n) en de betrokken functiehouder op proef.

§4 Tijdens de proefperiode wordt minimaal 1 feedbackgesprek gehouden van de betrokken functiehouder op proef. De

feedbackgesprekken gebeuren overeenkomstig artikel 10 van dit reglement.

§5 Zes maanden na de indiensttreding van de betrokken functiehouder op proef wordt een tussentijdse evaluatie gehouden door het evaluatiecomité. De tussentijdse evaluatie is richtinggevend, zonder dat het eindoordeel “gunstig” of “ongunstig” wordt gegeven.

De tussentijdse evaluatie heeft geen gevolgen voor de proefperiode.

De tussentijdse evaluatie geschiedt op dezelfde wijze als beschreven in artikel 6 van dit reglement.

§6 De op proef benoemde Algemeen Directeur, adjunct-Algemeen Directeur en Financieel Directeur, die na het verstrijken van de proeftijd, op grond van een ongunstige evaluatie, niet in aanmerking komt voor een definitieve benoeming, wordt ontslagen overeenkomstig artikel 39 van het rechtspositieregeling van het personeel van de stad Kortrijk.