AANKOOPBELEID: algemeen stappenplan: 3 groene lichten (= risicobeheersing in 3 stadia):
VOOR BESTELLING
a. Stap 1: voorbereiden van het lastenboek met specificaties
- Bepalen/vaststellen van de behoeften;
basisdocument
- Op basis van document organiseert
‘inkoop’ overleg met:
è Intern: IDPBW, arbeidsgeneeskundige dienst, milieuzorg, kwaliteitszorg, CPBW
è Extern: EDTC, EDPBW, brandweer, verzekeraar, TWW, advies- of studiebureau,….
- “draft” definitie van het ontwerp inkoop - Keuze van de effectieve inkoop
- Nagaan of er een verbodsbepalingen bestaan (specifieke WN, bepaalde AM, producten)
- Nagaan of er (overheids)vergunningen vereist zijn; indien ja, aanvragen (milieucoördinator)
- Opmaken van een “draft” risicoanalyse en (eerste) definitie van de bijkomende veiligheidseisen (intern overleg, afstemming CPBW)
b. Stap 2: selecteren van leveranciers
- Keuze op basis bedrijfsinterne selectiecriteria
c. Stap 3: voorbereiden van de bestelling
- Keuze van beperkt aantal leveranciers op basis van stap 2
- Prijsaanvraag
- Beoordeling van offertes
- Klaarmaken van de toe te voegen documenten bij bestelbon
- Voorbespreking leveranciers
- Afspraken maken ivm viseren van de bestelbon
d. Stap 4: bestellen
- Uitschrijven van bestelbon (functionele specificatie, Belgische wetgeving, voorwaarden inzake veiligheid, clausule attest bevestiging wetgeving en aanvullende eisen)
20
- Uitschrijven van: contract, document met algemene veiligheidseisen en de te respecteren interne welzijnsregels,
document met aanvullende
veiligheidseisen, document met vraag ter confirmatie van de eisen, formalisatie visum hoofd IDPBW)
e. Stap 5: CPBW inlichten
- Inzage in bestelbon als geheel en communicatie met sociale partners over de gestelde veiligheidseisen (doel: formeel advies vragen van CPB; kan verder gaan dan alleen leden CPB zoals rechstreeks betrokken WN, bewijs via verslag)
BIJ LEVERING
f. Stap 6: risicobeheersing bij levering (RIE voor verplaatsing goederen naar plaats van bestemming binnen bedrijf)
- De aan de leveranciers gevraagde documenten moeten aanwezig zijn
- Welzijnsgerelateerde voorzieningen vanuit de eigen organisatie: PBM, CBM, arbeidshygiëne, ergonomie, werkmethode en regels, signalering
VOOR INDIENST NEMEN
g. Stap 7: risicobeheersing voor indienstelling
- Ervoor zorgen dat de ingekochte goederen indienst genomen kunnen worden zoals afgesproken in stap 4 - Er voor zorgen dat de nodige documenten
beschikbaar zijn bij de verantwoordelijken en de gebruikers
- Gezondheidstoezicht opnemen in het algemeen toezicht van de organisatie - Maken van het indienststellingsverslag
(verplicht voor machines, installaties, gemechaniseerde werktuigen en gereedschappen, CBM’s en PBM’s) - Aan te bevelen voor alle andere inkopen - Nakijken of alle welzijnsspecifiekes bij de
bestelling geformuleerd zijn geleverd voor de indienststelling:
è WN voldoende beschermd tegen aantoonbare, bij het werk inherente risico’s en dat werk aan de mens is aangepast
21
- Opgesteld door hoofd IDPBW in samenwerking met PA
- Wanneer wordt er indienstgesteld?
(wetgeving stelt dit niet duidelijk)
- Nakijken of de nodige instructies aan de medewerkers zijn medegedeeld en of ze deze begrepen hebben
h. Stap 8: formuleren van het actieplan nav het indienststellingsverslag - Op basis van het indienstellingsverslag
van de PA beslist WG (HL) of het AM,
PMGE, PBM, dienst,
aannemer/onderaannemer, gebouw en lokaal, uitzendkracht, jobstudent, jongere in dienst kan genomen worden
- De verantwoordelijke werkgever voor de bestelling/inkoop beslist op van het indienststellingsverslag van de PA-AG (eens/ niet eens en bijkomende vraag/eis) i. Stap 9: evalueren van de toegelaten tekortkomingen bij het
indienststellen
- Mogelijke tijdelijke tekortkomingen, afgesproken en vastgelegd tijdens het indienstellingsproces, besproken met HL en de risico’s evalueren
j. Stap 10: het bijsturen van de toegelaten tekortkomingen
Laatste stap in PDCA waardoor de niet toegelaten tekortkomingen, als blijkt dat op basis van stap 9 nog verdere actie nodig is, worden bijgestuurd
Andere mogelijk antwoord (op basis van leerstof basismodule):
Procedure van 3 groene lichten wordt gebruikt bij aankoopbeleid.
Bestellingen, aankopen, inkopen van:
- AM CODEX T6, H1, art 8 - CBM CODEX T7, H3 - PBM CODEX T7, H2 art 9
- Diensten en producten, geleverd door derden (constructie- en onderhoudsaannemers, onderaannemers, uitzendkrachten, stagairs, jobstudenten, permanente contractors)
- PMGE (grondstoffen, hulpstoffen, tussenproducten, laboproducten, onderhoudsproducten) - Gebouwen, lokalen, hun uitrusting en inrichting
3 groene lichten = 3 opeenvolgende stappen moeten genomen worden en men mag enkel overgaan tot de volgende stap als de vorige werd uitgevoerd (licht op groen)
à risicobeheersing in 3 stadia:
1 BESTELLING
22
§ Voorbereiding:
o Zeer belangrijk om risico’s buiten te houden, te beheersen o Dossierstudie (budgettaire mogelijkheden, technische vereisten)
§ Rekening houden met:
• 7 preventiedomeinen (7 domeinen: arbeidsveiligheid, bescherming van de gezondheid, ergonomie, psychosociale belasting, verfraaiing van de werkplaats, arbeidshygiëne, leefmilieu op de werkplek)
• arbeidsomgeving (waar wordt het ingezet?)
• persoonskenmerken (bedrijfscultuur)
§ op basis van 5 M’s (machine, mens, materialen, milieu, methode) of MUOPO o Informatie verwerven
§ Intern: IDPBW, kwaliteitszorg, CPBW
§ Extern: EDTC, EDPBW, brandweer, verzekeraar, TWW, advies- of studiebureau
§ IDPBW geeft advies over aanvullende eisen
§ bij PBM’s: verplicht advies van PA AG o Wie? HL (verantwoordelijke voor aankoop)
§ Opmaak bestelbon:
o Algemene clausule:
§ Bestelling moet voldoen aan:
• vigerende Belgische wetten
• vereisten inzake veiligheid en hygiëne (eventueel buiten wetten, maar nodig voor objectief te bereiken)
§ bevestiging leverancier dat hij hieraan kan voldoen via leveranciersattest o Aanvullende veiligheidsvoorwaarden (uit dossierstudie, adviezen):
§ Technische vereisten (normering, aanvullende eisen,…)
§ Administratie vereisten (leveringstermijn, CE, …)
§ Mededelingen comité
§ Lastenboek
o Wie? HL (verantwoordelijke voor aankoop)
§ Visum preventieadviseur
o Hoofd IDPBW viseert de bestelbon
§ Mededeling aan CPBW o Wie? HL - PA 2 LEVERING
§ Leveranciersattest (bevestiging voldoen aan gestelde eisen zoals vermeld in bestelbon o In praktijk = EG-verklaring van overeenkomst (machines, PBM)
§ Nazicht vereisten bestelbon
§ Wie? HL 3 INDIENSSTELLING
• Dient te gebeuren vóór ingebruikname, oplevering (exact tijstip niet in wetgeving)
• Indienststellingsverslag dient voor ingebruikname bezorgd aan WG
23
• Doel: risicobeheersing, zijn alle nodige preventiemaatregelen genomen
• Wie?
o Machines; hoofd IDPBW (+ overleg andere preventieadviseur vb PA AG) o CBM; PA
o PBM: PA + verplicht advies PA AG
• Aandachtspunten:
o Instructies aanwezig?
o Opleiding gebruikers gebeurd?
o Naleving vereisten uit bestelbon?
Schema:
Vereenvoudigde procedure:
Leveranciersattest en indienststellingsverslag niet verplicht voor:
• Aankoop machines, PBM, CBM identiek aan vroegere aankoop
• Machines, BM met CE-markering (aspecten gedekt door CE-markering)
o Dus: extra bestelvoorwaarden buiten dekking CE-markering: wel volledige procedure
• Machines die gekeurd moeten worden door EDTC (vb. hefwerktuig, elektrische installatie) (aspecten gedekt door reglementaire keuring)
o Dus: extra bestelvoorwaarden buiten dekking: wel volledige procedure
24