5 Concrete uitwerking
5.2.4 Reinigingsplan
Naast de reguliere wekelijkse schoonmaak op vrijdag (of zaterdag) wordt het volgende reinigingsplan toegepast. Op zondagmorgen verleent ook een medewerker van het cleanteam haar/zijn medewerking.
Ruimte Wanneer Door wie Opmerking
Kerkzaal (eredienst) Na de dienst Koster(s) en cleanteam Cleanteam conform planning
Kerkzaal
(woensdagmorgen)
Na ieder gebruik Gastvrouw/gastheer
De Toewending --- --- Afgesloten
Chagallruimte Na ieder gebruik Gastvrouw/gastheer c.q. huurder Op zondag
kindernevendienst team
Keuken Na ieder gebruik Beheerder
Rembrandtruimte Na ieder gebruik Gastvrouw/gastheer Op zondag: Koster(s) Ruimte kinderopvang Na ieder gebruik Op zondag medewerker
kinderopvang
Ruimte basis catechese Na ieder gebruik Op zondag medewerker kinderopvang
U2 ruimte Na ieder gebruik Op zondag medewerker
tienerdienst
Toiletten Voor en na gebruik Gastvrouw/gastheer Zondag: Cleanteam Bij verhuur: Beheerder
Cleanteam conform planning
Calamiteit
Daaronder wordt verstaan het onwel worden van een kerkganger of bezoeker. Om hulp te kunnen verlenen, kan aan de 1,5 meter norm niet worden voldaan. Om toch bescherming van de hulpverlener(s) mogelijk te maken zijn mondkapjes en latex handschoenen
beschikbaar. Deze liggen in de kast van de antependia in de Rembrandt-ruimte.
Er dienen twee mondkapjes over elkaar heen te worden gedragen om een maximale bescherming te bieden. Mondkapjes en latex handschoenen worden na gebruik direct weggegooid.
Gebruiksplan Ichthuskerk Zoetermeer 21 Versie 3.0, 13 oktober 2020
Gerelateerd aan de samenkomst 5.4.1 Gebruik van de sacramenten
De kerkenraad heeft zijn besluitvorming met betrekking tot de sacramenten van Doop en Maaltijd van de Heer tijdens de coronacrisis gebaseerd op de fundamentele principes die recht doen aan het eigene van de sacramenten en de praktische mogelijkheden. Daarbij zijn ook de op www.protestantsekerk.nl vermelde adviezen van het moderamen van de generale synode meegewogen.
Op grond hiervan gelden voor alle bijzondere kerkdiensten in de Ichthuskerk de volgende uitgangspunten.
● De doop wordt vooralsnog niet bediend. De reden hiervoor wordt met alle aanvragers van de doop besproken. Als zij daar prijs op stellen kan met hen naar vormen gezocht worden die recht doen aan intentie en betekenis van de doop, maar die geen risico voor de gezondheid met zich meebrengen.
● Bij de Maaltijd van de Heer worden de symbolen betekenisvol getoond; er is vooralsnog geen lopende viering waarbij brood en wijn of druivensap worden gedeeld.
● Voor bijzondere diensten als startzondag, Adventszondagen, Kerst- en Chagallvieringen wordt naar de omstandigheden van het moment gekeken hoe die ingevuld worden.
Begrippen als betekenisvolheid, creativiteit en het beperken van risico’s voor besmetting gelden ook hier als uitgangspunt.
5.4.2 Samenzang en acclamaties
Er is vooralsnog geen samenzang. Zacht zingen evenmin. In de plaats daarvan wordt aan de diensten meegewerkt door een solist of een zanggroep.
De acclamaties, het Onze Vader en het Amen na de zegen kunnen gesproken worden.
5.4.3 Collecteren
Gedurende de kerkdienst staat de collecteschaal op een tafel op het liturgisch centrum.
Tijdens de mededelingen geeft de ouderling van dienst een toelichting op de collecte.
Daarna neemt de diaken de collectezakken op en toont die een korte tijd aan de gemeente en wel zo dat het ook zichtbaar is voor degenen die de viering via de kerkomroep volgen.
Vervolgens legt de diaken de zakken terug op de collecteschaal.
Nadat de kerkdienst is afgelopen, kunnen de kerkgangers hun collectebijdrage in de melkbussen doen bij de uitgang van de kerkzaal.
Na afloop van het collecteren verwerkt de diaken samen met een collectant de gaven. Dit betreft sorteren, tellen, administreren en opbergen van de opbrengst. Daarvoor zijn latex handschoenen beschikbaar.
Naast deze fysieke collecte is er ook de digitale collecte, zodat ook de ‘thuisvierders’
kunnen meedoen aan de inzameling van de gaven.
Gebruiksplan Ichthuskerk Zoetermeer 22 Versie 3.0, 13 oktober 2020
5.4.4 Kinderopvang, kindernevendienst, basiscatechese en tienerdienst
Kinderopvang:● De kinderen worden direct na binnenkomst in de hal door de ouders naar de ruimte op de verdieping gebracht.
● De kinderen worden kort voor de zegen door de ouders opgehaald om naar de kerkzaal te gaan.
Kindernevendienst en basiscatechese (1e en 3e zondag van de maand)
● De kinderen van groep 1 tot en met 5 beginnen voor een kort moment in de kerkzaal en gaan daarna voor de kindernevendienst naar de Chagallruimte; zij komen kort na de overdenking terug in de kerkzaal.
● De kinderen van groep 6, 7 en 8 gaan, na registratie, het stellen van de triagevragen en het ontsmetten van hun handen, direct door naar de ruimte op de verdieping voor de basiscatechese; ook zij komen kort voor de zegen terug in de kerkzaal.
Tienerdienst (1e en 3e zondag van de maand)
• De tieners gaan, na registratie, het stellen van de triagevragen en het ontsmetten van hun handen, direct door naar de U2-ruimte op de verdieping; ook zij komen kort voor de zegen naar de kerkzaal.
• De tieners zijn allemaal onder de 16 jaar en behoeven derhalve geen 1,5 meter afstand van elkaar te houden. De leiding houdt ten aanzien van de tieners deze afstand wel in acht.
5.4.5 Lichtje (waxine) aansteken
In de kerkenraadsvergadering van 13 oktober 2020 is om redenen van veiligheid besloten de Ichthus-standaard ingaande zondag 18 oktober weer terug te plaatsen in de
Toewending. Desgewenst kan een ieder daar een lichtje aansteken.
Gebruiksplan Ichthuskerk Zoetermeer 23 Versie 3.0, 13 oktober 2020
Aanmelden voor kerkdiensten
Om een goed beeld te krijgen van het aantal bezoekers is er een aanmeldingsprocedure vastgesteld.
Op basis daarvan zijn de namen van de aanwezigen per dienst bekend. Mocht er later sprake zijn van een besmetting dan kan op basis van die gegevens de GGD een bron- en contactonderzoek houden.
5.5.1 Informeren
De gemeenteleden worden geïnformeerd over de wijze van aanmelden voor een
kerkdienst. Dit door middel van een mededeling tijdens de online kerkdienst, publicatie in de zondagsbrief, de digitale nieuwsbrief en via de website. Indien nodig zullen
gemeenteleden ook per brief of telefonisch op de hoogte worden gesteld. De brieven worden zoveel als mogelijk door de contactpersonen bezorgd.
5.5.2 Online aanmelden
Mensen die de kerkdienst willen bezoeken, kunnen zich (laten) aanmelden via het digitaal formulier op de website (www.pwzn.nl).
De volgende informatie wordt gevraagd:
● Naam, contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) en of men ja/nee tot hetzelfde huishouden behoort;
● Opmerkingen/speciale verzoeken, zoals gebruik van ringleiding.
Aanmelden kan tot vrijdagavond 18.00 uur voorafgaand aan de zondag waarop men naar de kerk wil gaan.
Als digitaal aanmelden niet mogelijk is of als dit tot vragen aanleiding geeft, kan contact worden opgenomen met de contactpersoon in de wijk of met Marja Frericks (coördinator van de aanmeldingsprocedure; 0638903150). Deze zullen dan zorgdragen voor de online reservering. Op de website is vermeld wie in voorkomend geval haar vervanger is.
5.5.3 Verzenden bevestigingen
Uiterlijk vrijdagmiddag 18.00 uur wordt per e-mailbericht of de “gevraagde” kerkdienst al dan niet kan worden bijgewoond. Daarin wordt tevens melding gemaakt van de algemene afspraken (zie 3.4). Indien nodig wordt de reactie op de aanmelding ook per telefoon verstrekt.
5.5.4 Lijst met bevestigde aanmeldingen
Deze lijst met aanwezigen wordt op vrijdagavond gedeeld met de dienstdoende kosters, de gastvrouw of gastheer en de wijkpredikant als die voorgaat. De lijst bevat:
● aanwezige kerkgangers: naam, zelfde huishouding ja/nee;
● medewerkers aan de kerkdienst: voorganger, ambtsdragers, collectant, beameraar, pianist/organist, solist en tolk gebarentaal;
● overige medewerkers met een rol vanuit het gebruiksplan.
Gebruiksplan Ichthuskerk Zoetermeer 24 Versie 3.0, 13 oktober 2020
5.5.5 Welkom kerkgangers
Bij binnenkomst op zondagmorgen wordt de naam van de kerkganger afgevinkt op de lijst met bevestigde aanmeldingen.
5.5.6 Overzicht medewerkers kerkdienst en checklist schoonmaken
Medewerkers aan de kerkdienst zijn vooraf bekend op basis van inroostering en worden daarom niet uitgenodigd. Hun aanwezigheid wordt op een medewerkerslijst vermeld (zie schema onder 8.1).
Een checklist wordt opgesteld om te borgen dat alles wat moet worden schoongemaakt ook daadwerkelijk wordt schoongemaakt. Op de checklist is ook de onderlinge taakverdeling aangegeven (zie schema onder 8.2).
5.5.7 Bezoekers van 70 jaar of ouder of met een kwetsbare gezondheid
Het RIVM adviseert hen extra voorzichtig te zijn en dat het verstandig kan zijn om nog zoveel mogelijk thuis te blijven.
Taakomschrijvingen 5.6.1 Beamerteam
De techniek voor de beamerpresentatie bevindt zich achter in de kerkzaal op ruime afstand van de kerkgangers.
De beameraar is verantwoordelijk voor het beheer en uitvoering van geluid, beeld en presentatie. Voor de digitale livestream-uitzending van de kerkdiensten is mogelijk een andere medewerker verantwoordelijk. Deze heeft eveneens een plek achter in de kerkzaal.
Ook hier geldt de regel van 1,5 meter afstand.
Zij maken met de beschikbare middelen na afloop van de kerkdienst hun werkplek en apparatuur schoon.
5.6.2 Organist/pianist
Orgel en piano staan in de kerkzaal op de bekende plaatsen. Beide instrumenten zijn zodanig opgesteld dat de organist/pianist op minimaal 1,5 meter afstand zit ten opzichte van de kerkgangers en de medewerkers.
De organist/pianist reinigt met de beschikbare schoonmaakmiddelen na afloop van de kerkdienst de bedieningspanelen van de gebruikte instrumenten.
Gebruiksplan Ichthuskerk Zoetermeer 25 Versie 3.0, 13 oktober 2020
Tijdschema
wanneer wat wie
Zaterdag Programmeren automatisch ventileren kerkzaal vanaf 09.00 tot 12.00 uur op zondag
Roeland v.d. Kruk
Zondag
09.00 uur Deuren van het gebouw open koster(s)
09.15 uur Gastvrouw/gastheer aanwezig 09.15 uur Techniek aanwezig
09.15 uur Diaken aanwezig
09.30 uur Predikant, ouderling aanwezig 09.30 uur Organist, pianist, solist aanwezig 09.30 uur Lector aanwezig
09.30 uur Medewerker kindernevendienst, tienerdienst en kinderopvang aanwezig
10.00 uur Aanvang kerkdienst 11.00 uur Einde kerkdienst
11.15 uur Alle kerkgangers hebben de kerk verlaten koster(s) 11:15 uur Weersafhankelijk koffiedrinken op het kerkplein
11.15 uur Extra ventileren door openzetten nooduitgangen koster(s) 11.15 uur Reinigen:
- stoelen en tafels - toiletten en deurklinken - liturgisch centrum
schoonmaak team
11.15 uur Reinigen mengtafel, microfoons, laptop techniekteam
11.15 uur Reinigen orgel en piano organist/pianist
12.00 uur Nooduitgangen, kerkzaal en kerkgebouw afsluiten koster(s)
Gebruiksplan Ichthuskerk Zoetermeer 26 Versie 3.0, 13 oktober 2020
6 Besluitvorming, communicatie en beheer
Besluitvorming
In hoofdstuk 2 zijn de besluiten van de wijkkerkenraad vermeld.
Communicatie kerkgangers
De communicatie-uiting bevat de onderstaande informatie:
● Vooraf aanmelden om een kerkdienst bij te wonen is verplicht.
● Tussen kerkgangers, niet behorend tot hetzelfde huishouden, dient 1,5 meter afstand te zijn (huisgenoten mogen dus bij/naast elkaar zitten).
● De aangewezen looproutes dienen te worden gevolgd.
● Desinfecteren van de handen met gel is bij binnenkomst van de kerk verplicht.
● De triagevragen (gezondheidscheck) dienen te worden beantwoord.
● Samen zingen en/of zacht zingen vinden vooralsnog niet plaats. Wel is er solozang of medewerking van een zanggroep.
● De aanwijzingen van de gastvrouw of gastheer en de koster(s), die zo nodig worden gegeven, dienen te worden opgevolgd.
● Er is gelegenheid elkaar na de dienst te ontmoeten; vooralsnog vindt dit op het kerkplein plaats, indien het weer dit toelaat.
● Het verzoek is het toiletgebruik in de kerk tot een minimum te beperken. Het toilet voor mindervaliden, direct naast de ingang van de kerk, is beschikbaar.
De communicatiematrix geeft aan hoe de communicatie met de diverse doelgroepen verloopt.
website, intranet, papier (in de Ichthuskerk)
voor vragen per e-mail, telefoon en aanmelden dienst
X X X
flyer | affiches | welkomstbord ingang
wat en hoe diensten
X X
Gebruiksplan Ichthuskerk Zoetermeer 27 Versie 3.0, 13 oktober 2020
Communicatie naar de diverse groepen medewerkers
De contactpersoon van de groep medewerkers verstrekt aan hen de van belang zijnde informatie voor de uitvoering van hun taak.
6.3.1 Ouderling van dienst
Contactpersoon: Jaap Sneep Specifieke informatie:● De ouderling is uiterlijk om 09.30 uur aanwezig.
● De ouderling brengt de bloemengroet naar het gemeentelid.
6.3.2 Diaken van dienst
Contactpersoon: Anneke van Dijk Specifieke informatie:
● De diaken is uiterlijk om 09.15 uur aanwezig.
● Tijdens de kerkdienst wordt niet gecollecteerd; de collecte vindt plaats aan het einde van de kerkdienst bij het verlaten van de kerkzaal, hiervoor staan twee “melkbussen”
gereed.
● De diaken telt de opbrengst van de collecte samen met een collectant nadat de laatste kerkganger de kerkzaal heeft verlaten.
6.3.3 Organist / pianist
Contactpersoon: Aad Baak Specifieke informatie:● Na afloop van de kerkdienst zorgt de organist/pianist dat orgel/piano worden gereinigd;
de koster heeft hiervoor schoonmaakdoekjes.
6.3.4 Beameraar
Contactpersoon: vacature Frans van den Bos per 1 november 2020 Specifieke informatie:
● Na afloop van de kerkdienst zorgt de beameraar dat de apparatuur wordt gereinigd; de koster heeft hiervoor schoonmaakdoekjes.
6.3.5 Koster
Contactpersoon: Ronald de Jonge Specifieke informatie:
● De instructies voor de kosters zijn vastgelegd in het “Handboek kosters Ichthuskerk” en mede toegesneden op het Gebruiksplan COVID-19.
6.3.6 Gastvrouw / gastheer
Contactpersoon: Arjen Knibbe Specifieke informatie:● De gastvrouw/gastheer ontvangt op vrijdagavond per mail de lijst van kerkgangers en neemt deze mee naar de kerk (uiterlijk 09.15 uur aanwezig).
● De gastvrouw/gastheer heet iedereen welkom en vinkt de aanwezigen af op de lijst van kerkgangers; in de keuken is voor het gemak een onderlegger beschikbaar.
Gebruiksplan Ichthuskerk Zoetermeer 28 Versie 3.0, 13 oktober 2020
● De gastvrouw/gastheer geeft aan dat eerst de jas in de garderobe kan worden
opgehangen en dat vervolgens de handen dienen te worden gedesinfecteerd. Daarna kan de kaartgroet worden getekend met de mogelijkheid daarna een voorbede in het voorbedenboek te schrijven.
6.3.7 Tolk gebarentaal
Contactpersoon: Aleidus Aalderink Specifieke informatie:
● Sinds 1 september neemt de tolk gebarentaal geen plaats meer op het liturgisch
centrum. Deze krijgt een zitplaats in de kerkzaal en wel zodanig dat het tolken voor de heer en mevrouw Aalderink en mogelijk andere personen op een goede wijze kan plaatsvinden.
6.3.8 Lector
Contactpersoon: Arjen Knibbe Specifieke informatie:
● De lector is tijdig aanwezig.
● De lector neemt de eigen Bijbel mee of de te lezen tekst in geprinte vorm.
6.3.9 Medewerker kinderopvang
Contactpersoon: Ida MuggeSpecifieke informatie:
● Zie 5.4.4.
● Zie voor de voorschriften het Protocol jeugdactiviteiten in coronatijd van 25 juni 2020.
6.3.10 Medewerker kindernevendienst en basiscatechese
Contactpersoon: Marga VerbeekSpecifieke informatie:
● Zie 5.4.4.
● Zie voor de voorschriften naast genoemd protocol jeugdactiviteiten de “Uitwerking voornemens Kindernevendienst” van 9 juli 2020.
6.3.11 Medewerker tienerdienst
Contactpersoon: Sharon van Veen Specifieke informatie:● Zie 5.4.4.
● Zie voor de voorschriften het Protocol jeugdactiviteiten in coronatijd van 25 juni 2020.
6.3.12 Medewerker koffiedienst
Contactpersoon: Ronald de Jonge (a.i.) Specifieke informatie:● Zie 5.1.11.
Gebruiksplan Ichthuskerk Zoetermeer 29 Versie 3.0, 13 oktober 2020
7 Overige (kerkelijke) vergaderingen, bijeenkomsten en activiteiten
Algemene voorwaarden
Voor alle gebruikers van de Ichthuskerk gelden - onder verwijzing naar 3.4 - de volgende voorwaarden:
• Het gebruiksplan is leidend voor het waarborgen van gezondheid en veiligheid.
• Voor zover men niet behoort tot hetzelfde huishouden, dient tussen twee personen een afstand te worden aangehouden van 1,5 meter.
• Bij binnenkomst van het gebouw desinfecteert men de handen.
• Er wordt naar gestreefd zo min mogelijk gebruik te maken van het toilet in de kerk.
Indien daartoe wel aanleiding is, dienen de voorschriften in de toiletruimtes te worden nageleefd.
• De aanwezigen dienen te worden geregistreerd. Mocht er later een besmetting met het coronavirus worden vastgesteld, dan dient het aanspreekpunt van de desbetreffende activiteit de contactgegevens aan te leveren van de aanwezigen in de desbetreffende periode. Op basis van deze gegevens kan de GGD een bron- en contactonderzoek houden.
Bijeenkomsten anders dan kerkdiensten
Voor alle gebruikers van het kerkgebouw (kerkzaal en nevenruimten) gelden onverkort de richtlijnen van dit gebruiksplan. Dit bezien in samenhang met het voor de desbetreffende activiteit geldende protocol, voor zover aanwezig.
In overleg tussen de beheerders van de Ichthuskerk en de gebruikers van de zalen worden hierover afspraken gemaakt en vastgelegd.
Gebruiksplan Ichthuskerk Zoetermeer 30 Versie 3.0, 13 oktober 2020
8 Bijlagen
Lijst met medewerkers
Soort bijeenkomst
Datum
Medewerker Naam
Predikant/voorganger Predikant/voorganger Predikant/voorganger
Ouderling
Diaken 1
Diaken 2
Diaken 3
Diaken 4
Organist / pianist
Collectant
Beameraar
Koster 1
Koster 2
Gastvrouw
Gastheer
Medewerker bloemengroet
Tolk gebarentaal
Medewerker kindernevendienst Medewerker basiscatechese
Medewerker tienerdienst Medewerker Cleanteam
Overig
Overig
Gebruiksplan Ichthuskerk Zoetermeer 31 Versie 3.0, 13 oktober 2020
Checklist schoonmaak
Ruimte Werkzaamheden Uitgevoerd door
Kerkzaal Stoelleuningen alle gebruikte stoelen Cleanteam Toiletten Werkzaamheden in deze volgorde uitvoeren
- wastafel en kraan - leuningen (MiVa toilet) - knoppen voor doorspoelen - lichtknoppen
- deurkrukken - WC bril en -deksel
Cleanteam
Kerkzaal Liturgisch centrum Kosters
Rembrandt ruimte
Gebruikte tafel en stoelen Kosters
Overig Alle gebruikte deurkrukken en lichtschakelaars Kosters