(Jaardocument 2009 - Onze Lieve Vrouwen Gasthuis pp 30-31)
Deze beschrijving bevat naast de wettelijke verplichte samenvatting waarin is opgenomen welke commissies zijn ingesteld ook nog een beschrijving per commissie van de taken en bevoegdheden, de reglementen, de taakverdelingen en een beschrijving van de hoeveelheid en de inhoudt van de gehouden vergaderingen (hier buiten beschouwing gelaten).
Grafiek 9: Ingestelde commissies
13; 15%
11; 13%
61; 72%
Is een beschrijving gegeven van de ingestelde
commissies
Nee (0) Beknopt (1,5) Uitgebreid (3)
In grafiek 9 zijn de uitkomsten van vraag 4 weergegeven op basis daarvan kan gesteld worden dat 72 Raden van Toezicht (85%) in hun verslag melding hebben gemaakt over de ingestelde commissies. Tijdens het onderzoek is niet inhoudelijk bijgehouden welke commissies er door de Raad van Toezicht waren ingesteld. Echter tijdens het lezen en onderzoeken van de verslagen is geconstateerd dat de meest voorkomende commissies zijn: de audit / financiële commissie, de remuneratie commissie, werving en selectie commissie en de zorg / kwaliteit en veiligheid commissie. Verder zijn minder voorkomende commissies: de agenda commissie, bouw commissie en de strategie commissie.
4.2.3.5
Vraag 5 – Aantal gehouden vergaderingen en aanwezigheidVraag
In de onderzoekschecklist is de volgende vraag opgenomen: „Is het totaal aantal gehouden vergaderingen opgenomen?‟.
Kader
Deze vraag is opgenomen vanuit het wettelijke kader. In de WTZi is opgenomen dat
zorginstellingen de verplichting hebben om het aantal gehouden vergaderingen op te nemen.
Score
Aangezien deze vraag betrekking heeft op een wettelijke verplichten en bovendien weinig inzicht geeft in de uitgevoerde werkzaamheden is er voor gekozen om deze vraag slechts een score van 0 of 1 te geven.
Uitkomsten
Alle Raden van Toezicht hebben in hun verslag melding gemaakt van het aantal gehouden vergaderingen. Opvallend is dat een groot deel van de Raden van Toezicht onderscheidt heeft aangebracht tussen reguliere vergaderingen en commissie vergaderingen, ongeacht deze verdeling is het totaal aan gehouden vergaderingen door de leden van de Raad van Toezicht te herleiden. Tevens is als onderdeel van het bijhouden van de personalia van de Raden van Toezicht bijgehouden wat de aanwezigheid was per lid van de Raad van Toezicht.
Tijdens het onderzoek is de aanwezigheid voor 57 instellingen vastgesteld, de overige instellingen hadden het percentage niet vermeld. Op basis van deze gegevens kan geconcludeerd worden dat de 377 leden van de Raad van Toezicht van deze instellingen gemiddeld bij 85% van de vergaderingen aanwezig waren.
Grafiek 10: Top 10 actieve leden
In grafiek 10 is de top 10 (van de 57 instellingen die de aanwezigheid publiceerde) meest actieve Raden van Toezicht opgenomen gemeten naar percentueel aanwezigheid bij vergaderingen. In de meest linker kolom voor de naam van de instelling is de positie op de ranglijst opgenomen daaruit kan worden opgemaakt dat de aanwezigheid bij vergaderingen geen verband houdt met de transparantheid van de verslaglegging. Overigens is er tijdens dit onderzoek geen aandacht besteedt aan de board busyness nog aan het verband tussen de kwaliteit van het toezicht houden en de percentuele aanwezigheid bij vergaderingen.
4.2.3.6
Vraag 6 – Besproken onderwerpen tijdens vergaderingenVraag
In de onderzoekschecklist is de volgende vraag opgenomen: „Is een korte beschrijving van de besproken onderwerpen per vergadering opgenomen?‟.
Kader
Deze vraag is opgenomen vanuit een governance perspectief waarbij wordt verwacht dat de Raad van Toezicht een toelichting geeft op de gehouden vergaderingen.
Score
Deze vraag heeft een variabele score en kan een score van 0; 1,5 of 3 behaald worden. De gedachten hierachter is dat naar mate meer informatie wordt gegeven over de
toezichthoudende werkzaamheden gedurende deze vergaderingen, zoals de besproken onderwerpen, de besluiten, de goedgekeurde documenten, etc, de Raad van Toezicht
100,0% 98,0% 97,6% 96,0% 95,9% 95,2% 93,9% 93,8% 93,3% 92,5% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ruwaard van Putten Ziekenhuis
Het Diaconessenhuis Onze Lieve Vrouwe Gasthuis Ziekenhuis Nij Smellinghe Rode Kruis Ziekenhuis Meander Medisch Centrum Reinier De Graaf Gasthuis Sint Elisabeth Ziekenhuis Leids Universitair Medisch Centrum Erasmus Medisch Centrum
36 19 1 7 26 31 6 30 72 12
Aanwezigheid (in percentage)
In
st
el
lin
g
Top 10 actieve leden gemeten naar %
aanwezigheid bij vergaderingen
wordt gegeven wanneer slechts een beknopte beschrijving of een korte opsomming wordt gegeven van besproken documenten of onderwerpen. Een score van 3 wordt gegeven wanneer er een uitgebreide beschrijving of een beschrijvende opsomming van onderwerpen wordt gegeven.
Uitkomsten
Uit het onderzoek is gebleken dat 53 (62%) van de Raden van Toezicht een uitgebreide beschrijving hebben gegeven van de besproken onderwerpen tijdens de vergaderingen. De uitkomsten zijn goed te noemen aangezien het wettelijk niet verplicht is en de
Governancecode er niet expliciet aandacht aan besteedt is het opmerkelijk om te zien dat 80% van de Raden van Toezicht toch aandacht besteedt aan de besproken onderwerpen in zijn verslag.
Een voorbeeld van een uitgebreide beschrijving van de besproken onderwerpen, welke een score van 3 hebben behaald, is de beschrijving zoals deze is opgenomen in het verslag van de Raad van Toezicht van HagaZiekenhuis te Den Haag.
Besproken thema’s
… Zij bespraken de thema’s overheidsbeleid in de zorg, strategische samenwerkingen binnen en buiten de regio en de problematiek van governance in relatie tot
kwaliteitsbewaking. In dit verband werd een presentatie gegeven door de voorzitter en secretaris van de onderzoekscommissie naar het (dis)functioneren van een neuroloog in het Medisch Spectrum Twente. De Raad van Toezicht ontvangt ieder kwartaal van de Raad van Bestuur een kwartaalrapportage over het gevoerde beleid, de productie- en exploitatieontwikkeling, het kwaliteits- en veiligheidsbeleid, de stand van zaken over de realisatie van het jaarplan en een afzonderlijke rapportage van het projectbureau Haga Vernieuwt. De financiële stukken worden over het algemeen toegelicht door de
manager financiën (FIC); bij bespreking van de (concept)jaarrekening is altijd de externe accountant in de vergadering aanwezig. De accountant licht ook zijn managementletter toe tijdens de vergadering. Regelmatig geeft een manager van een stafafdeling, dan wel een sector- en medisch manager een toelichting/presentatie over een thema of
bedrijfsonderdeel. Onderwerpen die in 2009 in de vergaderingen van de Raad van Toezicht met de Raad van Bestuur ter bespreking en ter besluitvorming aan de orde kwamen waren onder meer:
- de financiering van de vernieuwbouwplannen van het ziekenhuis; - de stedenbouwkundige ontwikkelingen;
- overheidsbeleid in de zorg en de consequenties voor het ziekenhuis; …
Deze beschrijving geeft eerst een beschrijving van de besproken onderwerpen en documenten waarna een opsomming wordt gegeven van de besproken onderwerpen en besluiten. Op basis van deze beschrijving krijgt de lezer een transparant inzicht in de, door de Raad van Toezicht, uitgevoerde werkzaamheden.
Grafiek 11: Beschrijving besproken onderwerpen
In grafiek 11 zijn de uitkomsten van deze vraag opgenomen en is te zien dat de Raden van Toezicht er zelf voor kiezen om informatie vrij te geven om de transparantie van zijn verslag te bevorderen. Zoals aangegeven heeft ruim 80% een beschrijving gegeven van de besproken onderwerpen en slechts 20% geheel niet. De meest voorkomende onderwerpen zijn: bouw, financiën, jaarrekening, begroting, ICT en het strategisch meerjaren plan.
4.2.4 Taak van de Raad van Toezicht
Het onderdeel taak van de Raad van Toezicht is opgenomen ter beoordeling van het verslag van de Raad van Toezicht. Dit onderdeel kent 10 vragen waarmee in totaal 45 punten kunnen worden gescoord. De vragen zijn verdeeld over de volgende deel onderwerpen:
verantwoordelijkheden, taak en werkwijze, goedkeurende bevoegdheid en
informatievoorziening. Aan de hand van deze vragen wordt getoetst in hoeverre het verslag voldoet aan de wettelijke bepalingen en de normen van goed toezicht volgens de Zorgbrede Governancecode. De eerste vragen gaan over wettelijke bepalingen waarbij de Raad van Toezicht wordt verplicht de verantwoordelijkheden te beschrijven. De navolgende vragen gaan over de taak en werkwijze die de Raad gedurende het jaar heeft uitgevoerd. De voorlaatste vragen gaan over het toelichten van de goedkeurende bevoegdheden. De laatste vragen gaan
17; 20%
15; 18% 53; 62%