Programma 6 Middelen
5. Paragrafen
5.5 Bedrijfsvoering
In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) is bepaald dat in de begroting paragrafen worden opgenomen waarin de beleidslijnen worden vastgesteld voor beheersmatige aspecten. Doel van de paragraaf is dat informatie die anders versnipperd in de begroting is opgenomen op één plek gebundeld staat. Hierdoor krijgt de raad voldoende inzicht in de betreffende onderwerpen.
A. Personeel & Organisatie
Wat willen we bereiken:
We willen dat onze medewerkers betrokken zijn bij onze stad en met trots voor deze stad werken, zij zijn hierbij dienstverlenend en resultaatgericht. Zij voelen zich verantwoordelijk voor hun werk en zijn hierop aanspreekbaar. De stad Oosterhout en haar burgers staat in hun werken voor de gemeente centraal.
Wat gaan we ervoor doen: Toelichting:
Strategische personeelsplanning/ duurzame inzetbaarheid:
Alle (digitale, wettelijke en financiële) ontwikkelingen hebben invloed op het gewenste en benodigde personeelsbestand in de toekomst. Strategische
personeelsplanning en duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers kunnen ons helpen bij het creëren van een (toekomst) bestendig personeelsbestand.
Een kwantitatieve doorkijk wordt gemaakt naar de komende jaren. Op basis van verwachte formatiewijzigingen en verwachte uitstroomcijfers wordt verder inzichtelijk gemaakt binnen welke vakgebieden in de (nabije) toekomst een tekort of overschot aan personeel is te verwachten is en wordt gekeken welke rollen en kwaliteiten belangrijk zijn voor de toekomst. Op grond van deze kennis wordt ingezet op duurzame inzetbaarheid van medewerkers, zodat de kennis en vaardigheden van het
personeelsbestand aansluiten bij de vraag op langere termijn. Ziekteverzuimpercentage Oosterhout 4,8% 4,6% 5,0% 5,2%
Ziekteverzuimpercentage Landelijk 5,3% 5,6% - -
B. Informatisering
Wat willen we bereiken:
Het leveren van toegevoegde waarde aan primaire processen met effectieve en efficiënte informatievoorzieningen. Alsmede het zorgdragen voor een goede informatievoorziening en het waarborgen van privacy.
Wat gaan we ervoor doen:
De wereld om eens heen draait om data en ook wij beschikken over veel data. We hebben wettelijke verplichtingen als het gaat om deze data. Deze verplichtingen liggen op het gebied van privacy waarbij de organisatie in 2018 moet voldoen aan Europese wetgeving de GDPR (General Data Protection Regulation) die in Nederland vertaald is in de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Ook worden de landelijke
verantwoordingseisen en accountant controles op het gebruik en beheer van data zwaarder.
De invoering van de digitale overheid, decentralisatie van taken van het Rijk naar gemeenten en de Omgevingswet hebben grote consequenties voor de gemeentelijke processen en dienstverlening. Het digitale kanaal voor de gemeentelijke dienstverlening wordt, mede vanuit de visiebrief ‘Digitale overheid 2017’ van Minister Plasterk, steeds belangrijker. Door de toenemende digitale dienstverlening stromen gegevens in toenemende mate door verschillende ketens, zowel binnen- als buitengemeentelijk.
De ontwikkelingen op het gebied van data bieden ook kansen als we deze data veel beter gaan uit nutten en het explicieter in gaan zetten om beleid te maken, beleid te monitoren en beleid te evalueren. Om dat te kunnen doen moeten we meer met Business Intelligence (data analyses) gaan doen zodat we van data kennis kunnen maken en zo voorbereid zijn op alle ontwikkelingen die op ons afkomen. Op deze manier kunnen we de data-analyses gebruiken voor het verbeteren van onze primaire processen en de bijbehorende
dienstverlening.
Het afgelopen jaar heeft de organisatie in projectvorm hard gewerkt aan
gegevensmanagement. Waarbij gegevensmanagement het geheel van taken is, gericht op het besturen van de gegevenshuishouding om in de organisatie op het juiste moment over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken. Hoewel een goede basis is gelegd voor informatiemanagement / informatiebeveiligingsbeleid / privacybeleid /
gegevensmanagement is het duidelijk, dat de gemeentelijke organisatie structureel moet investeren in eigen medewerkers die deze nieuwe taken op zich nemen. Dit vergt grote inspanning op het gebied van opleiding en ontwikkeling, maar ook moet aanvullende expertise op dit gebied worden opgenomen in het personeelsbestand van de gemeente. De kosten die gemaakt moeten worden om ervoor te zorgen dat Oosterhout het kader van gegevensmanagement (waarbinnen ook privacy en BI vallen) goed kan toepassen, zijn opgenomen in de perspectiefnota 2018. Deze extra kosten zijn enerzijds personele kosten voor functies die vervuld moeten worden die er nu nog niet zijn maar ook voor tools om data bruikbaar te maken en om van deze data kennis te maken. Naast de verplichting uit de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) om een Functionaris
gegevensbescherming aan te stellen om te kunnen voldoen aan de privacy vereisten, is er extra capaciteit gevraagd voor het kunnen toepassen van data. Het is belangrijk te beseffen dat we op dit moment met het projectgegevensmanagement een eerste inhaalslag maken om de gegevenshuishouding van de gemeente op orde te krijgen en te houden.
Het project gegevensmanagement richt zich op het structureel inrichten van
gegevensmanagement en richt zich op het geheel van taken, gericht op het besturen van de gegevenshuishouding om in de organisatie op het juiste moment over de juiste
gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken. Het is nu al te voorspellen het werken met data meer en andersoortige capaciteit van de organisatie vraagt. In dit kader is er nu al capaciteit nodig, in de vorm van gegevensbeheerders, om de data te beheren zodat de organisatie, ketenpartners en auditors kunnen vertrouwen dat de kwaliteit van de
gemeentelijke dat voldoende is. In de komende jaren zal er vanuit gegevensmanagement hard gewerkt worden om de gegevenshuishouding conform de landelijke vereisten kwalitatief op orde te krijgen. Dat betekent dat de komende jaren naar verwachting extra capaciteit gevraagd gaat worden om de kwaliteit van onze data te kunnen garanderen.
C. Overhead
Als gevolg van de vernieuwing van het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) is in de meerjarenbegroting 2017-2020 voor het eerst een overzicht Overhead opgenomen. Het doel is om de overhead bij gemeenten beter inzichtelijk te maken. De nieuwe BBV schrijft voor dat gemeenten met ingang van de begroting 2017 de overhead niet langer meer mogen toerekenen aan de
afzonderlijke programma‘s. Met dit overzicht wordt de omvang en samenstelling van de overhead van de gemeente Oosterhout inzichtelijk gemaakt. Hiermee wordt de raad inzicht geboden in de omvang en aard van de totale apparaatslasten van de gemeente Oosterhout.
Overhead kosten bestaan uit kosten die gemaakt worden om de gehele organisatie te laten functioneren. In het algemeen worden hieronder verstaan de kosten die gemaakt worden voor ondersteunende activiteiten die niet direct toe te rekenen zijn aan producten. Uiteraard leveren deze activiteiten wel een bijdrage aan alle producten.
Het begrip overhead
Het BBV schrijft voor dat de definitie van overhead uit Vensters voor bedrijfsvoering moet worden gebruikt. Deze definitie luidt: overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en
ondersteuning van het primaire proces. Overhead bestaat uit:
• Leidinggevenden in het primaire proces (projectleiding valt hier buiten);
• Financiën, toezicht en controle gericht op de (eigen) gemeentelijke organisatie;
• Personeel en Organisatie;
• Inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement);
• Communicatie (interne en externe communicatie, uitgezonderd klantcommunicatie);
• Juridische zaken;
• Informatievoorziening en automatisering (ICT);
• Facilitaire zaken en Huisvesting;
• DIV;
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning;
• Managementondersteuning primair proces.
Voor de toerekening van overhead (waar toegestaan) wordt dezelfde systematiek gehanteerd als voorgaande jaren. De overheadkosten worden verdeeld op basis van een percentage. Dit percentage wordt berekend op door de overheadkosten te delen door de totale personele kosten (apparaatskosten + inhuur derden).
Wat willen we bereiken:
Het doel van het overzicht Overhead is het op een effectieve en efficiënte manier ondersteunen van de beleidsprogramma’s.
Wat gaan we ervoor doen: Toelichting:
Een transparant inzicht in de omvang en samenstelling van de overhead.
Een efficiënte en effectieve ondersteuning van het primair proces.
De overheadfunctie is dienstbaar aan de gemeente als geheel. Het is ondenkbaar dat de gemeente zijn taken kan uitvoeren zonder overhead. Tegelijkertijd is het zaak ook de efficiency van de overheadfunctie
voortdurend te monitoren en indien nodig aan te passen.
In de onderstaande tabel is een specificatie opgenomen van de verschillende kosten die tot de overhead gerekend worden.
Kostensoort BGR Automatisering / Telefonie 3.858 3.952 3.988 3.933 3.826 Bestuurs- en
managementondersteuning 908 1.425 1.425 1.425 1.425
Financiële ondersteuning &
uitvoering 1.941 991 991 991 991
Personeel & Organisatie 1.311 1.357 1.327 1.326 1.310
Staf ondersteuning 1.039 1.255 1.255 1.255 1.255 Accommodatiebeheer / Facility 2.726 2.566 2.404 2.282 2.262 DIV / Inkoop / Statistiek 1.952 2.152 2.152 2.151 2.127
Tractie 1.198 0 0 0 0
Subtotaal 19.868 18.888 18.361 18.007 18.136
Doorberekende concernoverhead GREX
2.172 454 441 436 431
Concernoverhead 17.696 18.434 17.920 17.571 17.705
Zoals reeds eerder toegelicht is het in de begroting alleen toegestaan om de overhead direct door te rekenen aan de grondexploitaties. Voor een aantal andere producten zal de overhead alleen
extracomptabel worden toegerekend om de integrale kostprijs te bepalen.