Beleid en strategie
In 2019 heeft de organisatie gewerkt aan de uitwerking van het strategiedocument “De organisatie van de gemeente Olst-Wijhe in de gemeenschap van de toekomst.
Dit document is onder meer bedoeld als een koersdocument voor de te volgen strategie van de organisatie en kan worden gezien als een actualisatie van de missie en bedrijfsvoeringsvisie. Deze actualisatie heeft plaatsgevonden vanuit de vraag: “wat vragen onze inwoners (inclusief bedrijven en maatschappelijke organisaties) in de toekomst van onze organisatie”.
Ontwikkelingen in snel veranderende omgeving van onze organisatie (zowel publiek als privaat) vragen van een relatief kleine organisatie als de onze om een heldere koers wat betreft missie, visie en strategie.
Een koers op basis van (strategische) keuzes kunnen worden gemaakt. Ook om een koers die bij bestuur, management, medewerkers en uiteindelijk ook onze inwoners helder is en gedragen wordt.
In 2019 is het Strategisch Personeelsplan vastgesteld. Uitgangspunt hiervoor vormen de opgaven uit het door uw raad vastgestelde raadsakkoord en het daarop gebaseerde
collegeuitvoeringsprogramma. Er zijn grote opgaven op sociaal en ruimtelijk domein (inclusief de energietransitie). De strategie “de organisatie van de gemeente Olst-Wijhe in de gemeenschap van de toekomst”, met als centrale thema’s: participatie, dienstverlening en gebiedsgericht werken, vormt een basis voor hoe de uitvoering van de opgaven vormgegeven moet worden. De digitale transformatie vormt daarbij een onderliggende strategielijn die als algemene organisatorische opgave wordt beschouwd.
Om een goede invulling te kunnen geven aan het strategisch HR-beleid vormt strategische personeelsplanning een randvoorwaarde en basis.
Management
In 2019 is vorm en inhoud gegeven aan een managementontwikkelingstraject voor directie en teamleiders. Dit om het management (nog) beter toe te rusten voor de uitdagingen, waarvoor de organisatie van onze gemeente staat. Leidinggeven aan de strategische veranderingsprocessen in een kleine organisatie en daarbij het verschil blijven maken, vragen om een permanente
investering in de kwaliteit van het management.
Financiën
Ter verbetering van het proces m.b.t. de planning & controlcyclus staat de invoering van Lias in de planning. Vanwege prioritering van de werkzaamheden heeft de fasegewijze invoering nog niet in 2019 plaatsgevonden.
Medewerkers
Het strategisch personeelsbeleid vraagt vanwege verschillende autonome ontwikkelingen ook om een actualisatie:
Vergrijzing van het personeelsbestand
Krapte op de arbeidsmarkt
Strategische opgaven die om nieuwe kennis en vaardigheden vragen.
Met dit strategisch personeelsbeleid is in 2019 een begin gemaakt in de vorm van een strategisch personeelsplan (SPP). Dit plan is gebaseerd op een kwalitatieve en kwantitatieve analyse van het huidige personeelsbestand en vervolgens afgezet tegen de benodigde formatie.
Deze benodigde formatie is zoals hierboven is aangegeven, gebaseerd op de politiek-bestuurlijke ambities verwoord in het raadsakkoord en het collegeuitvoeringsprogramma. Vanwege het ontbreken van voldoende financiële middelen is in 2019 maar in beperkte mate invulling gegeven aan het SPP. Verschillende maatregelen zijn voor de duur van 1 jaar genomen. Het SPP zal in 2020 opnieuw worden ingebracht bij de te maken financiële afwegingen in de kadernota.
Naast het strategisch personeelsplan zal het strategisch HR-beleid verder ingevuld worden door een strategisch opleidings- en ontwikkelplan en een strategisch wervings- en selectiebeleid.
Informatie
De VNG heeft in haar verenigingsstrategie De Gemeente 2020 de volgende passage opgenomen over de informatiemaatschappij.
“Vrije toegang tot kennis en informatie hebben de samenleving ingrijpend veranderd. Iedereen kan in principe meedoen: de hoeveelheid informatie neemt niet alleen exponentieel toe, het gebruik dat mensen en bedrijven ervan maken ook. De invloed van die ontwikkeling op het openbaar bestuur is immens, we profiteren van de geweldige kansen maar ondervinden ook de schaduwzijden van de democratisering van de informatie en informatietechnologie. Daarbij mogen we overigens niet vergeten dat een deel van onze samenleving niet voldoende aan kan haken. We zullen groepen in de samenleving moeten blijven ondersteunen, zodat zij niet over de rand van de
informatiemaatschappij vallen. Het openbaar bestuur moet zich aan de informatiesamenleving aanpassen, anders zal de samenleving het openbaar bestuur wel aanpassen. Dat gaat een stuk verder dan papierloos vergaderen of het onderhouden van een website met gemeentelijke informatie. De aanpassing aan en adaptatie van de informatiesamenleving zal op verschillende niveaus moeten plaatsvinden: bij de bestuurlijke taakuitoefening, in de interne werkprocessen en in de gemeentelijke dienstverlening. Informatietechnologie is een belangrijke sleutel voor de
verbetering van de gemeentelijke dienstverlening”.
De gemeenteraden van Deventer, Olst-Wijhe en Raalte hebben gezamenlijk de I-visie vastgesteld.
Deze visie kent als bouwstenen “ICT op orde”, informatieveiligheid en de domeinen bedrijfsvoering, dienstverlening, sociaal en ruimtelijk.
In 2019 zijn in DOWR-verband zogenoemde uitvoeringsplannen opgesteld, waarbij op basis van ontwikkelingen in de verschillende domeinen een vertaling is gemaakt naar benodigde
investeringen op het terrein van informatie en ICT. De financiële vertaling van deze uitvoeringsplannen worden meegenomen in de Begroting 2021-2024.
Naast deze uitvoeringsplannen per domein heeft de informatieveiligheid in 2019 de nodige aandacht gehad.
Het belang van informatieveiligheid en privacybescherming neemt toe. Met nieuwe wet- en regelgeving als de AVG worden we gedwongen extra maatregelen, processen en procedures met betrekking tot privacy en informatieveiligheid te nemen. Afgelopen jaar zijn er in dit kader
verschillende DPIA’s (onderzoek naar privacyrisico’s) afgenomen. Waar mogelijk doen we dit in DOWR verband.
Informatieveiligheid
Onder informatieveiligheid verstaan we het treffen en onderhouden van een samenhangend pakket aan maatregelen om de betrouwbaarheid van de informatievoorziening te waarborgen. Kernpunten daarbij zijn beschikbaarheid, integriteit (juistheid) en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens en andere informatie.
Vanuit de (Rijks)overheid is de belangstelling en noodzaak voor informatieveiligheid de afgelopen jaren toegenomen. Vanwege de toename van cybercriminaliteit zijn ook vaker gemeenten het doelwit van aanvallen. Om grip te behouden op de eerdergenoemde noodzaak zijn er verschillende projecten binnen DOWR in uitvoering genomen:
Voldoen aan de 100% BIG-compliancy, in het begin van 2018 80%, begin 2019 90% en begin 2020 96%. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is sinds 1 januari 2020 het nieuwe normenkader voor alle overheden. Deze vervangt de Baseline
Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). De gemaakte stappen bij de BIG sluiten naadloos aan op de nieuwe BIO standaard.
Business Continuity Management om te blijven functioneren in verschillende (nood)scenario’s.
Invoeren ICTsysteem om grip te krijgen op alle bedrijfsprocessen in relatie tot informatieveiligheid.
Het belang en de samenwerking van informatieveiligheid en privacybescherming neemt toe. Met nieuwe wet- en regelgeving als de AVG worden we gedwongen extra
maatregelen, processen en procedures met betrekking tot privacy en informatieveiligheid te
nemen. Afgelopen jaar zijn er in dit kader verschillende DPIA’s afgenomen. Waar mogelijk doen we dit in DOWR verband.
Wij hebben een flinke groei met betrekking tot informatiebeveiliging doorgemaakt, maar er moeten nog verschillende acties opgepakt en doorontwikkeld worden. Zo blijft de menselijke factor een flink risico, dit willen we door middel van bewustzijn campagnes verbeteren. Ook komen we steeds meer in control m.b.t. uitgevoerde Informatieveiligheidsactiepunten n.a.v. verschillende audits. Dit alles zorgt ervoor dat de 3 gemeenten haar dienstverlening steeds meer op een betrouwbare en veilige manier kan uitvoeren richting haar burgers.
Ook is er in 2019 weer uitvoering gegeven aan de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). De kern van ENSIA is dat de gemeentelijke organisatie transparant is en verantwoording aflegt over de wijze waarop zij in control is op het thema informatieveiligheid.
Gedurende 2019 zijn verschillende personen geïnterviewd en verslagen opgesteld. Daarnaast zijn de gewenste documenten en verantwoordingen opgeleverd aan de belanghebbende partijen.
Daarmee hebben Deventer, Olst-Wijhe en Raalte ENSIA 2019 met succes voltooid.
Processen
Met permanent verbeteren (‘lean’), met werken aan taakvolwassen medewerkers en teams, met programmatisch werken, met samenwerken in DOWR verband, met digitalisering, met investeren in het bestuurlijk – ambtelijk samenspel wordt gewerkt aan een organisatie die goede resultaten laat zien, op basis van de kracht van de kleine gemeente. Het afgelopen jaar zijn er verschillende LEAN trajecten doorlopen.
Resultaatgebieden
De kwaliteit van onze bedrijfsvoering wordt uiteindelijk afgemeten aan de behaalde resultaten.
Resultaten die gerealiseerd moeten worden met beperkte financiële middelen en met een relatief kleine formatie.
Het optimaliseren (lees: minimaliseren) van het kostenniveau blijft een belangrijk speerpunt voor de bedrijfsvoering. Daarbij mag de kwaliteit van de dienstverlening in de richting van onze burgers, bedrijven en instellingen niet uit het oog worden verloren. Door ons instrumentarium van klanttevredenheidsonderzoeken, medewerkerstevredenheidsonderzoeken, Vensters voor Bedrijfsvoering en deelname aan de burgerpeiling van www.waarstaatjegemeente.nl consequent toe te passen, monitoren wij periodiek en gestructureerd onze resultaten. Door middel van periodieke deelname aan bepaalde benchmarks plaatsen we dit ook in een perspectief.
Er is eind 2019 een medewerkerstevredenheidsonderzoek gehouden, waarbij de methodiek vanuit het eerdere Investors in People is gehanteerd. Een representatief deel van de medewerkers heeft deelgenomen (83%). Zij geven de organisatie gemiddeld een 7,8. Het geeft een beeld dat
medewerkers in het algemeen tevreden zijn over ons als werkgever. Medewerkers hebben in de openvraag naar verbeteringen vooral aandacht gevraagd voor het meer in evenwicht brengen van de taken en de beschikbare werktijd. De opgeleverde inzichten worden vertaald naar acties ter verbetering en handvatten ontwikkeld om de sterke punten voort te zetten.
Nieuw bij het medewerkerstevredenheidsonderzoek is dat we de vitaliteit van medewerkers zijn gaan meten door als pilot deel te nemen aan BRUIS, een onderzoek dat is aangeboden door het A&O fonds. In 2020 zullen we hiervan de resultaten ontvangen. Een medewerkerstevredenheid- en vitaliteitsonderzoek draagt bij aan een toekomstbestendige organisatie en is belangrijk om
medewerkers ook in de toekomst te blijven binden en boeien aan onze organisatie. Olst-Wijhe wil een zogenaamde ‘ontwikkelgemeente’ blijven. Dit geven wij vorm door de HR instrumenten in samenhang en ter ondersteuning van de strategische doelen in te zetten. Speerpunten hierbij zijn een strategisch personeelsbeleid, het werving- en selectiebeleid, competentie- en
talentmanagement en een geactualiseerd opleidingsprogramma met als thema ‘externe spiegeling op de bedoelingen’.
In 2019 heeft geen collegeonderzoek op basis van artikel 213a gemeentewet plaatsgevonden.