IV. Bedrijfsvoering
Algemeen
De overheid is er voor de burgers. De burger verwacht van de gemeente dat zij betrouwbaar, deskundig en transparant is, rechtmatig handelt en responsief (reagerend en ontvankelijk) is. Daarbij gaat de burger er vanuit dat overheidsgelden doelmatig en doeltreffend worden besteed. Bedrijfsvoering is erop gericht de gemeentelijke organisatie te ondersteunen bij het realiseren van de doelstellingen die in de programma’s zijn opgenomen.
Uitgaande van een duidelijke visie en doelstellingen (vastgelegd in Boegbeelden 2015 en het coalitieakkoord 2014-2018) is de kwaliteit van de bedrijfsvoering cruciaal voor het behalen van die doelstellingen. De koers voor de organisatie die geldt als leidraad voor de bedrijfsvoering luidt: Samen volop in beweging voor onze
samenleving.
ENSIA
Een ENSIA Assurancerapport beperkt zich over 2017 tot alleen SUWInet- en Digid. Echter, de betreffende ministeries/rijksorganen hebben aangegeven dat de oude, niet meer bestaande gemeenten vrijgesteld zijn van de auditverplichtingen voor Suwinet en Digid en als dusdanig geen assurancerapporten hoeven te verkrijgen.
Zo heeft het ministerie van SZW het volgende aangegeven:
‘Gemeenten die rechtsopvolging vinden in een nieuwe gemeente worden vrijgesteld van de verantwoordingsverplichtingen in het jaar van de gemeentelijke herindeling (in dit geval het verantwoordingsjaar 2017). Over het daaropvolgende jaar (in dit geval het 2018) is de nieuwe gemeente weer gehouden aan de verantwoordingsverplichtingen.’
De paragraaf Bedrijfsvoering bestaat uit de volgende onderdelen:
1. De basis op orde hebben.
2. Meer verbinding met de samenleving.
3. Implementatie van Het Nieuwe Werken.
4. Digitalisering, informatisering en automatisering.
5. DIV, Juridische zaken en P&O.
1. De basis op orde hebben
Met het op orde brengen van de basis zijn we in een situatie beland, waarbij vaste patronen ontstaan. Interne controles raken vertrouwd, afspraken worden beter nagekomen, stukken worden tijdig aangeleverd en het denken in risico’s en beheersmaatregelen bij de financiële processen krijgt verder gestalte.
Hiernaast namen we de controle-items uit controleprocollen en de zogenoemde vinkenlijsten op in een geautomatiseerde controle-applicatie (Key Control Dashboard). Deze applicatie schaften we voor 2016 tot en met 2018 aan om het controleproces met Slochteren en Menterwolde te stroomlijnen en te harmoniseren. Met deze applicatie spreiden we de controles over het jaar, voorkomen we pieken in de werkbelasting en sturen we op geconstateerde fouten of onrechtmatigheden. De accountant was betrokken bij de inrichting en steunt de ontwikkeling, die past in het vergroten van het zelfcontrolerend vermogen. Via een simpele technische bewerking wordt de applicatie in 2018 omgezet van drie werkomgevingen naar één Midden-Groningen omgeving.
Sinds de jaarrekening 2014 leggen we transparant en duurzaam verantwoording af over de kwaliteit van de bedrijfsvoering aan de hand van een zogenoemde “In control verklaring”. Deze verklaring nemen we vanaf de jaarrekening 2014 op.
In 2017 stemden we de verschillende verordeningen, beleidsregels en werkprocessen met betrekking tot de planning- en controlcyclus die bij de gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde worden gebruikt zoveel mogelijk op elkaar af Dit alles in de aanloop naar de herindeling per 1 januari 2018.
2. Meer verbinding met de samenleving
Informatie over dit onderdeel staat in programma 1 ‘Burger en Bestuur’.
3. Implementatie van Het Nieuwe Werken
In 2017 pakten we de voorbereidende werkzaamheden voor het nieuwe werken in samenhang met de herindeling op. Daarbij werkten we de digitaliseringsplannen en de visie op de benodigde werkplekken in de nieuwe
4. Digitalisering, informatisering en automatisering
4.1 De grootste inzet pleegden we op de I&A-voorbereidingen voor de herindeling.
We maakten een I&A-visie, een projectplan voor de implementatie en een voorstel voor de hoofdapplicaties van de nieuwe gemeente. We verstrekten een opdracht voor de migratie van belangrijke systemen van burgerzaken, belastingen, WMO, werk en inkomen, leerplicht, en datadistributie van basisgegevens en besteedden een financieel systeem aan.
We tuigden een projectorganisatie op om de implementatie en harmonisatie van systemen en gegevens van de drie gemeenten mogelijk te maken. Dit is een zeer omvangrijke en complexe operatie.
4.2 We werkten vooral aan de voorbereiding van het gelijkrichten van de zaaksystemen met Slochteren en Menterwolde als voorbereiding op de herindeling. Daarbij spraken we af dat het huidige zaaksysteem in de beginperiode ook door de nieuwe gemeente gebruikt zal worden. Doel is voor de nieuwe gemeente voor het hoofdpostproces volledig digitaal te werken. De sociale teams namen het nieuwe regiesysteem in juni in gebruik.
Daarmee registreren de medewerkers cliëntgegevens en cases, krijgt men een integraal cliëntbeeld, en wordt sturingsinformatie geleverd. Dit laatste is nog in ontwikkeling.
5. DIV, Juridische zaken en P&O 5.1 DIV
Het team DIV (Documentaire Informatievoorziening) is nauw betrokken bij de implementatie van het zaaksysteem en bij de voorbereiding van het zaakgericht werken.
Verder is DIV een belangrijk onderdeel van het herindelingsproject I&A, en is daarbinnen dan ook een apart deelproject. We moeten de archieven in goede staat overdragen van de drie gemeenten naar Midden-Groningen.
De DIV-processen en systemen moeten we harmoniseren, de hoofdprocessen moeten we digitaal en zaakgericht maken, en de relevante DIV-beleidsstukken voor Midden-Groningen moeten we opstellen: Archiefverordening, Besluit informatiebeheer, Digitale vervanging.
5.2 Juridische zaken
In 2017 stond Juridische kwaliteitszorg (JKZ) opnieuw op de agenda. Voor ons is JKZ het op een
gestructureerde wijze treffen van maatregelen die erop gericht zijn dat de juridische kwaliteit van de geleverde producten en diensten voldoen aan de geldende regelgeving, de behoeften van de klanten en de wensen van onszelf. Juridische bewustwording in de gehele organisatie speelt hierbij een belangrijke rol.
5.3 Personeel en organisatie
In 2017 maakten we in het opleidingsbeleid ook ruimte vrij om medewerkers voor te bereiden op het werken in de nieuwe gemeente Midden-Groningen. Een gemeente van een grotere omvang, met een aangescherpte ambitie en mogelijk een steviger problematiek vraagt om deze investering. Deze investering in de medewerkers gaven we in samenwerking met Slochteren en Menterwolde vorm. Daarbij maakten we een deel van het budget vrij om samen met deze gemeenten invulling te geven aan de gezamenlijke personeelsontwikkeling.
HRM en herindeling
De speerpunten in het HRM-beleid in 2017 zijn:
- Het verder doorzetten van een flexibele organisatie en flexibele inzet van medewerkers.
- Het verder investeren in een resultaatgerichte en besluitvaardige organisatie.
- Het terugdringen van de werkdruk bij de medewerkers.
Het beloningsbeleid is op landelijk niveau via de aanpassing van het bezoldigingshoofdstuk van de CAR/UWO aangepast op de praktijk van een flexibelere organisatie in een maatschappij waar werk en privé veel minder van elkaar gescheiden zijn.
Op langere termijn moeten we ook belemmeringen in de functiebeschrijvingen voor een flexibele inzet
wegnemen. Dit betekende de aanschaf van een nieuw functiewaarderingsysteem ter vervanging van ons huidige systeem uit 1994. Deze vervanging stelden we vanwege de herindeling uit tot de start van het deelproject Mens en Organisatie in het kader van de gemeentelijke herindeling. We maakten in 2016 de keuze voor een nieuw systeem. De functieboeken van de gemeente Midden-Groningen maken we nu op basis van het HR21-functiewaarderingsysteem, een landelijk voor gemeenten ontwikkeld functiewaarderingsysteem.
In 2017 werkte de organisatie met een grote schil van flexibele medewerkers, die in overgrote mate op tijdelijke contracten werkte. Deze noodzakelijke flexibiliteit is vooral ingegeven door de herindeling. Via de tijdelijke inzet van medewerkers werkten we toe naar een zo groot mogelijke formatieve ruimte voor het plaatsen van medewerkers in de nieuwe organisatie.
Begrotingsrechtmatigheid
Inleiding
Het budgetrecht is een recht dat de raad toekomt. Het budgetrecht houdt in dat het college in principe alleen uitgaven kan doen en verplichtingen kan aangaan na toestemming ofwel autorisatie van de raad. Met de vaststelling van de begroting geeft de raad het college deze toestemming.
Begrotingsrechtmatigheid betreft de verantwoording van de lasten op het juiste jaar, voor het juiste bedrag en op het juiste programma. Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is – voorzover het de
begrotingsoverschrijdingen betreft – mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven.
De Commissie BBV geeft in de Kadernota rechtmatigheid aan welke “soorten” begrotingsafwijkingen bij de toetsing van begrotingsafwijkingen worden onderkend. Per uitgave die heeft geleid tot een
begrotingsoverschrijding op programmaniveau dient te worden aangegeven of de uitgaven binnen het door de gemeenteraad uitgezette beleid passen dan wel dat er sprake is van strijdigheid met een wettelijke bepaling c.q.
met een door de gemeenteraad genomen beslissing.
Categorie Soort begrotingsafwijking Onrechtmatig,
maar telt niet
1 Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in
regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd.
X
2.1 Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar die zijn ontstaan na de laatste
begrotingswijziging, te weten de Collegerapportage.
X
2.2 Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn geautoriseerd.
Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad.
X
3 Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet.
X
4 Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen.
Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder
geconstateerde) overschrijding.
X
5 Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen.
X
6 Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat
verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar.
6.1 - geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar X
6.2 - geconstateerd na verantwoordingsjaar X
7 Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten
(investeringen ofwel totaal geautoriseerd krediet) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere
afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren.
7.1 - jaar van investeren X
Dit hoofdstuk omvat een overzicht van alle afwijkingen in de lasten tussen de actuele begroting 2017 en de
rekening 2017.
Voor een gedetailleerde toelichting op de afwijkingen per programma in de programmatoelichtingen.
Programma
Lasten Begroot na
wijziging
Lasten Werkelijk
Verschil Categorie Toelichting
1. Burger en bestuur 4.100.179 9.038.846 4.938.667 3
Betreft herindelingskosten grotendeels gecompenseerd door de rijksvergoeding.
2. Openbare ruimte 15.344.854 15.475.419 130.295 3
Betreft vormen van een voorziening door gewijzigde regelgeving. Wordt
gecompenseerd door de ontvangen afkoopsommen.
3. Wonen en industrie 8.115.845 10.227.808 2.111.963 2.1
Betreft stortingen in
verliesvoorzieningen. Deze waren ten tijde van de collegerapportage nog niet bekend.
6. Participatie 43.080.622 43.461.972 381.350 2.1
Betreft een dotatie aan de voorziening dubieuze debiteuren op basis van de openstaande posten per 31-12-2017. Benodigde dotatie was ten tijde van de collegerapportage nog niet bekend.
7. WMO 12.873.519 13.082.568 209.049 4
Binnen het sociaal domein gaat het om de uitvoering van wetten en verordeningen met een open einde karakter, binnen bestaand beleid.
8. Jeugd 15.226.644 16.528.966 1.302.322 4
Binnen het sociaal domein gaat het om de uitvoering van wetten en verordeningen met een open einde karakter, binnen bestaand beleid.