79
5.1 Personeel
De sterke toename van de personele groei van de NMa en het voorbereiden op de zbo-status hebben in 2001 extra druk gelegd op de bedrijfsvoeringsaspecten binnen de NMa. De NMa is in 2001 verder gegroeid. Het HRM-beleid is verder geïntensiveerd.
5.1.1 Personeelsbezetting
Alle organisatieonderdelen (met uitzondering van de directie Concentratiecontrole) zijn gegroeid. Deze groei was zodanig dat op grond van managementoverwegingen ook de organisatiestructuur is aangepast. Op 1 januari 2001 is de NMa gestart met 134 formatieplaatsen (143 personeelsleden). Op 31 december 2001 had de NMa 204 personeelsleden in dienst (195 formatieplaatsen). In 2001 zijn 75 medewerkers in dienst getreden. Van hen kregen 46 medewerkers een ambtelijke aanstelling en zijn 29 medewerkers aangesteld via een detacheringsbureau. Daarnaast heeft de NMa acht stagiaires in dienst gehad. In totaal verlieten 15 medewerkers de NMa en
verwisselden 18 medewerkers van functie binnen de organisatie.
De NMa kent een jonge personeelsbezetting. De gemiddelde leeftijd van de medewerkers is 36 jaar (peildatum: 31 december 2001). De organisatie heeft meer vrouwen in dienst dan mannen: op 31 december 2001 waren 108 vrouwen en 96 mannen werkzaam bij de NMa.
5.1.2 Werving & Selectie
Een organisatie die groeit en kwalitatief sterk wil zijn, heeft een structurele aanpak van het wervings- en selectiebeleid nodig. Deze structurele aanpak is in 2001 ontwikkeld en heeft geleid tot een nieuwe
arbeidsmarktcampagne (centrale boodschap: “werk dat er toe doet en zichtbaar is”), die wordt vertaald naar ‘corporate’ advertenties, een brochure en een standaardpresentatie voor beurzen en universiteiten. Ook de contacten met universiteiten zijn geïntensiveerd, vooral met de studieverenigingen voor economen en juristen. Een bijzonder effectieve recruitmentmethode bleek het aanbrengen van kandidaten via het
contactennetwerk van het eigen personeel.
5.1.3 Opleidingen
Een adequaat opleidingenbeleid is één van de belangrijke pijlers van de kennisorganisatie die de NMa is. Goed opgeleide medewerkers met kennis van zaken vormen de basis voor het werk. De NMa stelt dan ook hoge eisen aan de kwaliteit van het werk dat zij verricht. Dit vraagt om medewerkers die goed toegerust zijn voor hun taak. Niet alleen het wervings- en selectiebeleid, maar ook het opleidingenbeleid is gericht op verdere versterking van de NMa. De NMa beschouwt ontwikkelingsmogelijkheden ook als een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde. Persoonlijke ontwikkeling, zowel door het leren op de werkvloer als via opleidingen, heeft de organisatie hoog in het vaandel staan. Verschillende inhoudelijke cursussen (onder meer introductiecursussen over mededingingsrecht en energierecht) worden ‘in huis’ georganiseerd door NMa’ers voor NMa’ers. Ook externe opleidingen worden gestimuleerd. In het verslagjaar werd meer dan 4 procent van het totale personeelsbudget besteed aan opleidingen.
5.2 Financiën
Het budget van de NMa is in 2001 ten opzichte van 2000 flink gegroeid. De totale kosten van de NMa bedroegen in 2001 EUR 26.243.000. Hiermee is de NMa binnen het toegekende budget van EUR 27.133.000 gebleven. De groei van het budget wordt deels verklaard door structurele factoren zoals de groei van het aantal medewerkers. De groei van de materiële kosten is voor een deel incidenteel. Een belangrijke component hierin zijn de kosten voor de inrichting van de nieuwe huisvesting, de verhuizing en de huur van het onderkomen. Dit is in totaal EUR negen miljoen. Hiervan is EUR 5,1 miljoen gebruikt voor de eenmalige afkoop van de BTW bij de Rijksgebouwendienst, waardoor de maandelijkse gebruikersvergoeding lager uitvalt.
80
In de tabel wordt de NMa gesplitst in NMa (excl. DTe) en DTe. Dit heeft als reden dat zestig procent van de kosten van de DTe worden doorberekend aan de energiesector. De accountantscontrole gebeurt door de accountants-dienst van het Ministerie van Economische Zaken en vindt plaats in het kader van de controle van de financiële verantwoording van het ministerie.
5.3 Informatiemanagement en Beheer
Tot de activiteiten op het terrein van het informatie-management behoorden in 2001 onder meer: – aanpassing en uitbreiding van het bestaande
tijdschrijfsysteem;
– verbetering van de gebruikersvriendelijkheid van het NMa-kennissysteem;
– inbouw van planningsmogelijkheden in het bestaande registratiesysteem;
– opbouw van een registratiesysteem voor publieksvragen (Informatielijn NMa/DTe);
– opbouw van een registratiesysteem voor documenten van de Europese Unie;
– opbouw van een nieuw systeem waarmee DTe financiële gegevens van gas- en elektriciteitsbedrijven kan vastleggen;
– opbouw van een zogenaamd bouwstenenprogramma ter ondersteuning bij het opstellen van besluiten; – operationalisering van een nieuw geautomatiseerd
bibliotheeksysteem.
De aanbevelingen van de zogenaamde VIR-audit 2000 zijn in 2001 ter hand genomen. In het kader van VIR
(Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid) is het handboek beveiliging geactualiseerd. Dit illustreert het belang dat de NMa hecht aan integriteit en aan beveiliging van (vertrouwelijke) informatie. De accountantsdienst zal in het voorjaar 2002 een audit uitvoeren.
De post- en archiefwerkzaamheden zijn in 2001 aanzien-lijk toegenomen. Het aantal geregistreerde poststukken in
2001 is gegroeid van 13.000 naar meer dan 20.000. Ook de dossiervorming is in vergelijking met 2000 met tweederde toegenomen. Medio 2001 is een start gemaakt met het moderniseren en digitaliseren van het post- en archiefsysteem.
5.4 Kengetallen (‘Balanced Scorecard’)
Het gebruik van kengetallen is zowel intern (sturing door de leiding) als extern (voor ‘stakeholders’, zoals ‘klanten’ en de politiek) van belang. Intern zijn kengetallen
interessant omdat het management team hierdoor in staat is om de ‘polsslag’ van de organisatie te meten. Daarnaast kan de NMa met behulp van kengetallen voldoen aan de vraag om verantwoording en transparantie.
Op advies van CapGemini Ernst & Young heeft de NMa gekozen voor de Balanced Scorecard (BSC) om de score op de strategische en kritische succesfactoren binnen de NMa inzichtelijk te maken. Hierdoor wordt ook voor-komen dat verbeteringen zich beperken tot één in het oog springend terrein. De BSC wordt binnen de NMa met name gezien als aanvullend op de kengetallen waarvan de NMa reeds in de werkplancyclus gebruik maakt.
BSC geeft een integraal beeld, omdat de BSC aandacht besteedt aan alle perspectieven binnen de organisatie. De NMa heeft als belangrijkste perspectieven gekozen voor: opdrachtgever, eigenaar, interne organisatie en klanten. Het opdrachtgeversperspectief behelst het effectiviteits-aspect. Het is van belang voor de NMa om de mate waarin zij haar doelen bereikt aan haar (politieke) opdrachtgevers duidelijk te maken.
Het eigenaarsperspectief is gericht op het ministerie van Economische Zaken als bekostigende instantie. Centrale vragen hierbij betreffen cijfers van productie en inzet van middelen.
Het interne organisatieperspectief betreft de vraag wat de organisatie in bedrijfsprocessen moet doen om haar opdracht te vervullen. Van belang hierbij is ondermeer de kwaliteit en tevredenheid van het personeel, de doorloop-snelheden en productiviteit.
Kosten Personeel Kosten Materieel Realisatie 2001 Realisatie 2000
NMa (excl. DTe) 9.328.000 11.336.000 20.664.000 9.789.000 DTe 1.760.000 3.819.000 5.579.000 3.815.000 Totaal NMa 11.088.000 15.155.000 26.243.000 13.604.000 Ontvangsten DTe 884.000 1.081.000 Ontvangsten NMa 117.000 6.000 Financieel overzicht van de NMa/DTe in 2001 (in euro’s, afgerond op EUR 1.000)