Bijlage 1 WCP groeimodel

Bijlage 1 WCP groeimodel

[1] Transactional [2] Commercial [3] Purchasing [4] Organization [5] Supply chain

Doel/Strategie Geen actieplan Leveranciers

onderhandelingsattitude

Beleidsplan Beleidplan als afgeleide van

organisatiedoelstellingen

Leveranciers denken mee aan doelstellingen van de eigen organisatie Processen

Specificatie Geen specificatie Technische product specificatie Technische en functionele productspecificatie Technische en functionele productspecificatie en specificatie betreffende eisen aan de leverancier

Als 4, gebruik makend van de kennis van de leverancier (Early Supplier Involvement; Collaborative Engineering)

Selectie Op basis van ervaring, gevoel

Op basis van prijs Op basis van vergelijk van prijs, levertijd en andere factoren Op basis van marktonderzoek, preselectie en objectieve wegingsfactoren Als 4, met berekening van Total Cost of Ownership (TCO) en/of risicoanalyse Contractering Mondelinge

overeenkomst Inkooporder waarvan prijs gebaseerd is op eerdere order

Prijslijst

leverancier? Raamcontract Raamcontract, inclusief prestatie-indicatoren

Bestellen Mondeling/telefonisch bestellen

Prijzen op moment van bestellen onderhandeld

Op basis van interne bestelbon

Op basis van interne bestelbon; prijzen uit raamcontract/afroeporder of ERP-systeem Geoptimaliseerde bestelling uit supply chain systeem

Bewaken Geen bewaking Actie ondernomen als de interne klant erom vraag (reactief)

Leverdatum wordt een aantal dagen voor verstrijken van levertijd gecheckt (routine status check)

Voortgangscontrole op proces van leverancier aan de hand van vooraf vastgestelde mijlpalen (advanced status check)

Leverancier opereert als geïntegreerde schakel in geheel, directe aanlevering aan de lijn (Kanban) Besturing Prestatie van

inkoopfunctie wordt niet gemeten Inkoopfunctie wordt beoordeeld op basis van besparingen op productprijs Inkoopfunctie wordt beoordeeld op basis van besparingen op productprijs en proceskosten

Prestatie wordt gemeten naar de mate van bijdrage aan bedrijfsdoelstellingen Prestatieverbetering gericht op optimalisatie van de gehele supply chain. Organisatie

Afdeling Geen formele inkoopfunctie

Inkoopafdeling, verantwoordelijk voor reguliere inkoop van facilitaire

goederen/diensten

Inkoopafdelling, die aandacht besteedt aan eigen focus, maverich buying, head count en eigen positie in de organizatie Inkoopafdeling, verantwoordelijk voor regulier inkoop van facilitaire en primaire goederen/diensten en van projectmatige inkoop. Inkoopafdeling is mede verantwoordelijk voor product development en business results. Individu Sterk taakgeoriënteerde staf Inkoopstaf heeft commerciële instelling Inkoopstaf analyseert trends in kosten, en kan geloofwaardig met leveranciers onderhandelen

Inkoopstaf wordt binnen de organisatie

beschouwd als een waardevolle kracht, met nadruk op ervaring, motivatie en attitude Inkoopstaf motiveert (product-)vernieuwi ng door leveranciers te betrekken Informatie

Algemeen Informatie wordt handmatig verzameld en is vaak incompleet

Informatie is door middel van bepaalde standaardrapporten beschikbaar Juiste informatie van binnen de inkoopafdeling is snel beschikbaar en ook periodiek bestudeerd Juiste informatie is gekoppeld en gerelateerd aan organisatiewijde systemen

Technologie De meeste

inkooptaken worden handmatig uitgevoerd

Informatiesystemen hebben de nadruk op het ondersteunen van repetitieve taken IT investeringen voor de inkoopafdelingen worden te allen tijde op hen meerwaarde beoordeeld, middels financiële en niet-financiële factoren Een ERP-systeem is de bron van alle

inkoopgegevens Een e-procurement systeem ondersteunt de inkoopafdelingen en de leveranciers voor wat betreft alle inkooptaken.

Bovenstaand model geeft aan dat de geformuleerde vragen in de WCP de inkoopprofessionaliteit van de inkoopfuncties binnen organisaties bepalen. Deze vragen zijn verdeeld in vijf onderdelen: doel, processen, besturing, organisatie en informatie. Per onderdeel geven organisaties aan op welk niveau (1 t/m 5) ze zich bevinden wat betreft haar inkoopfunctie. Op basis van het gemiddelde van deze vragen wordt de inkoopprofessionaliteit uitgedrukt in een WCP-score. De uitkomsten van de inkoopenquête geven zowel een beeld van het niveau van de inkoopstrategie en de inkoopprocessen, als de informatievoorziening ten behoeve van de inkoopfunctie en de toepassing van E-procurement.

Bijlage 2 Schema benaderen organisaties

Introductie

Goedendag, u spreekt met Ashvin Autar van adviesbureau Berenschot. Zou ik de Heer () kunnen spreken? Goedendag, mijn naam is Ashvin Autar. Ik ben van adviesbureau Berenschot, van de afdeling Procurement. Ik loop stage bij Berenschot Procurement en ik doe een onderzoek naar de selectie en ontwikkeling van inkoopmanagers en de rol van CM hierin. Dit is een vervolgonderzoek op de ‘World-Class Purchasing’-inkoopenquête die u als organisatie heeft ingevuld. Deze enquête heeft de inkoopprofessionaliteit van jullie organisatie bepaald. Uit deze enquête is ook naar voren gekomen dat jullie aan CM doen in de inkoopfunctie. Ik ga een aantal organisaties, dat deel heeft genomen aan de WCP, onderzoeken en vergelijken op welke rol CM speelt in de selectie en ontwikkeling van inkoopmanagers. Hierbij onderzoek ik CM als één van de factoren die van invloed is op de inkoopprofessionaliteit.

Ik ben dan ook op zoek naar organisaties die mee willen werken aan dit onderzoek. Hiervoor moet ik spreken met een inkoopmanager over zijn ervaringen met CM en met een HR functionaris over het competentiesysteem in de organisatie met betrekking tot inkoopprofessionals.

Mijn vraag is of u bereid bent mee te werken aan mijn onderzoek in de vorm van een persoonlijk interview? Welke HR functionaris kan ik hierover spreken?

Resultaten

Bijlage 3 Interviewschema HR functionaris

Organisatienaam:

WCP-score:

Naam en functie geïnterviewde:

Datum afname: Jaar , maand , dag , plaats

Tijdstip begin: , tijdstip eind:

Introductie:

Voorstellen: Mijn naam is Ashvin Autar. Ik ben 25 jaar en studeer Bedrijfskunde aan de Universiteit van Groningen met als richting HRM. Ik loop stage bij adviesbureau Berenschot, bij de Procurement adviesgroep. Ik zal eerst de bedoeling van dit interview uiteen zetten:

•

Doel: Berenschot Procurement voert elke twee jaar samen met de Universiteit Utrecht een onderzoek uit naar de professionaliteit van inkoopfunctie binnen organisaties. Dit gebeurd aan de hand van de WCP, waaraan uw organisatie heeft deelgenomen. Deze enquête heeft de professionaliteit van uw inkoopfunctie bepaald (WCP-score) en ook is naar voren gekomen dat er aan CM wordt gedaan in de inkoopfunctie. Ik ga een aantal organisaties, dat deel heeft genomen aan de WCP, onderzoeken en vergelijken op welke rol CM speelt in de selectie en ontwikkeling van inkoopmanagers. Hierbij onderzoek ik CM als één van de factoren die van invloed is op de inkoopprofessionaliteit, en ik kijk ook of een verschil in toepassing van CM een verschil in inkoopprofessionaliteit kan verklaren.

• Voor dit onderzoek spreek ik met een HR functionaris en een inkoopmanager. Met een inkoopmanager spreek ik over zijn ervaringen met CM, welke ontwikkeltrajecten hij volgt en wat de voordelen hiervan voor hem zijn. Met een HR functionaris spreek ik over het doel van CM, het competentiesysteem dat wordt gehanteerd in de organisatie en de doorvertaling hiervan in W&S en T&O en hoe competentieprofielen worden opgesteld, waarbij ik in ga op hoe deze zaken voor inkoopmanagers in zijn werking gaan.

•

Soort interview: het gaat hier om een semi-gestructureerd interview waarin ik u vooral uitnodig om dieper op de vragen in te gaan.

•

Resultaat: De resultaten van dit onderzoek worden weergegeven in mijn scriptie. Wilt u een kopie: ja nee

•

Vertrouwelijk: Uw gegevens zullen vertrouwelijk behandeld worden. Uw naam noem ik niet in mijn scriptie. Ik vermeld dat uw organisatie heeft meegewerkt.

•

Tijdsduur: We zullen maximaal een uur nodig hebben voor dit gesprek. Heeft u nog vragen/opmerkingen?

Vragen

ervan is in de organisatie en wat dit betekent voor tactisch inkoop A Doel van CM

1 Is er een aanleiding of noodzaak geweest om met CM te gaan werken in uw organisatie? Doorvragen:

Is er een aanleiding of noodzaak geweest voor het gebruik van CM in de tactische inkoopfunctie? Van wie is het initiatief geweest om CM in te voeren?

Wat houdt CM in uw organisatie in? Wat betekent dit voor tactisch inkoop in? Speelt CM een rol in het beheersen van kosten?

2 Wat wordt binnen de organisatie onder CM verstaan? Doorvragen:

Wat is de toegevoegde waarde van CM voor de organisatie? Wat betekent dit voor de tactische inkoopfunctie?

3 Welk doel is met CM gediend? Doorvragen:

Kunt u uitleggen wat dit voor de tactische inkoopfunctie inhoudt?

Hoe jullie competentiemodel er uitziet, zal nu aan bod komen. Deze vragen moeten duidelijk maken hoe CM is vormgegeven in de organisatie, hoe dit is ontwikkeld en wat dit betekent voor de inkoopmanager

B Competentiesysteem Competentiesysteem

1 Hoe is het competentiesysteem vormgegeven in uw organisatie? Doorvragen:

Hoe is dit systeem tot stand gekomen? Zijn competenties hier onderdeel van?

Hoe is bepaald welke competenties bij uw organisatie horen? Zijn de competenties gedefinieerd? Door wie?

2 Hoe gaat het competentiesysteem in zijn werking voor de medewerkers? Doorvragen:

Wat betekent dit voor de inkoopmanager?

3 Maakt uw organisatie gebruik van competentieprofielen? Doorvragen:

Waarom wordt er wel/niet met competentieprofielen werkt?

Communicatie

4 Is naar medewerkers gecommuniceerd dat met CM gewerkt ging worden? Op welke wijze?

Deze vragen moeten duidelijk maken hoe het competentieprofiel voor de inkoopmanager is opgesteld C Competentieprofilering

1 Hoe is bepaald welke competenties in er een competentieprofiel terecht komen? 2 Wie zijn bij deze procedure betrokken?

Doorvragen:

Gaat het om algemene of functiespecifieke competenties?

Hoe is deze procedure gegaan voor de functie van de inkoopmanager?

Deze vragen moeten duidelijk maken welke rol CM speelt in selectie en ontwikkeling wat betreft de inkoopmanager

D Selectie en training en ontwikkeling

1 Is CM in deze organisatie ingevoerd ten behoeve van: 0 training en ontwikkeling

0 werving en selectie Doorvragen:

Kunt u dit toelichten?

Geldt dit ook voor de inkoopmanager in uw organisatie?

Werving en Selectie

3 Op welke wijze vindt werving en selectie plaats? Doorvragen:

Zijn dit standaard of diverse procedures?

4 Hoe worden competenties geselecteerd bij sollicitanten? Doorvragen:

Training en Ontwikkeling

5 Hoe vindt training ontwikkeling plaats? Doorvragen:

Zijn dit standaard of diverse procedures?

Welke ontwikkeltrajecten volgt de inkoopmanager (of welke ontwikkeltrajecten heeft hij gevolgd)? Welke ontwikkeltrajecten zijn/waren in het kader van CM?

6 Hoe worden aanwezige competenties vastgesteld bij medewerkers? Doorvragen:

Hoe vindt individuele ontwikkeling plaats?

Kunt u uitleggen hoe dit voor inkoopmanager in zijn werking gaat? Spelen competenties of competentieprofielen hierin een rol? Is er sprake van functiegericht of persoonsgericht opleiden?

Afsluiting:

Dit was de laatste vraag. Heeft u nog vragen of opmerkingen? Evalueer: heb ik de juiste informatie ontvangen

Bedankje: hartelijk bedankt voor het meewerken aan mijn onderzoek

Bijlage 4 Interviewschema Inkoopmanager

Vragen

Kunt u kort wat vertellen over uw functie en inkoop in uw organisatie?

Deze vragen moeten duidelijk maken wat het doel van CM is en hoe het in zijn werking gaat voor de inkoopmanager en welke voordelen het voor de inkoopmanager oplevert

A Doel van CM

1 Is er een aanleiding of noodzaak geweest om CM toe te passen in de organisatie of in de tactische inkoopfunctie?

Doorvragen:

Kunt u wat vertellen over CM in de organisatie? Van wie is het initiatief geweest om CM in te voeren? Speelt CM een rol in het beheersen van kosten? Wat houdt CM voor u in?

2 Bent u enthousiast over de toepassing van CM met betrekking tot u zelf? Doorvragen:

Spelen competenties of het competentieprofiel hier een nuttige rol in? Kunt u dit toelichten? 3 Met welk doel werkt uw organisatie met CM?

Doorvragen:

Wat houdt dit in voor de tactische inkoopfunctie? Was/is er een noodzaak om met CM te werken? Wat betekent dit voor u?

Deze vragen moeten duidelijk maken welke rol CM speelt in T&O, welke ontwikkeltrajecten hieruit volgen/zijn gevolgd. Ook wordt gevraagd naar welke voordelen gerichte ontwikkeling voor de inkoopmanager oplevert

B Training en ontwikkeling

1 Is er een competentieprofiel voor uw functie? Kunt u hier wat over vertellen? Doorvragen:

Staan hier algemene of functiespecifieke competenties in?

Staat er bij voorbaat een ontwikkeltraject vast in dit competentieprofiel? 2 Kunt u wat vertellen over ontwikkeltrajecten die u volgt/heeft gevolgd?

Zijn dit algemene of functiespecifieke ontwikkeltrajecten? Ten behoeve van wat dienen of dienden deze ontwikkeltrajecten? Welke rol spelen het competentieprofiel of competenties hierin?

Leveren deze ontwikkeltrajecten voordelen voor u op? Kunt u dit toelichten? Wordt er een ontwikkelplan gehanteerd?

3 Hoe worden bij u de aanwezige competenties vastgesteld? Doorvragen:

Welke methoden worden hierin gehanteerd? Is uw omgeving hierbij betrokken?

Hoe wordt bepaald welke competenties u in welke mate wel en/of niet heeft?

Het volgende onderwerp moet duidelijk maken welke rol de inkoopmanager heeft gehad bij het opstellen van het competentieprofiel (voor de functie inkoopmanager) alsook op welke wijze de inkoopmanager bij de invoering en toepassing van CM is betrokken

C Betrokkenheid

1 Heeft u een aandeel gehad in het bepalen welke competenties er in uw competentieprofiel terecht zijn gekomen?

Doorvragen:

Wie was hier bij betrokken?

Waar komen deze competenties vandaan? 2 Bent u betrokken geweest bij de invoering van CM?

Doorvragen:

Op welke wijze is/wordt CM naar u gecommuniceerd? 3 Was/bent u bereidt om met CM te werken?

Doorvragen:

Is er sprake van weerstand geweest?

De volgende vragen moeten achterhalen wat de voordelen van gerichte ontwikkeling voor de inkoopmanager zijn. Deze vragen dienen ter ondersteuning van de eerdere vragen die zijn gesteld naar wat de voordelen van gerichte ontwikkeling zijn voor de inkoopmanager.

D Voordelen van ontwikkeling voor de inkoopmanager

Doorvragen:

Levert het voordelen op? Kunt u dit toelichten?

2 Bent u gemotiveerder om uw werk te doen door het gebruik van competenties/het competentieprofiel? Kunt u dit toelichten?

Doorvragen:

Raakt u door het gebruik van competenties gemotiveerder om u zelf te ontwikkelen?

3 Heeft u door het gebruik van competenties/het competentieprofiel meer plezier in uw werk gekregen? Kunt u dit toelichten?

Doorvragen:

Brengt het gebruik van competenties meer plezier in het ontwikkelen van u zelf?

4 Toont u meer interesse in uw werk door het gebruik van competenties/het competentieprofiel? Kunt u dit toelichten?

Doorvragen:

Toont u meer interesse in uw eigen ontwikkeling door het gebruik van competenties?

5 Bent u door het gebruik van competenties/het competentieprofiel bereid om u meer in te zetten voor uw werk? Kunt u dit toelichten?

Doorvragen:

Wordt de bereidheid om u zelf te ontwikkelen door het gebruik van competenties groter?

6 Ervaart u met het gebruik van competenties/het competentieprofiel meer ontplooiingsmogelijkheden? Kunt u dit toelichten?

Doorvragen:

Wordt u gestimuleerd u zelf maximaal te ontplooien?

Bijlage 5 Afkortingen

• CM: competentiemanagement

• HR: HR functionaris

• HRM: Human Resource Management

• IM: inkoopmanager

• LG: leidinggevende van de inkoopmanager

• MT: managementteam

• P&O: Personeel en Organisatie

• POP: persoonlijk ontwikkelplan

•

Procurement: de Berenschot Procurement adviesgroep

• T&O: training en ontwikkeling

• WCP: ‘World-Class Purchasing’-inkoopenquête 2006-2007

•

WCP-score: inkoopprofessionaliteit

• W&S: werving en selectie