Integrale tekst van SOx 302
Corporate Responsibility for Financial Reports
(a) REGULATIONS REQUIRED - The Commission shall, by rule, require, for each company filing periodic reports under section 13(a) or 15(d) of the Securities Exchange Act of 1934, that the principal executive officer or officers and the principal financial officer or officers, or persons performing similar functions, certify in each annual or quarterly report filed or submitted under either such section of such Act that:
(1) the signing officer has reviewed the report;
(2) based on the officer’s knowledge, the report does not contain any untrue statement of a material fact or omit to state a material fact necessary in order to make the statements made, in light of the circumstances under which such statements were made, not misleading;
(3) based on such officer’s knowledge, the financial statements, and other financial information included in the report, fairly present in all material respects the financial condition and results of operations of the issuer as of, and for, the periods presented in the report;
(4) the signing officers:
(A) are responsible for establishing and maintaining internal controls;
(B) have designed such internal controls to ensure that material information relating to the issuer and its consolidated subsidiaries is made known to such officers by others within those entities, particularly during the period in which the periodic reports are being prepared;
(C) have evaluated the effectiveness of the issuer’s internal controls as of a date within 90 days prior to the report; and
(D) have presented in the report their conclusions about the effectiveness of their internal controls based on their evaluation as of that date;
(5) the signing officers have disclosed to the issuer’s auditors and the audit committee of the board of directors (or persons fulfilling the equivalent function):
(A) all significant deficiencies in the design or operation of internal controls which
could adversely affect the issuer’s ability to record, process, summarize, and report
in internal controls; and
(B) any fraud, whether or not material, that involves management or other employees who have a significant role in the issuer’s internal controls; and
(6) the signing officers have indicated in the report whether or not there were significant changes in internal controls or in other factors that could significantly affect internal controls subsequent to the date of their evaluation, including any corrective actions with regard to significant deficiencies and material weaknesses.
(b) FOREIGN REINCORPORATIONS HAVE NO EFFECT - Nothing in this section 302 shall be interpreted or applied in any way to allow any issuer to lessen the legal force of the statement required under this section 302, by an issuer having reincorporated or having engaged in any other transaction that resulted in the transfer of the corporate domicile or offices of the issuer from inside the United States to outside of the United States.
(c) DEADLINE - The rules required by subsection (a) shall be effective not later than 30 days after the date of enactment of this Act.
Integrale tekst van SOx 404
Management Assessment of Internal Controls
(a) RULES REQUIRED - The Commission shall prescribe rules requiring each annual report required by section 13 of the Securities Exchange Act of 1934 to contain an internal control report, which shall:
(1) state the responsibility of management for establishing and maintaining an adequate internal control structure and procedures for financial reporting; and
(2) contain an assessment, as of the end of the most recent fiscal year of the issuer, of the effectiveness of the internal control structure and procedures of the issuer for financial reporting.
(b) INTERNAL CONTROL EVALUATION AND REPORTING - With respect to the internal
control assessment required by subsection (a), each registered public accounting
firm that prepares or issues the audit report for the issuer shall attest to, and report
under this subsection shall be made in accordance with standards for attestation
engagements issued or adopted by the Board. Any such attestation shall not be the
subject of a separate engagement.
Interviewvragenlijst – de heer J.J. Laan
Introductie
• Introductie interviewer
• Introductie traject, als achtergrond van het interview
• Het doel van het gesprek
• Verwerking van de gegevens – vorming van een interviewverslag
• Onderwerpen en duur van het interview
Achtergrond geïnterviewde
• Naam: de heer J.J. (Julian) Laan
• Functie: Coördinator Planning TPG Post – Area Noordwest
• Diensttijd: per 01/01/2006, hiervoor Manager Business Control – rayon Amersfoort (periode ongeveer vier jaar)
• Taken en verantwoordelijkheden – met name als MBC en in relatie met de invoering van SOx
1. Welke kenmerken heeft het BUBA-proces?
2. In welke opzichten voldeed het proces niet aan de eisen die vanuit SOx werden gesteld?
3. Welke specifieke SOx-maatregelen zijn er bij het proces ingevoerd?
4. Zijn er naast het kernproces, dat waarschijnlijk hetzelfde is gebleven, andere zaken bij gekomen?
5. Hoe pas je de zaken aan waar de effecten terug te vinden zijn van de invoering van de SOx regelgeving?
6. De verantwoordelijke manager moet nu dus zelf de assessments uitvoeren
in plaats van de accountant. Heeft dat ook tot gevolg dat er een nieuw
aangepast?
7. Voor wie gelden de SOx-maatregelen zoals ze in de wet naar voren komen?
8. Voor mijn onderzoek ga ik uit van de algemene SOx-maatregelen; verder kan ik alleen vragen ‘wat zijn jullie regels om aan deze maatregelen en documentatie te voldoen’ en kan dus eigenlijk slechts het bestaan van die regels worden getoetst?
9. Hoe kan ik beoordelen of jullie de opzet en werking van deze maatregelen op orde hebben?
10. Tenslotte: je bent met dit invoeringsproject bezig geweest. Waarschijnlijk
had je wel bepaalde verwachtingen. Welke zaken zijn nu voor je gevoel
anders verlopen of juist erg opgevallen?
Interviewvragenlijst – de heer T.W.G. Tijhuis
Introductie
• Introductie interviewer
• Introductie traject, als achtergrond van het interview
• Het doel van het gesprek
• Verwerking van de gegevens – vorming van een interviewverslag
• Onderwerpen en duur van het interview
Achtergrond geïnterviewde
• Naam: de heer T.W.G. (Theo) Tijhuis
• Functie: VBG manager Nijkerk
1. Kunt u een beschrijving geven van het BUBA-proces? Welke belangrijke procedures komen bij dit proces kijken?
2. Wat zijn de doelen van dit proces?
3. Kunt u de belangrijkste risico’s met betrekking tot het BUBA-proces op een rij zetten die het bereiken van deze doelen kunnen hinderen?
4. Welke interne controlemaatregelen zijn er getroffen om deze risico’s te beheersen?
5. Zijn de risico’s die genoemd zijn in het Control Assessment ook daadwerkelijk alle risico’s?
6. Hoe wordt ervoor gezorgd dat de risicobeheersing ook volledig blijft? Dus is een pro-actieve houding niet veel beter dan een reactieve?
7. In het Control Assessment staan alle maatregelen genoemd die genomen
zijn om het proces te beheersen/SOx-proof te laten zijn. Waarom is er
juist voor deze maatregelen gekozen?
8. In een vorig interview werd gesproken over het Control Assessment, alsof het bij elke vestigingsmanager bekend zou moeten zijn; dit is dus niet zo?
9. De informatie die je verzamelt, bijvoorbeeld met de PBT’s, leg je vast in het systeem. Naar wie wordt dat nog gecommuniceerd, naar welke partijen?
10. Dus zo vindt een soort monitoring plaats, dat de verbeterplannen ook echt worden omgezet in acties.
11. Waar blijven zwakke plekken zitten in de interne controle met betrekking tot het BUBA-proces?
12. Welke veranderingen in taken en verantwoordelijkheden van de vestigingsmanager zijn ingevoerd als gevolg van de invoering van de SOx wetgeving?
13. Wat is de rol van de vestigingsmanager die betrokken is bij het invoeringsproces van de SOx maatregelen? Welke invloed heeft de vestigingsmanager bij dit wijzigingsproces?
14. Is het niet zo dat door antwoord te geven op de vragen die in het Control
Assessment naar voren komen, ook deels antwoord wordt gegeven op de
vragen die gesteld worden in de Management Verklaring?
Betreft periode:……… Rayon:………..
Beoordeeld door Rayonmanager:………. Beoordeeld door manager BC:………..
Handtekening:……….. Handtekening:……….
Datum:……….. Datum:………
Ja Een “Ja” wordt ingevuld in het “J/N-vakje” bij onderstaande vragen op het moment dat een uitspraak naar beste weten en naar onze overtuiging volledig juist is en van toepassing op onze eenheid (het rayon).
Nee Een “Nee” wordt ingevuld in het “J/N-vakje” bij onderstaande vragen op het moment dat een uitspraak niet kan worden bevestigd. Nadere uitleg hierover dient te worden gegeven in de kolom opmerkingen/toelichting met daarbij een beschrijving van de managementactie die dienaangaande is ondernomen.
Niet van toepassing Een “N.V.T.” wordt ingevuld in het “J/N-vakje” bij onderstaande vragen op het moment dat het management van mening is dat de betreffende verklaring niet van toepassing is. Nadere uitleg hierover dient te worden gegeven in de kolom opmerkingen/toelichting.
In deze kolom kunnen tevens relevante bevindingen van de manager Business Control worden ingevuld die betrekking hebben op het invullen van de onderliggende vragenlijst. Deze bevindingen kunnen worden gebruikt om het gebruik van deze vragenlijst in de toekomst verder te verbeteren.
VERKLARINGEN VAN HET MANAGEMENT VAN HET RAYON J/N Paraaf MBC
Paraaf RM
Opmerkingen/toelichting
Bekendheid van het management met de regelgeving 1. Het management is bekend met alle belangrijke wettelijke,
regelgevende en TPG-interne financiële en niet-financiële vereisten ten aanzien van de (financiële) verslaglegging.
Het gaat bij deze vraag om de hoofdlijnen die van belang zijn bij deze regelgeving. In dit kader zijn de voor het rayon relevante onderwerpen opgenomen in het handboek FA Mail (te vinden op intranet) en in de checklisten periode en/of jaarafsluiting. Indien het rayon bekend is met de hoofdlijnen van deze documenten kan de vraag positief worden beantwoord.
Beide documenten zijn gebaseerd op de TPG Accounting Policies en eventueel aangevuld met actuele onderwerpen die worden gecommuniceerd in de Financial Newsletter (beide
onderwerpen zijn te vinden via
www.tpgconnect)
.Financiële rapportage
2. Wij hebben onze financiële en managementrapportages aan de directie Distributie (inclusief eventuele bijlagen) zorgvuldig
B ijl
ag e
IV
MBC RM gecontroleerd, en de bewijsstukken voor deze controle zijn
beschikbaar.
Het rayon is verantwoordelijk voor opzet van de eigen managementrapportage en rapporteert daarnaast aan de directie Distributie in de perioderapportage. Als in deze
managementrapportages tevens een (inhoudelijke) toelichting op de geconstateerde afwijkingen van de realisatie t.o.v. het budget en/of prognose en vorig jaar is opgenomen en deze is besproken, dan kan aangetoond worden dat een review heeft plaatsgevonden.
Als de toelichting op de perioderapportage aan adj Directeur wordt afgetekend door de rayonmanager dan is in principe aan de eis van aantoonbaarheid voldaan.
3. Op basis van de ons bekende gegevens geven de
managementrapportages in alle materiële aspecten een getrouw beeld van de financiële situatie en de operationele resultaten. Zij zijn niet misleidend en bevatten geen onware verklaringen over materiële feiten, noch worden er noodzakelijke materiële feiten verzwegen.
Het begrip “materieel” komt in de vraagstelling op verschillende onderdelen terug. In het kader van deze Management Verklaring wordt onder het begrip materieel een post en/of afwijking verstaan die van zodanige omvang is dat hierdoor het beeld van de resultaten van het rayon wordt beïnvloed (positief of negatief). Als richtgetal dient hierbij een bedrag van ca. € 50 dzd te worden gehanteerd.
In dit kader dient bij de beoordeling van de rapportages tevens aandacht te worden
geschonken aan de ramingen. De ervaringen van de afgelopen tijd laten zien dat in een aantal rayons het vrijvallen van deze ramingen voor incidentele meevallers hebben gezorgd, maar dat ook geregeld situaties voorkomen dat ten onrechte (zonder dat een prestatie door een leverancier is geleverd) een raming is opgenomen.
Gelet op de ervaringen bij de vorige jaarafsluiting en de overgang naar de nieuwe organisatie wordt geadviseerd om de ramingen (niet alleen boven € 50 dzd) inzichtelijk te maken en te bespreken tijdens de resultaatbespreking in het rayon.
Bij de beoordeling van de ramingen kan eventueel gebruik worden gemaakt van de door het FSSC aangeleverde rapportages uit BW (nummers 501, 502, 503 en 506).
4. De redenen van alle materiële afwijkingen tussen de feitelijke
resultaten en de begrotingen/periodeverdeling zijn onderzocht,
formeel gedocumenteerd en door het management gecontroleerd op
juistheid.
MBC RM
In de resultaten kunnen afwijkingen optreden tussen realisatie en begroting/periodeverdeling (indicatie voor materieel > € 50 dzd). Gedachte achter deze vraag is dat de oorzaak van deze materiele afwijkingen moet zijn onderzocht, het resultaat moet zijn vastgelegd en met het management moeten worden besproken.
Vanuit het FSSC wordt bij de periodeafsluiting de zogeheten plausibiliteitscontrole uitgevoerd en aan het rayon ter beschikking gesteld. Als daarnaast in de perioderapportage en de toelichting hierop deze afwijkingen toelicht worden, kan deze vraag met “J” worden beantwoord.
5. De belangrijkste ramingen die zijn opgenomen in de periodecijfers zijn door het management beoordeeld op juistheid, tijdigheid en volledigheid.
Met het oog op de jaarafsluiting is het van groot belang dat de opgenomen ramingen een getrouw beeld geven van de financiële resultaten. Met de bevindingen van de laatste jaarafsluitingen in het achterhoofd, verdient het aanbeveling om de opgenomen ramingen nadrukkelijk te controleren.
6. Het management heeft bevestigd dat bij de periodeafsluiting voor alle balansposten de nodige onderliggende documentatie beschikbaar is.
Op dit moment dienen bij de periodeafsluiting van een aantal balansaccounts een
onderbouwing te worden opgeleverd. Het rayon is verantwoordelijk voor deze onderbouwing, maar heeft deze activiteit uitbesteed aan de klantteams van het FSSC In de checklist periodeafsluiting zijn de accounts benoemd waarvoor een onderbouwing dient te worden opgeleverd.
Het rayon dient zelf aan te geven of deze onderbouwing naar behoren is uitgevoerd (blijft zelf verantwoordelijk).
Periodecijfers
7. Wij hebben alle bekende feitelijke schulden in de cijfers opgenomen,
alsmede alle bedragen van alle voorwaardelijke verplichtingen, alle
verbintenissen, en alle garanties die aan derden en/of verbonden
partijen zijn verstrekt.
MBC RM
Met deze vraag wordt bedoeld of alle verplichtingen die het rayon is aangegaan ook daadwerkelijk zijn vastgelegd. Hiervoor zijn een aantal zaken van belang.
Allereerst wordt binnen Mail gewerkt met een inkoopprocedure inclusief een procuratieregeling.
Het rayonmanagement is zelf verantwoordelijk voor up-to-date procuratieregeling en het volgen van de inkoopprocedure (incl de hantering van PO-bonnen en invoer via P2P).
Het FSSC stelt de ramingen op die worden gebaseerd op de PO-bonnen en de invoer in P2P in combinatie met verklaringen van prestatie en op verklaringen van het management. De verklaring van prestatie kan alleen worden gegeven op het moment dat de prestatie ook daadwerkelijk is geleverd.
Middels de periodieke plausibiliteitstoets worden deze teruggekoppeld aan het rayon.
Daarnaast wordt jaarlijks aan de hand van het register voor de ramingen de periodieke ramingen met het rayon afgestemd.
Op basis van de eigen ervaringen van het rayon met deze werkwijze kan deze vraag worden beantwoord.
8. Het rayon heeft in alle opzichten voldaan aan de contractuele overeenkomsten die, in het geval van in gebreke blijven, een materieel effect zouden kunnen hebben op de cijfers.
Als er in het rayon informatie is dat door het niet nakomen van contracten een nadeel van meer dan € 50 dzd euro ontstaat en dit effect is nog niet verwerkt in de resultaten, dan met "N"
antwoorden.
Als voorbeeld kan hierbij worden gedacht aan het niet nakomen van een langlopende huurovereenkomst.
Risicomanagement
9. Er is binnen het rayon een geformaliseerd kader voor
risicomanagement ingesteld dat het management in staat stelt voortdurend de risico’s die verband houden met het bereiken van de doelstellingen te onderkennen, te beoordelen en te beheren.
De taken en verantwoordelijkheden in dit kader zijn binnen het rayon toegewezen.
Er zijn actieplannen ontwikkeld om de geïnventariseerde risico’s te beheersen en te beperken.
Er is een jaarlijks zelfevaluatie proces ingesteld (risk assessment) om de belangrijkste risico’s en toegepaste controlesystemen te
evalueren en beoordelen.
MBC RM
Begin van dit jaar zijn trainingen georganiseerd op het gebied van risk management, met als bedoeling om het risk management binnen de organisatie te borgen.
Met ingang van dit jaar is het onderwerp risicomanagement ook onderdeel geworden van de reguliere Planning & Control-cyclus en wordt over de voortgang gerapporteerd in de Mid-term Review van het rayon aan adjunct Directeur Distributie.
Interne controlesystemen
10. Wij zijn ervan overtuigd dat er algemeen aanvaarde interne
controlesystemen en procedures zijn toegepast, waaronder geldende belangrijke controlesystemen.
Een van de pijlers van de Sarbannes Oxley regelgeving is de aantoonbare werking van de interne controle maatregelen (beheersmaatregelen).
Binnen onze organisatie werkt op dit moment een stelsel van interne controle maatregelen. Dit stelsel is opgebouwd vanuit o.a. de ISO-systematiek en bevat onder andere procedures, werkinstructies en procesbeheersingstoetsen. Via het intranet zijn de beschrijvingen hiervan beschikbaar.
Het is van belang dat het management periodiek zelf vaststelt of dit stelsel van interne controle maatregelen functioneert, door bv periodiek de resultaten van de uitgevoerde
procesbeheersingstoetsen te bespreken.
Opmerking: bij de evaluatie van de resultaten van de verschillende control assessments die in het kader van Clarity zijn uitgevoerd bleek dat een structurele bespreking van de resultaten van de uitgevoerde PBT’s niet altijd wordt uitgevoerd.
Tenzij er op dit moment een leemte in dit stelsel bekend is bij het management, kan deze vraag met “J” worden beantwoord.
11. Wij zijn ervan overtuigd dat er in de afgelopen periode geen veranderingen zijn geweest in de interne controlesystemen en in andere factoren die een significant effect zouden kunnen hebben op de interne controlesystemen .
Een van de doelstellingen van het stelsel van interne controle maatregelen is de beheersing van de processen in onze organisatie en de risico’s die op deze processen kunnen inwerken.
Gelet op het feit dat zowel onze organisatie als ook onze omgeving continue in beweging is, is het van belang vast te stellen of er veranderingen zijn opgetreden die aanleiding geven om het systeem van interne controle maatregelen (op onderdelen) aan te passen.
12. De interne controlesystemen en procedures van onze onderneming
voor de financiële rapportage en de beoordeling hiervan door het
MBC RM management zijn zodanig gedocumenteerd dat zij door anderen
kunnen worden gecontroleerd.
De vraag heeft betrekking op de wijze waarop onze financiële rapportage binnen het rayon tot stand komt. Hoe verloopt dit proces en kan het verloop van dit worden aangetoond.
Over het algemeen kan worden gesteld dat als het proces rond de periodeafsluiting volgens een vast stramien (bv aan de hand van een checklist periodeafsluiting) wordt uitgevoerd, deze vraag positief kan worden beantwoord. Van belang hierbij is overigens wel dat de punten die bij de vragen 2 t.m 5 aan de orde zijn gekomen ook hierin een plaats hebben.
13. Transacties zijn uitgevoerd in overeenstemming met de procuratieregeling voor het management.
Binnen de organisatie is een procuratieregeling van toepassing. Het rayonmanagement is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van deze regeling en om periodiek te toetsen op actualiteit, alsmede de juiste uitvoering van deze regeling (inclusief accordering van transacties boven de procuratiegrens van de rayonmanager en de hierbij behorende routing).
Het FSSC voert de grote betalingen worden centraal uit, waarbij de manager Administratie ervoor moet instaan dat geen handtekeningen buiten de procuratieregeling worden uitgevoerd.
Melding van de financiële informatie en van de beoordeling van de interne controlesystemen
14. Wij hebben een meldingsproces ingevoerd dat waarborgt dat alle informatie die aan ons, aan de directie van Distributie en aan de lokale autoriteiten gemeld dient te worden, wordt geïdentificeerd, vastgelegd en gerapporteerd in de periodecijfers en andere rapportages over de prestaties.
Dit omvat alle zwakke punten en onvolkomenheden in het
risicobeoordelingsproces, de interne controlesystemen en de
dienaangaande acties die zijn ondernomen om deze zwakheden en
onvolkomenheden te rectificeren en/of op te lossen.
MBC RM
In essentie behelst deze vraag 2 aspecten:
a) wordt alle informatie die aan de verschillende managementniveaus gerapporteerd dient te worden ook daadwerkelijk gerapporteerd? M.a.w. worden signalen als zaken niet goed gaan op een gestructureerde manier doorgegeven?
b) hebben we een goed zicht op de afbreukrisico’s in onze processen en hebben wij acties gedefinieerd om deze op te lossen (bv de wijze waarop Proces Beheersings Toetsen worden uitgevoerd)?
Deze vraag kan met "J" worden beantwoord, tenzij het management signalen heeft dat informatie niet goed wordt doorgegeven of dat bekende “zwakke plekken” niet worden aangepakt.
15. Het meldingsproces is duidelijk gedocumenteerd in al onze beleidsrichtlijnen en procedures. Hierin worden tevens de verantwoordelijkheden en de niveaus van materialiteit van de melding nader gespecificeerd.
De vragen 10 tot en met 13 hebben betrekking op de vraag of er een stelsel van interne controlemaatregelen in de organisatie aanwezig is. De vragen hebben in principe betrekking op een “statische” situatie.
De vragen 14 tot en met 16 gaan meer in op de gegeven dat de organisatie en haar omgeving continu in beweging zullen zijn en dat hiermee ook het stelsel van interne controlemaatregelen continu met deze bewegingen moet meegaan. Het betreft hier meer de “dynamische” situatie.
De bovenstaande vraag heeft betrekking op de vraag hoe binnen het rayon veranderingen in omstandigheden kunnen worden doorgegeven die aanpassing van het stelsel van interne controlemaatregelen vragen. Deze vraag heeft voor het rayon met name betrekking op de uitvoering van de Proces Beheersings Toetsen.
Bij de uitvoering van Proces Beheersings Toetsen kunnen bevindingen aan het licht komen, a.g.v. veranderingen in de omstandigheden, die aanpassing vragen van een aantal
controlemaatregelen. Op het moment dat duidelijk is voor de betrokkenen op welke wijze deze bevindingen kunnen worden doorgegeven en deze werkwijze ook daadwerkelijk werkt, dan kan de vraag met “J” worden beantwoord.
16. De Rayonmanager en/of de manager Business Control en/of een
passende manager binnen de financiële functie heeft/hebben alle
managementrapporten en financiële rapporten gecontroleerd en
goedgekeurd vóórdat deze bij de directie Distributie (of bij lokale
autoriteiten) zijn ingediend. Dit omvat tevens alle rapporten waarin
een beoordeling of een commentaar over interne controlesystemen
wordt gegeven (de Directieverklaring).
MBC RM Deze vraag heeft voor een deel betrekking op hetgeen reeds bij
vraag 2 en 4 aan de orde is geweest, maar ook op bijvoorbeeld de oplevering van de Directieverklaring of de jaarlijkse
verlofinventarisatie (o.b.v. resultaatboekingen worden gemaakt op centraal niveau).
Als deze overzichten/rapportages worden besproken kan de vraag met “J” worden beantwoord.
Clarity (alleen voor rayons waarbij control assessments zijn uitgevoerd in 4
ekwartaal)
17. De in het kader van Clarity uit te voeren control assessments zijn op tijd en conform instructies uitgevoerd.
In het 4e kwartaal zijn in een aantal rayons control assessments uitgevoerd in het kader van Clarity. Bij deze control assessments wordt beoordeeld of een beheersmaatregel die is vastgesteld om een risico te beheersen ook daadwerkelijk (juist) wordt uitgevoerd en of dit ook aantoonbaar gebeurt.
In essentie zijn deze control assessments aangescherpte procesbeheersingstoetsen (PBT’s).
Het grote verschil is de eis dat de voor het proces verantwoordelijke manager (de vestigingsmanager) zelf moet vaststellen of een maatregel juist wordt uitgevoerd. Tevens worden bij control assessments de bevindingen vastgelegd in een geautomatiseerd systeem (BWise).
Op dit moment zijn er voor Distributie control assessments gedefinieerd voor de processen op de Business Balie (diverse onderdelen van het proces) en voor de antwoordnummers.
Op de website van Business Control zijn de vragen van deze control assessments beschikbaar.
18. De resultaten van de control assessments zijn met de rayonmanager besproken.
19. Voor beheersmaatregelen die als onvoldoende zijn beoordeeld, zogeheten “deficiencies”, zijn verbeteracties benoemd die in hun uitvoering worden gemonitored.
Op het moment dat een beheersmaatregel als onvoldoende wordt beoordeeld (een
“deficiency”; de maatregel wordt niet of niet op de juiste manier uitgevoerd), dan dienen er acties te worden gedefinieerd die ertoe moeten leiden dat de maatregel op korte termijn wel als voldoende kan worden beoordeeld. Deze acties dienen in de tijd te worden gepositioneerd en dienen te worden gemonitored.
Nb: bij de control assessments wordt gesproken over “deficiencies” op het moment dat een
MBC RM
beheersmaatregel niet juist, tijdig of volledig wordt uitgevoerd.
Fraude en andere onregelmatigheden
20. Indien er onregelmatigheden zijn waar management of medewerkers bij betrokken zijn, die een belangrijke rol spelen in de boekhouding en de interne controlesystemen, of die een materieel effect zouden kunnen hebben op de periodecijfers, dan zijn deze bij ons bekend.
Bij dit onderwerp kan gebruik worden gemaakt van geldende richtlijnen zoals opgenomen in o.a. de huidige CAO en de richtlijnen van Bedrijfs Veiligheid Post, maar ook van bijvoorbeeld de recentelijk geïntroduceerde procedure “Klokkenluider”.
Voor de volledigheid is het in dit kader wel van belang dat onder de huidige regelgeving het begrip fraude ook administratieve fraude valt (m.a.w. een onjuiste vastlegging van feiten in de administratie zonder dat direct persoonlijk gewin aan de orde is wordt ook bestempeld als fraude).
21. Alle medewerkers zijn erop gewezen dat een verdenking van of daadwerkelijke fraude vertrouwelijk gemeld kan worden aan een daartoe aangewezen medewerker, dat een dergelijke melding zal worden bekeken door een onafhankelijke en speciaal benoemde medewerker, en tot onze tevredenheid zal worden onderzocht.
22. Wij zijn ervan overtuigd dat elk geconstateerd geval van fraude waarin hogere managers of financiële medewerkers zijn betrokken, met spoed aan de Directeur Distributie is gemeld en in de toekomst gemeld zal blijven worden.
23. Wij zijn ervan overtuigd dat er geen betalingen zijn ontvangen of
betalingen van ondernemingsgelden (of daarvan afgeleide gelden)
zijn gedaan zonder dat dit is geregistreerd, noch zijn dergelijke
betalingen vervalst in de betreffende boeken en administraties, noch
zijn in de verslagperiode andere onoorbare boekhoudpraktijken
toegepast.
Collectie-proces
Proces: Collectie Locatie:
Datum:
Vestigingsmanager:
Auditor:
B ijl
ag e
V
Deelvragen Wijze van vaststelling en achtergrond van de vragen plus normstelling
Vraag 1:
Stel vast of de slagboom is gesloten;
Geldt alleen voor de Buba’s op de ScB’s
Vaststelling: door fysieke waarneming;
Achtergrond: gebruik slagboom biedt de mogelijkheid om chauffeurs naar juiste laad- en losplaats te verwijzen;
Norm: indien slagboom gesloten is en na opvragen van herkomst van de post aan de hand van de vrachtbrief de slagboom wordt geopend, dan akkoord;
Bevindingen:
Beoordeling: No-deficiency / deficiency
Justification (op basis van welke argumenten/overwegingen is men tot de uitspraak No-deficiency / deficiency gekomen):
Paraaf verantwoordelijk lijnmanager:
---
Deelvragen Wijze van vaststelling en achtergrond van de vragen plus normstelling
Vraag 2:
Stel vast of de chauffeur wordt verwezen naar de juiste losplaats (Lola Scb of Buba);
Geldt alleen voor de Buba’s op de ScB’s
Vaststelling: controle van de te lossen vrachtwagens bij de LOLA van het ScB aan de hand van de vrachtbrief en de inhoud van de vrachtwagen. Tevens vragen aan de portier/medewerker LOLA hoe wordt bepaald naar welke losplaats wordt verwezen;
Achtergrond: niet geregistreerde post moet worden gelost bij de BUBA of met toestemming en onder toezicht van een BUBA-medewerker op de LOLA van het ScB;
Norm: indien controle van vrachtbrief en antwoorden op vragen juist, akkoord. In andere gevallen niet akkoord;
Bevindingen:
Beoordeling: No-deficiency / deficiency
Justification (op basis van welke argumenten/overwegingen is men tot de uitspraak No-deficiency / deficiency gekomen):
Paraaf verantwoordelijk lijnmanager:
---
Deelvragen Wijze van vaststelling en achtergrond van de vragen plus normstelling
Vraag 3:
Stel vast of er maatregelen zijn genomen dat betaalde en onbetaalde post niet vermengd kan worden;
Vaststelling: controle op en beoordeling van aanwezigheid van bijvoorbeeld:
aanduidingen, belijning, identificatie van indeling en poststroom, hekwerken en/of bouwkundige voorzieningen;
Achtergrond: het voorkomen van vermenging van niet betaalde en betaalde post (sluisvorming);
Norm: De scheiding tussen niet betaalde en betaalde post wordt gerealiseerd met behulp van bovenstaande maatregelen.;
Bevindingen:
Opmerking: eventueel opnemen korte beschrijving van de wijze waarop de juiste routing is georganiseerd en is geborgd;
Beoordeling: No-deficiency / deficiency
Justification (op basis van welke argumenten/overwegingen is men tot de uitspraak No-deficiency / deficiency gekomen):
Paraaf verantwoordelijk lijnmanager:
---
Deelvragen Wijze van vaststelling en achtergrond van de vragen plus normstelling
Vraag 4:
Stel aan de hand van een aantal a-select gekozen zakken post vast (richtgetal is 7 verschillende zakken) of de splitsfunctie juist is uitgevoerd (op basis van zak- of rolcontainerlabels);
Vaststelling: stel door middel van waarneming (op basis van zak- of rolcontainerlabels) vast of er geen zakken ongeregistreerde post tussen de geregistreerde post naar de opzetterij worden afgevoerd;
Achtergrond: het voorkomen van onbetaalde post in het proces;
Norm:
a- indien alle zakken juist, dan akkoord;
b- indien 1 of meer niet juist, dan nieuwe steekproef;
c- indien bij nieuwe steekproef alle zakken juist, dan akkoord;
d- indien bij nieuwe steekproef 1 of meer niet juist, dan niet akkoord;
Bevindingen:
Beoordeling: No-deficiency / deficiency
Justification (op basis van welke argumenten/overwegingen is men tot de uitspraak No-deficiency / deficiency gekomen):
Paraaf verantwoordelijk lijnmanager:
---
Deelvragen Wijze van vaststelling en achtergrond van de vragen plus normstelling
Vraag 5:
Stel vast dat de weegschalen aan de aanname-werkplek zijn gekoppeld, verzegeld en waterpas zijn opgesteld.
Er mogen geen afkeuringsstickers op de weegschaal aanwezig zijn;
Vaststelling: de kabelaansluitingen aan de display moeten d.m.v. een kunststof- kapje met een papierzegel zijn verzegeld. De weegschalen moeten gekoppeld zijn aan de aanname PC;
Achtergrond: het op wettige (en juiste) wijze vaststellen van de gewichten van poststukken en partijen;
Norm: indien weegschalen zijn gekoppeld, zijn verzegeld (en de datum niet is verlopen) en geen afkeuringsstickers aanwezig is, dan akkoord;
Bevindingen:
Beoordeling: No-deficiency / deficiency
Justification (op basis van welke argumenten/overwegingen is men tot de uitspraak No-deficiency / deficiency gekomen):
Paraaf verantwoordelijk lijnmanager:
---
Deelvragen Wijze van vaststelling en achtergrond van de vragen plus normstelling
Vraag 6:
Stel vast of partijen die horen bij aanbiedingsformulieren die gespiegeld en/of gecontroleerd moeten worden, nog beschikbaar zijn om bij eventuele verschillen aan de hand van de fysieke stukken te kunnen vaststellen wat de juiste gegevens zijn;
Vaststelling: stel vast of de partijen die zijn aangewezen voor spiegelen en/of controleren nog aanwezig zijn op de Buba (en nog niet zijn doorgevoerd naar de opzetterij);
Achtergrond: borging dat verschillen herleid kunnen worden;
Norm: indien een van de partijen niet meer aanwezig is, dan niet akkoord;
Norm perronweger Buba Scb: Partijen direct controleren/spiegelen, dan akkoord Bevindingen:
Beoordeling: No-deficiency / deficiency
Justification (op basis van welke argumenten/overwegingen is men tot de uitspraak No-deficiency / deficiency gekomen):
Paraaf verantwoordelijk lijnmanager:
---
Deelvragen Wijze van vaststelling en achtergrond van de vragen plus normstelling
Vraag 7:
Stel vast of de functiescheiding tussen aannamemedewerker en medewerker controle/spiegelen dagelijks wordt toegepast;
Vaststelling: controle van de dienstroosters en/of inzetstaten, overzicht van orders per werkplek (voor aannamefunctie) en door fysieke waarneming;
Achtergrond: borging van juiste en volledige registratie van onbetaalde post;
Norm:een medewerker mag een door hem zelf ingevoerde partij niet zelf controleren/spiegelen;
Bevindingen:
Beoordeling: No-deficiency / deficiency
Justification (op basis van welke argumenten/overwegingen is men tot de uitspraak No-deficiency / deficiency gekomen):
Paraaf verantwoordelijk lijnmanager:
---
Deelvragen
Wijze van vaststelling en achtergrond van de vragen plus normstelling
Vraag 8:
Stel vast of het kennisniveau van de medewerkers op peil is;
Vaststelling: vraag aan 2 medewerkers of zij afgelopen jaar de vakkenismeting hebben uitgevoerd;
Achtergrond: medewerkers dienen op de hoogte zijn van de juiste werkwijze en van het gebruik van de applicaties om de partijenpost juist te kunnen registreren;
Norm: Indien langer dan 1 jaar geen vakkenismeting is uitgevoerd, dan niet akkoord;
Bevindingen:
Opmerking: noteren van namen medewerkers aan wie vragen zijn gesteld;
Beoordeling: No-deficiency / deficiency
Justification (op basis van welke argumenten/overwegingen is men tot de uitspraak No-deficiency / deficiency gekomen):
Paraaf verantwoordelijk lijnmanager:
---
Deelvragen Wijze van vaststelling en achtergrond van de vragen plus normstelling
Vraag 9:
Stel vast dat bij de opzetband of opzettafel wordt gecontroleerd op de aanwezigheid van Port Betaald zendingen in de stroom grijze (= betaalde) post van haalklanten en Postkantoren;
Vaststelling: fysieke waarneming van de wijze waarop wordt aangegeven welke stroom post op de band of tafel wordt gestort en of de medewerkers letten op niet geregistreerde post.
Navragen bij 2 medewerkers wat wordt gedaan op het moment dat Port Betaald zendingen worden gevonden/vastgesteld;
Achtergrond: het voorkomen van onbetaalde post in het proces;
Norm: Indien bij medewerkers niet bekend is wat moet worden gedaan bij het aantreffen van Port Betaald zendingen dan niet akkoord;
Bevindingen:
Opmerking: noteren van namen medewerkers die zijn aangesproken;
Korte beschrijving opnemen van procedure/werkwijze die wordt gevolgd bij aantreffen port betaald zendingen;
Beoordeling: No-deficiency / deficiency
Justification (op basis van welke argumenten/overwegingen is men tot de uitspraak No-deficiency / deficiency gekomen):
Paraaf verantwoordelijk lijnmanager:
---
Deelvragen Wijze van vaststelling en achtergrond van de vragen plus normstelling
Vraag 10:
Stel vast dat de procedure “terugploegen” (6.1.12) wordt uitgevoerd op basis van 3 a- select gekozen weken;
Vaststelling: Controleren in het archief dat in de 3 a-select gekozen weken per week 10 zendingen worden teruggeploegd;
Achtergrond: het voorkomen van onbetaalde post in het proces;
Norm:
• indien in alle weken juist, dan akkoord;
• indien 1 of meer niet juist, dan nieuwe steekproef;
• indien bij nieuwe steekproef alle weken juist, dan akkoord;
• indien bij nieuwe steekproef 1 of meer niet juist, dan niet akkoord;
Bevindingen:
Opmerking: noteren van de data van de gekozen weken;
Beoordeling: No-deficiency / deficiency
Justification (op basis van welke argumenten/overwegingen is men tot de uitspraak No-deficiency / deficiency gekomen):
