HEMA • V&D • De Bijenkorf • Doe-Het-Zelf

Bijlage I Organisatiestructuur M&S

Managing Director / Jaap Hubregtse

CEO

Director of Merchandise Wim Smit

Merchandise managers See org.buying

Coll.control, Bas Vries Coordination & Styling

+ 11

Laboratory + 4 Cyntha Clasquin

Director of Sales Mireille Hein

Construction &

Cees de Kock Technical Services

+ 1

Marketing / VM + 7 Harm Plasmans

Sales Director Hans Schulski

NL

Sales Manager Annick Pérignon

B/L

Sales Manager Uwe Jost

G

Distr.Managers 5

Shops

Distr.Managers 3

Shops

Distr. Managers 4

Shops

Director Ron Hannen Management Services

IT + 10 Martin van Dijk

Controlling/Finance Ruud de Vries

NL/B/L/F/D + 9

Human Resources NL/B/L/F/D

General Affairs +8 Hennie Vermeij

Supply Chain Richard de Jong

Inkoopsecr.

Ed Loffeld + 4

Flow Control Ed Loffeld

+ 4

DC logistics Luc Wink

Allocation Tom de Kort

+ 7

Import Saskia Visser

+ 2

DC A’dam + 32

DC Laon Junior Buyers

See org. buying Sales Manager

Mario Dunant F

Distr Managers 2

Shops

Confectiebedrijf MA Wichert Sinke

+ 28

Coupe/Atelier Jan Botter

+ 28

Production Danielle Nelis/

Rene Mulder + 5

Transport & Calc Edgar ten Hoor

Warehouse Paul vd Hengel

+ 7

Bijlage II Werkmaatschappijen Vendex KBB¹

Business Units:

• HEMA

• V&D

• De Bijenkorf

• Doe-Het-Zelf:

- Praxis - Formido - Brico

• Fashion:

- M&S

- Hunkemöller - Claudia Sträter

• Consumentenelektronica:

- Dixons - Dynabyte - It’s

- Modern Electronics - Prijstopper

Overige activiteiten:

• Schaap & Citroen

1 www.vendexkbb.nl

Bijlage III Interviewopzet

Introductie

• Introductie van interviewer. Wie ben ik en wat doe ik bij M&S - Uitleg opdracht

- MVO

1. In het kort is MVO het vinden van een balans en samenhang tussen de economische, sociale en milieuaspecten van de bedrijfsvoering.

Hierbij gaat het erom dat de negatieve effecten beperkt zullen worden.

2. Combineren van het zakelijke met zorg voor mens en milieu.

• Korte schets van doel van het interview - Opzet interview en tijdsduur

- Indruk krijgen van de huidige MVO-situatie bij M&S - Gebreken

- Ideeën opdoen

• Alle gegevens zullen vertrouwelijk behandeld worden

Vragen

Inleiding

• Kunt u iets meer over uw functie bij M&S vertellen?

- Dagelijkse werkzaamheden - Afdeling

- Interactie met stakeholders (leveranciers, klanten, medewerkers, aandeelhouders)

- Interactie met andere afdelingen/ collega’s

Vragen per topic

a) Leveranciers

Kunt u iets meer vertellen over de leveranciers van M&S?

Beleid

Kunt u iets meer vertellen over het leveranciersbeleid van M&S?

- Hoeveel leveranciers?

- Waar zijn deze gevestigd (landen)?

- langdurige/ eenmalige relaties

- Op basis waarvan worden leveranciers gekozen? (reputatie, betrouwbaarheid) - Aan welk thema wordt het meeste aandacht besteed met betrekking tot leveranciers:

1. Productveiligheid

2. Milieu-effecten van het productieproces en het product van de leverancier 3. De arbeidsomstandigheden bij de leveranciers

- Welk onderwerp verdient volgens u prioriteit?

- Zijn de leveranciers bekend met de ondernemingscode van Vendex KBB?

- Wat vindt u zelf van de relaties met de leveranciers?

Arbeidsomstandigheden

Vindt u dat er voldoende aandacht wordt besteed aan de arbeidsomstandigheden bij de leveranciers?

- Waar liggen de meeste problemen bij de fabrikanten?

(arbeidstijden/overuren, beloning en veiligheid op de werkplek) - Kinderarbeid

- Dwangarbeid - Lonen & werktijden

- Overige arbeidsomstandigheden

- Hoeveel leveranciers zitten er naar schatting in de gevarenzone?

- Op- of aanmerkingen over dit onderwerp?

- Knelpunten - Suggesties Monitoring

Vindt u dat er voldoende aandacht aan de monitoring van de leveranciers wordt besteed?

- Hoe ziet het monitoringsysteem er op dit moment uit?

- Moeten leveranciers schriftelijk bevestigen dat zij zich houden aan de code of conduct?

- Hoe vaak wordt het product van de leverancier gecontroleerd op productkwaliteitsnormen?

- Hoe vaak worden de arbeidsomstandigheden gecontroleerd op basis van wettelijke of andere voorschriften voordat u een relatie aangaat met de leverancier?

- Hoe vaak wordt de milieuveiligheid van het productieproces en het product zelf van de leverancier gecontroleerd op basis van wettelijke of andere voorschriften voordat u een relatie aangaat met de leverancier?

- Indien de milieu- of arbeidsomstandigheden niet juist blijken te zijn, verbreekt u dan de relatie met de leverancier? Zo ja, kunt u voorbeelden noemen?

- Monitoringsysteem - SA8000

(SAI is de organisatie die Social Accountability (SA) 8000 heeft ontwikkeld en onderhoudt. Dit is de enige wereldwijde standaard met een onafhankelijk controlesysteem die er op dit moment is. SA8000 is een uniforme en controleerbare standaard voor een verificatiesysteem door derden op het gebied van sociale verantwoordelijkheid.)

- Korte uitleg van AVE. Reactie hier op vragen

(De volgende stappen kunnen worden onderscheiden in het AVE systeem:

• Leverancier bevestigt schriftelijk aan het bedrijf (in dit geval M&S mode) dat hij zich zal houden aan de Code of Conduct.

• Leverancier vult op verzoek van het bedrijf een pre-audit questionnaire in om vast te stellen op welk niveau de arbeidsomstandigheden zich ongeveer bevinden.

• Leverancier wordt uitgenodigd voor een workshop in de buurt van waar hij gevestigd is om kennis te nemen van het AVE systeem.

• Leverancier wordt verzocht zich te laten auditen door een onafhankelijke deskundige organisatie. AVE heeft zes organisaties aangewezen die deze audits mogen uitvoeren.

• Uit de audit komt een lijst met correctieve maatregelen welke binnen een afgesproken termijn moeten zijn opgelost.

• Zodra alle correctieve maatregelen zijn opgelost krijgt de leverancier een certificaat en wordt zijn naam toegevoegd aan de AVE database, zodat hij ook aan andere AVE leden kan aantonen dat hij voldoet aan de eisen.

• Periodiek vindt een hernieuwde audit plaats.) - Karstadt Quelle

Purchasing code of conduct: omschrijft waar zakenrelaties, toeleveranciers en fabrikanten aan moeten voldoen op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu.

- Verbeterprogramma’s

- Indien verbeteringen, door wie gecoördineerd?

- Knelpunten - Suggesties b) Milieu

Vindt u dat M&S voldoende aandacht aan het milieu besteed?

Beleid

Kunt u iets meer vertellen over het milieubeleid van M&S?

- Wordt er aan milieuprojecten gedaan bij M&S?

Zo ja, kunt u voorbeelden noemen?

- Welke onderwerpen krijgen de meeste aandacht? (Bijvoorbeeld energiereductie, afvalreductie)

- Doet M&S aan milieurapportage?

- Milieuwinst

- Waar is de afgelopen vijf jaar de grootste milieu-winst geboekt?

(afval, energieverbruik, vervuiling etc.)

- Zijn er productnormen met betrekking tot textiel en kleding? Eisen ten aanzien van stoffen?

- Knelpunten - Suggesties Milieubewustzijn

Vindt u het belangrijk dat er aandacht aan dit onderwerp besteed wordt?

- Doet u zelf ook dingen ter bevordering van een beter milieu? Bijvoorbeeld scheiden van afval.

- Waar zou volgens u beter op gelet kunnen worden bij M&S?

- Denkt u dat medewerkers zich bewust zijn van het milieubeleid?

Afvalbeleid

Vindt u dat er voldoende wordt gedaan op het gebied van afvalbeleid?

- Is er sprake van een beleid met betrekking tot afvalverzameling?

(hoofdkantoor, filialen, magazijn etc.)

- Wat wordt er gedaan om de afvalstromen te beperken?

- Recycling

- Benchmarking van afvalstromen tussen vergelijkbare filialen moet leiden tot nog betere afvalscheiding. Wat vindt u daarvan?

- Is M&S op de hoogte van de totale hoeveelheid verpakkingsafval?

- Hoe worden producten aangeboden, verpakt op voorraad gehouden en vervoert?

- Scheiden van afval - Knelpunten - Suggesties Energiebeleid

Vindt u dat er voldoende wordt gedaan op het gebied van energiebeleid?

- Energiebesparingsmogelijkheden

- Investeringen in energiezuinige apparaten en verlichtingen

- Wordt het winkelpersoneel aangestuurd om aandacht te besteden aan energieverbruik en wordt er gewezen op besparingsmogelijkheden?

- Groene energie

- Suggesties voor effectievere omgang met energieverbruik? (bijvoorbeeld groene energie)

Verpakkingen

Is er bij M&S sprake van een beleid met betrekking tot verpakkingen?

- Soorten verpakkingen (transportverpakkingen etc.) - Wordt er veel aandacht besteed aan verpakkingen?

Niet alleen uiterlijk en functionaliteit, maar ook m.b.t. verpakkingsafval

- Convenant verpakkingen III (milieuafspraken over verpakkingen tussen overheid en bedrijfsleven)

- Meermalig te gebruiken pallets - Meermalig te gebruiken dozen - Displays in filialen

- Knelpunten

- Suggesties (verbeteringen/ alternatieven)

Worden resultaten op het gebied van milieuprojecten, afvalbeleid, energiebeleid teruggekoppeld naar de medewerkers?

c) Veiligheid

Wordt er veel aandacht besteed aan veiligheid?

Beleid

Kunt u iets meer vertellen over het beleid met betrekking tot veiligheid?

- Vindt u dat dit voldoende is?

- Waar uit zich dit in?

- Hoe vaak krijgen werknemers voorlichting over veiligheid en gezondheid?

- Is er een beleid met betrekking tot veiligheid? Zoiets als een veiligheidshandboek?

- Veiligheid klanten, producten, werknemers - Trainingen

- Calamiteitenteam - Veiligheidsinstructies - Beveilingsapparatuur - Camerasystemen - Alarmsystemen - Winkelsurveillance - Kluizen

- Knelpunten - Suggesties

Brandveiligheid

Is het brandveilig bij M&S?

- Nooduitgangen - Brandblussers - Sprinklerinstallaties - Nood- en ontruimingsplan

- Cursussen veiligheid en calamiteiten - Ontruimingsoefeningen (frequentie) - Knelpunten

- Suggesties

Gebruik gevaarlijke stoffen

Gebruikt u gevaarlijke stoffen tijdens het werk?

- Zijn er veiligheidsmaatregelen met betrekking tot het gebruik van deze stoffen?

- Weet u wat het effect van deze stoffen op het milieu is?

- Knelpunten

- Suggesties

Gebruik gevaarlijke machines

Gebruikt u gevaarlijke machines?

- Zijn er veiligheidsmaatregelen met betrekking tot het gebruik van gevaarlijke machines?

- Zijn er goede instructies?

- Knelpunten - Suggesties d) Diversiteit

Vindt u dat er voldoende aandacht wordt besteed aan diversiteit bij M&S?

Beleid

Kunt u iets meer vertellen over het diversiteitsbeleid van M&S?

- Vindt u dat er gelijke kansen worden geboden met betrekking tot de carrière van vrouwen?

- Wordt er extra aandacht aan dit onderwerp besteed binnen M&S?

- Hoe zit het met training en ontwikkeling van werknemers?

- Wordt er gefinancierde kinderopvang geboden? Is dit voldoende? Moet hier meer aandacht aan besteed worden?

- Is er sprake van een voorrangsbeleid bij werving en selectie?

- Mogelijkheden deeltijdwerk - Flexibel werken

- Mogelijkheden voor thuiswerken - Doorgroeimogelijkheden

- Verloop en doorstroom van vrouwen en allochtonen - Inter-cultureelmanagement

- Worden er binnen M&S zwaardere managementfuncties bekleed waarbij er flexibele werktijden gelden?

- Knelpunten - Suggesties

e) Maatschappelijke projecten

Vindt u dat er voldoende aandacht aan maatschappelijke projecten wordt besteed?

- Projecten met een maatschappelijk doel, kunt u er enkele noemen die door M&S gedaan zijn?

- Vrijwilligersprojecten?

- Wat denkt u daarvan?

- Voorbeeld wat u interessant zou vinden voor M&S

- Eendaagse activiteit van medewerkers bij een vrijwilligersorganisatie

- Vindt u het belangrijk? Waarom? Meerwaarde

- Hoe zou dit onderwerp meer kunnen gaan leven in de organisatie?

- Wat zou bij M&S passen? Wat zou haar naam goed doen? Suggesties (denk bijvoorbeeld aan kledingprojecten (niet verkoopbare kleding)) f) MVO

Wat vindt u van MVO?

- Denkt u dat de bijdrage van M&S aan MVO op lange termijn een positieve invloed op het bedrijfsresultaat van M&S Mode zal hebben?

- Vindt u dat MVO een morele verplichting is jegens de maatschappij?

- Vindt u dat MVO de onderneming niet meer mag kosten dan dat het oplevert?

- Vindt u dat MVO geïntegreerd dient te worden in de ondernemingsstrategie?

- Wat vindt u ervan als M&S naar buiten zou treden als een onderneming die maatschappelijk verantwoord is?

- Bent u trots op M&S als het gaat over MVO?

Slot

- Bedanken van geïnterviewde

Bijlage IV Ondernemingscode Vendex KBB²

Hoe wij handelen

Vendex KBB is een dynamische onderneming met realistische ambities. Als grootste non- foodretailer in Nederland en snel groeiend winkelbedrijf in verschillende andere Europese landen staan wij dicht bij de consument. Vele miljoenen mensen, waaronder onze eigen medewerkers, leveranciers en aandeelhouders, zijn klant bij een of meer van onze formules.

Wij zijn dan ook geen abstract instituut, maar een levende organisatie, die met bekende publiekstrekkers continue in de schijnwerpers staat.

Verschillende van onze winkelformules bestaan al vele decennia en hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan de sociaal-culturele ontwikkelingen. Die actieve maatschappelijke rol schept verplichtingen. Willen wij succesvol blijven presteren, dan moeten wij niet alleen de beste zijn in ons vak, maar ook zorgvuldig waken over onze reputatie als betrouwbare onderneming, die een aantal belangrijke normen en waarden hoog in het vaandel heeft staan.

Die normen en waarden vormen de basis voor bijgaande Ondernemingscode.

Deze ondernemingscode is een herziene versie van de code die wij in juni 1999 bij de fusie van Vendex en KBB hebben opgesteld. Omdat wij in een dynamische omgeving werken en leven, willen wij ons regelmatig bezinnen op onze code en deze eventueel aanpassen.

Wij hebben te maken met voortschrijdend inzicht, niet alleen door de maatschappelijke ontwikkelingen om ons heen, maar vooral ook doordat binnen onze eigen organisatie opvattingen over normen en waarden evolueren.

In deze geactualiseerde ondernemingscode geven wij onze primaire doelstellingen aan. Per business-unit of werkmaatschappij kan de focus verschillen.

Concernonderdelen staat het vrij om meer te doen dan in de code is vastgelegd. Immers de directies van de werkmaatschappijen hebben binnen ons concern als entrepreneurs een grote mate van zelfstandigheid. Hoe maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt ingevuld, is een uitgesproken lijnbevoegdheid, dichtbij de eigen realiteit.

Onze medewerkers, van wie de meesten intensieve contacten onderhouden met onze klanten en leveranciers, bepalen in hoge mate het gezicht van de verschillende formules en zijn daardoor bepalend voor het imago en de reputatie van ons concern als geheel. Het hooghouden van deze reputatie is van fundamenteel belang.

Integriteit, oprechtheid en respect voor iedereen met wie wij in ons werk te maken hebben (collega’s, klanten, leveranciers,aandeelhouders en de maatschappij direct om ons heen) staan hierbij centraal. Wij hechten groot belang aan het bevorderen van vertrouwen en openheid, aan professionalisme en klantgerichtheid, aan vernieuwing, aan diversiteit en teamwork. Deze normen en waarden vormen de kern van de ondernemingscode.

Omdat deze code voor een goede uitoefening van onze werkzaamheden een belangrijke leidraad vormt, is het van grootbelang dat al onze medewerkers de beleidsuitgangspunten

2 www.vendexkbb.nl

begrijpen, daarnaar handelen en actief uitdragen. De hoofddirectie en het management van de werkmaatschappijen spelen een stimulerende rol in dit proces. Wij willen ons oprecht en met trots 'Excellence in Retail' kunnen noemen.

Ed Hamming

Voorzitter hoofddirectie September 2002

Inleiding

Koninklijke Vendex KBB is de grootste non-foodretailer in Nederland. De activiteiten zijn gericht op groei van winstgevendheid in het belang van al onze stakeholders. Wij vullen onze functie in de markt adequaat in, onder meer door een optimaal aanbod en een efficiënte distributie van goederen en diensten. Gezien de aard van onze activiteiten heeft het creëren van veilige omstandigheden voor medewerkers en klanten hoge prioriteit.

Wij voelen ons niet alleen verantwoordelijk voor de in- en verkoop van producten, maar ook voor de aard en de samenstelling van artikelen en de omstandigheden waaronder ze worden geproduceerd. De productie vindt plaats in een groot aantal landen, alle met hun eigen normen en waarden. Deze worden door ons gerespecteerd voor zover ze niet strijdig zijn met de binnen ons concern geldende normen en waarden, zoals vastgelegd in deze ondernemings- code.

Op basis van deze code kunnen de verschillende winkelformules van het concern nadere regels vaststellen voor de wijze waarop medewerkers, leveranciers en derden dienen te handelen, indien zij werken voor of zaken doen namens de desbetreffende onderneming.

Belanghebbenden

Vendex KBB dient bij de uitoefening van zijn activiteiten rekening te houden met algemeen maatschappelijke belangen, alsmede met de specifieke belangen van klanten, medewerkers, leveranciers en aandeelhouders.

Klanten

Onze klanten zijn bepalend voor ons succes. Uitgangspunt is dan ook dat wij onze klant behandelen zoals ieder van ons zelf behandeld wil worden.

Wij geven onze klanten goede service en staan open voor klachten, commentaar of advies.

Onze winkelformules bieden onze klanten producten aan waarvan wij vinden dat de verkoop verantwoord is. Deze producten hebben voorts een goede prijs- kwaliteitverhouding en zijn geproduceerd met inachtneming van de in deze code opgenomen normen en waarden.

Medewerkers

Detailhandel is mensenwerk. In deze arbeidsintensieve bedrijfstak zijn kwaliteit en inzet van de medewerkers en aandacht voor de klant sleutelfactoren in de bedrijfsvoering.

Wij bieden goede, veilige en gezonde werkomstandigheden en concurrerende arbeidsvoorwaarden, die passen bij de toonaangevende positie die de werkmaatschappijen in hun markt innemen.

Onze managementstijl is er op gericht om omstandigheden te creëren waarin onze medewerkers betrokken zijn bij en zich verantwoordelijk voelen voor hun werk. Wij achten een goede balans tussen werk en vrije tijd van groot belang.

Onze medewerkers worden gestimuleerd hun talenten te ontwikkelen en ze zo goed mogelijk te gebruiken. Medewerkers met voldoende potentieel kunnen doorgroeien naar andere functies binnen de eigen werkmaatschappij of binnen het concern.

Werving en selectie vindt plaats op basis van de voor de werkzaamheden benodigde kennis en vaardigheden. Er wordt geen onderscheid gemaakt naar ras, sekse, geloof of geaardheid.

Leveranciers

Onze werkmaatschappijen streven ernaar met hun leveranciers een duurzame relatie aan te gaan, die beide partijen tot voordeel strekt. Wij selecteren onze leveranciers dan ook zorgvuldig, waarbij o.a. reputatie en betrouwbaarheid in het handelsverkeer belangrijke selectiecriteria zijn.

Zoals wij de geldende wetten en regels respecteren, verlangen wij dat ook van onze zakenpartners in binnen- en buitenland. Verder hanteren wij de hierna onder 'Arbeidsomstandigheden toeleveranciers' opgenomen gedragsregels.

Aandeelhouders

Vendex KBB is een aan de beursgenoteerde onderneming, waarvan het volledige uitstaande aandelenkapitaal vrij verhandelbaar is. Een groot aantal beleggers in binnen- en buitenland heeft kapitaal aan ons toevertrouwd in de verwachting dat wij ons inzetten voor lange termijn waardecreatie.

Wij stellen ons dan ook tot doel om op het door de aandeelhouders beschikbaar gestelde kapitaal een optimaal rendement te realiseren.

In ons streven naar waardecreatie nemen wij beheersbare risico's. In de keuzes die wij maken laten wij de continuïteit van de onderneming en een gezonde en degelijke financiële huishouding zwaar wegen.

De verslaglegging en communicatie over ons beleid en de uitvoering daarvan is gedegen en betrouwbaar en voor alle stakeholders in gelijke mate transparant.

Maatschappelijke omgeving

Ons uitgangspunt is om op maatschappelijk verantwoorde wijze zaken te doen, met inachtneming van de wet- en regelgeving in de landen waar wij onze winkels hebben of waar wij inkopen of laten produceren.

Waar mogelijk stellen wij onze kennis en ervaring ter beschikking van overheden en andere (non-gouvernementele) organisaties voor de ontwikkeling van wet- en regelgeving op gebieden die onze bedrijfsvoering raken. Wij hechten eraan om over

maatschappelijk relevante onderwerpen waar mogelijk informatie en standpunten uit te wisselen met overheden en andere (non-gouvernementele) organisaties.

Wij vinden het een goede zaak als onze medewerkers deelnemen aan maatschappelijke activiteiten, mits deze niet strijdig zijn met de belangen van Vendex KBB. Indien deze activiteiten moeten worden ingepast in de dagelijkse werkzaamheden, gebeurt dit in overleg met het management.

Vendex KBB neemt geen politieke standpunten in. Het concern en/of haar werkmaatschappijen verlenen geen steun aan politieke partijen en dragen niet bij aan fondsen die het bevorderen van partijbelangen tot doel hebben.

Arbeidsomstandigheden toeleveranciers

Onze werkmaatschappijen betrekken producten uit een groot aantal landen met zeer verschillende culturele achtergronden en uiteenlopende sociaal maatschappelijke omstandigheden. Wij achten het van belang dat deze landen de elementaire leef- en werkomstandigheden respecteren. Daarom stellen wij een aantal basisvoorwaarden aan de wijze waarop en de condities waaronder door onze werkmaatschappijen en/of hun toeleveranciers wordt gewerkt. Wij eisen van onze zakenpartners dat zij deze gedragsregels ten volle naleven³.

Kinderarbeid

Wij achten het niet toelaatbaar dat bij ondernemingen die goederen voor concernondernemingen produceren, kinderen werkzaam zijn.

Onder kind verstaan wij ieder individu jonger dan 15 jaar of in uitzonderingsgevallen jonger dan 14 jaar.

Dwangarbeid

Wij vinden het ontoelaatbaar dat in ondernemingen die goederen voor concernondernemingen produceren dwangarbeid of vormen daarvan voorkomen.

Lonen en werktijden

Werknemers dienen minimaal het in het desbetreffende land wettelijk geldende minimumloon te verdienen en gelijk beloond te worden voor gelijkwaardige werkzaamheden.

In de ondernemingen moet een geregelde arbeidstijd gewaarborgd worden. De maximale arbeidstijd moet zo worden vastgelegd dat de wettelijke bepalingen worden gerespecteerd en de werknemer zich naar behoren kan ontwikkelen.

3Vendex KBB onderschrijft twee codes, te weten de Karstadt Quelle-code (afgeleide AVE-code) en de VGT- code die dieper op de aspecten van dit onderdeel in gaan.

Overige arbeidsomstandigheden

Wij achten het ontoelaatbaar dat in ondernemingen die goederen voor concernondernemingen produceren sprake is van onveilige en/of ongezonde werkplekken voor de medewerkers.

Bij de productie dient het gebruik van schadelijke stoffen te worden vermeden. Indien voor schadelijke grond- of hulpstoffen geen alternatief voorhanden is, dienen voldoende maatregelen genomen te worden om de gezondheid van de medewerkers te beschermen en emissies in het milieu te voorkomen.

Werknemers hebben het recht lid te zijn van een door hen gekozen vakbond of organisatie en te onderhandelen. Wij achten het ontoelaatbaar dat disciplinaire maatregelen worden getroffen tegen werknemers die ervoor kiezen zich op vreedzame en rechtmatige wijze te verenigen.

Veiligheid en milieu

De zorg voor veiligheid en milieu is een essentieel onderdeel van ons concernbeleid.

Onze activiteiten zijn arbeidsintensief en vinden hoofdzakelijk plaats in ruimtes die voor grote stromen consumenten gemakkelijk toegankelijk moeten zijn. Waar veel mensen samenkomen is het handhaven van de veiligheid van groot belang. Het creëren van veilige werk- en winkelomstandigheden, met name door het nemen van preventieve maatregelen en het vergroten van het veiligheidsgevoel bij zowel medewerkers als klanten, heeft dan ook constante aandacht.

Onze doelstelling is de belasting van het milieu structureel te verminderen, zowel in de productiefase, de gebruiksfase als in het afvalstadium. Dit geldt zowel voor producten als verpakkingen. Aangezien de detailhandel een belangrijke schakel is tussen producenten en leveranciers enerzijds en consumenten anderzijds kunnen goede bijdragen worden geleverd op het gebied van verpakking, verpakkingsmaterialen, energieverbruik, transport en afvalscheiding.

Er wordt waar mogelijk en in samenwerking met leveranciers en fabrikanten actief gezocht naar milieuvriendelijke alternatieven naast het bestaande aanbod van producten, waarbij ook rekening wordt gehouden met de afbreekbaarheid en het hergebruik van materialen.

Integriteit

Onze onderneming dient een betrouwbare reputatie te hebben; aan onze integriteit mag niet worden getwijfeld. Gezien de belangrijke rol die Vendex KBB vervult in het maatschappelijk verkeer, is het noodzakelijk dat iedereen die bij of voor ons werkt de wet- en regelgeving van de landen waar wij actief zijn naleeft en zich tevens houdt aan de in het concern geldende normen en

waarden.

Wij verlangen van onze medewerkers dat zij integer met elkaar en met derden omgaan. Medewerkers zijn verantwoordelijk voor het juiste gebruik, de bescherming

en het behouden van de bedrijfs- en geldmiddelen. Ook onze partners in het zakelijk verkeer dienen integer en betrouwbaar te zijn.

Het direct of indirect aanbieden, betalen, vragen of accepteren van geld of gunsten om commerciële of financiële voordelen te verkrijgen, wordt niet getolereerd. Datzelfde geldt voor verzoeken of aanbiedingen waardoor de schijn van ongeoorloofde beïnvloeding zou kunnen ontstaan. Dergelijke verzoeken of aanbiedingen dienen door de betrokken medewerker direct aan de leiding te worden gemeld.

Alle namens Vendex KBB en/of werkmaatschappij uitgevoerde zakelijke transacties moeten adequaat in de administratie worden verantwoord.

Vendex KBB hanteert interne richtlijnen om diefstal, fraude en andere vormen van criminaliteit te voorkomen. Indien crimineel gedrag, in welke vorm dan ook, wordt geconstateerd, worden maatregelen genomen.

Naleving

De beleidsuitgangspunten in deze ondernemingscode gelden voor alle medewerkers van onze werkmaatschappijen en voor iedereen met wie Vendex KBB zaken doet. Over de naleving van deze code zal in het concernjaarverslag verantwoording worden afgelegd.

Leveranciers dienen ervoor zorg te dragen dat eventuele toeleveranciers zich ook aan deze code houden.

Waar Vendex KBB deelneemt in joint ventures zal de toepassing van deze code actief worden bevorderd.

Het nakomen van deze ondernemingscode zal worden bewaakt door het management.

Indien wordt vastgesteld dat er in strijd met deze code wordt gehandeld en indien niet binnen redelijke termijn alsnog aan de verplichtingen van de code wordt voldaan, kan de (commerciële) relatie, eventueel met onmiddellijke ingang, worden verbroken.

Vragen of opmerkingen

Deze versie van de ondernemingscode is in september 2002 tot standgekomen, mede op basis van de opvattingen over en de ervaringen met verantwoord ondernemen binnen onze werkmaatschappijen. Voor het samenstellen van toekomstige versies is het niet alleen van belang te weten hoe de maatschappelijke omgeving verandert maar ook hoe de inzichten in onze eigen ondernemingen zich wijzigen. Opmerkingen en suggesties van onze medewerkers kunnen ons helpen om het op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen het steeds weer een stukje beter te doen. Heeft u een mening over dit onderwerp of wilt u een vraag stellen, dan juichen wij dat toe. U kunt uw reactie sturen naar:

Koninklijke Vendex KBB N.V.

t.a.v. afdeling Markt & Maatschappij Postbus 7997

1008 AD Amsterdam

Of per e-mail naar: info@vendexkbb.nl

Bijlage V Aanbevelingen met betrekking tot de bevordering van MVO op het gebied van de vier issues

Leveranciers

Om meer controle uit te kunnen oefenen op de arbeidsomstandigheden (en deze te kunnen verbeteren waar nodig) moet M&S allereerst het AVE-systeem implementeren. Hierbij moet rekening worden gehouden met het feit dat het AVE-systeem geen oplossing is, maar wel als hulpmiddel gebruikt kan worden om de arbeidsomstandigheden bij de leveranciers te verbeteren.

• Allereerst moeten de leveranciers in kaart gebracht worden. Hierbij moeten zowel de leveranciers waarmee langdurige relaties zijn aangegaan als ook de leveranciers waarbij een enkele order is geplaatst in kaart worden gebracht. Juist bij de éénmalige acties is auditing van belang, omdat de risico’s vaak veel groter zijn. Tevens is het van belang dat niet alleen de leveranciers in het Verre Oosten, maar ook de leveranciers van Max Abram en van derden in kaart worden gebracht.

Bij de HEMA bleek dat het in kaart brengen van de leveranciers aanzienlijk veel tijd in beslag nam. Aangezien M&S een minder breed assortiment heeft zal het aantal leveranciers minder zijn, dit betekent echter niet dat het in kaart brengen onderschat moet worden.

• De leveranciers moeten door middel van een brief door M&S benaderd worden. In deze brief moet in het kort uitgelegd worden wat het AVE-systeem inhoudt en dat de leverancier, alvorens aan de audit deel te nemen, een workshop kan volgen.

Waar mogelijk moet deze uitnodiging via de agent verspreid worden. Een voordeel hiervan is dat de agent de brief in de desbetreffende taal kan vertalen.

• Voorlopig is het voor M&S voldoende om alleen de leveranciers in de door de AVE uitgekozen landen te auditen. De landen die niet op de lijst staan kunnen in de toekomst via de AVE-methodiek door M&S zelf gecontroleerd worden. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de geselecteerde auditing bureaus.

De reden om te wachten met deze landen heeft te maken met het feit dat het qua tijd, energie etc. niet mogelijk is om alle landen tegelijk te auditen.

• Uit een interview met de HEMA, die met de implementatie van het AVE-systeem al enigszins gevorderd is, bleek dat het van groot belang is dat er vanuit de directie ruggesteun geboden moet worden. Deze ruggesteun is noodzakelijk om AVE in te kunnen voeren.

• Niet alleen is ruggesteun van de directie belangrijk, ook de inkopers moeten bij de invoering en het gebruik van het nieuwe monitoringsysteem betrokken worden.

Ten eerste moeten zij geïnformeerd worden over het AVE-systeem. Een uitstekende manier hiervoor is een presentatie verzorgd door de heer Koeppe van Karstadt Quelle.

Verder moeten de inkopers voldoende geïnformeerd worden over de ontwikkelingen met betrekking tot AVE. Tenslotte is het van belang dat de inkoper bezoeken aflegt bij

de leveranciers. Deze bezoeken hebben niet als doel de fabrieken te controleren, maar zorgen wel voor minimale betrokkenheid van de inkoper.

Diversiteit

Om de doorgroeimogelijkheden bij M&S te bevorderen kunnen de volgende aanbevelingen gedaan worden.

• Eén van de belangrijkste aandachtspunten voor de toekomst is het beïnvloeden van de mentaliteit en de cultuur; de zogenaamde bewustwording. Er moet vanuit de directie constant aandacht besteed worden aan diversiteit. Het is van belang dat managers hierbij betrokken worden. Zij moet aangesproken worden op hun bijdrage aan het geven van kansen aan vrouwen en allochtonen. Het moet duidelijk worden dat diversiteit geen bedreiging, maar een verrijking is⁴.

Zo kan er bijvoorbeeld in educatieve vorm (cursus, training etc.) aandacht besteed worden aan leiderschapsontwikkeling, zodat de traditionele manier van denken en aansturen van een organisatie wordt doorbroken. Ook kan de directie gecoached worden in het vinden van mogelijkheden om flexibiliteit in werken en/ of de balans werk & privé vorm te geven.

Door middel van communicatie (onder andere door memo’s) naar de medewerkers kan de directie haar visie ten aanzien van dit onderwerp binnen M&S bekend maken.

• Marcel Smits⁵ zegt in het verslag van het ambassadeursnetwerk, dat hij met betrekking tot het realiseren van doorgroeimogelijkheden voor vrouwen binnen Vendex KBB twee actiepunten heeft geformuleerd:

• meer kinderopvang

• meer mogelijkheden voor flexibel werken creëren⁶

Uit de interviews en de vergelijking met andere werkmaatschappijen kwam naar voren dat M&S qua kinderopvang op een redelijk niveau zit. Hier ligt dan ook niet de prioriteit als het gaat om verbeteringen. Flexibel werken daarentegen moet, in het belang van de bevordering van vrouwen in hogere managementniveau’s bij M&S, wel verbeterd worden. Het werken in deeltijd moet voor die functies en die situaties waar dat mogelijk is gerealiseerd kunnen worden.

Het voor medewerkers mogelijk maken om thuis met de computer in te kunnen loggen op het netwerk van M&S is één van de maatregelen die flexibel werken makkelijker zou kunnen maken. Om echter tot meer oplossingen en maatregelen te komen kan er binnen M&S een project opgezet worden waarbij een deskundige(n) persoonlijke gesprekken met medewerkers voert. In zo’n gesprek wordt er met hen gesproken over praktische zaken, zoals ervaringen met kinderopvang, maar ook over persoonlijke doelstellingen. De verzamelde informatie wordt vervolgens met de directie besproken, waarna bepaalde thema’s in samenwerking met de medewerkers uitgewerkt kunnen worden. Door deze open dialoog komen er praktische oplossingen naar voren die

4 De ambassadeurs: pleitbezorgers voor een evenwichtige bedrijfstop

5 Chief Financial Officer van Vendex KBB

6 www.ambassadeursnetwerk.nl

medewerkers zelf bedenken en uitvoeren. Hierdoor neemt tevens de betrokkenheid toe.

• Bij de doorgroeimogelijkheden voor allochtonen ligt allereerst de prioriteit bij de vraag hoe goed opgeleide en gemotiveerde allochtonen binnengehaald kunnen worden en hoe zij begeleid moeten worden.

Aanbevelingen die gedaan kunnen worden op dit gebied zijn:

• Het in kaart brengen van de huidige in- en doorstroom van allochtonen bij M&S. Aan de hand hiervan kan gekeken worden of er een verbetering van de in- en doorstroommogelijkheden nodig is. Zonodig kunnen bijvoorbeeld de instrumenten op het gebied van werving & selectie worden aangepast.

• In personeelsadvertenties, op posters (foto’s) en brochures dienen allochtonen zich te herkennen, zodat zij het vanzelfsprekend vinden om bij M&S te gaan werken.

• In reclame-uitingen zichtbaar maken dat ook allochtonen klanten en medewerkers zijn⁷.

Veiligheid

Zoals in hoofdstuk 5 al naar voren kwam is het niveau van veiligheid bij M&S op een redelijke hoogte. Uit de interviews kwam naar voren dat de medewerkers vinden dat hun werkplek veilig genoeg is en dat M&S voldoende initiatieven onderneemt ten behoeve van de veiligheid. Toch mag er op verschillende gebieden meer aandacht aan dit onderwerp besteed worden.

• M&S heeft zich de laatste jaren voornamelijk met groei beziggehouden. Dit heeft tot gevolg gehad dat zij op dit moment met meer dan 400 filialen in zes landen is vertegenwoordigd. Uit de interviews bleek dat veiligheid hierbij een beetje naar de achtergrond is geschoven. Door deze uitbreiding is echter ook het aandachtsgebied betreffende veiligheid toegenomen.

Op dit moment is er bij M&S nog niemand aangesteld die zich specifiek met dit onderwerp bezighoudt. Door de toenemende uitbreiding van het aandachtsgebied is dit echter geen overbodige luxe. Wanneer men ter vergelijking bijvoorbeeld naar andere werkmaatschappijen (onder andere HEMA en Hunkemöller) kijkt, valt waar te nemen dat hier wel iemand voor veiligheid is aangesteld. Het voordeel van het creëren van zo’n functie is dat er een gespecialiseerd persoon aangetrokken kan worden, die zich volledig kan toeleggen op de veiligheid bij M&S.

Een opmerking die hierbij geplaatst kan worden is dat veiligheid ook belangrijker wordt naarmate de concurrentie zich steeds beter gaat beveiligen. Op deze manier wordt M&S in crimineel opzicht namelijk aantrekkelijker voor de buitenwereld. Door het aanstellen van een veiligheidsfunctionaris kan hier meer aandacht aan besteed worden.

• Door het maken van een scan van de goederenstroom wordt voor M&S duidelijk wat er met de goederen van binnenkomst tot aan verkoop gebeurt. Op deze manier kan er

7 Beleidsnota ‘Diversiteit in Management’, Human Resources Vendex KBB, 2003

worden waargenomen waar de knelpunten met betrekking tot veiligheid liggen en waar dus eventueel aanpassingen nodig zijn.

• M&S moet zowel voor het magazijn, het distributiecentrum als ook het kantoor huisreglementen opstellen. Een voorwaarde hierbij is, dat de reglementen duidelijk, goed leesbaar, makkelijk in gebruik, kort en bonding moeten zijn.

Deze huisreglementen kunnen aan een nieuwe medewerker bij het contract gegeven worden. Op deze manier wordt er voorkomen dat medewerkers niet op de hoogte zijn van bepaalde reglementen zoals het bestaan van het calamiteitenteam.

• M&S moet niet alleen procedures opstellen, maar ook controleren of deze worden nageleefd. Tevens moet zij deze procedures blijven herhalen. Hierbij is het ook van belang dat de procedures ‘levend’ gemaakt worden. In de filialen kan dit door middel van campagnes gedaan worden. Er kan bijvoorbeeld elke maand aandacht besteed worden aan een ander thema. Bijvoorbeeld, in de maand februari moet het winkelpersoneel er extra op letten dat de nooduitgangen vrij zijn.

Milieu

Zowel op het gebied van energiebeleid, afvalbeleid en het beleid met betrekking tot verpakkingen kunnen er aanbevelingen worden gedaan.

• De huidige afvalsituatie moet in kaart worden gebracht voordat er maatregelen ondernemen kunnen worden. Hierbij komen onderwerpen zoals het verminderen van verpakkingsmateriaal, het voorkomen van afvalstromen en het scheiden en gescheiden houden van afvalstromen aan de orde.

Uit de interviews bleek bijvoorbeeld dat de medewerkers open staan voor het meer scheiden van afval (zoals papier).

• Wanneer er nieuwe maatregelen worden genomen om het milieu minder te belasten is het van belang dat deze duidelijk naar de medewerkers gecommuniceerd worden.

Tevens moeten deze maatregelen herhaaldelijk onder de aandacht gebracht worden.

Op deze manier kunnen situaties, zoals het in één container gooien van gescheiden afval, voorkomen worden.

• Benchmarking van het energieverbruik tussen vergelijkbare filialen moet leiden tot vermindering van het verbruik. Belangrijk hierbij is dat de filialen zelf ook inzicht krijgen in alle resultaten. Op deze manier raken zij meer betrokken bij het onderwerp.

• Bij de nieuwbouw van filialen moet er gekeken worden naar de mogelijkheden die er zijn om het milieu minder te belasten. Tevens moet er op deze mogelijkheden gelet worden bij de renovatie van de oude filialen. De mogelijkheden die er zijn, zijn niet alleen beter voor het milieu maar kunnen ook kostenvoordelen en subsidies met zich meebrengen.