Het Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP)

(1)

Het Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP)

Instructie voor MCH medewerkers

Leeswijzer

Deze instructie helpt u als medewerker bij het maken van uw POP en het bespreken van uw POP met uw leidinggevende. POP staat voor Persoonlijk OntwikkelingsPlan.

1. Inleiding Geeft u meer informatie. Bijvoorbeeld over wat een POP is, wat u er aan heeft en hoe u een POP kunt maken.

2. Voorbereidende opdrachten Helpt u stap voor stap op weg bij het maken van uw POP. Deze opdrachten bieden u de basisinformatie die u nodig heeft om uw POP in te kunnen vullen. U kunt naar wens meer of minder oefeningen doen.

3. Het invullen van uw POP Bevat het POP-formulier dat u in gaat vullen en geeft handige tips bij het invullen.

Waar kunt u het vinden:

Het document is digitaal in te vullen in Word

Bestand -> Nieuw -> Landsteiner Instituut -> werkdocument POP

Bestand -> Nieuw -> Landsteiner Instituut -> instructie POP medewerkers

U kunt het document ook downloaden via internet en internet.

Intranet > documenten > formulieren HRM

www.landsteiner.nl > ontwikkeling > opleidingsadvies

4. Het bespreken van uw POP Richt zich op het bespreken van uw ingevulde POP met uw leidinggevende.

(2)

Opgesteld door H. Beuvink, Landsteiner Instituut 1. INLEIDING

Niets is vervelender dan in de file staan als u ergens op tijd moet zijn, en zeker als dat komt omdat de weg weer eens opgebroken is. Toch is wegonderhoud noodzakelijk, om de infrastructuur van

‘Nederland transportland’ op een hoog peil te houden. Oponthoud is onvermijdelijk om niet straks te hoeven constateren dat het wegennet in Nederland te slecht is geworden om het benodigde vervoer mogelijk te maken.

Met onze loopbaan en ontwikkeling gaat het vaak net zo als met de snelweg. We zijn zo bezig met de dagelijkse drukte van ons werk, dat een moment van bezinning ontbreekt. Een opleiding of training kost al snel teveel tijd of komt slecht uit. Pas als iemand door achterstallig onderhoud vastloopt is er alle aandacht voor ontwikkeling en loopbaanvraagstukken. Helaas is het dan te laat.

U gaat aan de slag met het maken van uw eigen POP. Deze instructie helpt u daarbij op weg. In deze inleiding vertellen we kort wat een POP is en hoe deze tot stand komt. Daarna vindt u een aantal voorbereidende opdrachten om uw POP te kunnen maken. Vervolgens vindt u een leeg POP-

formulier, waarop u de uitkomsten van de opdrachten in kunt vullen. Als laatste treft u een aantal tips aan ter voorbereiding op de bespreking van uw POP met uw leidinggevende. Als u tijdens of na het lezen van deze handleiding nog vragen heeft, dan kunt u terecht bij uw leidinggevende. Deze kan u eventueel doorverwijzen naar uw HRM-adviseur, het Landsteiner Instituut of een andere functionaris.

1.1 Wat is een POP?

POP staat voor Persoonlijk Ontwikkelingsplan. Het POP bevat afspraken over opleiding, ontwikkeling en loopbaan. Het POP heeft als doel het sturen van uw inzetbaarheid en loopbaan nu en in de toekomst.

Het POP is een document waarin u met uw leidinggevende concrete afspraken maakt over acties en faciliteiten voor uw persoonlijke en professionele ontwikkeling. Het is een formulier dat u als

medewerker opstelt, het gaat immers over uw loopbaan en uw opleiding en ontwikkeling. U beschrijft in uw POP welke opleidings- en ontwikkelactiviteiten u gaat ondernemen. Het POP bespreekt u met uw leidinggevende. Dit gebeurt tijdens het jaargesprek of in een apart (ontwikkel)gesprek. Vaak vertelt de leidinggevende welke ontwikkelingen de organisatie van u verlangt en welke

ontwikkelpunten hij ziet. U kunt uw loopbaanwensen inbrengen. Samen bespreekt u de invalshoeken van uzelf en uw leidinggevende, u onderhandelt hier eventueel over en maakt afspraken over ontwikkeling en beschikbare middelen (budget, begeleiding, et cetera).

1.2 Wat is de toegevoegde waarde van een POP?

Het Medisch Centrum Haaglanden (MCH) moet zich continu aanpassen om te kunnen blijven voldoen aan de eisen die patiënten, zorgverzekeraars en de overheid stellen. Medewerkers moeten deze ontwikkeling realiseren. Geen ontwikkeling bij medewerkers betekent dus het niet realiseren van vernieuwing en verandering. Het MCH realiseert zich dat de mate waarin medewerkers zich

(3)

Opgesteld door H. Beuvink, Landsteiner Instituut

Het POP is gebaseerd op een 'zakelijke' benadering: arbeid als ruilrelatie. Het POP maakt deze ruil inzichtelijk: wat eist de werkgever van u als medewerker en wat verwacht u als medewerker van de organisatie? Hoe eerder u over de toekomst nadenkt, des te beter kunt u zich erop voorbereiden.

1.3 Hoe maakt u een POP?

Afbeelding 1 toont de te zetten stappen om tot een POP te komen. Waarschijnlijk heeft u van uw leidinggevende een toelichting gehad, voordat u deze instructie kreeg. De volgende stap is dat u zich voorbereidt, door een POP op te stellen aan de hand van deze instructie. Het door u opgestelde POP bespreekt u met uw leidinggevende. Dit kan tijdens het jaargesprek of in een apart overleg

(ontwikkelgesprek) plaatsvinden. Dit kunt u met uw leidinggevende afspreken. Het is goed om uw POP een paar dagen voor deze bespreking aan uw leidinggevende te overhandigen. Dan kan deze zich ook goed voorbereiden op het gesprek. In de bespreking maakt u afspraken over

ontwikkelactiviteiten en ondersteuning die u daarbij krijgt. Na afloop van het gesprek maakt u uw POP definitief en gaat u aan de slag met het realiseren van de geplande activiteiten in uw POP.

Afbeelding 1: Te zetten stappen om een POP op te stellen

1.4 Hoe ziet het POP-formulier eruit?

Hieronder treft u de opbouw van het POP aan. Deze instructie volgt ook de opbouw, zodat zowel de verwachtingen van de organisatie als uw loopbaanwensen aan bod komen.

Tabel 1: Invalshoeken bij een POP

Korte termijn Langere termijn

Ontwikkeling in functioneren

1. Functioneren:

• Hoe functioneer ik?

• Wat zijn mijn ontwikkelpunten?

2. Inzetbaarheid:

• Hoe ontwikkelt mijn functie zich?

• Hoe blijf ik inzetbaar?

Ontwikkeling in loopbaan

3. Doorgroei

• In hoeverre sluit mijn huidige baan aan bij wat ik kan en wil?

• Welke opleidings- en

ontwikkelingsbehoefte(n) heb ik?

4. Loopbaan:

• Wat zijn mijn ambities?

• Hoe zorg ik ervoor dat ik mijn werk over vijf jaar ook nog leuk vind?

Afhankelijk van uw huidige werksituatie en eigen ontwikkelbehoefte kan de nadruk meer of juist

Voorbereiding door medewerker:

Introductie en toelichting door leidinggevende

Bespreken POP

Realiseren POP:

ontwikkelafspraken

Voorbereiding door leidinggevende:

(4)

Opgesteld door H. Beuvink, Landsteiner Instituut 2. VOORBEREIDENDE OPDRACHTEN

Dit deel bevat oefeningen die u helpen met het opstellen van uw POP. We volgen de vier vlakken van tabel 1 op de vorige bladzijde. Voor elk van de vier onderdelen is er een aantal oefeningen.

Het advies is om deze oefeningen te maken. De ervaring leert namelijk dat een POP hierdoor beter wordt. Als u een oefening niet begrijpt, vraag dan hulp aan uw leidinggevende of aan een collega. Het kan zijn dat u na het invullen van de oefening nog niet het gevoel heeft uw POP goed in te kunnen vullen. Benader uw leidinggevende. Deze kan u op weg helpen, een extra oefening geven of wellicht doorverwijzen naar het Landsteiner Instituut, waar een loopbaan-, en opleidingsadviseur werkzaam zijn. Ook kunt u samen besluiten een deel van het POP nog niet in te vullen, maar samen tijdens de bespreking af te maken. Andersom is natuurlijk ook mogelijk: u heeft eigenlijk een bepaalde oefening niet nodig om uw POP goed in te kunnen vullen. Weet u zeker dat het echt niet nodig is? Is het geen tijdgebrek of weerstand omdat u dit soort oefeningen niet gewend bent? Sla dan deze oefening over en ga door met de volgende oefening.

2.1 Ontwikkeling in Functioneren (korte termijn)

Deze voorbereiding helpt u met het voorbereiden van het eerste onderwerp van uw POP, dat zich richt op de volgende vragen:

• Hoe functioneer ik op dit moment?

• Wat zijn mijn sterke en mijn ontwikkelpunten (m.b.t. kennis, vaardigheden en attitude)?

• Waarin zou ik mij volgens mijn collega’s en mijn leidinggevende kunnen verbeteren?

Kunt u deze vragen direct al beantwoorden, dan kunt u direct onderwerp 1 van het POP invullen.

Oefening 1: Overzicht Sterke kanten & ontwikkelpunten

Wat zijn uw sterke kanten (sterke competenties / kwaliteiten omtrent kennis, vaardigheden en attitude):

Heeft u hier nadeel van in uw huidige functie?

………..……… ja / nee

Wat zijn uw minder sterke kanten (te ontwikkelen competenties / valkuilen omtrent kennis, vaardigheden en attitude) volgens uzelf, uw leidinggevende en/of uw collega´s?

Heeft u hier nadeel van in uw huidige functie?

(5)

Opgesteld door H. Beuvink, Landsteiner Instituut Tips bij oefening 1: Als u het invullen van oefening 1 lastig vindt, dan kunt u:

• een collega of uw leidinggevende om feedback vragen (vraag aan hen: ‘Wat vind je mijn sterke punten?’ en ‘Waarin zou het goed zijn als ik mijn gedrag verder ontwikkel?’);

• kijken of er in oude verslagen van functionerings- of jaargesprekken verbeterpunten genoemd worden;

• de komende dagen in uw werk letten op wat goed loopt en waar u meer moeite mee heeft, waarover collega’s / de patiënt u een compliment geven en waarover ze minder tevreden lijken te zijn (ook als ze het misschien niet direct durven te zeggen);

• uw functiebeschrijving erbij pakken. Bekijk de genoemde resultaatgebieden, gezichtspunten en eventuele competenties, vereisten kennis, gedragsvaardigheden, houdingsaspecten (attitude) en andere functie-eisen die erin staan. Over welke aspecten bent u tevreden en op welke is ontwikkeling mogelijk of wenselijk?

• uw activiteiten buiten het werk bekijken. Ga voor uzelf na wat u buiten het werk doet, dat ook voor het werk zinvol is. Misschien doet u buiten uw werk dingen waar u goed in bent (bijvoorbeeld coachen van een sportteam), die u ook binnen uw werk zou kunnen gebruiken (bijvoorbeeld voor het instrueren van nieuwe medewerkers).

Oefening 2: Oefening ontwikkeleisen

Heeft u een helder overzicht van de eisen die uw functie met zich meebrengt? En van uw eigen ontwikkelbehoefte? Als dat nog niet het geval is, kan de volgende oefening u verder helpen.

Oefening 3: Zelfanalyse competenties

Binnen het MCH is voor uw functie een competentieprofiel beschikbaar. Binnen MCH wordt van alle medewerkers verwacht dat ze over vier kerncompetenties beschikken (KICK = klantgerichtheid, initiatief, creativiteit en kwaliteitsgerichtheid). Daarnaast zijn per functie drie functiegebonden competenties en twee afdelingscompetenties geformuleerd.

Een competentie is het vermogen om effectief te presteren in een bepaald type taaksituatie of in een bepaald type probleemsituatie. Het zijn activiteiten waar u ‘méér dan gewoon’ goed in bent; waarvan u beschikt over redelijk wat kennis en ervaring en die u in het algemeen ‘méér dan gewoon’ plezierig vindt om te doen.

Zoek in de krant, op internet of in het vacatureoverzicht van uw instelling naar vacatures die overeen komen met uw eigen functie. Knip deze uit en verzamel er een aantal (drie of vier). Maak een overzicht van de gestelde eisen in deze vacatures. Stelt u zich vervolgens voor dat u tezamen met nog 10 andere kandidaten solliciteert op deze functie.

- Aan welk van de eisen voldoet u zeker? Waar twijfelt u?

- Waarin onderscheidt u zich van de andere kandidaten? Wat zouden zij op u voor kunnen hebben?

- Wat zou een reden zijn om u juist wel of juist niet aan te nemen?

- Tot welke ontwikkelpunten voor uw POP leidt deze oefening?

Variant: Oefening ontwikkelbehoeften

Deze variant richt zich meer op uw eigen loopbaan dan de vorige. Bekijk vacatureoverzichten van binnen en buiten de zorg. Scheur de advertenties uit die u aanspreken. Als u er een aantal verzameld heeft, markeer dan de elementen uit de advertentie die u het meest aanspreken. Wat voor functie-eisen horen hierbij? Over welke beschikt u al? Welke zou u nog moeten ontwikkelen? Neem deze als ontwikkelpunt mee in uw POP.

Hoe kunt u hier in uw huidige baan mee beginnen?

(6)

Competentie Voorbeelden uit recent verleden waaruit blijkt dat ik deze competentie goed beheers

Voorbeelden uit recent verleden waaruit blijkt dat ik deze

competentie minder goed beheers

Conclusie:

Is dit een ontwikkelpunt?

1 ja / nee

2 ja / nee

3 ja / nee

4 ja / nee

5 ja / nee

6 ja / nee

7 ja / nee

8 ja / nee

Tip bij oefening 3:

• Als u niet zeker bent van uw eigen beeld ten aanzien van de competenties uit deze oefening of u wilt uw beeld graag eens toetsen, bespreek dan het schema (oningevuld) eens met een collega of met iemand anders uit uw directe omgeving. Leidt dit tot andere conclusies?

Afsluiting Ontwikkeling in Functioneren (korte termijn):

Als u inmiddels voldoende beeld heeft van uw functioneren op dit moment en van uw eventuele ontwikkelpunten, vul dan op basis van de oefeningen onderwerp 1 van het POP-formulier in. Wees niet te ambitieus en kies een beperkt aantal ontwikkelpunten!

Heeft u alle oefeningen ingevuld, maar nog onvoldoende zicht op uw huidig functioneren en op uw sterke en minder sterke kanten om het POP goed in te kunnen vullen? U kunt dan:

• overleggen met uw leidinggevende, wellicht kan hij u enkele ontwikkelpunten aanreiken of doorverwijzen naar de loopbaanadviseur werkzaam bij het Landsteiner Instituut.

• eerst de andere oefeningen van deze instructie invullen en dan terugkeren naar dit onderdeel.

(7)

2.2 Ontwikkeling in functioneren (lange termijn)

• Hoe ontwikkelt mijn functie zich?

• Tot welke nieuwe eisen aan mijzelf en aan mijn functie leiden deze ontwikkelingen?

• Kan ik nu al stappen zetten om me voor te bereiden op deze eisen?

• Welke ontwikkelingen verwacht ik ten aanzien van mijn eigen inzetbaarheid?

• Hoe blijf ik inzetbaar?

Als u deze vragen al direct kunt beoordelen, dan kunt u de ondersteunende opdrachten overslaan en direct onderwerp 2 van het POP invullen.

Oefening 4: Toekomstanalyse

Organisaties moeten zich steeds sneller aanpassen aan hun omgeving. Denk aan veranderende wetgeving en financiering, kostenbeheersing, nieuwe technologieën en behandelingen. Maar ook mondiger cliënten/patiënten, samenwerkingsinitiatieven en andere ideeën over goed organiseren en managen maken dat het MCH continu in beweging is.

De inhoud van functies, wellicht ook van de uwe, is dus steeds minder stabiel. Er veranderen continu aspecten van uw werk of de organisatie daarvan. Aan de ene kant kan dit betekenen dat uw functie interessant en uitdagend blijft. Aan de andere kant is het nodig om vast te stellen in welke richting uw functie zich ontwikkelt en welke omslag dit van u vraagt. Het POP is bij uitstek een instrument hiervoor!

Oefening 4 verkent de toekomst van uw functie.

Tips bij oefening 4: Als u het moeilijk vindt om deze vragen te beantwoorden:

Welke vernieuwingsprojecten, reorganisaties en andere veranderingen spelen er nu op uw afdeling?

Welke verwacht u in de nabije toekomst?

………..…………

………..…………

Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen op uw vakgebied / binnen uw beroep?

………..…………

………..…………

Wat gaan deze ontwikkelingen concreet voor u betekenen?

Verandering Nieuwe / andere eisen die deze verandering stelt

……… ………..………

Bekijk de laatste vraag nog eens. Zet een kruisje waar u twijfelt of u voldoet aan de nieuwe eisen of waarop u zich nu al kunt voorbereiden. De kruisjes zijn mogelijke ontwikkelpunten, die u bij deel 2 van uw POP in kunt vullen.

(8)

• breng dit onderwerp dan eens naar voren bij uw collega’s of uw leidinggevende;

• bekijk het jaarverslag of strategienota of een jaarplan. Raadpleeg vakliteratuur;

• pak uw functiebeschrijving erbij en focus op de resultaatgebieden/kerntaken en ontwikkelingen hierin.

Oefening 5: Uw eigen inzetbaarheid

Niet alleen uw functie verandert. U verandert zelf natuurlijk ook. Uw privé-situatie verandert, uw normen en waarden ontwikkelen zich, uw levens- en werkervaring neemt toe en uw fysieke belastbaarheid verandert. Werken kan voor u juist meer of minder belangrijk worden. Het is goed om van tijd tot tijd stil te staan bij deze veranderingen en te kijken wat de gevolgen zijn voor wat u kunt en wilt in uw werk. In deze oefening verkennen we de gevolgen op het gebied van inzetbaarheid. Later (bij oefening 7) verkennen we de gevolgen voor uw loopbaanwensen.

Afsluiting Ontwikkeling in functioneren (lange termijn)

Heeft u inmiddels voldoende beeld van toekomstige ontwikkelingen bij uw werk en van de gevolgen hiervan? Vul dan op basis van de oefeningen onderwerp 2 in van het POP-formulier. Lukt dit nog niet, dan gelden dezelfde tips als bij de afsluiting van 2.1.

Veranderingen in: Verwachte gevolgen voor fysieke / geestelijke inzetbaarheid

a) Privé – situatie

……… ………..………

b) Levens- en werkervaring

……… ………..………

……… …………..………

c) Levensfase en behoeftepatroon

……… ………..………

……… …………..………

d) Fysieke gesteldheid

……… ………..………

……… …………..………

e) Andere relevante ontwikkelingen

……… ………..………

……… …………..………

Bekijk de laatste vraag nog eens. Zet een kruisje bij ontwikkelingen die nu al om actie vragen om op de langere termijn inzetbaarheidsproblemen, onderbenutting van uw capaciteiten of onvoldoende uitdaging te voorkomen. De kruisjes zijn mogelijke ontwikkelpunten, die u bij deel 2 van uw POP in kunt vullen.

(9)

Met welk cijfer waardeert u uw huidige baan (1-10)? ………..

Wat zorgt ervoor dat dit geen 10 is?

• ..………

………

• .………

………

• ..………

………

Zou u een ander uw baan adviseren?

Waarom wel?

..………..

………..

Waarom niet?

………..

Welke stappen kunt u op de korte termijn en binnen uw huidige functie nemen om uw motivatie en tevredenheid te vergroten.

………..

Deze stappen kunt u als concreet ontwikkelpunt invullen bij deel 3 van uw POP. 2.3. Ontwikkeling in Loopbaan (korte termijn)

• In hoeverre sluit mijn huidige baan aan bij wat ik kan?

• Sluit mijn baan voldoende aan bij wat ik belangrijk vind ik mijn werk?

• Welke opleidings- en ontwikkelingsbehoefte heb ik?

Als u deze vragen al direct kunt beoordelen, dan kunt u direct onderwerp 3 van het POP invullen.

Oefening 6: Uw huidige baan

(10)

Oefening 7: uw eigen ontwikkelbehoeften

Afsluiting Ontwikkeling in Loopbaan (korte termijn)

Dit onderdeel hangt sterk samen met het volgende onderdeel, namelijk uw loopbaan op de langere termijn. Als u het lastig vindt om dit deel van uw POP in te vullen, dan kunt u eerst de oefeningen 8 en 9 maken. Komt u er dan nog niet uit? Dan kunt u een afspraak maken met de loopbaan-, mobiliteits, of opleidingsadviseur die binnen MCH werkzaam zijn bij het Landsteiner Instituut. U kunt daar natuurlijk ook zo binnen lopen. Daarnaast zijn op het internet veel online-loopbaantests voorhanden die u kosteloos op weg helpen. Ook zijn er veel boeken verkrijgbaar die zich op loopbaanoriëntatie richten. U kunt er ook voor kiezen om ‘het helder krijgen van mijn loopbaanwensen’ als ontwikkelpunt in uw POP op te nemen. U kunt dan tijdens de bespreking van uw POP met uw leidinggevende afspreken welke activiteiten u gaat ondernemen om uw loopbaanvraag te beantwoorden.

Welke ontwikkelingsbehoefte heeft u?

Los van deze ontwikkelingseisen is het goed om vast te stellen welke ontwikkelingsbehoefte u zelf heeft, op basis van uw interessen, loopbaanwensen, of knelpunten bij het huidige functioneren waar u tegenaan loopt. Bekijk ook nog eens de uitkomsten van oefening 5. Tot welke ontwikkelingsbehoeften en loopbaanwensen leiden deze?

Vul uw eigen ontwikkelingsbehoeften in

………..………

(11)

2.4. Ontwikkeling in loopbaan (lange termijn)

• Wat zijn mijn ambities?

• Hoe zorg ik ervoor dat ik mijn werk over vijf jaar ook nog leuk vind?

• Wat heb ik nodig om als ik stop met werken tevreden op mijn loopbaan terug te kijken?

Als u deze vragen al direct kunt beoordelen, dan kunt u de ondersteunende opdrachten overslaan en direct onderwerp 4 van het POP invullen.

Oefening 8: Inspiratievragen

Lees de volgende vragen door

1. Waar krijgt u energie van in uw werk? Wat kost u juist veel energie?

2. Wat zou u doen als u vijf miljoen (belastingvrij) krijgt?

3. Wanneer zeggen anderen dat u straalt?

4. Wat zou u doen als u nog een jaar te leven had?

5. Ga terug in de tijd, naar het moment waarop u opnieuw uw opleiding en/of loopbaan moet kiezen. Wat kiest u? Waarom?

6. Schrijf uw eigen ideale afscheidsrede. Stel u moet je eigen afscheidsrede bij pensioen schrijven.

Hoe wilt u dat uw leidinggevende en collega’s op u terugkijken? Wat wilt u hebben bereikt? Hoe verhoudt zich dat tot het heden?

7. Stel, u mag uw eigen organisatie en dus uw eigen functie creëren. Hoe ziet dit er praktisch uit?

Hoe brengt u de dag door? Wat komt overeen met nu? Wat is juist heel anders?

8. Welke baan of functie hoopt u over 5 jaar uit te oefenen?

Kies vervolgens de vraag/vragen die u het meeste aanspreken en schrijf uw antwoord op.

..………..

Welke belangrijke behoeften en waarden t.a.v. uw loopbaan komen hieruit naar voren?

..………..

..……….

Welke stappen kunt u zetten om uw werk (nog) beter aan te laten sluiten bij wat u belangrijk vindt?

..………

Op basis van deze stappen kunt u een ontwikkelpunt voor deel 3 van uw POP formuleren.

(12)

Opgesteld door H. Beuvink, Landsteiner Instituut Oefening 9: Schrijf op basis van oefening 8 uw eigen loopbaanadvies

Afsluiting Ontwikkeling in Loopbaan (lange termijn)

In de afsluiting van deel 2.3 (Loopbaan korte termijn) doen we een aantal suggesties die u verder helpen als u het invullen van dit onderdeel van uw POP lastig vindt.

Mijn eigen loopbaanadvies

Ik concludeer het volgende

Mijn huidige functie sluit uitstekend aan bij wat ik wil en ik verwacht dat dit de komende jaren niet verandert. Wat mij betreft dus geen loopbaanacties in mijn POP.

Mijn huidige functie sluit goed aan bij wat ik wil, maar

ik denk dat ik meer in mijn mars heb en ik wil hier actie op ondernemen.

ik denk dat deze nog aantrekkelijker wordt met een of meer neventaken.

ik wil over 3 tot 5 jaar een loopbaanstap zetten en mij hier nu alvast op gaan voorbereiden

Mijn huidige functie sluit redelijk aan bij wat ik wil, maar ik denk dat er betere alternatieven zijn. Dit wil ik actief gaan uitzoeken.

Mijn huidige functie sluit niet (meer) zo goed aan bij wat ik wil, dus ik wil nu aan de slag met mijn loopbaan

Mijn huidige functie sluit slecht aan bij wat ik kan / wil, snelle actie is nodig

Anders, namelijk

………..………

Omschrijving activiteiten:

………..………

Omschrijving doel / richting loopbaan / volgende functie:

………..………

Vat de uitkomst van deze oefening samen in deel 4 van uw POP.

(13)

Opgesteld door H. Beuvink, Landsteiner Instituut 3. HET INVULLEN VAN UW POP

Op de volgende pagina’s treft u het POP-formulier aan. Vul dit in op basis van de voorbereidende oefeningen. Geef het ten minste drie werkdagen voordat u het gaat bespreken ter voorbereiding aan uw leidinggevende.

Tips bij het invullen van uw POP:

1. Een goed POP is niet te saai en niet te ambitieus. Helemaal geen ontwikkelpunten is saai, omdat het geen uitdaging biedt en bovendien niemand perfect is. Teveel ontwikkelpunten maakt dat u door de bomen het bos niet meer ziet. Dit vergroot het risico op het niet realiseren van de ontwikkelactiviteiten in het POP. Kies tussen ongeveer 1 - 4 ontwikkelactiviteiten. Zijn er veel meer, vraag u dan nog eens af of deze functie wel de juiste is. Geef eventueel in het POP aan dat een onderdeel wel een ontwikkelpunt is, maar dat u er pas na realisatie van de andere punten actief mee aan de slag gaat.

2. Vul per ontwikkelpunt alle kolommen in. Als een POP mislukt is het zelden omdat de verkeerde ontwikkelpunten zijn gekozen, maar vaak omdat er geen duidelijke taakverdeling is of geen concrete activiteiten en resultaten zijn benoemd.

3. Formuleer ontwikkelactiviteiten volgens het SMART-principe: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden. Uw leidinggevende heeft een SMART-checklist voor u.

Hoe kunt u aantonen of uw ontwikkeldoel(en) bereikt is/zijn? Grofweg zijn er twee verschillende aanpakken. Afhankelijk van de gestelde doelen kunt u een keuze maken tussen beide aanpakken of kiezen voor de combinatie.

Evaluatie opties Geschikte

optie?

Vooraf meetpunten bepalen

Soms kunt u heel concrete meetpunten benoemen, zoals:

Minder conflicten met collega’s

10% meer werk verricht in dezelfde tijd

minder hulpvragen aan collega’s en zelfstandiger werken

klanten zijn tevreden over de manier waarop te woord gestaan worden.

Ja / Nee

Achteraf ‘bewijzen’ leveren

In andere gevallen is moeilijker concrete meetpunten te benoemen, b.v.: meer ontspannen werken of meer zelfvertrouwen. Vaak kunt u dan achteraf via concrete voorbeelden aangeven waarom u vindt dat het doel is bereikt. Het is raadzaam om uw ervaringen tussentijds vaker te bespreken en/of (b.v. maandelijks) in een logboek op te schrijven.

Ja / Nee

4. Staar u niet blind op een training of opleiding. Er zijn veel meer manieren om te leren en ontwikkelen. Een opleiding kost tijd en geld en dat is maar beperkt voorhanden in elke organisatie. Daarnaast blijkt dat opleidingen in de praktijk vaak een beperkt effect hebben.

Probeer eerst alternatieven te verzinnen, zoals bijvoorbeeld zelf oefenen met nieuw gedrag in uw werk (onder begeleiding), coaching door een meer ervaren collega, meelopen, een interne stage, vakliteratuur of het bijhouden van een dagboek waarin u verbetervoornemens en de realisatie daarvan noteert. Kiest u toch voor een opleiding, neem dan ook als ontwikkelactiviteit op:

- hoe u ervoor gaat zorgen dat u de gevolgde opleiding ook in de praktijk brengt.

- hoe u het geleerde weer over kunt dragen aan collega’s

De keuze van een geschikte manier hangt sterk af van uw leerdoel en uw eigen voorkeursmanier van leren. Gebruik de onderstaande lijst om te bepalen welke aanpak u gaat kiezen.

(14)

Ontwikkelactiviteiten

Noteer + (goed), =/- (matig), - (niet)

Past dit bij mijn ontwikkeldoel?

Ligt deze vorm mij?

Zelfstudie: leren (vrijwel) zonder medecursisten en docent.

U gebruikt zelfstudiemateriaal zoals: leerboeken, video, computerprogramma’s, internet.

Leren van elkaar: het uitwisselen van kennis met collega’s. Denk aan:

intervisie, werkoverleg, nabespreken van het werk, meelopen met collega’s

Leren van projecten: samen met anderen werken aan een uitdagende nieuwe klus; een project, experiment of oefening.

Coaching: gesprekken met leidinggevende, een mentor in de organisatie, de loopbaanadviseur of een coach (in- of extern) Leren van andere afdelingen of organisaties: denk aan stages, benchmarking, uitwisseling, taakroulatie en klantenfeedback.

Opleidingen: lang lopende trajecten, gericht op het leren van een vak of functie (regulier beroepsonderwijs, brancheopleidingen)

Trainingen of cursussen: Vaak kort van duur (één of enkele dagen).

Bijvoorbeeld: interne opleidingen binnen MCH, workshops, vaardigheidstraining, simulaties, symposia.

Instructies op de werkplek: korte gerichte activiteiten door een leidinggevende, ervaren collega en/of praktijkbegeleider.

5. Als duidelijk is welke leeractiviteit u gaat kiezen, is de volgende stap het inschatten van de kosten. Van belang is dat de kosten, tijd en uw ontwikkeldoel met elkaar in evenwicht zijn. Doe alvast vooronderzoek waar mogelijk. Zoek uit hoeveel tijd en geld een opleiding kost, wanneer deze gegeven wordt, denk bijvoorbeeld alvast na over een interne coach en benader deze persoon. Hoe meer voorbereiding, des te concreter zijn uw voorstellen en des te sneller kunt u zaken doen met uw leidinggevende als u het POP bespreekt. Het gaat het zowel om tijd als geld.

Het onderstaande schema kan hierbij voor u een hulpmiddel zijn:

Aspecten Voorbeelden Van toepassing?

Ja / Nee

Werktijd die u niet kunt besteden aan productief werk

Vrije tijd van uzelf Tijd

Tijd van de docent, coach, collega’s, etc

Kosten voor materialen (zelfstudiemateriaal)

Reis- en verblijfskosten

Opleidings- en trainingskosten

Kosten voor audiovisuele middelen, gebruik of huur van computers Geld

Kosten voor inschakelen externe coach

6. Bespreek uw ingevulde POP met uw partner en/of een collega en vraag om feedback.

Noteer alvast de data in uw agenda wanneer u het POP weer voor de dag haalt om de voortgang

(15)

VOORBEELD POP – FORMULIER M.B.T. FUNCTIE VERPLEEGKUNDIGE

1. FUNCTIONEREN (KORTE TERMIJN: het komende jaar)

Wat zijn mijn ontwikkelpunten? Ontwikkelactiviteit: Gewenst resultaat: Planning: Benodigde ondersteuning en/of Faciliteiten:

Wat wil ik leren m.b.t. kennis, vaardigheden en attitude.

Wat gaat er niet goed, waar heb ik of anderen last van?.

In welke situaties ga ik werken aan mijn ontwikkelpunt.

Wat ga ik uitvoeren, doen.

Wat wil ik bereiken, wanneer ben ik tevreden (SMART omschreven) Specifiek ( in gedrag omschreven) Meetbaar

Acceptabel (acceptatie beide partijen) Realistisch (uitvoerbaar binnen gestelde termijn)

Tijdsgebonden (deadline benoemen)

Wanneer ga ik de activiteiten plannen en in welke volgorde.

Prioriteiten stellen.

Benoemen evaluatiemomenten.

Wat heb ik nodig aan ondersteuning, hoe vaak, door wie en wanneer.

Wat zijn hiervan de kosten en hoeveel tijd vraagt het van jou en betrokkenen.

Ik wil collega’s waarbij ik een drempel voel (omdat ik hen ook privé ken), aanspreken op ongewenst gedrag of houding volgens de richtlijnen van feedback.

Theorie lezen over het geven van feedback, hiervoor ga ik navraag doen bij het Landsteiner Instituut.

Bespreken met Henk (die dit altijd heel goed doet).

Op momenten dat ik een drempel voel creëer ik een situatie waarin ik feedback geef.

Binnen een jaar maak ik geen onderscheid meer op welke manier en aan welke collega’s ik feedback geef. Ik kan hiervan vijf voorbeelden

benoemen. Ik geef feedback volgens de daarvoor geldende regel.

Januari: Contact opnemen met Landsteiner Instituut en lezen boek.

Februari: afspraak met Henk.

Februari – december: oefenen met geven van feedback en nabespreken met collega’s hoe zij de feedback ontvangen.

Tussenevaluatie tijdens jaargesprek in juni met leidinggevende.

Literatuur over theorie van feedback Geven.

1 x per maand een coachingsgesprek met mijn leidinggevende (30 min.) waarin ik concrete situaties aandraag en mijn handelen bespreek.

Ik wil leren prioriteiten te stellen.

Ik laat me nogal leiden door de waan van de dag en wil meer

gestructureerd werken, waarmee ik tijd wil besparen en mijn werk efficiënter en effectiever wil uitvoeren.

In de dagelijkse

werkzaamheden ga ik hier specifiek op letten.

Ik evalueer aan het eind van de dag op de afdeling ( b.v. tijdens de dagevaluatie) met mijn collega’s.

Na een half jaar stel ik prioriteiten zodat ik mij niet meer laat leiden door de waan van de dag.

Drie collega’s en mijn leidinggevende geven aan dat ik gestructureerder, efficiënter en effectiever werk (en me niet laat leiden door de waan v.d. dag).

Juni: Volgen training Persoonlijke Effectiviteit Planning (PEP).

Eindevaluatie in december.

Kosten training € 500 Tijd: 2,5 dag training

1 x per maand een coachingsgesprek met mijn leidinggevende (30 min.), waarin ik concrete situaties aandraag en mijn handelen bespreek.

(16)

2. FUNCTIONEREN (LANGE TERMIJN: langer dan een jaar)

Wat zijn mijn ontwikkelpunten? Ontwikkelactiviteit: Gewenst resultaat: Planning: Benodigde ondersteuning en/of

Faciliteiten:

Wat zijn belangrijke ontwikkelingen in je functie de komende jaren en welke consequenties heeft dat voor jouw inzetbaarheid?

Wat zijn veranderingen in mijn inzetbaarheid (o.a.

privé-situatie, fysieke gesteldheid, levensfase).

Ik moet over ongeveer twee jaar gaan werken met een elektronisch patiëntendossier maar ik ben niet vaardig genoeg om te werken met een pc, met Windows en het tekstverwerkingsprogramma Word.

Volgen interne cursus automatisering (Windows en Word).

Binnen 1½ jaar beheers ik de basisbeginselen om te werken met een pc, Windows en Word.

November 2004: volgen cursus Windows

Januari 2005: volgen cursus Word voor beginners

Kosten cursus Windows € 100 Tijd Windows: 1 dag

Kosten cursus Word € 150 Tijd Word: 1 ½ dag

Verandering in gezinssituatie rond maart dit jaar waardoor ik minder uren per week ga werken. Hierdoor verschuiven mijn verantwoordelijkheden op de afdeling.

Hier wil ik een weg en een balans in werk en privé vinden.

Onderzoeken hoe collega’s en mijn vriendinnen hier in het verleden mee zijn omgegaan en dit hebben ervaren.

Ik heb een half jaar na mijn bevallingsverlof een balans gevonden tussen werk en privé.

Voor- en na

zwangerschapsverlof.

Half jaar na bevallingsverlof evaluatie met leidinggevende.

.

3. LOOPBAAN (KORTE TERMIJN; het komende jaar)

Welk cijfer geef ik mijn huidige functie (1/10)? 7 lager dan 7? Ga naar 3a. 7 of hoger? Ga naar 3b.

3a. Wat zijn mijn ontwikkelpunten? Ontwikkelactiviteit: Gewenst resultaat: Planning: Benodigde ondersteuning en/of Faciliteiten:

Indien lager dan 7 vul je hier je ontwikkelpunten in.

3b. Welke opleidings- en ontwikkelingsbehoefte heb ik (die ik nog niet benoemd heb bij 1. of 2.)

Ik wil in de toekomst leiding gaan geven (zie 4a), Kennis opdoen m.b.t. Halverwege 2005 weet ik wat Cursus projectmatig werken Tijd cursus: drie dagen

(17)

4. LOOPBAAN (LANGE TERMIJN; langer dan een jaar)

4a. Wat zijn mijn ambities / loopbaanwensen? Ontwikkelactiviteit: Gewenst resultaat: Planning: Benodigde ondersteuning en/of faciliteiten:

Binnen vijf jaar wil ik de stap maken naar unitcoördinator (leidinggevende op een verpleegafdeling).

Opgeven als potentieel unitcoördinator voor het volgen ven een intern trainee traject.

Geselecteerd als potentieel unitcoördinator binnen drie jaar en aanstelling als unitcoördinator binnen vijf jaar.

Medio 2005 aangeven belangstellig en schrijven motivatiebrief naar organisatorisch manager.

Managementopleiding indien geselecteerd als potentiële Unitcoördinator

(kosten en tijd nog niet bekend)

4b. Hoe zorg ik ervoor dat ik mijn werk over vijf jaar ook nog leuk vind?

(18)

POP – Formulier

Naam: Microsectienummer:

Functie: Invuldatum:

Afdeling: Naam Leidinggevende:

Status: Nog niet besproken met leidinggevende: concept Besproken met leidinggevende, definitieve versie

Handtekeningen voor akkoord definitieve versie:

Medewerker: Leidinggevende:

Datum Voortgangsbespreking: Datum waarop dit POP bijgewerkt wordt:

1. FUNCTIONEREN (KORTE TERMIJN: het komende jaar)

Wat wil ik leren m.b.t. kennis, vaardigheden en attitude.

Wat gaat er niet goed, waar heb ik of anderen last van?.

In welke situaties ga ik werken aan mijn ontwikkelpunt.

Wat ga ik uitvoeren, doen.

Wat wil ik bereiken, wanneer ben ik tevreden (SMART omschreven) Specifiek ( in gedrag omschreven) Meetbaar

Acceptabel (acceptatie beide partijen) Realistisch (uitvoerbaar binnen gestelde termijn)

Tijdsgebonden (deadline benoemen)

Wanneer ga ik de activiteiten plannen en in welke volgorde.

Prioriteiten stellen.

Benoemen evaluatiemomenten.

Wat heb ik nodig aan ondersteuning, hoe vaak, door wie en wanneer.

Wat zijn hiervan de kosten en hoeveel tijd vraagt het van jou en betrokkenen.

(19)

2. FUNCTIONEREN (LANGE TERMIJN: langer dan een jaar)

Wat zijn belangrijke ontwikkelingen in je functie de komende jaren en welke consequenties heeft dat voor jouw inzetbaarheid?

Wat zijn veranderingen in mijn inzetbaarheid (o.a. privé-situatie, fysieke gesteldheid, levensfase).

3. LOOPBAAN (KORTE TERMIJN; het komende jaar)

Welk cijfer geef ik mijn huidige functie (1/10)? 7 lager dan 7? Ga naar 3a. 7 of hoger? Ga naar 3b.

3a. Wat zijn mijn ontwikkelpunten? Ontwikkelactiviteit: Gewenst resultaat: Planning: Benodigde ondersteuning en/of Faciliteiten:

Indien lager dan 7 vul je hier je ontwikkelpunten in.

3b. Welke opleidings- en ontwikkelingsbehoefte heb ik (die ik nog niet benoemd heb bij 1. of 2.)

(20)

4. LOOPBAAN (LANGE TERMIJN; langer dan een jaar)

4a. Wat zijn mijn ambities / loopbaanwensen? Ontwikkelactiviteit: Gewenst resultaat: Planning: Benodigde ondersteuning en/of faciliteiten:

4b. Hoe zorg ik ervoor dat ik mijn werk over vijf jaar ook nog leuk vind?

(21)

4. HET BESPREKEN VAN UW POP

Het bespreken van het POP met uw leidinggevende is belangrijk. In de eerste plaats omdat het POP er zowel voor u als voor de organisatie is. En de organisatie wordt vertegenwoordigd door uw leidinggevende. In de tweede plaats kan uw leidinggevende het POP vaak goed aanvullen, omdat hij of zij weet waar de organisatie naar toe gaat en welke competenties aan belang winnen. Ten derde moet uw leidinggevende instemmen met de in te zetten tijd en middelen.

Tips voor de voorbereiding:

- Stuur uw POP ten minste 3 werkdagen van tevoren aan uw leidinggevende op. Dan kan hij of zij zich beter op het gesprek voorbereiden. Dit komt de kwaliteit van het gesprek ten goede.

- Overleg met uw leidinggevende hoe lang u voor de bespreking van uw POP uittrekt. Het advies is een gesprek van ongeveer één uur als u het POP niet tijdens het jaargesprek bespreekt.

- Zorg voor een prettige en rustige gespreksruimte, waar u niet gestoord wordt.

- Schakel zo mogelijk mobiele telefoons en piepers uit.

- Sluit het gesprek af met een herhaling van de gemaakte SMART-afspraken en spreek af wanneer en hoe u het bijgewerkte POP aanlevert.

Het gesprek

Tweezijdigheid is van belang: zowel voldoende ruimte voor u als voor uw leidinggevende. Als u teveel ruimte inneemt krijgt u onvoldoende beeld van de organisatie-inbreng en helpt het POP u niet bij het voorbereiden op de toekomst. Als u te weinig ruimte inneemt, dan kan het gesprek meer op een jaar- of beoordelingsgesprek gaan lijken en dat is nu juist niet de bedoeling. Focus op de toekomst en hoe u beiden deze ziet.

Houdt er rekening mee dat het bespreken van uw POP niet alleen voor u, maar ook voor uw leidinggevende nieuw is. Wees dus niet te streng, maar spreek hem of haar er wel op aan als het gesprek naar uw mening een verkeerde kant op gaat. Als u niet op de hoogte bent van de algemene regels die gelden bij het geven van feedback, vraag hier dan naar bij uw leidinggevende.

De inhoud van het gesprek

Als u het POP tijdens het jaargesprek bespreekt, dan staan er naast uw POP nog andere onderwerpen op de agenda. Als u een aparte bespreking heeft voor uw POP, dan treft u op de volgende pagina een voorbeeldagenda aan van een ontwikkelgesprek. Stel samen met uw leidinggevende vast welk van de onderwerpen in uw POP (en dus op de gespreksagenda) het belangrijkst zijn.

Na het POP-gesprek

Pas uw POP aan de uitkomsten van het gesprek aan en geeft een definitief exemplaar aan uw leidinggevende. Als u en/of uw leidinggevende daar prijs op stellen, kunt u het definitieve exemplaar ondertekenen.

Bepaal voor uzelf wanneer u uw eerste ontwikkelactiviteit gaat ondernemen. Hoe eerder dit is, des te groter de kans dat het POP ook daadwerkelijk van de grond komt. Bepaal ook of u iemand bent die een stok achter de deur nodig heeft. Als u twijfelt aan uw eigen discipline om alle geplande activiteiten op tijd uit te voeren (en wie twijfelt daar nu niet aan), organiseer dan uw eigen stok achter de deur.

Maak een afspraak met uw leidinggevende, uw partner of een collega om de voortgang samen te bespreken.

(22)

Opgesteld door H. Beuvink, Landsteiner Instituut Voorbeeld gespreksopzet ontwikkelingsgesprek (Kies samen de belangrijkste onderwerpen)

1. Vaststellen agenda

• Welke onderwerpen moeten in ieder geval besproken worden vanuit de medewerker?

• Welke vanuit de leidinggevende?

2. Toelichting POP door de medewerker:

• Aansluiting werkinhoud bij behoeften en ambities

• Knelpunten, irritaties en demotiverende aspecten: wat loopt niet lekker?

• Positieve ontwikkelingen, motiverende aspecten: wat loopt lekker? waar krijg ik energie / inspiratie van?

• Ontwikkelings- en opleidingswensen en ervaren mogelijkheden

4. Beleving vanuit de leidinggevende:

• Functioneren (werktempo, kwaliteit, nakomen afspraken, accuratesse, werkhouding etc)

• Persoonlijke ontwikkeling (kennis, ervaring, vaardigheden, persoonseigenschappen)

• Bijdrage aan het team/ de sfeer/ samenwerking

• Bijdrage aan (kwaliteits)ontwikkeling van zorg en/of geleverde diensten

• Wat loopt lekker en wat juist niet?

5. Toekomstbeeld:

• Vanuit de medewerker: welke ontwikkeling streeft hij of zij na?

(gewenste toekomstige functies, opleidingswensen, persoonlijke ontplooiing, verdere loopbaanwensen, verwachte ontwikkelingen in lichamelijke/geestelijke belastbaarheid)

• Vanuit de leidinggevende: welke ontwikkeling streeft hij of zij na?

(ontwikkelingen in en om de organisatie, de afdeling en betreffende functie: kwaliteitsbeleid, ontwikkelingen in dienstverlening, automatisering, cultuurverandering, structuurveranderingen, et cetera)

6. Maken van concrete ontwikkelafspraken:

• Wat gaat de medewerker zelf doen om de gewenste ontwikkelrichting te realiseren?

• Welke leervormen (opleiding, learning-on-the-job) en ontwikkelstappen (stages, ervaringsplekken, functieroulatie, detachering) zijn daarbij gewenst?

• Welke ondersteuning is daarbij nodig vanuit de organisatie?

• Planning vervolgacties medewerker, leidinggevende en afstemming hierover

• Afspreken wie, wanneer en hoe afspraken op papier zet (opstellen POP)