Thuishulp vzw
Huizen van het Kind:
Transitie en uitdagingen voor het vrijwilligerswerk
Onderzoeksproject Thuishulp vzw
2012 - 2013
INHOUDSTABEL
INLEIDING ... 4
I. ALGEMENE INTRODUCTIE: PREVENTIEVE GEZINSONDERSTEUNING EN HUIZEN VAN HET KIND ... 5
1.1 Preventieve gezinsondersteuning ... 5
1.2 Doelstelling preventieve gezinsondersteuning ... 5
1.3 Domein van de preventieve gezinsondersteuning ... 6
1.4 Het concept ‘Huis van het Kind’ ... 6
1.5 Het decreet ... 8
1.6 De meerwaarde voor (aanstaande) gezinnen met kinderen en jongeren ... 8
1.7 De meerwaarde voor de actoren op het domein van de preventieve gezinsondersteuning ... 10
II. VRIJWILLIGERSTRANSITIE: ONDERZOEK ... 12
2.1 Algemene inleiding en kader onderzoek ... 12
2.2 Algemene doelstellingen ... 12
2.3 Definitie vrijwilligerswerk ... 13
2.4 Methodologie ... 14
2.4.1 Onderzoekscoördinatie ... 14
2.4.2 De nationale denk- en stuurgroep ... 14
2.5 De organisatie ... 15
III. RESULTATEN ... 17
3.1 UITDAGINGEN BIJ HET HUIDIGE VRIJWILLIGERSWERK ... 17
3.1.1 Algemene uitdagingen ... 17
3.1.2 Motivaties voor een vrijwillig engagement ... 20
3.1.3 Situatie in de praktijk ... 22
3.2 VISIE OP VRIJWILLIGERSWERK ... 24
3.2.1 Inleiding ... 24
3.2.2 Een nieuwe visie dringt zich op ... 25
3.2.3 Visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel ... 26
3.2.4 Visie op vrijwilligerswerk binnen de organisatie ... 26
3.2.5 Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers? ... 27
3.2.6 Op welke niveaus worden vrijwilligers ingezet binnen de organisatie? ... 28
3.2.7 Aansturen van de vrijwilliger ... 28
3.2.8 Autonomie van de vrijwilliger ... 29
3.2.9 Resultaatgerichtheid ... 29
3.2.10 Wat heeft de organisatie te bieden? ... 29
3.2.11 Regionale verschillen en accenten ... 31
3.3 Taken... 32
3.4 Competenties ... 35
3.4.1 Basisattitude ... 35
3.4.2 Competenties ... 36
3.5 Opleiding en (om)scholing ... 38
3.5.1 Hebben de vrijwilligers een opleiding nodig? ... 38
3.6 Werving en selectie ... 53
3.6.1 Inleiding ... 53
3.6.2 Beleid ... 57
3.6.3 De juiste persoon op de juiste plaats ... 58
3.6.4 Onthaal en introductie ... 61
3.6.5 Samenwerkingsovereenkomst ... 62
3.6.6 Beëindiging ... 62
3.6.7 Problemen bij werving: ‘nature vs nurture’ ... 62
3.6.8 De kracht van het imago ... 65
3.6.9 Waar zoeken? ... 65
IV. CONCLUSIES EN CONSEQUENTIES ... 68
REFERENTIES ... 72
4
INLEIDING
Het hedendaags vrijwilligerswerk kent vele uitdagingen en ondergaat een gedaanteverandering. Het engagement van vrijwilligers krijgt een meer tijdelijk karakter en ook de motivaties waarom aan vrijwilligerswerk wordt gedaan veranderen. Persoonlijke interesses en motivaties spelen steeds meer een rol bij de keuze van vrijwilligerswerk. De continuïteit van het vrijwilligerswerk komt in gedrang en organisaties dienen zich aan te passen aan deze veranderingen.
Een aanzienlijk deel van de sociale dienstverlening rekent op vrijwilligers als een belangrijke aanvulling voor hun dienstverlening. Een mooi actueel voorbeeld is te vinden in de consultatiebureaus: vrijwilligers staan er in voor het onthaal, het meten en wegen van de kinderen en de correcte toeleiding en verloop van de zittingen. Een deel van deze consultatiebureaus zal de komende tijd een gedaanteverandering ondergaan. Er zal een nieuw concept geïmplementeerd worden, namelijk de Huizen van het Kind, het preventieve aanbod voor kinderen wordt samengebracht, hierbij spelen de consultatiebureaus en ontmoeting een centrale rol.
Dit onderzoek naar de transitie van de vrijwilligers binnen een nieuw concept dient gekaderd te worden binnen een breder geheel. Vrijwilligers spelen vandaag de dag een belangrijke rol binnen de
consultatiebureaus voor het jonge kind. Het implementeren van een inhoudelijke en organisatorische vernieuwing in de consultatiebureaus heeft ingrijpende gevolgen voor de talrijke vrijwilligers die deze dienstverlening aan de basis uitbouwen. Een succesvolle overgang naar Huizen van het Kind met een uitgebreide onthaal- en ontmoetingsfunctie waarin vrijwilligers een belangrijke rol spelen, vereist een onderzoek naar de visie op werken met vrijwilligers, het takenpakket van vrijwilligers, de opleiding en omscholing van vrijwilligers en dergelijke meer. In dit onderzoeksrapport wordt gekaderd hoe men het preventieve aanbod wil plaatsen binnen het nieuw concept de huizen van het kind, en welke mogelijke uitdagingen en veranderingen dit teweegbrengt voor de vrijwilligers.
I. ALGEMENE INTRODUCTIE: PREVENTIEVE GEZINSONDERSTEUNING EN HUIZEN VAN HET KIND
1.1 Preventieve gezinsondersteuning
Preventieve gezinsondersteuning is het domein van preventieve ondersteuning van gezinnen op het vlak van opvoeding, gezondheid en psychosociale ondersteuning. De Vlaamse overheid wenst het aanbod van de preventieve gezinsondersteuning verder te zien evolueren. Zoals aangegeven in de beleidsbrief Welzijn, Volksgezondheid en Gezin ( 2011 - 2014) is er nood aan een nieuw model voor
gezinsondersteuning. Dit moet resulteren in een decreet op preventieve gezinsondersteuning. In de concepttekst 'organisatie van de preventieve gezinsondersteuning' wordt de term preventieve gezinsondersteuning omschreven als het domein dat zich richt op preventieve ondersteuning van gezinnen met kinderen op vlak van opvoeding, gezondheid en psychosociale ondersteuning. Dit is te onderscheiden van de hulpverlening door de laagdrempeligheid, toegankelijkheid, bereikbaarheid en lagere intensiteit. Op het vlak van gezondheid onderscheidt het zich van de curatie.
1.2 Doelstelling preventieve gezinsondersteuning
De doelstelling van preventieve gezinsondersteuning te bieden aan (aanstaande) gezinnen en kinderen is maximale gezondheids- en welzijnswinsten realiseren. Dit kan door aanstaande ouders en jonge ouders gepast te ondersteunen en te responsabiliseren op het vlak van:
• Gezondheid
• De ontwikkeling en de opvoeding van hun opgroeiend(e) kind(eren)
• De sociale, informele netwerken rondom gezinnen te bevorderen en ondersteunen Risico's
• Problemen inzake gezondheid, ontwikkeling, opvoeding en onderwijs bij kinderen en jongeren vroegtijdig op te sporen, op te volgen en/of te verwijzen
• Infecties bij kinderen te voorkomen, onder meer door toediening van vaccinaties en te werken aan de versterking van kwetsbare gezinnen met het oog op het terugdringen van armoede in gezinnen
1.3 Domein van de preventieve gezinsondersteuning
Preventieve gezinsondersteuning bestaat uit het geheel van alle acties die gericht zijn op het bevorderen van het welzijn van gezinnen en gezinsleden. Binnen de preventieve
gezinsondersteuning onderscheidt men de medisch preventieve ondersteuning (ook in het kader van de zwangerschap), de medische opvolging en de lichamelijke ontwikkeling van kinderen en jongeren, de psychosociale en pedagogische ondersteuning (vooral in het kader van de globale ontwikkeling van de kinderen en jongeren m.i.v. training en vorming).
De preventieve gezinsondersteuning richt zich ten gevolge van het gediversifieerde aanbod tot een ruime leeftijdsgroep. De focus van preventieve gezinsondersteuning ligt ook niet enkel op het gezin als leefomgeving in de enge betekenis van het woord. Maar ook andere leefsituaties waar kinderen en jongeren opgroeien, krijgen een belangrijke rol.
1.4 Het concept ‘Huis van het Kind’
Het concept van de Huizen van het Kind is ontstaan uit de noodzaak voor een nieuw model van preventieve gezinsondersteuning zoals aangegeven in de beleidsbrief Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (2011-2012). Momenteel worden gezinnen reeds ondersteund door een breeds gezinsbeleid
op verschillende bestuurlijke niveaus, zoals onderwijs, welzijn, inburgering, gezondheid, armoede, vrije tijd en dergelijke meer.
Alle ouders stellen zich wel eens vragen over de ontwikkeling en de gezondheid van hun kind.
Verder kunnen ouders ook nood hebben aan feedback of ondersteuning bij de opvoeding van hun kind. De Huizen van het Kind wensen tegemoet te komen aan de wens van ouders om in hun eigen omgeving op zoek te gaan naar een oplossing. Het Huis van het Kind brengt het bestaande aanbod van preventieve gezinsondersteuning samen om het vinden van het correcte aangewezen aanbod te faciliteren. Dit aanbod zal lokaal verschillen en zeer afhankelijk zijn van de geografische plaats.
Hierdoor zullen Huizen van het Kind onderling erg kunnen verschillen. Enkele voorbeelden van een mogelijk aanbod binnen de Huizen van het Kind zijn:
• een consultatiebureau met een arts en een verpleegkundige
• een kinderopvanginitiatief
• een babysitdienst
• de plaatselijke Gezinsbond
• een prenataal aanbod
• ontmoetingsruimte en –momenten
• opvoedingswinkel
• opvoedingsondersteuning
• …
Binnen de Huizen van het Kind ontstaat er een wisselwerking tussen professionals, vrijwilligers, ouders en kinderen.
1.5 Het decreet
De Huizen van het Kind worden gekaderd binnen het decreet preventieve gezinsondersteuning.
Hierbij wordt er gestreefd naar een gedifferentieerde en toegankelijke dienstverlening. Het decreet wenst hierbij actoren en aanbod samen te brengen, het stimuleren van samenwerking door
concrete doelstellingen die ingaan op de lokale noden en geïntegreerd wordt in de dienstverlening en een kader voor kwaliteitsborging voor deze netwerken te bieden en de mogelijkheid om aan zorgafstemming te doen.
De decreetgever wenst dit te doen op een eerder regelluwe wijze. Het decretaal kader is vooral gericht op het stimuleren en faciliteren van structurele verankering in een samenwerkingsverband 'Huis van het Kind', met voldoende aandacht voor de eigenheid van de actoren op het terrein. Het decreet moet dan ook gelezen worden als een uitnodiging ten opzichte van alle actoren die zich inzetten voor
(aanstaande) gezinnen met kinderen en jongeren om tot een goede samenwerking te komen of hierop verder in te zetten.
De in het decreet beschreven gewenste praktijk van 'Huizen van het kind' is geen uitvinding van de Vlaamse overheid. Huizen van het Kind/Family Centers zijn een bestaande praktijk (internationaal, maar ook al in Vlaanderen en Brussel). Met het voorliggend decreet wil men de bestaande goede praktijk verder laten groeien en deze laten ontstaan waar ze slechts embryonaal of onbestaande is.
1.6 De meerwaarde voor (aanstaande) gezinnen met kinderen en jongeren
De oprichting van Huizen van het Kind als samenwerkingsverband en, waar mogelijk, als fysieke locatie, verhoogt de herkenbaarheid van het aanbod ‘in het straatbeeld’. Daardoor krijgen ouders
makkelijker toegang tot diverse vormen van ondersteuning van de verschillende pijlers
(gezondheid, opvoeding, bevorderen van sociale cohesie). Door het samenbrengen van aanbod inzake welzijn en preventieve gezondheidszorg wordt een meer integrale benadering naar voor geschoven. De belangrijke poot 'opvoedingsondersteuning' wordt daardoor ook meer ingebed in een ruimer geheel.
De lokale inbedding van het samenwerkingsverband betekent dat men dient te investeren in een betere afstemming op de lokale situatie, maar ook op de specifieke noden en behoeften van de lokale bevolking. Om dit proces extra te bewerkstelligen schuift de voorliggende regelgeving het belang van gebruikersparticipatie naar voor.
Aanbod voorzien vanuit een samenwerkingsverband leidt tot betere zorgafstemming. Dit komt het gezin ten goede, als het hiermee instemt en als de zorgafstemming voldoende rekening houdt met de stem van het gezin.
Door aanbod te voorzien vanuit het samenwerkingsverband kunnen overlap en hiaten worden gedetecteerd, waardoor middelen anders kunnen worden ingezet en waardoor er ook een betere signalering naar het beleid kan gebeuren. Indirect zal dit proces ten goede komen aan de gezinnen, aangezien het idealiter leidt tot een verbeterde en aangepaste dienstverlening ten aanzien van bovenvermelde doelgroep. In dit verband denkt men bijvoorbeeld aan een mogelijke verruiming van het aanbod voor ouders met kinderen uit de leeftijdsgroep van 12-18 jaar.
Aanbod binnen Huizen van het Kind zal voorzien worden volgens het principe van het progressief universalisme: aanbod ten aanzien van specifieke doelgroepen, zoals kansarme gezinnen worden geïntegreerd binnen een geheel van universele dienstverlening. Studies tonen aan dat dit minder
stigmatiserend is ten aanzien van onder meer kansarme gezinnen, wat de toegankelijkheid van het aanbod verhoogt.
Men voorziet ook een positief effect op de bestrijding van kinderarmoede: betere toegankelijkheid van het aanbod preventieve gezinsondersteuning voor deze specifieke doelgroep, maakt dat acties die erop gericht zijn om de negatieve effecten van kansarmoede en sociale exclusie te
ondervangen, beter hun doel bereiken. Hierbij denkt men aan negatieve effecten op gebied van gezondheid, (taal)ontwikkeling, kleuterparticipatie,…
Het decreet zorgt er voor dat –behalve de reeds bestaande initiatieven – er overal in Vlaanderen Huizen van het Kind tot stand komen, zodat het aanbod voor alle (aanstaande) gezinnen met kinderen en jongeren toegankelijk wordt, ongeacht hun woonplaats.
1.7 De meerwaarde voor de actoren op het domein van de preventieve gezinsondersteuning
Het ontwerp van decreet zorgt voor een basis voor structurele erkenning en subsidiëring van het aanbod dat vandaag door Kind en Gezin gefinancierd wordt door middel van de toekenning van facultatieve subsidies. Het gaat hier onder meer over de inloopteams en aanbod
opvoedingsondersteuning (ontmoeting, laagdrempelige individuele ondersteuning door vrijwilligers,…).
Het ontwerp van decreet biedt, na de afschaffing van het decreet houdende de organisatie van de opvoedingsondersteuning, ook een rechtsgrond voor het voortbestaan van de opvoedingswinkels.
Tegelijk kunnen de overlegstructuren en netwerken vereenvoudigd worden, waardoor zij beter afgestemd, en waar mogelijk zelfs geïntegreerd kunnen worden. Hierdoor nemen vergaderlast en overhead kosten af.
De betrokken actoren krijgen voor de door hen ondersteunde (aanstaande) gezinnen gemakkelijker toegang tot flankerende dienstverlening en kunnen gemakkelijker verwijzen naar die partners in het netwerk. Ten gevolge van betere verwijzing, competentie-uitwisseling, expertiseverhoging, wegwerken van overlap in aanbod, het samenbrengen van middelen (vb. bekendmaking, infrastructuur, onthaal…), kan elk van de betrokken actoren efficiëntiewinsten boeken.
De ‘Huizen van het Kind’ worden geconcipieerd en bekend gemaakt als een
samenwerkingsverband, als een netwerk. Hierdoor kunnen individuele organisaties / actoren hun eigen profilering behouden binnen het geheel. Individuele actoren krijgen via het
samenwerkingsverband ‘Huizen van het Kind’ makkelijker toegang tot nog niet door hen bereikte doelgroepen.
Door in het ontwerp van decreet duidelijke spelregels op te nemen in verband met het toetreden en uitsluiten van actoren (in- en uitsluitingsmechanismen) voorziet het decreet dat elke actor die wenst aan te sluiten bij een Huis van het Kind, dit kan doen voor zover hij de opdrachten en doelstellingen in het decreet naleeft. Hierdoor wordt het risico op conflicten bij de vorming van samenwerkingsverbanden beperkt. Er kunnen regels worden opgemaakt die toelaten om actoren die vb. de laagdrempeligheid van het aanbod in het gedrang brengen, uit te sluiten.
Door de mogelijkheid om subsidies toe te kennen in functie van de decretaal vastgestelde
doelstellingen, wordt een incentive geïnstalleerd waarvan zowel het samenwerkingsverband als de individuele organisaties return krijgen.
II. VRIJWILLIGERSTRANSITIE: ONDERZOEK
2.1 Algemene inleiding en kader onderzoek
Vrijwilligers spelen vandaag de dag een belangrijke rol binnen de consultatiebureaus voor het jonge kind. Het implementeren van een inhoudelijke en organisatorische vernieuwing in de
consultatiebureaus heeft ingrijpende gevolgen voor de talrijke vrijwilligers die deze dienstverlening aan de basis uitbouwen. Een succesvolle overgang naar de Huizen van het Kind met een
uitgebreide onthaal- en ontmoetingsfunctie waarin vrijwilligers een belangrijke rol spelen, vereist een structureel veranderingstraject. Het opzet van dit onderzoek over de profilering van
vrijwilligerswerk is om de expertise op dit terrein te vergroten zodat op het moment van veralgemeende implementatie er een beroep kan gedaan worden op de opgebouwde kennis en
“know how”. Er stellen zich verschillende uitdagingen om het vrijwilligerswerk te vrijwaren en te versterken. Het onderzoek beoogt om hier een antwoord op te bieden.
2.2 Algemene doelstellingen
Het algemene doel van dit onderzoek is de ontwikkeling van een integratief, allesomvattend vrijwilligersbeleid afgestemd op de Huizen van het Kind. Dit zal bewerkstelligd worden aan de hand van de volgende concrete doelstellingen:
1. Het onderzoek wenst een visie op vrijwilligerswerk en het bijhorende vrijwilligersbeleid binnen de Huizen van het Kind op te stellen.
2. Het onderzoek beoogt de ontwikkeling van een aangepast functieprofiel van de vrijwilliger in de
Huizen van het Kind, waarbij onthaal en ontmoeting een plaats krijgen.
3. Verder wenst dit onderzoek aandacht te besteden aan methodieken om de huidige vrijwilligers te begeleiden of om te scholen binnen de transitie.
4. Tot slot reikt het onderzoek nieuwe algoritmes aan voor werving, selectie en beëindiging met de focus op rekrutering van nieuwe vrijwilligers.
Het onderzoeksproject is één project van de goedgekeurde projecten binnen de organisatie. Naast het nationale onderzoeksproject, werd tevens een proeftuinproject ‘Huis van het Kind’ en
pilootproject goedgekeurd te Oostende en een project transitie vrijwilligers te Sint-Niklaas hetwelk is uitgebreid over de hele regio Oost-Vlaanderen.
Het onderzoeksproject wenst vooral deze projecten conceptueel te ondersteunen in hun onderzoek. Het nationaal onderzoeksproject wenst modellen en denkkaders aan te reiken waarmee deze andere lokale projecten aan de slag kunnen, mits een vertaalslag naar het veld.
Voor meer concrete bevindingen hieromtrent verwijzen dan ook naar de resultaten van deze projecten. Het betreft hier een wisselwerking van input tussen het onderzoeksproject en
praktijkprojecten. Meerdere malen bleek dat de verschillende projecten andere snelheden hadden.
2.3 Definitie vrijwilligerswerk
Vrijwilligerswerk is elke activiteit die onbezoldigd en onverplicht wordt verricht, ten behoeve van één of meer personen, andere dan degene die de activiteit verricht, van een groep of organisatie of van de samenleving als geheel; die ingericht wordt door een organisatie anders dan het familie- of privéverband van degene die de activiteit verricht; en die niet door dezelfde persoon en voor dezelfde organisatie wordt verricht in het kader van een arbeidsovereenkomst, een
dienstencontract of een statutaire aanstelling. De vrijwilliger is elke natuurlijke persoon die een
activiteit verricht zoals omschreven hierboven. Een organisatie is elke feitelijke vereniging of private of publieke rechtspersoon zonder winstoogmerk
2.4 Methodologie
2.4.1 Onderzoekscoördinatie
Het nationale onderzoeksproject wordt gecoördineerd vanuit de cel kinderzorg van de vzw Thuishulp te Brussel. Het voorbereidende literatuuronderzoek, beleidsmatige zaken en ander relevant materiaal wordt van hieruit verzameld en per hoofdstuk in een eerste nota gegoten.
Hierbij werden talloze regionale bezoeken en overlegmomenten belegd met het oog op het in kaart brengen van de huidige situatie, uitdagingen en regionale verschillen.
2.4.2 De nationale denk- en stuurgroep
In het kader van het onderzoek werd een aparte stuurgroep opgericht die ongeveer maandelijks samenkwam om het onderzoek te bespreken. In deze stuurgroep werden mensen betrokken van de preventieve gezinsondersteuning, zowel van vzw Thuishulp nationaal als vanuit de provinciale ziekenfondsen en de regionale Thuishulp diensten. De taak van deze stuurgroep bestond erin om de voorgestelde nota’s te bespreken, te voorzien van feedback, suggesties en verbeteringen. Een tweede taak bestond erin voor de leden uit de provinciale afdelingen om de besproken nota’s te toetsen aan medewerkers uit het veld, zowel professionele medewerkers als vrijwilligers. Dit is schematisch weergegeven in Figuur 1.
Figuur 1: proces onderzoeksproject in samenwerking met de nationale denk- en stuurgroep en medewerkers uit het veld
2.5 De organisatie
Korte historiek
De vzw Thuishulp is sinds 1 januari 2007 (de datum van de overheveling van regionale vzw’s naar nationale vzw Thuishulp) een organiserend bestuur van consultatiebureaus en inloopteams.
Daarnaast is Thuishulp ook organisator van kinderopvang en reeds zestig jaar actief als dienst voor gezins- en aanvullende thuiszorg.
Algemene werking
Thuishulp vzw biedt dienstverlening aan gezinnen.
Overzicht van de erkenningen en subsidiëring van de organisatie.
De subsidiërende instantie is Kind en Gezin, Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. De reden van subsidiëring is de organisatie van consultatiebureaus en inloopteams, kinderopvang, gezins- en aanvullende thuiszorg.
Infrastructuur
Literatuuronderzoek
Beleid
Uitdagingen in het veld
Stuurgroep Maandelijks Uit alle provincies Vullen aan met ideeën, inspiratie, beleid, uitdagingen,
probleemstellingen, visies
Input, feedback, …
Personen in het veld lezen na vanuit hun specifiek perspectief
inhoud verder op punt en terug naar onderzoeker voor integratie van feedback
Thuishulp is huurder van verschillende gebouwen, deze worden als administratieve kantoren gebruikt of als publieksruimtes zoals consultatiebureaus, vergaderruimtes, onthaal en polyvalente ruimtes, kinderdagverblijven.
Uit de praktijk: Voor het pilootproject te Oostende is er extra ruimte in het sociaal huis te
Oostende, vergaderruimte in lokalen van het inloopteam, in het opvoedingshuis, wachtruimtes van consultatiebureaus. Betreffende het transitieproject te Oost-Vlaanderen zijn er lokalen gelegen in het Huis van Reddie Teddy te Gent. Te Sint-Niklaas zijn de lokalen gevestigd in het Huis van het Kind en staan deze ter beschikking.
III. RESULTATEN
3.1 UITDAGINGEN BIJ HET HUIDIGE VRIJWILLIGERSWERK 3.1.1 Algemene uitdagingen
Vrijwilligerswerk verkeert momenteel tussen vrijheid en onzekerheid (Hustinx & Lammertyn, 2001).
Het vrijwilligerswerk ondergaat een gedaanteverandering. De aard, de vorm en de kwaliteit van deze vorm van solidariteit verandert. Onderzoek toont aan dat de inzet van de vrijwilligers meer dan ooit een tijdelijk karakter hebben. Ze willen zich niet meer binden of verplicht voelen en tekenen meer en meer in op kortlopende en zeer concrete projecten. De bereidheid is ook meer gelinkt aan de persoonlijke interesses en belevingen. Deze evoluties maken het moeilijker om de continuïteit van de werking te verzekeren.
Vrijwilligerswerk wordt vandaag de dag nog steeds bekeken vanuit oude denkkaders waarbij nieuwe (potentiële) vrijwilligers op weinig begrip kunnen rekenen. De volgende vier
veronderstellingen blokkeren een modern discours over engagement (Beck, 1997). Een eerste is de veronderstelling dat een engagement gelijk staat aan lidmaatschap en dat deze inwisselbaar zijn.
Een tweede veronderstelling bestaat eruit dat vrijwilligers zich dienen op te offeren en weg te cijferen. Ook het ‘stille-hulp’ syndroom waarbij de vrijwilliger een soort van onzichtbare werkkracht is, is een foute veronderstelling. Tot slot dient men af te stappen van de duidelijke rollenscheiding tussen de ‘helpers’ en ‘hulpbehoevenden’. Zolang deze stellingen worden onderschreven, is men niet in staat mee te gaan met de evolutie en kentering binnen het vrijwilligerswerk. De traditionele tweedeling tussen altruïsme en egoïsme dient te worden vervangen door een flexibel continuüm.
Bij een hedendaags vrijwilligersbeleid dient men eerder te kijken naar de geïndividualiseerde cultuur van de vrijwilliger, de organisatiekeuze van de vrijwilliger die correleert met persoonlijke
interesses en samenhangt met losse netwerken, de keuze van de vrijwilliger voor een bepaald actieterrein en doelgroep, dewelke te maken heeft met persoonlijke identificaties. De keuze van de activiteit door de vrijwilliger heeft meer dan ooit te maken met zijn of haar persoonlijke interesses.
Tevens is de intensiteit van het engagement vandaag de dag beperkter en duidelijker afgebakend.
De relatie die de vrijwilliger aangaat met de cliënt of de gebruiker zijn meer van wederkerige aard en ook de relatie met de professionele werkkrachten is kritisch en wederkerig.
De zichzelf ontkennende, opofferende en onzichtbare helpende vrijwilliger is een mythe. De vrijwilliger wenst de inzet voor anderen te combineren met een persoonlijke zoektocht naar identiteit en zingeving. Vrijwilligers zien zichzelf steeds meer en meer als ‘klanten’ bij wie het activiteitenaanbod afgestemd dient te zijn op hun persoonlijke vraag. Deze kieskeurigheid brengt toenemende onvoorspelbaarheid en onzekerheid met zich mee.
Daar waar vroeger het de norm was om vrijwilligerswerk en lidmaatschap met elkaar te vereenzelvigen, heeft de nieuwe vrijwilliger dit vervangen door dynamisch en veranderlijk engagement. In de nieuwe context deelt de vrijwilliger bovenop zijn tijd, kennis en kunde ook het persoonlijk levensverhaal.
Het traditionele onderscheid tussen beroepskrachten en vrijwilligers is niet meer zo scherp. Er is een professionalisering van het vrijwilligerswerk. Deskundigheid is een must geworden. Een professioneel vrijwilligersmanagement en formalisering van de opleiding- en specialisatievereisten kennen een opmars.
Deze nieuwe complexere vormen, brengen meer verantwoordelijkheden mee voor de vrijwilliger (responsabilisering). Deze heeft gevolgen voor de persoonlijke aansprakelijkheid van de vrijwilligers en vraagt om een omkaderend systeem van bescherming en verzekering. Er ontstaat een nieuwe
vorm van exclusie: om vrijwilliger te worden, volstaat het niet langer om van goede wil te zijn. Het
‘professioneel’ vrijwilligerswerk dreigt de vrijwilligers uit te sluiten die niet over een minimum aan competenties beschikken.
De voorwaarden van het engagement op maat werden onderzocht door Gaskin (1998) en werd samen gegoten in een verlanglijstje ‘flexibel volunteering’: FLEXIVOL* ( = Flexibility, Legitimacy, Ease of access,
Xperience, Incentives, Variety, Organization and Laughs)
Op basis van dit programma kunnen een aantal sterke krachtlijnen voor een eigentijds vrijwilligerswerk met toekomst worden geformuleerd:
Flexibiliteit: flexibel werk en werktijden
Legitimiteit: het vrijwilligerswerk is legitiem. Er is een persoonlijke beleving van hetgeen wettelijk is en waarvoor in de maatschappij een groot draagvlak bestaat
Toegankelijkheid: zo veel mogelijk informatie over de verschillende vormen van
engagementen, aanmoedigingen en laagdrempelige activiteiten. Vrijblijvende kennismaking en persoonlijke vraag.
Ervaring opdoen: nieuwe vrijwilligers wensen dat de ervaring die zij tijdens hun vrijwilligerswerk opdoen ook nuttig is voor hun persoonlijke ontplooiing
Stimulansen, prikkels: om de concurrentie aan te gaan met de vrije tijd, is het nuttig om stimulansen en beloningen in te bouwen. Een blijk van erkenning en waardering is aangewezen.
Variatie, afwisseling: de nieuwe vrijwilliger eist een grote variatie (betrokkenheid en verantwoordelijkheid in het aanbod). ‘Voor elk wat wils’.
Vlotte organisatie: efficiënt maar informeel
Plezier, ontspanning: vrijwilligerswerk moet leuk zijn (sociaal contact, ontspanning en plezier)
Om de continuïteit van de werking te garanderen, moet een actief rekruteringsbeleid gevoerd worden. De rekrutering moet zich richten tot de individuele leefsituatie van de vrijwilligers en hen in hun persoonlijk levensverhaal aanspreken. De organisaties zullen zich moeten bekommeren om het ‘welzijn’ en de ‘noden’ van de vrijwilligers. De vrijwilligers worden zelf een doelgroep voor het vrijwilligerswerk. Eens de vrijwilliger in het vizier is, is inspraak in het vrijwilligerswerk en in de organisatie een essentieel element.
3.1.2 Motivaties voor een vrijwillig engagement
Personen doen (meestal) niet om één bepaalde reden aan vrijwilligerswerk. Over het algemeen hebben ze een cluster aan motivaties en redenen om dit te doen. Hoewel sommige redenen op het eerste zicht misschien egoïstisch overkomen, mag men niet vergeten dat vrijwilligerswerk nog steeds een uitwisseling is tussen vrijwilliger en organisatie waarbij beiden iets te winnen hebben.
Het moet een positieve ervaring zijn voor iedere betrokkene.
Sommigen zijn geschikt voor algemeen vrijwilligerswerk, anderen wijzen op specifieke kansen waarom ze vrijwilligerswerk willen doen. Mensen kunnen aangetrokken worden door de cliënten (kinderen, ouderen, doven, …) terwijl andere het doel op zich onderschrijven (ongeletterdheid, preventie, …).
Vrijwilligers kunnen open staan voor een diversiteit aan taken zolang ze bijvoorbeeld de kans hebben om met kinderen of ouders te werken. Men dient hierbij wel op te merken dat motivaties een momentopname zijn en dat deze kunnen veranderen wanneer mensen een andere levensfase ingaan.
De kunst is om hun enthousiasme te vatten bij het begin van de motivatie.
Men mag niet vergeten dat de meeste vrijwilligers plezier nog altijd als grootste reden opgeven voor dit soort ‘werk’. Wanneer men zich aan de andere kant van de organisatie bevindt, vergeet men wel eens dat vrijwilligerswerk in de eerste plaats nog altijd een recreatieve aangelegenheid is.
Wanneer men vrijwilligers rekruteert, concurreert men dus niet met andere betaalde jobs maar met de vrije tijd van de vrijwilliger (tijd bij familie, sport, hobby’s). Daarom is het belangrijk dat de vrijwilligerstaken een plezierig, sociaal aspect hebben.
Wanneer men de lijst met motivaties overloopt, dient men indachtig te houden welke het meest toepasselijk zijn voor potentiële vrijwilligers voor de specifieke organisatie.
Waarom doen mensen niet aan vrijwilligerswerk (bij een specifieke organisatie)?
Niet iedereen is een geschikte vrijwilliger voor de organisatie. De taken kunnen niet iedereen aanspreken. Sommige personen zullen geen aantrekkelijke kandidaten zijn omdat ze niet voldoen aan de kwalificaties of hun agenda niet past met de agenda van de organisatie. Tenslotte zijn er mensen die geen vrijwilligerswerk willen doen.
Bij vrijwilligerswerk, net als bij elke job is het daarom belangrijk dat potentiële vrijwilligers zo veel mogelijk aan ‘self-screening’ doen alvorens het hele selectieproces te doorlopen.
3.1.3 Situatie in de praktijk
Het transitieproject te Oost-Vlaanderen en het pilootproject te Oostende ondervonden deze uitdagingen aan de lijve. Bepaalde uitdagingen bleken prominenter aanwezig dan andere. Bij de volgende stellingen kon het project volgende zaken aanhalen.
“Onderzoek toont aan dat de inzet van de vrijwilligers meer dan ooit een tijdelijk karakter heeft”.
Deze veranderingen en uitdagingen zijn uiteraard ook merkbaar in het werkveld. Vrijwilligers zetten een duidelijke houdbaarheidsdatum op hun termijn van engagement. Bovendien blijkt ook dat eens zij zich meer dan zes maanden engageren, zij dan over het algemeen voor een lange tijd blijven. De doelgroep van twintigers, dertigers en veertigers is moeilijk te bereiken. Deze doelgroep weet goed wat ze willen en geven dit ook zeer duidelijk aan. Sommige andere regionale werkingen zijn er echter in geslaagd om ook uit deze doelgroep te rekruteren. Soms is enige tijd nodig om een vrijwilliger te matchen met een vrije positie.
Verjonging kan vaak pas doorgevoerd worden als een volledig team uitvalt en een nieuw team kan gecreëerd worden. Vrijwilligers kunnen dit zelf aangeven; wat ook meestal gebeurt ook in goed draaiende teams.
“Engagement = lidmaatschap en wordt ermee verwisseld”
Betreffende de vooronderstellingen die een hedendaags modern discours blokkeren over
engagement heeft men het gevoel dat de stelling ‘engagement = lidmaatschap’ nog voor ongeveer de helft van de vrijwilligers opgaan. De vraag is echter niet hoeveel vrijwilligers nog militanten zijn, maar of de organisatie nog wil (of ervan uit gaat) dat hun (toekomstige) vrijwilligers ook militanten zijn. Dit lijkt niet meer het geval te zijn. De trend dat vrijwilligers vandaag de dag het werk doen
voor het werk op zich lijkt algemeen onderschreven. De ontzuiling zet zich dus ook door bij de vrijwilligers in het veld.
“Het ‘stille-hulp’ syndroom, de onzichtbare vrijwilliger”
Het ‘stille-hulp’ syndroom wordt niet verwacht van de vrijwilliger door de organisatie, integendeel, vrijwilligers worden aangezet om mondig te zijn tegenover de arts en de regioverpleegkundige. De vrijwilliger is een evenwaardig en zichtbaar lid van het team.
“Vrijwilligers zien zichzelf steeds meer en meer als ‘klanten’ bij wie het activiteitenaanbod afgestemd dient te zijn op hun persoonlijke vraag.”
De organisatie mag de activiteiten niet te sterk omlijnen. Ze biedt een leidraad en een
ondersteunende rol. Maar men dient op te passen dat de activiteiten niet op voorhand te sterk uitgeschreven zijn voor de vrijwilligers. De organisatie geeft vooral het kader waarbinnen het vrijwilligerswerk zicht afspeelt. Het aanbod van de organisatie kan hierbij een kapstok zijn. Men houdt hier reeds rekening mee door op zoek te gaan naar vrijwilligers aan de hand van profielen en vacatures. Echter, uit ervaring blijkt dat zeer gedetailleerde vacatures ontmoedigend kunnen werken.
Men dient aandachtig te zijn dat men nooit kunnen werken naar één enkel superprofiel, wel naar een waaier van taken. Deze waaier van taken moet zo uitgebreid mogelijk benoemd worden en leiden naar een handig instrument om een profiel op maat te maken. Zo kan men de takenlijst matchen met de database van vrijwilligers. Een professionele omkadering blijft nodig. Vrijwilligers moeten ook gehoord worden; kleine details zijn zeer belangrijk voor vrijwilligers.
Het principe van FLEXIVOL (flexibel volunteering: cfr. 3.1.1) wordt volledig onderschreven door het veld. Inspraak van de vrijwilliger is belangrijk binnen het kader van eigen werkterrein. Vrijwilligers dienen steeds gehoord te worden, echter dit staat niet gelijk aan een absolute beslissingsmacht.
Wat het plezier-aspect betreft is de kinderzorg sector een dankbare sector.
“Waardering van de vrijwilliger”
De organisatie valoriseert zijn vrijwilligers nu al met kleine en grote waarderingen. Aangezien eerder aan bod kwam dat bij rekrutering geconcurreerd wordt met de vrijetijdsbesteding van vrijwilligers is het opportuun om hen een waardering te bieden in het domein van vrije tijd, cultuur,
…
Bij het inzetten op waardering moet een evenwicht gehouden worden tussen wat ze al gewoon zijn van te ontvangen en nieuwe initiatieven. Indien men nieuwe vrijwilligers wenst te
valoriseren/belonen in de vrije tijd sfeer wordt dit best al op voorhand in de vacature omschreven.
3.2 VISIE OP VRIJWILLIGERSWERK 3.2.1 Inleiding
Een vrijwilligersbeleid is de schriftelijke weergave van de manier waarop de organisatie met vrijwilligers omgaat of wenst om te gaan. Het is het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden.
Een vrijwilligersbeleid biedt duidelijkheid aan zowel beroepskrachten als vrijwilligers over het werken met vrijwilligers binnen de organisatie. Het voorkomt onduidelijkheden, wrijvingen,
conflicten, ongelijke behandeling van vrijwilligers en dergelijke meer. Het stimuleert vrijwilligers en optimaliseert hun inzet voor het doel van de organisatie.
De vrijwilligers zelf, het cliënteel dat gebruik maakt van de diensten van de vrijwilligers, de beroepskrachten waarmee vrijwilligers samenwerken en het bestuur/directie van de organisatie zijn betrokken partij bij een vrijwilligersbeleid.
Een vrijwilligersbeleid bestaat uit een analyse van de organisatie, een visie op het werken met vrijwilligers, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de vrijwilligers, de opleiding en (om)scholing van de vrijwilligers, de werving, selectie en beëindiging van vrijwilligers, de begeleiding, waardering en rechten en plichten.
3.2.2 Een nieuwe visie dringt zich op
Voor het succesvol opstellen en uitvoeren van een vrijwilligersbeleid is het belangrijk dat vrijwilligers willen werken binnen de doelstellingen van de organisatie. Bovendien is de ene
vrijwilliger de andere niet: vaardigheden en beschikbaarheid kunnen sterk uiteenlopen, net als hun motivatie voor vrijwilligerswerk. Het werk van de vrijwilligers dient vooral zinvol te zijn. Deze uitgangspunten worden unaniem onderschreven door de stuurgroep.
Input uit de praktijk – transitie Oost-Vlaanderen:
In Oost-Vlaanderen worden de doelstellingen van de organisatie duidelijk gemaakt tijdens het onthaal van de kandidaat-vrijwilligers. Het is aan de kandidaat om dit mee in overweging te nemen bij de keuze van vrijwilligerswerk. Het concept van ‘taak op maat’ houdt rekening met
vaardigheden en beschikbaarheid, maar ook met de motivatie voor vrijwilligerswerk. Er wordt gestreefd om erover te waken dat elke ‘taak op maat’ zinvol is voor zowel de organisatie als de vrijwilliger als de cliënt.
3.2.3 Visie op vrijwilligerswerk als maatschappelijk verschijnsel
Vrijwilligerswerk is een belangrijke meerwaarde voor de kwaliteit van het “samen – leven” in onze samenleving. Beleidsmatig wint vrijwilligerswerk aan belang. Anderzijds wenst men mensen zo lang mogelijk aan de slag te houden, waardoor de pool om vrijwilligers te rekruteren steeds kleiner wordt (bruggepensioneerden, inactieve bevolking, parttime werknemers, …). Deze contradictie in het overheidsbeleid geeft spanningen op het werkveld.
Vrijwilligerswerk is een vrijwillig engagement: het vertrekt vanuit de basis en wordt niet van bovenaf opgelegd. Er moet steeds ruimte zijn voor vrijwillig karakter van vrijwilligerswerk. De overheid kan in haar sociaal beleid niet systematisch vrijwilligerswerk inplanten als structureel element in de hulp en dienstverlening aan gezinnen. Een dergelijk beleid hypothekeert “de vrijwilligheid”. Het niveau van de verwachtingen komt hierdoor soms op dit van professionals te liggen.
Input uit de praktijk – transitie Oost-Vlaanderen
Het resultaat van een vrijwilligerstekort vertaalt zich in een ontoereikende dienstverlening in een aantal regio’s.
3.2.4 Visie op vrijwilligerswerk binnen de organisatie
Vrijwilligerswerk is een vrijwillig aangegaan engagement maar is niet vrijblijvend. Hoewel vrijwilligerswerk nooit belangeloos is, liggen de belangen elders dan bij bezoldigd werk of bijvoorbeeld ouderparticipatie. Een samenwerkingsovereenkomst is van essentieel belang. De toeleidende functie van de vrijwilliger is een belangrijke meerwaarde voor de organisatie. De organisatie is zich er terdege van bewust dat werken met vrijwilligers tijd en geld kost.
3.2.5 Waarom werkt de organisatie met vrijwilligers?
De organisatie wenst door middel van vrijwilligerswerk ons preventief gezinsbeleid uit te bouwen.
Vrijwilligerswerk is laagdrempelig en de ervaring en netwerken van de vrijwilliger zijn een
belangrijke meerwaarde voor de organisatie. Vrijwilligerswerk brengt een enorme diversiteit aan kennis, kwaliteit en ervaring aan binnen de organisatie.
Wegens organisatorische redenen is het niet zinvol om sommige taken door professionals te laten invullen, daar waar deze perfect door vrijwilligers kunnen uitgevoerd worden. Vrijwilligers zijn met een klein, beperkt kader toch een vertegenwoordiger van de organisatie die een ondersteunende rol hebben in het uitstralen van de visie van de organisatie. Ze vervullen een belangrijke
aanvullende en tegenwicht functie ten opzichte van de beroepskrachten. Professionele werkkrachten kunnen leren van vrijwillige medewerkers, ze hebben een andere interessante invalshoek.
De organisatie “gelooft in” en “streeft naar” een solidaire samenleving. Vrijwilligerswerk kan hierin een belangrijke bijdrage leveren in die zin dat zij mensen laat groeien en kansen geeft en zo mede deze solidaire samenleving ondersteunt.
De inzet van vrijwilligers in consultatiebureaus in de verruimde werking zorgt voor herkenbaarheid en laagdrempeligheid. Dat het cliënteel steeds dezelfde gezichten terugziet binnen verschillende functies van het Huis van het Kind (bijvoorbeeld Kinderopvang, tweedehandsbeurs, buurtfeest, consultatiebureau, ontbijt, ontmoeting) wekt vertrouwen. Dit blijkt van groot belang zowel voor vrijwilligers als voor het cliënteel. Tevens dient te worden opgemerkt dat waar professionelen grotendeels vanuit kennis en een theoretisch kader spreken, vrijwilligers dit eerder vanuit gevoel en een praktische overweging doen. Beide partijen vullen elkaar goed aan en zorgen voor een grote diversiteit aan meningen, maar ook oplossingen.
3.2.6 Op welke niveaus worden vrijwilligers ingezet binnen de organisatie?
Wij wensen vrijwilligers in te zetten op het beleidsvoorbereidende, organisatorisch en uitvoerende niveau. Hierdoor is participatie op elk werkingsniveau verzekerd. Het kader waarbinnen vrijwilligers taken uitvoeren wordt sterk afgebakend om de scheiding tussen vrijwilligers en professionele werkkrachten te houden.
In de praktijk vindt driemaandelijks een teamoverleg plaats, gebeurt communicatie via sociale media en worden er vormingen gegeven. Deze drie zaken fungeren als vrijwilligersklankbord voor wat betreft het beleidsvoorbereidende niveau. Op het organisatorisch niveau worden de
permanentieroosters van een consultatiebureau door de vrijwilligers opgesteld, zij staan tevens in voor de organisatie van tweedehandsbeurzen, organisatie van de luierbank, ontbijt,
ontmoetingsmomenten en zij kunnen meedenken over de opstelling van de wachtkamer om ontmoeting te stimuleren. Op het uitvoerende niveau doen vrijwilligers aan onthaal in een consultatiebureau, begeleiden zij ontmoetingsmomenten, helpen ze bij buurtfeesten, stellen pakketten samen voor de luierbank en helpen in de buurtgerichte kinderopvang.
3.2.7 Aansturen van de vrijwilliger
Het aansturen van de vrijwilliger is zeer afhankelijk van het takenpakket en de persoonlijke kenmerken van de vrijwilliger. De aansturing gebeurt vanop afstand maar is altijd op maat van de vrijwilliger. In de praktijk wordt de aansturing op maat van de vrijwilliger en diens taak
gerealiseerd via het driemaandelijks teamoverleg, telefonische ondersteuning, groepsaansturing, individuele coaching en bijsturing.
3.2.8 Autonomie van de vrijwilliger
De vrijwilliger dient te allen tijde te werken binnen een referentiekader van waarden eigen aan de organisatie. De vrijwilliger werkt steeds samen met beroepskrachten. Bij de invulling van de taken en beschikbaarheid beschikt de vrijwilliger over autonomie binnen dit referentiekader.
3.2.9 Resultaatgerichtheid
Onze organisatie is een klantgerichte organisatie. De werking met vrijwilligers is hierdoor zeer resultaatgericht (doel, kader, houding).
3.2.10 Wat heeft de organisatie te bieden?
De organisatie biedt vrijwilligers een aangename gediversifieerde omgeving met groeikansen.
Vrijwilligers kunnen meewerken aan het inhoudelijk uitwerken van concepten die actueel in
ontwikkeling zijn (Huizen van het Kind). Vrijwilligers hebben een stem in de uitwerking en bijsturing van het project, zowel via individuele als groepsevaluatie en –bijsturing. Wegens een diversiteit aan taken en profielen biedt de organisatie voor elke vrijwilliger een uitdaging. Dit gebeurt opnieuw aan de hand van de taken op maat van de vrijwilligers of zelfs vrijwilligersgroepen.
De vrijwilliger ziet door het werken met cliënten een onmiddellijke maatschappelijke meerwaarde en impact van de dienstverlening. De organisatie biedt tal van functies op maat voor vrijwilligers.
Het diverse aanbod is zo samengesteld dat deze volledig in de vrije tijd van de vrijwilligers kunnen uitgevoerd worden. Er gebeurt zo veel mogelijk afstemming op de wensen van de vrijwilliger op het gebied van taakinhoud, plaats, moment en tijdsbesteding.
Elke vrijwilliger kan vorming krijgen. De organisatie biedt uiteraard ook begeleiding aan de vrijwillige medewerkers. Zo kunnen vrijwilligers bijvoorbeeld gratis deelnemen aan de
infoavonden. Zij hebben jaarlijks de kans om deel te nemen aan een vormingsmoment op maat van
de vrijwilligersgroep, georganiseerd door de cel consultatiebureaus. Er is een financiële
tussenkomst in vormingen georganiseerd door externen of bij aankoop van relevantie literatuur. Er is een intensievere opvolging en individuele coaching voorzien voor vrijwilligers actief in de
verruimde werking.
De organisatie staat erop vrijwilligers persoonlijk te waarderen (dag van de vrijwilliger, krant, kaartje, …). Deze waardering gebeurt op zeer persoonlijke wijze en contact met iedere vrijwilliger, zoals bijvoorbeeld verjaardagskaartje, de jaarlijkse vrijwilligersdag, financiële tussenkomst
teamactiviteiten, acties en gadgets in kader van de week van de vrijwilliger, beterschapskaartjes, passend afscheid voorzien bij het stopzetten van de activiteit, persoonlijk onthaal van de
kandidaat-vrijwilliger, inclusief een welkomstpakket.
De vrijwilliger wordt persoonlijk betrokken bij de operationele organisatie via communicatie en informatie. Zij worden schriftelijk op de hoogte gehouden via de nieuwsbrief, sociale media en mondeling via driemaandelijks teamoverleg.
Er is een duidelijke investering van de organisatie in de vrijwilliger qua tijd en aandacht. Er is omkadering voorzien door telefonische permanentie tijdens de kantooruren, vrijwilligers kunnen altijd terecht bij hun contactpersoon voor een luisterend oor, en kunnen tevens beroep doen op het teamoverleg als klankbord.
De vrijwilligers krijgen een volwaardige samenwerkingsovereenkomst waarbij ze volledig verzekerd zijn en beroep kunnen doen op de wettelijke vergoedingen. Zij krijgen een schriftelijke
organisatienota, inlichtingenformulier en taakomschrijving.
3.2.11 Regionale verschillen en accenten
Gezien de autonomie van de provincies, zijn tijdens het opstellen van de visie duidelijke regionale verschillen naar boven gekomen betreffende de huidige situatie, het werken met vrijwilligers en bijhorende visie hierop.
In Oost-Vlaanderen, waar men volop bezig is met de transitie van de vrijwilligers te implementeren, beoogd men een vrijwilligersprofiel op maat waarbij de vrijwilliger een vrije keuze kan maken uit een takenpakket. Met gaat steeds uit van de capaciteiten en de verwachtingen van de vrijwilliger.
De vrijwilliger blijft een ondersteunende rol spelen en heeft nood aan een professionele kadering.
De verruiming gebeurt gedeeltelijk door de vrijwilligers en niet voor de vrijwilliger. De verruiming moet gedragen worden door de vrijwilligers. Tevens heeft de vrijwilliger nood aan een
terugvalbasis en vangnet voor bijvoorbeeld sociale, medische of psychologische vragen. De inzetbaarheid van de vrijwilliger dient te verhogen maar volledig in overeenkomst met de verwachtingen van de vrijwilliger.
In Oost-Vlaanderen wenst men zich als zeer flexibel te profileren naar de vrijwilliger toe: de vrijwilliger kiest zelf (in overleg) wanneer hij of zij beschikbaar is. Er wordt een minimale inzetbaarheid gevraagd om de feeling met de organisatie niet te verliezen en een zekere
continuïteit te garanderen. Men wenst te vertrekken vanuit de vrijwilliger en niet vanuit de noden van de organisatie, vergoedingen of ondernemingen. In Oost-Vlaanderen heeft men reeds
vrijwilligers met nieuwe profielen en heeft zich al een verjonging voorgedaan. Men merkt ook dat dit vaak per ‘team’ gebeurt. Bij de algemene transitie van de vrijwilliger wenst men vooral te werken rond houding. Oost-Vlaanderen wenst een overkoepelende visie te hebben op vrijwilligers die niet start vanuit de noden van de organisatie of de vacatures.
In de provincie Antwerpen heeft men nog geen transitie doorgemaakt. Echter, de vrijwilligers zijn niet geneigd om in groep of team af te vallen. De evolutie van ‘de vrijwilliger’ naar de vrijwilliger- plus versie is ook hier merkbaar. Er is ruimte voor beide soorten vrijwilligers. De vrijwilliger-plus dient deels betrokken te worden bij het ‘ontwerp’ van de verruimde werking. Een deel van vrijwilligers stelt zich niet flexibel op en wenst een ‘vaste’ werking (vaste schema’s), echter dit kan op termijn problemen geven, daar de verruimde werking hogere eisen stelt aan de flexibiliteit van de vrijwilliger.
Sommige vrijwilligers vragen naar een intensieve vorming, maar dit wordt niet gedragen door een meerderheid. (bv. Diversiteit, organisatorische vorming, beleidsmatige vorming, …). De
meerderheid heeft hier geen behoefte aan. Men dient op te passen dat men niet te beleidsmatig bezig is: opleidingen en vorming worden bij voorkeur steeds met professionele krachten en zeer vraaggestuurd georganiseerd. Bij vormingen dient er steeds ruimte te worden gelaten voor
‘persoonlijke spreektijd’, ook al ziet men niet onmiddellijk de relevantie hiervan.
Antwerpen heeft veel oudere CB dames die angstig staan tegen over de transitie. Bovendien is de rekrutering van nieuwe vrijwilligers geen groot succes. Het is moeilijk om nieuwe vrijwilligers te introduceren in bestaande ‘vrouwengroepen’. De meeste consultatiebureaus lossen zelf hun (interne) problemen op (qua rekrutering). Het rekruteringsprobleem ligt vooral bij de stad Antwerpen (voor ’s avonds) door het onveiligheidsgevoel.
3.3 Taken
Een van de belangrijkste veranderingen binnen de verruimde werking bestaat erin dat het takenpakket van de vrijwilligers een andere invulling krijgt. Het klassieke onthaal met meten en
wegen zal naar de achtergrond verdwijnen. Er zal een waaier aan nieuwe taken ontstaan en voor bijna iedere taak in een Huis van het Kind kan een vrijwilliger ingezet worden. Voor de rekrutering van vrijwilligers is het van het grootste belang om deze taken op voorhand in kaart te brengen.
In Tabel 1 staat het resultaat van de consensus van de stuurgroep over alle mogelijke taken
waarvoor vrijwilligers kunnen ingezet worden in een Huis van het Kind of reeds momenteel worden ingezet binnen de verruimde werking. Deze taken werden onderverdeeld onder vijf grote noemers:
onthaal, begeleiden, logistieke ondersteuning, beleid-strategie-netwerk en promotie.
Hierbij is er een consensus bereikt over het feit dat ‘de vrijwilliger’ binnen de huizen van het kind een onbruikbaar begrip is. Er zijn evenveel vrijwilligersprofielen als er taken en mathematische combinaties van taken binnen het Huis van het Kind mogelijk zijn.
Vrijwilligers kunnen taken opnemen uit de vijf verschillende categorieën, deze combineren of slechts kiezen voor een taak.
Tabel 1: Oplijsting taken vrijwilligers binnen Huis van het Kind ONTHAAL BEGELEIDEN LOGISTIEKE
ONDERSTEUNING
BELEID – STRATEGIE – NETWERK
PROMOTIE
Verwelkomen Doorverwijzende functie
Koffie zetten Signaalfunctie Promotie activiteiten
Triage en
praktische vragen
Toeleiden, dispatch Net houden en reinigen ruimtes
Voor- en na-overleg consultatiebureau en organiserend bestuur: contacten verzorgen
Geschenk geven
Luisteren Inhoudelijke uitleg speeltoren
Ontsmetten kussens en speelgoed
Bemannen stand, vertegenwoordigen, deelname,
netwerken
Boek-baby’s (uitleg + bon)
Vraagverheldering Inhoudelijke uitleg materiaal
Poetsen en lokalen Deelname events
Beheren
promotiemateriaal Onthaal
consultatiebureau werking
(verwelkoming en uitleg)
Samen spelen Administratie Vertegenwoordiging (netwerken) in overleg
Geschenk geven
Meten en wegen Omgaan met kinderen E-mail adressen opvragen
Input projecten Inhoudelijke thema’s aanreiken Afspraken
bewaken,
toepassen + uitleg regels
Borstvoeding faciliteren
Afsluiten lokalen Innoveren (nieuwe projecten)
Fotograferen activiteiten
Ontvangen materiaal luierbank (of ander)
Speelgoeddokter Wassen handdoeken Evaluatie van de werking
Sociale media beheren mits strikte afspraken Praten, luisteren Ontmoetingen
begeleiden
Omgevingsfactoren idealiseren voor de arts en verpleegkundigen
Signaalfunctie knelpunten (lokale behoefte en noden van de werking)
Strategie promotie
Mensen
aanspreken
Gastvrouw/heer ontmoetingsfunctie
Vuilbakken ledigen Strategie werving
Creëren vertrouwelijke sfeer
Communicatie deelnemers
Zaal klaarzetten (laptop, beamer, …)
Beheren
werkingsgeld CB
Op gemak stellen Kennisoverdracht Administratieve afhandeling van de activiteit
Financiële responsabiliteit
ONTHAAL BEGELEIDEN LOGISTIEKE
ONDERSTEUNING
BELEID – STRATEGIE -
NETWERK
PROMOTIE
Afscheid nemen Observeren interactie moeder en kind, aangepast interveniëren
Opzetten stand
Interactie tussen
deelnemers stimuleren
EHBO kistje in orde houden
Inleiden externe
medewerkers
Planning aanwezigheden
Zeer beperkt pedagogisch advies
Beperkt registreren gespreksonderwerpen:
vaak weerkerende vragen, onderwerpen…
Uitstap begeleiden
Verkopen van bv tweedehandsmateriaal Begeleiden nieuwe vrijwilligers
Aanbrengen nieuwe vrijwilligers
Uitleg
Klachtenprocedure Kennis en opvolgen crisisprocedure
Toepassen EHBO Kinderoppas tijdens activiteiten
Voorlezen
VW team coachen (verantwoordelijke vrijwilliger) Brugfunctie verschillende
doelgroepen
Ideeënkoffer voor gebruikersparticipatie:
- Koffer klaarzetten - Koffer legen - Ideeën
inventariseren
3.4 Competenties 3.4.1 Basisattitude
Nieuwe vrijwilligersprofielen en –taken vragen om een aangepaste oplijsting van competenties die vereist zijn voor de vrijwilligerstaken in de Huizen van het Kind. Echter, alvorens men competenties kan definiëren dienen eerst enkele universele basisattitudes vastgelegd te worden.
De stuurgroep vindt een consensus in volgende zes basisattitudes. Deze zes basisattitudes zijn een basisvereiste voor élke vrijwilliger binnen de huizen van het kind, ongeacht hun taak, profiel en dergelijke meer. Het zijn universele attitudes die van elke vrijwilliger in de Huizen van het Kind verwacht worden.
Open tegenover diversiteit
Positieve ingesteldheid, vriendelijk en beleefd Tolerant en respectvol
Discretie
Loyaal tegenover organisatie Samenwerkingsbereidheid
3.4.2 Competenties
Binnen de Huizen van het Kind spelen verschillende vrijwilligers, profielen en takenpakketten een rol. Voor elke taak kan men de nodige competenties oplijsten. Echter, na oplijsting blijkt dat er een zekere continuïteit is binnen de competenties voor de taken.
Voor de oplijsting van de competenties is er gebruik gemaakt van het intern instrument “onze competenties, ons gedragswoordenboek” om de relevantie competenties voor vrijwilligers te selecteren. De relevante competenties worden opgedeeld in een categorie ‘algemeen’ (= voor alle vrijwilligers) en een categorie ‘specifiek’ (= voor specifieke vrijwilligers). Onder algemene
competenties worden volgende zaken verstaan: klantgerichtheid, zorgvuldigheid, de mogelijkheid om informatie correct te begrijpen en te interpreteren, een goede mondelinge communicatie, flexibiliteit en integriteit. Onder de specifieke competenties bleken vooral volgende competenties belangrijk: gericht zijn op verbetering, initiatief nemen, goed kunnen plannen en organiseren,
probleemoplossend kunnen werken, ondernemend zijn, een goede commerciële feeling, creatief denken, motiveren en ondersteunen, assertiviteit, een goede schriftelijke communicatie en actief kunnen luisteren. Daarnaast is het belangrijk voor bepaalde taken om een zekere
overtuigingskracht te bezitten, contactvaardig, resultaatgericht en stressbestendig te zijn.
Tabel 2: Algemene en specifieke competenties
Algemeen Specifiek
Klantgerichtheid Gericht zijn op verbetering
Zorgvuldigheid Initiatief nemen
Informatie begrijpen Planning en organiseren
Mondelinge communicatie Probleemoplossend
Flexibel Ondernemen
Integriteit Commerciële feeling
Creatief denken
Motiveren en ondersteunen Assertiviteit
Schriftelijke communicatie Actief luisteren
Overtuigingskracht Contactvaardig Resultaatgericht
Stressbestendig
3.5 Opleiding en (om)scholing
3.5.1 Hebben de vrijwilligers een opleiding nodig?
Na het neerschrijven van de visie op vrijwilligerswerk en het bepalen van de vereiste competenties bij de ‘nieuwe vrijwilligers’ die horen bij de verruimde werking binnen de Huizen van het Kind waarbij deze vrijwilligers een nieuwe waaier aan taken krijgen, komt men onvermijdelijk bij een volgend hoofdstuk.
Hebben bestaande of nieuwe vrijwilligers een opleiding nodig?
Het is voor een organisatie van groot belang te weten of de vrijwilligers een opleiding of
(om)scholing nodig hebben. Opleidingen zijn echter slechts één manier om kennis bij te brengen, bepaalde vaardigheden te ontwikkelen of bestaande te verfijnen. Conferenties, netwerken en mentorschap kunnen tevens interessante leerwijzen zijn.
Onze organisatie rekent op vele vrijwilligers om hen bij te staan in haar taak, haar missie en haar diensten. Door vrijwilligers de kans te geven om nieuwe kennis en vaardigheden te verwerven, kan de organisatie een beroep doen op een pool van vakkundige vrijwilligers en kan de organisatie de vrijwilligers steunen om hun rol zo goed mogelijk uit te voeren. Ook vrijwilligers zelf geven vaak aan dat zij voordeel zouden hebben bij een opleiding van de organisatie uit en zien dat als een extra erkenning voor hun werk en engagement. Door vrijwilligers op te leiden wordt een omgeving gecreëerd die de ontwikkeling en groei van vrijwilligers ondersteunt en waarbij de vrijwilligers hun bijdrage wordt erkend! Een ‘Training Needs Analysis’ (TNA) kan hier een belangrijke bijdrage leveren. TNA is een toolkit ontwikkeld door het ‘National Volunteer Skills Centre’ van
‘VolunteeringAustralia’. Een TNA is een proces waarbij een organisatie kan onderzoeken welke leernoden er bestaan en of een opleiding het gepaste antwoord is. Dit proces kan ook duidelijkheid
brengen over het feit of organisaties hun middelen correct aanwenden en of ze investeren in leermethodes en –technieken die de noden van de organisatie voldoende tegemoet komen en tegelijk de individuele capaciteit verhogen. Dit is geïllustreerd in Figuur 2: de vrijwilligersleercyclus.
TNA helpt om:
• Uit te zoeken wat de vrijwilligers weten en kunnen
• Uit te zoeken welke kennis en vaardigheden vrijwilligers moeten hebben
• Leemtes te vinden in hun kennis en prestaties
• Effectieve leeroplossingen te vinden
Het betrekken van vrijwilligers in elke fase van het proces van de TNA laat zowel de organisatie als de vrijwilliger toe om een beter inzicht te hebben in de kansen en voordelen van een deelname in de opleiding. Men kan dit het gemakkelijkst door directe feedback te vragen bij de vrijwilliger over:
wat hun huidige vaardigheden zijn
waar hun sterktes zich bevinden
welke gebieden zij identificeren als gebieden die meer ondersteuning of opleiding nodig hebben
Figuur 2: De vrijwilligersleercyclus
Een goede opleiding begint bij het kennen van de leerbehoeften van de vrijwilligers. De inhoud van de opleidingen dient dan ook afgestemd te zijn op de kloof tussen wat de vrijwilligers reeds weten en kunnen en wat ze moeten weten en kunnen voor hun taken succesvol uit te voeren.
Nadat de onderwerpen van de opleiding vastgelegd zijn worden de belangrijkste leerdoelstellingen betreffende kennis, vaardigheden en attitude vastgelegd. Deze leerdoelstellingen beschrijven wat een deelnemer verondersteld wordt te weten of aanvoelen op het einde van de opleiding.
Matigheid is geboden bij het samenstellen van de inhoud van de opleiding. De verleiding bestaat om alles wat er bestaat rond een bepaald onderwerp te includeren in een bepaalde opleiding of workshop, maar zo ontstaat er een gehaaste, overvolle opleiding waarvan weinig wordt
onthouden. Men kan beter selectief zijn (need to know > nice to know).
Identificeer de nood aan opleiding en
beoordeling
Ontwikkel een leerprogramma
Implementeer leerprgrammahet Evalueer het
leerprogramma
Opbouw van een opleiding
Start
• Doel van de opleiding
• Leerdoelstellingen en concepten
• Gebruik van een anekdote of andere ijsbreker Midden
• Lezingen
• Rollenspel
• Slides
• Flip chart
• Paneldiscussie
• Brainstorming
• Case studie
Einde
• Samenvatting
• Deelnemers verwerken de ervaring
• Evaluatie door de deelnemers
De meest onmiddellijke nood van een organisatie is vaak om uit te maken of individuele
vrijwilligers de essentiële vaardigheden en kennis hebben om hun taken en rollen vakkundig uit te voeren, waar er kloven zijn bij hun kennis en om oplossingen te vinden die zowel tijds- als
kosteneffectief zijn.
De volgende vier stappen van een TNA kunnen hierbij helpen.
Figuur 3: stappenplan van een
TNA Stap 1: Doelstellingen
bepalen.
Bij het begin van de TNA is het nodig om klaarheid te scheppen rond een aantal zaken. De
organisatie dient duidelijk te zijn rond haar doel en wat de organisatie hoopt hiermee te bereiken.
Dient de vrijwilliger….
… huidige job vereisten tegemoet te komen?
Wanneer een vrijwilliger voor het eerst bij een organisatie vrijwilligerswerk zal uitvoeren, is het bepalen van wat hij/zij moet weten en kunnen reeds een deel van het selectie- en
oriëntatieproces.
Stap 1 Doelstellingen bepalen
Stap 2
Bepaal welke vaardigheden en kennis vereist zijn
Stap 3
Bepaal de leemtes in de kennis en vaardigheden
Stap 4
Zoek de meest effectieve oplossing en stel deze ter beschikking
In de praktijk worden vrijwilligers opgenomen in een onthaaltraject voor nieuwe vrijwilligers. Ze krijgen een film te zien en de professionele onthaalmedewerker begeleidt hen met een takenfiche.
Vervolgens worden proefzittingen gehouden via een tandemwerking (nieuwe + geroutineerde vrijwilliger). Nadien volgt een evaluatie met beide partijen. Indien nodig, wordt de intensiteit aangepast aan de noden en behoeften van de nieuwe vrijwilliger. De doelstellingen worden opgefrist via het jaarlijks vormingsmoment gericht op de capaciteiten van de ‘gemiddelde’
vrijwilliger.
… veranderlijke job vereisten tegemoet te komen?
De basisverantwoordelijkheden of –taken kunnen wijzigen over de tijd.
In de praktijk blijkt dat de taken die kunnen opgenomen worden binnen een verruimde werking andere capaciteiten en vaardigheden vragen dan deze van een onthaalmedewerker in een consultatiebureau.
Van vrijwilligers wordt alsmaar meer flexibiliteit, communicatievermogen, openheid en
klantvriendelijkheid verwacht binnen hun taak als onthaalmedewerker van een consultatiebureau.
… toekomstige job vereisten tegemoet te komen?
Sommige vrijwilligers vinden hun motivatie voor hun vrijwilliger zijn in het verwerven van nieuwe vaardigheden die hen verder kunnen ondersteunen in hun persoonlijk en professioneel leven.
Stap 2: Bepalen welke vaardigheden en kennis vereist zijn.
Een TNA kan slechts succesvol uitgevoerd worden wanneer organisaties in staat zijn om de aard en het niveau van de vereiste kennis en vaardigheden vast te leggen. Een goed startpunt hierbij is om te kijken naar de essentiële verantwoordelijkheden van elke positie. Eens deze gedefinieerd zijn, kunnen bijhorende nodige vaardigheden, kennis en attributies bepaald worden.
Welke vaardigheden?
• Bij een bestaande vrijwilligerspositie: vraag aan de vrijwilligers die deze huidige taak uitvoeren welke vaardigheden en kennis hij of zij nodig achten teneinde de taken goed uit te voeren
• Luister naar vrijwilligers met een gelijkaardige positie in andere organisaties voor een ander perspectief
• Overweeg de impact van de positie op het cliënteel (intern & extern) en identificeer welke kennis en vaardigheden de positie vereist om de dienst effectief te verlenen
• Overleg met personen die opleiding geven: zij zijn getraind in het specifiëren en identificeren van de zaken die iemand moet kunnen om de rol te vervullen.
Wanneer nieuwe vrijwilligersposities uitgeschreven worden, dient men zich ervan te verzekeren dat de essentiële verantwoordelijkheden, vaardigheden en kennis geïdentificeerd zijn. Wanneer bepaalde bestaande posities veranderen, overleg dan tijdens het proces met de vrijwilligers.
Uit de praktijk worden volgende voorbeelden ter illustratie aangereikt:
Onthaalmedewerker: open en klantvriendelijke houding, flexibel zijn, organiseren, zicht op werking Huizen van het Kind, stressbestendig …
Begeleider ontmoeting: open en klantvriendelijke houding, uitgesproken communicatief, integer, actief luisteren, kennis over werking Huizen van het Kind, creatief denken …
Logistieke ondersteuning luierbank: georganiseerd werken, zelfstandig werken, discreet zijn,
…
Ondersteuner in de kinderopvang: open en klantvriendelijke houding, directe betrokkenheid bij kinderen, teamspeler …
Stap 3: Bepalen van de leemtes in kennis en vaardigheden.
Een eerste stap binnen deze fase bestaat eruit om te inventariseren wat de vrijwilligers reeds weten en kunnen. Er zijn verschillende methodes om dit te meten: directe, indirecte en aanvullende manieren om deze informatie te verzamelen:
1. Direct: meest betrouwbaar, meestal door middel van observatie van de vrijwilligers tijdens het uitvoeren van de taken. Kan ook door vrijwilligers een vragenlijst te laten invullen over hun vaardigheden en taak (zelf-evaluatie).
In de praktijk ziet men dat quasi alle ontmoetingsmomenten starten met een briefing en eindigen met een debriefing met de vrijwilligers. Bij de briefing wordt een strategie bepaald, bij de debriefing gebeurt er een evaluatie van het ontmoetingsmoment (inclusief zelfevaluatie en waardering) en een bijsturing voor het volgende ontmoetingsmoment. 2.
Indirect: bijvoorbeeld door producten ontstaan uit het werk van de vrijwilligers (documenten, …)
In de praktijk is dit de klanttevredenheid bij ontmoetingsmomenten.
