III. RESULTATEN
3.5 Opleiding en (om)scholing
3.5.1 Hebben de vrijwilligers een opleiding nodig?
Na het neerschrijven van de visie op vrijwilligerswerk en het bepalen van de vereiste competenties bij de ‘nieuwe vrijwilligers’ die horen bij de verruimde werking binnen de Huizen van het Kind waarbij deze vrijwilligers een nieuwe waaier aan taken krijgen, komt men onvermijdelijk bij een volgend hoofdstuk.
Hebben bestaande of nieuwe vrijwilligers een opleiding nodig?
Het is voor een organisatie van groot belang te weten of de vrijwilligers een opleiding of
(om)scholing nodig hebben. Opleidingen zijn echter slechts één manier om kennis bij te brengen, bepaalde vaardigheden te ontwikkelen of bestaande te verfijnen. Conferenties, netwerken en mentorschap kunnen tevens interessante leerwijzen zijn.
Onze organisatie rekent op vele vrijwilligers om hen bij te staan in haar taak, haar missie en haar diensten. Door vrijwilligers de kans te geven om nieuwe kennis en vaardigheden te verwerven, kan de organisatie een beroep doen op een pool van vakkundige vrijwilligers en kan de organisatie de vrijwilligers steunen om hun rol zo goed mogelijk uit te voeren. Ook vrijwilligers zelf geven vaak aan dat zij voordeel zouden hebben bij een opleiding van de organisatie uit en zien dat als een extra erkenning voor hun werk en engagement. Door vrijwilligers op te leiden wordt een omgeving gecreëerd die de ontwikkeling en groei van vrijwilligers ondersteunt en waarbij de vrijwilligers hun bijdrage wordt erkend! Een ‘Training Needs Analysis’ (TNA) kan hier een belangrijke bijdrage leveren. TNA is een toolkit ontwikkeld door het ‘National Volunteer Skills Centre’ van
‘VolunteeringAustralia’. Een TNA is een proces waarbij een organisatie kan onderzoeken welke leernoden er bestaan en of een opleiding het gepaste antwoord is. Dit proces kan ook duidelijkheid
brengen over het feit of organisaties hun middelen correct aanwenden en of ze investeren in leermethodes en –technieken die de noden van de organisatie voldoende tegemoet komen en tegelijk de individuele capaciteit verhogen. Dit is geïllustreerd in Figuur 2: de vrijwilligersleercyclus.
TNA helpt om:
• Uit te zoeken wat de vrijwilligers weten en kunnen
• Uit te zoeken welke kennis en vaardigheden vrijwilligers moeten hebben
• Leemtes te vinden in hun kennis en prestaties
• Effectieve leeroplossingen te vinden
Het betrekken van vrijwilligers in elke fase van het proces van de TNA laat zowel de organisatie als de vrijwilliger toe om een beter inzicht te hebben in de kansen en voordelen van een deelname in de opleiding. Men kan dit het gemakkelijkst door directe feedback te vragen bij de vrijwilliger over:
wat hun huidige vaardigheden zijn
waar hun sterktes zich bevinden
welke gebieden zij identificeren als gebieden die meer ondersteuning of opleiding nodig hebben
Figuur 2: De vrijwilligersleercyclus
Een goede opleiding begint bij het kennen van de leerbehoeften van de vrijwilligers. De inhoud van de opleidingen dient dan ook afgestemd te zijn op de kloof tussen wat de vrijwilligers reeds weten en kunnen en wat ze moeten weten en kunnen voor hun taken succesvol uit te voeren.
Nadat de onderwerpen van de opleiding vastgelegd zijn worden de belangrijkste leerdoelstellingen betreffende kennis, vaardigheden en attitude vastgelegd. Deze leerdoelstellingen beschrijven wat een deelnemer verondersteld wordt te weten of aanvoelen op het einde van de opleiding.
Matigheid is geboden bij het samenstellen van de inhoud van de opleiding. De verleiding bestaat om alles wat er bestaat rond een bepaald onderwerp te includeren in een bepaalde opleiding of workshop, maar zo ontstaat er een gehaaste, overvolle opleiding waarvan weinig wordt
onthouden. Men kan beter selectief zijn (need to know > nice to know).
Identificeer de nood aan opleiding en
beoordeling
Ontwikkel een leerprogramma
Implementeer leerprgrammahet Evalueer het
leerprogramma
Opbouw van een opleiding
Start
• Doel van de opleiding
• Leerdoelstellingen en concepten
• Gebruik van een anekdote of andere ijsbreker Midden
• Lezingen
• Rollenspel
• Slides
• Flip chart
• Paneldiscussie
• Brainstorming
• Case studie
Einde
• Samenvatting
• Deelnemers verwerken de ervaring
• Evaluatie door de deelnemers
De meest onmiddellijke nood van een organisatie is vaak om uit te maken of individuele
vrijwilligers de essentiële vaardigheden en kennis hebben om hun taken en rollen vakkundig uit te voeren, waar er kloven zijn bij hun kennis en om oplossingen te vinden die zowel tijds- als
kosteneffectief zijn.
De volgende vier stappen van een TNA kunnen hierbij helpen.
Figuur 3: stappenplan van een
TNA Stap 1: Doelstellingen
bepalen.
Bij het begin van de TNA is het nodig om klaarheid te scheppen rond een aantal zaken. De
organisatie dient duidelijk te zijn rond haar doel en wat de organisatie hoopt hiermee te bereiken.
Dient de vrijwilliger….
… huidige job vereisten tegemoet te komen?
Wanneer een vrijwilliger voor het eerst bij een organisatie vrijwilligerswerk zal uitvoeren, is het bepalen van wat hij/zij moet weten en kunnen reeds een deel van het selectie- en
oriëntatieproces.
Stap 1 Doelstellingen bepalen
Stap 2
Bepaal welke vaardigheden en kennis vereist zijn
Stap 3
Bepaal de leemtes in de kennis en vaardigheden
Stap 4
Zoek de meest effectieve oplossing en stel deze ter beschikking
In de praktijk worden vrijwilligers opgenomen in een onthaaltraject voor nieuwe vrijwilligers. Ze krijgen een film te zien en de professionele onthaalmedewerker begeleidt hen met een takenfiche.
Vervolgens worden proefzittingen gehouden via een tandemwerking (nieuwe + geroutineerde vrijwilliger). Nadien volgt een evaluatie met beide partijen. Indien nodig, wordt de intensiteit aangepast aan de noden en behoeften van de nieuwe vrijwilliger. De doelstellingen worden opgefrist via het jaarlijks vormingsmoment gericht op de capaciteiten van de ‘gemiddelde’
vrijwilliger.
… veranderlijke job vereisten tegemoet te komen?
De basisverantwoordelijkheden of –taken kunnen wijzigen over de tijd.
In de praktijk blijkt dat de taken die kunnen opgenomen worden binnen een verruimde werking andere capaciteiten en vaardigheden vragen dan deze van een onthaalmedewerker in een consultatiebureau.
Van vrijwilligers wordt alsmaar meer flexibiliteit, communicatievermogen, openheid en
klantvriendelijkheid verwacht binnen hun taak als onthaalmedewerker van een consultatiebureau.
… toekomstige job vereisten tegemoet te komen?
Sommige vrijwilligers vinden hun motivatie voor hun vrijwilliger zijn in het verwerven van nieuwe vaardigheden die hen verder kunnen ondersteunen in hun persoonlijk en professioneel leven.
Stap 2: Bepalen welke vaardigheden en kennis vereist zijn.
Een TNA kan slechts succesvol uitgevoerd worden wanneer organisaties in staat zijn om de aard en het niveau van de vereiste kennis en vaardigheden vast te leggen. Een goed startpunt hierbij is om te kijken naar de essentiële verantwoordelijkheden van elke positie. Eens deze gedefinieerd zijn, kunnen bijhorende nodige vaardigheden, kennis en attributies bepaald worden.
Welke vaardigheden?
• Bij een bestaande vrijwilligerspositie: vraag aan de vrijwilligers die deze huidige taak uitvoeren welke vaardigheden en kennis hij of zij nodig achten teneinde de taken goed uit te voeren
• Luister naar vrijwilligers met een gelijkaardige positie in andere organisaties voor een ander perspectief
• Overweeg de impact van de positie op het cliënteel (intern & extern) en identificeer welke kennis en vaardigheden de positie vereist om de dienst effectief te verlenen
• Overleg met personen die opleiding geven: zij zijn getraind in het specifiëren en identificeren van de zaken die iemand moet kunnen om de rol te vervullen.
Wanneer nieuwe vrijwilligersposities uitgeschreven worden, dient men zich ervan te verzekeren dat de essentiële verantwoordelijkheden, vaardigheden en kennis geïdentificeerd zijn. Wanneer bepaalde bestaande posities veranderen, overleg dan tijdens het proces met de vrijwilligers.
Uit de praktijk worden volgende voorbeelden ter illustratie aangereikt:
Onthaalmedewerker: open en klantvriendelijke houding, flexibel zijn, organiseren, zicht op werking Huizen van het Kind, stressbestendig …
Begeleider ontmoeting: open en klantvriendelijke houding, uitgesproken communicatief, integer, actief luisteren, kennis over werking Huizen van het Kind, creatief denken …
Logistieke ondersteuning luierbank: georganiseerd werken, zelfstandig werken, discreet zijn,
…
Ondersteuner in de kinderopvang: open en klantvriendelijke houding, directe betrokkenheid bij kinderen, teamspeler …
Stap 3: Bepalen van de leemtes in kennis en vaardigheden.
Een eerste stap binnen deze fase bestaat eruit om te inventariseren wat de vrijwilligers reeds weten en kunnen. Er zijn verschillende methodes om dit te meten: directe, indirecte en aanvullende manieren om deze informatie te verzamelen:
1. Direct: meest betrouwbaar, meestal door middel van observatie van de vrijwilligers tijdens het uitvoeren van de taken. Kan ook door vrijwilligers een vragenlijst te laten invullen over hun vaardigheden en taak (zelf-evaluatie).
In de praktijk ziet men dat quasi alle ontmoetingsmomenten starten met een briefing en eindigen met een debriefing met de vrijwilligers. Bij de briefing wordt een strategie bepaald, bij de debriefing gebeurt er een evaluatie van het ontmoetingsmoment (inclusief zelfevaluatie en waardering) en een bijsturing voor het volgende ontmoetingsmoment. 2.
Indirect: bijvoorbeeld door producten ontstaan uit het werk van de vrijwilligers (documenten, …)
In de praktijk is dit de klanttevredenheid bij ontmoetingsmomenten.
3. Aanvullend: Informatieverzameling bij derden, bv iemand die met de vrijwilliger samenwerkt. Deze methode kan van pas komen als bovenstaande methodes niet in staat blijken om de kennis en vaardigheden in kaart te brengen.
In de praktijk blijkt dat een nauwe samenwerking met medewerkers van het inloopteam voor wat betreft ontmoetingsmomenten voor feedback zorgt bij de debriefing in beide richtingen: zowel van vrijwilliger naar beroepskracht als in de andere richting.
Tabel 3: Voorbeeld vrijwilligersfiche evaluatie Naam:
Evaluatie Belangrijk
1 2 3 1 2 3
1= ik heb deze vaardigheid bij gelegenheid nodig 2= ik heb deze vaardigheid frequent nodig 3= ik heb deze vaardigheid constant nodig
Bestaat er een prestatieprobleem of is er nood aan vorming?
Na de informatieverzameling kan blijken dat een vrijwilliger over de nodige kennis en vaardigheden beschikt om zijn/haar taak naar behoren uit te voeren en geen nood heeft aan verdere vorming of opleiding, maar hier toch niet in slaagt. Hierbij kunnen volgende zaken soms een rol spelen:
• Een vrijwilliger kan onder zijn capaciteiten presteren om bepaalde taken te vermijden
• Een vrijwilliger kan onder zijn capaciteiten presteren omdat deze daar voor beloond wordt (aandacht)
• Een vrijwilliger wordt niet beloond voor zijn capabele prestaties (zij die alleen opdagen worden bv evenveel gewaardeerd als diegene die goed presteren)
• Er is een obstakel: geen leiding, geen geschikte middelen ter beschikking, tegenwerking van anderen, niet weten wat verwacht wordt, …
In de praktijk wordt opgemerkt dat vrijwilligers, zeker voor wat betreft ontmoeting, beter presteren als zij intensief ondersteund en zelfs individueel gecoached worden, zelfs voor de vrijwilligers die over de nodige vaardigheden beschikken om er zelf een succesverhaal van te maken.
Stap 4: Zoeken naar de meest effectieve oplossing en deze ter beschikking stellen
Heeft de vrijwilliger vorming nodig of presteert hij ondermaats om andere redenen? Soms is het aangewezen om de vrijwilliger in kwestie feedback te geven om zijn prestaties naar het gewenste niveau te krijgen. Hij/zij kan bv denken dat hij/zij de taken naar behoren uitvoert, hoewel dit niet zo is en niemand hen hier op gewezen heeft.
Zijn er acties nodig? Niet alle situaties vereisen een onmiddellijke actie of inspanning. Vorming en opleiding vragen een investering. Soms zijn andere oplossingen mogelijk zoals een gesprek over de doelstellingen of de missie van de organisatie
In de praktijk wordt opgemerkt dat er verschillende mogelijkheden zijn om in te gaan op bepaalde situaties, en vorming inderdaad niet steeds nodig is. Andere opties zijn individuele gesprekken en
coaching, groepsgesprekken, informatieverstrekking, discussie in gesloten groep (sociale media), ontwikkelen van takenfiches om de verwachtingen duidelijk te stellen, rondleidingen in het Huis van het Kind.
Herkent de vrijwilliger welke vaardigheden en kennis deze heeft? Vrijwilligers zien niet altijd in welk belang het in kaart brengen van hun vaardigheden en kennis heeft. Zij kunnen onderkennen wat zij weten en kunnen. Er ontstaat dan zogezegd een leemte die er niet is.
In de praktijk is het zo dat de vormingsmomenten toegankelijk zijn voor elke vrijwilliger, er wordt gekeken naar de gemiddelde vaardigheid van onze vrijwilligers en de gedragen thema’s die worden opgevangen tijdens de teamoverlegmomenten, of terugkomen in klachten, bijvoorbeeld omgaan met diversiteit, een dynamische houding.
Kunnen de problemen betreffende de prestaties opgelost worden door vorming? Is een vorming de juiste benadering? Er kan zich bijvoorbeeld een probleem stellen met de motivatie van de
vrijwilliger of er kunnen hindernissen zijn (geen correcte middelen, materiaal, niet genoeg tijd) of de vrijwilliger voelt zich niet gewaardeerd.
Is een opfrissingsopleiding voldoende? Het onderhouden van reeds verworven kennis en vaardigheden kan van belang zijn.
Indien een formele opleiding vereist is, wat zijn dan de leerdoelstellingen? Wat is het geplande leerparcours? Hoe worden op het einde de aangeleerde kennis en vaardigheden geëvalueerd?
Wanneer men de leemtes in kennis en vaardigheden heeft vastgesteld bij de vrijwilligers, is het even belangrijk om de reden hiervan te kennen. Deze reden(en) kan (kunnen) vaak aan de basis liggen van de beslissing of training al dan niet aangewezen is als de beste oplossing.
Indien er niet voor vorming gekozen wordt, kunnen volgende oplossingen aangewend worden:
• Het opzetten van mogelijkheden voor de vrijwilligers om te netwerken en informatie uit te wisselen. In de praktijk wordt hier tijd en ruimte voor voorzien tijdens de vrijwilligersdag en tijdens de teamoverlegmomenten.
• Het laten bijwonen van conferenties, seminaries, workshops en dergelijke meer door vrijwilligers. In de praktijk kunnen de vrijwilligers gratis infoavonden volgen georganiseerd door de Reddie Teddy-academie. Er is een financiële tussenkomst voorzien bij het volgen van relevante opleidingen of bij de aankoop van relevante lectuur.
• Vrijwilligers laten deelnemen aan buddy-mentorships. In de praktijk komt dit neer op een tandemwerking bij ieder onthaaltraject.
• Vrijwilligers kunnen deelnemen in taken waarbij zij sowieso ervaring en kennis opdoen
• Vrijwilligers doen aan zelfstudie doen en voorzie hiervoor het juiste materiaal (boeken, online,
…). In de praktijk beschikken wij over een eigen bibliotheek
Al deze methodes samen dragen tevens bij tot de algemene ontwikkeling en evolutie van de vrijwilligers, training is hier slechts een component van.
Eens de meest aangewezen leermethode is geïdentificeerd, kan overgegaan worden tot het plannen van de implementatie ervan en welke middelen ervoor nodig zijn om dit te doen slagen.
Beheer en bijhouden van de vrijwilligersvorming
Individueel leerplan
Tabel 4: individueel leerplan van een vrijwilliger Naam vrijwilliger:
Functie:
Doel functie en verantwoordelijkheden:
kennis of bekwaamheid
Leermethode Benodigde middelen
tijdens het werk om te oefenen
Het aantal vrijwilligers binnen een organisatie kan oplopen. Toch is het van groot belang om deze individuele leerplannen (zie ook Tabel 4) niet uit het oog te verliezen. Dit kan bijvoorbeeld door alle leerplannen in een centraal document te verwerken (zie Tabel 5).
Tabel 5: Voorbeeld van een centraal document voor leerplannen van de vrijwilligers Naam vrijwilliger
Te verwerven vaardigheid
Start datum Eind datum Vaardigheid verworven
X
Middelmatige kennis van Microsoft Excel
Januari April o
XX
Formele
presentaties geven
Juni September
…
Het vinden van de juiste opleiding: type en middel
Informele training:
• Kan plaatsvinden in groep of persoonlijk
• Heeft een onmiddellijke, praktische focus (taakgericht)
• Is aantrekkelijk en maakt gebruik van de kennis en vaardigheden van personen binnen de organisatie of binnen een informeel netwerk
• Gebeurt niet via een school, universiteit of andere opleidingscentra
• Bevat geen formele evaluaties of kwalificaties
In de praktijk is er individuele coaching, groepscoaching, vorming ‘omgaan met diversiteit’, vorming / brainstormsessie ‘samen geven we kleur aan de toekomst”, rondleidingen in het Huis van het Kind te Sint-Niklaas, vorming een ‘dynamische houding’, tandemwerking.
Betaalde niet-erkende opleidingsdiensten
• Is aangewezen wanneer een aantal vrijwilligers dezelfde vorming nodig hebben
• Wordt gegeven door een externe persoon
• Wordt toegepast wanneer niemand binnen de organisatie over de juiste kennis en vaardigheden beschikt om de vorming te geven
• Is nuttig wanneer de opleiding aangepast moet worden aan de noden van de organisatie en de
vrijwilligers
• Bevat geen formele evaluatie of kwalificatie
• Brengt kosten met zich mee
In de praktijk is er een vorming ’voorlezen in het consultatiebureau’, vorming ‘ontmoeten’, vorming
‘omgaan met opvoedingsvragen’
Erkende opleidingen
• Stellen deelnemers in staat om erkende kwalificaties, aanwezigheidsattesten, oorkondes, diploma’s, getuigschriften, certificaten, … te verwerven
• Worden gegeven door erkende trainers via een erkende onderwijsorganisatie
• Vereisen een formele evaluatie van de vrijwilligers (proef, examen, …)
• Zijn nationaal erkend
Bij het vinden van de juiste trainer dient men zich volgende vragen te stellen:
Wat zijn de uitkomsten van de opleiding?
Komen deze voldoende overeen met de vooropgestelde doelstellingen?
Hoe worden de deelnemers geëvalueerd?
Wat is de tijdsduur van de opleiding?
Hoe worden de lessen geleid? Is er een klassetting?
Zijn er interactieve activiteiten?
Komt dit overeen met de verwachtingen van de deelnemers?
Wat is het maximum aantal deelnemers?
Wat is de uiteindelijke kost van de opleiding?
Indien meerdere potentiële lesgevers vermeld staan, welke zal uiteindelijk de opleiding geven?
Heeft de lesgever ervaring in de vrijwilligerssector?
In de praktijk wordt opgemerkt dat de vrijwilligers de informele training veel meer appreciëren en zich veel comfortabeler voelen om actief deel te nemen. Het is een kwestie van het juiste concept vinden. De opleiding en omscholing bij vrijwilligerswerk vergt een andere aanpak dan bij een reguliere tewerkstelling. In de praktijk blijkt dat een vorming verpakt in een waarderingsdag veel meer geapprecieerd wordt dan een vorming op zich. Een waarderingsdag belicht verschillende doelen:
waardering, vorming, gezellig samenzijn, ontmoeting, culturele activiteit, samen eten, …en het pakket wordt goed ontvangen door de vrijwilligers.
3.6 Werving en selectie