Handleiding Digitaal
Doorstroomdossier
Inleiding
Beste VO contactpersoon,
Voor u ligt de handleiding DDD voor het VMBO. Het gebruik van het DDD wijst zoveel mogelijk voor zich. Toch willen we het DDD ondersteunen met een handleiding om het proces inzichtelijk te maken.
De digitale versie van het Digitale Doorstroomdossier, een onderdeel van Intergrip, biedt een aantal voordelen ten opzichte van de papieren versie, te weten:
- NAW-gegevens worden geautomatiseerd overgenomen vanuit Intergrip;
- Invullen van het DDD gaat daardoor sneller. Ook omdat er diverse rolmenu’s zijn opgenomen;
- Leerlingen die zich voor twee of meer opleidingen aanmelden, vullen slechts het gedeelte over de vervolgopleiding opnieuw in. Ook de mentor hoeft dan niet alles opnieuw in te vullen.
- Zowel in het DDD als in VO-MBO is het mogelijk te zien welke leerlingen al een DDD hebben ingevuld en welke niet;
- Managementgegevens kunnen op ieder moment snel opgevraagd worden;
- Altijd de meest actuele versie.
Wij wensen u veel succes met het gebruik van het DDD.
Het Intergrip Team supervisor@intergrip.nl 0318-860052
Inhoud
1. VMBO verstrekt inloggegevens DDD aan de leerling... 4
2. Leerling vult Dossier in... 6
3. Mentor vult deel B in ... 14
4. Leerling vult akkoordverklaring in ... 20
5. Uitleg icoontjes DDD ... 23
Bijlage 1 Invulschermen DDD Leerling (deel A)... 25
Bijlage 2 Invulschermen DDD mentor/decaan (deel B) ... 33
1. VMBO verstrekt inloggegevens DDD aan de leerling
Als decaan of mentor verstrekt u de activatiecode aan uw leerlingen via VO-MBO. Met deze activatiecode kan de leerling zijn of haar account activeren. Nadat het account van de leerling is geactiveerd, ontvangt de leerling via een mail zijn of haar inlogcodes. Met deze inlogcodes kan de leerling inloggen en een of meerdere Doorstroomdossiers aanmaken.
De school heeft vier verschillende mogelijkheden om de activatiecode via Intergrip te verstrekken, te weten:
• Bulkverstrekking per e-mail
• Bulkverstrekking per geprinte brief
• Individueel versturen van een e-mail
• Individueel verstrekken van een geprinte brief
In onderstaande printscreen ziet u waar de mogelijkheden voor het versturen van de activatiecode zich in uw VO-MBO account bevinden.
Wanneer van de leerling geen e-mailadres is doorgeven via het VMBO format, dan heeft u niet de mogelijkheid de activatiecode per mail te versturen.
Onderstaand ziet u een voorbeeld van welke informatie de leerling ontvangt bij het toesturen/ uitreiken van de activatiecode.
Beste [naam],
Om een Digitaal Doorstroomdossier in te vullen, vragen we je om eerst je account te activeren. Ga naar www.digitaaldoorstroomdossier.nl/ activeren en vul alle velden in. Jouw activatiecode vind je hieronder:
Activatiecode: [activatiecode]
Direct na het activeren word je ingelogd op het DDD en kun je een dossier invullen.
Waarom vul je een Digitaal Doorstroomdossier in?
Wanneer je je inschrijft voor een MBO opleiding moet je een Digitaal Doorstroomdossier invullen. Je kunt alleen een intakegesprek voeren als je het DDD helemaal hebt ingevuld en hebt afgerond. Deel A van het DDD vul je zelf in en vervolgens vult jouw mentor deel B in.
Zodra deel B is ingevuld, ontvang je een e-mail dat je de akkoordverklaring in kunt vullen.
Na het invullen van de akkoordverklaring is het dossier afgerond en zichtbaar voor het MBO.
Als je niet kunt inloggen of vragen hebt over DDD:
- Stel die dan aan je mentor
- Of stuur een e-mail naar: helpdesk@digitaaldoorstroomdossier.nl Met vriendelijke groet,
Digitaal Doorstroomdossier- Intergrip
Mocht een leerling zijn wachtwoord niet meer weten, dan kan de leerling zich opnieuw activeren met zijn of haar activatiecode. De leerling kan op de website ook klikken op de link ‘ik ben mijn wachtwoord vergeten’.
2. Leerling vult Dossier in
In de brief of mail met de activatiecode vindt de leerling de URL naar het Digitale Doorstroomdossier. Wanneer de leerling deze URL intypt of aanklikt komt hij/zij bij onderstaand inlogscherm:
De leerling vult aan de linkerkant alle velden in. De activatiecode staat in de brief of e-mail die de leerling heeft gekregen.
Bij eventuele problemen neemt de leerling contact op met de school of hij/zij gebruikt onderstaande link om de helpdesk te contacten.
Wanneer de leerling zich correct heeft geactiveerd, ontvangt de leerling op het opgegeven e-mailadres een e-mail met daarin de inloggegevens. Met deze inloggegevens (e-mailadres en wachtwoord) kan de leerling vervolgens aan de rechterkant op onderstaande pagina inloggen. (deze URL staat ook vermeld in de e-mail)
Bij de eerste keer dat een leerling inlogt, krijgt hij of zij onderstaand scherm te zien.
In het startscherm wordt de werkwijze van het Digitaaldoorstroomdossier toegelicht. De leerling klikt op ‘Naar mijn dossiers’ om eerder ingevulde dossiers te bekijken of om een nieuw dossier te starten.
Vervolgens komt de leerling in het overzichtscherm. In dit scherm kan de leerling in welke stadium zijn of haar dossier zit. Dit wordt verderop in deze handleiding verder toegelicht.
Voor het starten van een nieuw dossier klikt de leerling op ‘Nieuw dossier starten’.
Daarna komt de leerling in het eerste scherm van het Digitale Doorstroomdossier. De persoonlijke gegevens zijn, voor zover bekend, reeds opgenomen in het dossier.
Links bovenin, op de groene balk, kan de leerling de voortgang zien wat betreft het invullen van het dossier. Vanuit de groene balk is het mogelijk om terug te gaan naar de
verschillende (reeds ingevulde) stappen/pagina’s. De informatie wordt opgeslagen.
Daarnaast kan de leerling wisselen tussen zijn overzichtsscherm (Mijn dossiers), het (eerste) helpscherm, FAQ´s en gecontroleerd uitloggen. De gegevens die al zijn ingevuld worden opgeslagen, zodat de leerling op een later tijdstip het dossier verder kan invullen.
Rechts bevindt zich het contactformulier voor de helpdesk. De leerling kan met een vraag, fout of wijziging de helpdesk benaderen. Indien het e- mailadres van de leerling juist is ingevuld, krijgt de leerling een antwoord of terugkoppeling.
Bovenaan en onderaan de pagina bevinden zich de knoppen vorige en volgende pagina. Op beide plaatsen kunnen de knoppen worden gebruikt om door te gaan of terug te gaan naar de pagina. Informatie die is ingevoerd blijft bewaard wanneer men naar de volgende pagina klikt. Dit geldt ook voor het teruggaan naar een eerder ingevoerde pagina.
LET OP: In deze versie van het DDD blijven de gegevens van de pagina niet bewaard, indien de leerling de knoppen vooruit en terug van zijn webbrowser gebruikt! Raad de leerling aan deze niet te gebruiken.
Naast persoonlijke informatie vult de leerling ook onderstaande zaken in:
- Vervolgopleiding - Loopbaan school - Werkervaring
- Familie, wonen en vrije tijd - Beperkingen, begeleiding
Een screenshot van deze pagina’s vindt u in de bijlage.
Op de laatste pagina van deel A geeft de leerling aan naar welke mentor het dossier verstuurd moet worden. De leerling kan alleen kiezen uit de namen en mailadressen van decanen/mentoren, die reeds een account in Intergrip hebben! Wanneer een leerling
specifiek is gekoppeld aan een mentor, kan de leerling alleen zijn of haar mentor selecteren.
Het is dus van belang dat de school zorgt dat de e-mailadressen van de mentoren kloppen c.q. volledig zijn.
Nadat de leerling op de knop ‘verzenden’ heeft geklikt, wordt het ingevulde dossier
zichtbaar in het account van de school en ontvangt de betreffende decaan/mentor een mail dat er een dossier van een van zijn/ haar leerlingen klaar staat. In de mail staat ook de naam van de leerling vermeld.
Beste mentor, decaan, loopbaanbegeleider,
Er staat weer een dossier voor u klaar,
waarvan u deel B moet invullen (Wilma de Groenteboer).
http://www.digitaaldoorstroomdossier.nl (U kunt inloggen met uw Intergrip account) Met vriendelijke groet,
Het DDD team
De leerling ziet na het verzenden van het dossier onderstaand scherm:
Wanneer de leerling nu in het overzicht terecht komt, ziet hij/zij dat Deel A is ingevuld (groen vinkje) en dat deel B nu kan worden ingevuld door de mentor.
3. Mentor vult deel B in
Zoals reeds eerder aangegeven ontvangt de betreffende decaan/mentor een signaalmail, nadat deel A door een leerling is ingevuld. De decaan/mentor kan inloggen op
www.digitaaldoorstroomdossier.nl met zijn gebruikersnaam en wachtwoord via de button Digitaaldoorstroomdossier in de portal.
De mentor/decaan ziet (soort gelijk) onderstaand scherm.
Naast de leerlingnaam en de school/ opleiding waar de leerling naartoe gaat staan de er de kolommen:
Deel A, Deel B, Akkoord, afgehandeld en Printen/ opslaan.
In de kolom deel A kan een groen vinkje (deel A volledig ingevuld) staan of de tekst ‘de leerling is deel A aan het invullen’. (leerlingen die nog niets hebben ingevuld worden niet zichtbaar in het overzicht)
Bij deel B staat een leeg veld of de tekst ‘klik hier om deel B af te maken’ (wordt hieronder uitgelegd).
Bij akkoord is te zien of de leerling het formulier geaccordeerd heeft en verstuurd naar de vervolgopleiding.
Afgehandeld geeft aan wanneer het MBO het dossier heeft afgehandeld.
Nadat de leerling het dossier verstuurd heeft, kan het gehele dossier eventueel geprint en/of opgeslagen worden in het (eigen school) leerlingdossier.
De mentor klikt op ´klik hier om deel B af te maken´ en ziet aansluitend onderstaand scherm.
In het middengedeelte vult de mentor verder deel B in.
LET OP: Indien reeds een deel B van een leerling is ingevuld worden de meeste reeds ingevulde gegevens van die
betreffende leerling overgenomen!
Rechts is te zien welke leerling en vervolgopleiding het dossier betreft.
Via de link kan ook deel A van de leerling worden bekeken/
geprint.
Tevens kan een vraag gesteld worden aan de helpdesk.
Midden onder en boven bevinden zich de knoppen vorige en volgende pagina. De inhoud van de pagina wordt altijd bewaard wanneer men deze knoppen gebruikt.
In de bijlage zijn de overige invulschermen voor deel B te vinden.
Deel A leerling
Als laatste stap geeft de mentor akkoord op deel B.
Na dit akkoord ziet de mentor onderstaand scherm:
Aansluitend wordt een signaalmail verstuurd naar de leerling en is het ingevulde deel B zichtbaar voor de leerling. In het dashboard van de mentor is een groen vinkje te zien bij deel B.
Ten slotte kan de mentor in het dashboard volgen of de leerling het dossier verstuurt naar de vervolgopleiding (=de akkoordverklaring invult). Eventueel kan het dossier geprint en/of opgeslagen worden in het (eigen school) leerlingendossier.
Onderstaand dashboard laat zien dat deel B is ingevuld (groen vinkje) en dat de leerling de akkoordverklaring kan invullen.
4. Leerling vult akkoordverklaring in
De leerling ontvangt een signaalmail, nadat deel B door de mentor is ingevuld, met het verzoek de akkoordverklaring in te vullen.
Beste leerling,
Jouw mentor heeft deel B van jouw DDD ingevuld.
Doe nu het volgende:
• Log weer in op het DDD met je inloggegevens
• Bekijk wat de mentor heeft ingevuld.
• Laat ook je ouders of verzorgers kijken als je jonger bent dan 18 jaar.
• Als jij (en je ouders/verzorgers) jouw DDD goed vinden, stuur je het door naar het MBO
• Als je nog iets wilt veranderen in deel A, mag dat. Het DDD gaat dan weer naar je mentor.
Doe dit zo snel mogelijk.
Het DDD Team
In het overzichtsscherm klikt de leerling op ‘ klik hier om de akkoordverklaring in te vullen’
en krijgt aansluitend het scherm op de volgende pagina te zien.
Voordat de leerling akkoord gaat is er uiteraard de mogelijkheid om deel B in te zien.
Leerlingen die jonger dan 18 jaar zijn, moeten het dossier aan hun
ouders/verzorgers/wettelijke vertegenwoordiger laten zien. Ook ouders moeten zich akkoord verklaren dat de gegevens in het dossier naar de vervolgopleiding worden gestuurd.
Eventueel kan de leerling deel A aanpassen. In dat geval verstuurt de leerling wederom deel A naar de mentor. Het proces (van deel A, deel B en de akkoordverklaring) herhaalt zich dan.
Als de leerling en/of zijn ouders niet akkoord gaan met de gegevens van de mentor in deel B, moet(en) hij (zij) contact opnemen met de mentor.
Ten slotte kan de leerling in zijn overzichtsscherm controleren of zijn dossier verstuurd is en eventueel zijn dossier printen en of opslaan op zijn harde schijf of USB stick.
5. Uitleg icoontjes DDD
Aan de hand van onderstaand overzicht worden de verschillende icoontjes die zichtbaar (kunnen) zijn uitgelegd.
Links bovenin kan de leerling een nieuw dossier invullen.
LET OP: Het nieuwe dossier neemt gegevens over uit het oude dossier! Alleen het gedeelte over de vervolgopleiding moet de leerling opnieuw invullen.
In het midden staan de volgende kolommen van reeds ingevulde dossiers en de voortgang van deze dossiers: Een aantal handelingen/betekenissen worden hier onder verder
uitgelegd.
In de linker kolom staat de naam van het mbo en opleiding.
In de kolom deel A staat:
• een groen vinkje (deel A volledig ingevuld).
• of de tekst ‘klik hier om deel A af te maken’.
In de kolom ‘Deel B’ staat:
• ‘je mentor kan nu deel B invullen’.
• een groen vinkje, dat deel B is ingevuld.
In de kolom ‘Akkoord’ staat;
• leeg veld (dan moet deel A/B nog worden ingevuld);
• ‘klik hier om de akkoordverklaring in te vullen’
• het icoontje dat de akkoordverklaring is ingevuld en het dossier verstuurd is naar de vervolgopleiding.
In de kolom printen/ opslaan staat:
• een leegveld(dat betekent dat het dossier nog niet volledig in ingevuld);
• het icoontje van een document. Door daar op te klikken kan de leerling het dossier printen en/of opslaan (op bijvoorbeeld de harde schijf of een USB-stick).
LET OP! De leerling kan het dossier pas printen en/of opslaan, nadat alle stappen zijn doorlopen c.q. de akkoordverklaring is ingevuld.
Bijlage 1 Invulschermen DDD Leerling (deel A)
NAW gegevens
Vervolgopleiding
Informatie die bij ons bekend is, wordt in dit scherm overgenomen.
