28 januari 2020
Informatiesessie
vaccinatiecentra
28/01/2021│2
Voor we starten
De inhoud van deze presentatie is in continue evolutie
Wekelijks wordt een update / stand van zaken gegeven via webinar
Donderdag om 16u
Link op https://www.laatjevaccineren.be/lokale- besturen-en-zorgraden-opstart-vaccinatiecentra Vragen kunnen gesteld worden via:
vaccinatiecentra@vlaanderen.be
terugkoppeling vragen via frequente webinars Presentatie en webinar ter beschikking op:
www.laatjevaccineren.be
Agenda
Inleiding door Dirk Dewolf
Demo ICT-proces: globaal kader + interne flow in het VC Financieel kader: toelichting bij de 3 enveloppes
Het personeelsluik binnen de vaccinatiecentra en de zorgraad Inzoomen op verschillende rollen
Mogelijke tewerkstellingstatuten
Samenwerking met de provinciale consortia thuisverpleegkundigen Ondersteuningspakket vanuit het agentschap en VIVEL
Nog enkele aparte punten
Antwoorden en verduidelijkingen naar aanleiding van ontvangen vragen
Inleiding door
Dirk Dewolf
Eerstelijnszorgverstrekkers krijgen hun vaccinatie in de vaccinatiecentra
Bijgestelde leveringen vaccins dwingen ons om timing vaccinatiestrategie aan te passen
Vaccinatiecentra richten zich op 15/2 om operationeel klaar staan Nabijheid van de vaccinatiecentra bij eerstelijnszorgverstrekkers
Minder verplaatsing
Biedt gelegenheid eigen VC te leren kennen Ondersteunend voor ambassadeursschap
We werken aan oplossing voor vaccinatie van de medewerkers in een VC =>
prioriteit komende dagen. Communicatie volgt van zodra we afgeklopt voorstel hebben
ICT-proces
Globaal kader en interne flow in
het vaccinatiecentrum
Logistieke Planning en Allocatie
Logistieke Planning en Allocatie
Bevestiging levering vaccins
Preallocatie vaccins aan
vaccinatiecentra Finale allocatie Preallocatie
V A Z G V A C C I N A T I E C E N T R U M Farmaceutisch Verantwoordelijke
Capaciteits- planning o.b.v.
preallocatie
Capaciteits- planning
Coördinator
P R O D U C E N T
Openstellen reservatiesysteem + trigger uitnodigingen Bestelling/
boeking transport
Vlot vaccineren tegen Covid19
Tijdslijn
1 februari
• 1ste versie om te proefdraaien met ELZ
15 februari
• Operationeel reservatie- en planningssysteem wordt gekoppeld aan centrale uitnodigingssysteem
1 maart
• Volledige functionaliteit
Demo
Overzicht
• Functionaliteiten:
• Preselectie aan de hand van een checklist voor contra-indicatie
• Beperking van de mogelijke afspraakmomenten o.b.v. timing eerste en tweede inenting
• Import contactgegevens voor verzending van uitnodigingen
• Beheer van beschikbaarheden
• Check-in en check-out (optioneel) ter plaatse
Demo - Afsprakenflow
Personen met contraindicaties kunnen geen afspraak maken, maar worden doorverwezen naar een andere website (aanpasbaar)
Centrum bepaalt zelf welke website na afronding getoond wordt (redirect) Verklarende tekst en verwijzing naar link
met meer info (aanpasbaar)
Periode in te stellen per centrum Centrum legt zelf vast binnen
welke periode een afspraak gemaakt kan worden Reservatie voor vaccinatie
Flow ter plaatse
Aanmelden Vertrek melden (optioneel)
Vaccinatie registreren
Doorlooptijd opvolgen
Anamnese
Gebeurt niet digitaal!
Planning
Vaccinatieschema beheren Beschikbaarheden beheren
Uitnodigingen beheren (oproepen)
Vaccinatiecentrum kan uitnodigingen versturen per 100
Dit geeft het centrum de controle over de eigen planning aan de hand van:
- Uitnodigingen
- Beschikbaarheden volgens capaciteit - Aantal toegewezen dosissen
Beide afspraken boeken na uitnodiging
Groepen personen uitnodigen via upload
Vaccinatieschema beheren
Dry-run
Dry-run
1e week van februari
Kandidaten worden morgen geselecteerd Verder afspraken worden met hen gemaakt 2 vaccinatiecentra
4 vaccinatielijnen
>4 vaccinatielijnen
Draaiboek wordt opgemaakt
Timing: belevering materiaal in de eerste twee weken februari
Financieel kader
Toelichting bij de 3
enveloppes
Subsidie infrastructuur VC
https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/financiering/overzicht-coronasubsidies-voor- lokale-besturen/subsidie-voor-infrastructuur-en-uitbating-van-een-
vaccinatiecentrum
• besluit Vlaamse Regering van 22 januari 2021
• nota Vlaamse Regering met onderbouwing bedragen
• bijlage 1: ELZ, vaccinatiecentra, penhoudende gemeente, bediende gemeenten
• bijlage 2: subsidiebedragen
Wat?
3 forfaitaire vergoedingen voor infrastructuur VC
(1) Basisforfait van 1,533 euro per inwoner per maand (voor totale inwonersaantal bediende gemeenten):
• huurprijs voor de accommodatie;
• energie (met inbegrip van water en telefonie);
• onderhoud en schoonmaak;
• uitbatingskosten (bewaking, ICT, kantoormateriaal en varia);
• niet-medisch personeel (onthaal, stewards, centrumverantwoordelijke, callcenter, en andere);
• vervoer voor minder mobiele personen.
Wat?
(2) Eenmalig bijkomend forfait voor opbouw en inrichting
• ELZ met 1 VC = 30.000 euro
• ELZ met 2 VC = 15.000 euro per VC
• meerdere ELZ voor 1 VC = 30.000 euro x aantal ELZ (3) Bijkomend forfait voor reservecapaciteit
• 13 centrumsteden maandelijks bijkomend forfait van 24.000 euro
• voor reservecapaciteit zodat er snel kan worden opgeschaald indien nodig
Wie?
uitbetaald aan penhoudende gemeente
als penhouder aangeduid voor een vaccinatiecentrum enkel gemeenten
door de Vlaamse Regering bevestigd
1 gemeente kan penhouder zijn van 2 of meer centra bijlage 1 bij BVR:
overzicht penhoudende gemeenten
bediende gemeenten per vaccinatiecentrum
Voorwaarden?
Belfortprincipe
Vlaanderen vergoedt de kosten
goede huisvaders - verantwoord gebruik van middelen
gebruik maken van materiaal en ondersteuning die beschikbaar is Forfaitaire vergoedingen:
berekend op basis van een aantal uitgangspunten (cf. nota Vlaamse Regering) grote vrijheidsgraden in besteding in functie van lokale context (bv. eigen personeel, eigen infrastructuur)
Hoe?
werkingssubsidie
geen aanvraag: automatische uitbetaling uitgaven in jaarrekening met ABB-VC-PEN
niet als gedetailleerde controle algemene evaluatie en monitoring
mogelijkheid om te werken met interne facturering
Enveloppe vaccinatieteams
Komt toe aan de zorgraad of een penvoerende organisatie die hierover een afspraak heeft met de zorgraad
Basisbouwstenen:
Vaccinatieteams: forfait per gevaccineerde burger (ongeacht het aantal prikken voor een volledige vaccinatie)
Bijkomende forfaitaire subsidies voor
medisch en farmaceutisch toezicht mobiel team
HR verantwoordelijke
Enveloppe vaccinatieteams Financieringsprincipes
Financieringsperiode Basis 6 maanden
3 voorschotten van 2 maanden gebaseerd op 80% vaccinatiegraad van de te vaccineren burgers
Kan verlengd worden met 3x maandelijks schijf
Evaluatie noodzaak verlenging i.f.v. bereikte (lokale) vaccinatiegraad en mogelijkheid overgang naar vaccinatie vanuit regulier zorgcircuit
Bij uitbetaling van elke volgende schijf, verrekening op basis van aantal werkelijk gevaccineerde personen in de vorige periode
Team vaccinatoren, medisch toezicht en farmaceutisch expert
• Forfait van 14,175 euro per gevaccineerde persoon burger (ongeacht het aantal prikken voor een volledige vaccinatie) gebaseerd op:
• 20 vaccinaties/uur
• 1ste vaccinatie: inzet 3,5 VPK per lijn (2 anamnese, 1 vaccinator, ½ optrekker)
• 2de vaccinatie: inzet 2,5 VPK per lijn (1 anamnese, 1 vaccinator, ½ optrekker)
• Uurloon gelijkaardig aan test- en triagecentra (47,25 euro per uur)
• Medisch toezicht (arts) en farmaceutisch expert (apotheker) in VC
• 60 uren/week medisch toezicht en 45 uren/week farmaceutisch expert
• Uurloon gelijkaardig aan de test en triagecentra (80,34 euro per uur) Voor grote centra:
> 100.000 inwoners - 1 extra arts en apotheker
> 200.000 inwoners – 2 extra artsen en apothekers
Mobiele teams en HR-verantwoordelijke
1 mobiel team per vaccinatiecentrum
Personeelskost: 36.570,82 euro/maand/mobiel team
Basis van de berekening: 38-uren, uurprijs volgens RIZIV tarieven Verplaatsingskost: forfait van 368,37 euro per maand/mobiel team extra teams i.f.v. de populatie
Binnen ELZ kunnen mobiele teams over VC's worden ingezet (bv. ingeval van 1 relatief klein en 1 groot VC)
½ VTE HR-Verantwoordelijke per VC (1 voltijdse op niveau ELZ is dus mogelijk) 3.177,50 euro per maand
Enveloppe programmamanagement
Komt toe aan de zorgraad Basisbouwstenen
Programmamanager Medisch expert
Populatiemanager
Communicatiebudget (voor de LOGO’s, lokale besturen) Werkingsbudget
ELZ Antwerpen Centrum en ELZ Gent Verdubbeling van het budget
ELZ BruZEL (Brussel) Eigen mobiele team Populatiemanager
Enveloppe programmamanagement Opbouw
Totaal: 167.000 euro/zorgraad – 6 maanden - 3 x 1 maand verlenging van 27.835 euro voor:
Kosten programmamanagement Kosten medisch expert
Kosten populatiemanager
Werkingsbudget communicatie
=> budget vooral gericht op zeer specifieke acties in functie van populatiemanagement en doelgroepencommunicatie
Kleinere onkosten/werkingsbudget
Het personeelsluik binnen de
vaccinatiecentra en
de zorgraad
Vooraf
We zullen dit implementeren met respect voor het sociaal overleg Er is heel wat expertise beschikbaar via de diensten van de
werkgeversorganisaties van de zorgraden (Zorgnet-Icuro, SOM) en VIVEL Zorgraden moeten niet voor alles zelf instaan, budget is berekend op mogelijkheid om beroep te doen op externe expertise
Verschillende
rollen
Onthaal-steward
Onthaalmedewerkers Steward onthaal Steward wachtruimte Onthaal
Controle identiteit en inschrijving
Toeleiding burger
Toezicht
• Masker
• Crowdcontrol
• Social distancing
• …Informatie geven
Temperatuurcontrole Ontsmetting stoelen
Toezicht
Ondersteuning burger Ontsmetting stoelen
Zie operationeel draaiboek voor detail
wie wat Profiel Voorbereider vaccin Voorbereiding vaccins per
vaccinatielijn
• Verdunning
• Optrekken
• Labelen
Verpleegkundigen Artsen
Apothekers Vroedvrouwen
Farmaceutisch technisch assistent Medewerkers intake/anamnese Intake
Anamnese
Plannen 2e afspraak
Verpleegkundigen Artsen
Vaccinator Geven vaccin
Registratie vaccinatie Artsen
Verpleegkundigen
Vroedkundigen (diploma voor 10/2018)
Uitbreiding indien voldaan aan 7 criteria (vroedvrouwen, tandarts, apotheek, kiné,…)
Zie draaiboeken voor detail
Centrumverantwoordelijke
Verantwoordelijk voor de goede werking van het
vaccinatiecentrum en het beheer van bestelling en aanvoer van de vaccins Opdrachten:
Organisatie facility-management
Selectie en aanwerving van medewerkers ondersteunende diensten (niet- medische personeel)
Onthaalmedewerkers Stewards
Call-agents
Planning en betaling medewerkers ondersteunende diensten Bestelling en aanvoer van vaccins
In voortdurend overleg met farmaceutisch expert en toezichthoudend medisch coördinator
HR-verantwoordelijke
Zorgt voor de rekrutering, het verwelkomen aan boord en betalen van
medewerkers met een medisch profiel in functie van een kwalitatief en goed georganiseerd en administratief correct vaccinatieproces
Opdrachten:
Rekruteren van medewerkers Verwelkomen van medewerkers
Overeenkomst afsluiten (arbeidsvoorwaarden, statuten...) Opdracht scherp stellen
Verzekeringen in orde maken (zie verder)
Inplanning van de medewerkers (zie verder)
Betalingen uitvoeren binnen beschikbaar budget
=> budgetbewaking in overleg met eindverantwoordelijke vaccinatieteams (zorgraad/penhoudende organisatie/programmamanager)
Farmaceutisch expert
Zorgt ervoor dat de burger een vaccin krijgt toegediend dat op de juiste manier werd gestockeerd en bewaard, op de juiste manier werd verdund en
klaargemaakt.
Opdrachten:
stockmanagement bestellingen
in overleg met de centrumverantwoordelijke – projectleider facility bewaring en voorbereiding van de vaccins
registreren van eventuele non-conformiteiten, bewaking SOP
Beurtrolsysteem af te spreken binnen beroepsorganisatie…
Tip: coördinator aanduiden die geheel overziet en overlegt met andere verantwoordelijken
Toezichthoudend medisch verantwoordelijke
Staat in voor het correct medisch en verpleegkundig verloop van het
vaccinatieproces in alle vaccinatielijnen van het vaccinatiecentrum. Dit betekent o.m. volgende opdrachten:
medisch-hygiënische opvolging van het vaccinatieproces en zorgen voor een goed verloop,
gebruik noodtrousse ( samen met farmaceutisch verantwoordelijke) op vraag van de VPK anamnese vaststellen van contra-indicaties, eindverantwoordelijke voor EHBO,
medisch handelen in geval van nood,
Beurtrolsysteem af te spreken binnen beroepsorganisatie…
Tip: coördinator aanduiden die geheel overziet en overlegt met andere verantwoordelijken
Programmamanager
Eindverantwoordelijke voor het welslagen van de lokale vaccinatiestrategie en het bereiken van een zo hoog mogelijke vaccinatiegraad
Opdrachten:
Uitwerking, bewaking en bijsturing van de lokale vaccinatiestrategie
Projectbegeleiding van de vaccinatiecentra en mobiele vaccinatieteams van de Eerstelijnszone
Projectbegeleiding populatiemanagement, sensibilisering en
communicatie. Creatie van verbinding tussen operationele aspecten van het vaccinatieproces en de vaccinatiestrategie
(Boven)lokaal overleg en terugkoppeling
Tip: deze dienstverlening kan ingekocht worden, budget houdt hier rekening
mee. Wet overheidopdrachten -
eenvoudigere procedure is beschikbaar o.w.v.
dwingende redenen
Populatiemanager
Staat in voor het behalen van een zo hoog mogelijke vaccinatiegraad in de bevolking en dit met oog voor alle geïdentificeerde doelgroepen,
in samenwerking met alle partners binnen en buiten de zorgraad Identificatie van zo veel mogelijk doelgroepen
Opdrachten
Analyse van vaccinatiedata met oog op opvolgen vaccinatiegraad
Identificatie en detectie van gebieden en doelgroepen waar de vaccinatiegraad achterloopt op het beoogde cijfer
Uitwerken van doelgroepenbeleid naar moeilijk te bereiken groepen Coördinatie van mobiele/thuisvaccinatie
Medisch expert binnen de zorgraad
Eindverantwoordelijke voor de correcte medische opvolging van het vaccinatiestrategie binnen de ELZ, in overleg met programmamanager
Opdrachten:
met de populatiemanager opvolgen samenstelling lijsten eerstelijnszorg- verstrekkers/thuisvaccinatie. Bewaken medisch beroepsgeheim,
SOP's implementeren,
opvolgen van het vaccinatieproces in de vaccinatiecentra,
ondersteunen van wijkgerichte vaccinaties, vaccinaties in voorzieningen en/of andere collectiviteiten waar in situ gevaccineerd wordt,
overleggen met de programmamanager en desgevallend de mSPOC voor maatregelen in geval van grote lokale uitbraken of clusters,
vormt de liason met de plaatselijke HAK
Mogelijke statuten
5 mogelijke statuten
Werknemer die ter beschikking wordt gesteld
Werknemer in dienst van de penhoudende organisatie Werknemer in het kader van studentenarbeid
Zelfstandige Vrijwilliger
⇒ zie verder ondersteuningspakket
Ondersteunings- pakket vanuit
VIVEL en AZG
Voorziene ondersteuning
In onderlinge samenwerking tussen VIVEL en het agentschap, ondersteuning voor:
Selectie-rekrutering Uitgewerkte profielen
Webinar VIVEL (zie volgende slide) Contractering
Modelcontracten voor alle types statuten Webinar Vivel (zie volgende slide)
Inplanning
VIVEL zal planningstool ter beschikking stellen, inclusief opleiding en helpdesk We integreren alles in ééngemaakt HR-ondersteuningspakket op
laatjevaccineren.be
Webinar VIVEL- Acerta
personeelsinzet vaccinatiecentra
Uitgangspunt: de juridische omkadering van de medische en paramedische bestaffing van de vaccinatiecentra
Doel van het webinar:
inzicht geven in:
de verschillende statuten (werknemer, zelfstandige, vrijwilliger…) waarin personeel kan worden aangeworven/ingezet
de types van overeenkomsten (en de bijhorende voorwaarden en
aandachtspunten) waarmee personeel kan worden aangeworven/ingezet inzicht geven in de toepasselijke loon- en arbeidsvoorwaarden
inzicht geven in sociaalrechtelijke verplichtingen (verzekeringen, Dimona- aangifte, sociale documenten…)
inzicht geven in de impact op de sociale rechten van de personeelsleden (bv.
pensioen)
Dinsdag 2 februari 12u30-14u
Verzekeringen
Verzekeringen
Vlaamse overheid zorgt voor
vrijwilligersverzekering voor medisch en niet-medisch personeel Beroepsaansprakelijksheidsverzekering (modaliteiten in onderzoek) Arbeidsongevallenverzekering (modaliteiten in onderzoek)
Belangrijk : brandverzekering infrastructuur zit in enveloppe infrastructuur Verzekering vaccins: dit wordt opgenomen centraal, nog in onderzoek
Samenwerking met
provinciale consortia
thuisverpleegkundigen
Algemene afspraken (1)
Verlenging bestaande samenwerking tussen AZG en provinciale consortia Cohortzorg thuisverpleegkundigen (TV)
Inplannen van TV in de vaccinatiecentra Provinciale consortia worden ondersteund
zodat ze provinciale aanspreekpunten kunnen inzetten Bemanning 0800-lijnen voor
dagelijkse/ad hoc vragen vanuit de vaccinatiecentra
vraagverheldering/verzamelen info en geven door aan provinciale coördinator Per provincie zeer ruime beschikbaarheid van thuisverpleegkundigen
+/- 1.000 beschikbare TV per provincie
Algemene afspraken (2)
Principe 47,25 € per uur In blokken van 4 of 8 u
Forfaitaire vergoeding alles inbegrepen
Geen toeslagen voor avond- of weekendwerk
Verplaatsing van thuis uit naar het vaccinatiecentrum en terug naar huis inbegrepen
Wel vergoeding voor verplaatsingen mobiel team indien gebruik wordt gemaakt van eigen wagen
PBM wordt voorzien door VC vanuit de Vlaamse Overheid
Tip: doe zeker in de opstart (voor de 1 à 2 vaccinatielijnen die dan nodig zijn) beroep op de dienstverlening provinciale consortia
Tip: ook voor stabiele basisplanning in het VC
Werking
Vraag voor inzet TV wordt door HR-manager gericht aan provinciaal aanspreekpunt
Provinciaal aanspreekpunt bezorgt HR-manager een basisset aan gegevens van alle in te plannen TV
Naam, RRnr? RIZIVnr, praktijk/organisatie waartoe deze TV behoort, contactgegevens, rekeningnummer …)
TV worden ingepland (zie planningssysteem)
Wekelijkse afstemming tussen provinciaal aanspreekpunt-HR-manager Kijken naar afgelopen week
Planning bekijken voor week die volgt
BELANGRIJK: éénmaal die bevestigd is, worden de uren aanzien als gepresteerd Verdere noden in de toekomst bespreken
Afhandeling betaling
Bevestigde prestaties worden op wekelijkse basis (zie wekelijks overleg) door HR- manager aan provinciaal consortium overgemaakt
Maandelijks worden uit het planningssysteem de lijsten met prestaties getrokken.
Op basis hiervan wordt betalingsvoorstel en aan de respectievelijke organisaties/praktijken/zelfstandige TV bezorgd
Respectievelijke organisaties/praktijken/zelfstandige TV bevestigen het betalingsvoorstel
HR-manager zorgt voor betaling
Contact
0800West-Vlaanderen: 0800 11 831 Oost-Vlaanderen: 0800 11 832 Antwerpen: 0800 11 833
Limburg: 0800 11 834
Vlaams-Brabant: 0800 11 835
Link naar gegevens provinciale aanspreekpunten:
https://www.nptv.be/wp-content/uploads/2020/12/Provinciale-coordinatoren- cohortzorg.pdf
Varia
Helpdesk
5 collega’s in opleiding
Via vaccinatiecentra@vlaanderen.be Per provincie
Antwerpen: Sara Schillemans Limburg: Elia Vanlooy
Oost-Vlaanderen: Jakob Merrie Vlaams-Brabant: Ariane Tavernier West-Vlaanderen: Eddy Merveillie FAQ is in opmaak
Reservelijst = prioritaire doelgroepen
Agendalijst van 2 à 3 weken verder Centraal aangeleverd
Overschot klaargemaakte spuiten = lokaal
Vrijwilligerswerk
Correctie info vorige webinar inzet vrijwilligers
Vorige week gemeld: 18u/week gedurende voldoende lange tijd Achterliggende bekommernis: optimaal inzetten van vaccins
Suggestie: vrijwilligers selecteren op basis van duidelijke engagement Nuttige info en modeldocumenten op:
https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/modeldocumenten/
https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/kosten-en-vergoedingen/
Helpdesk: info@vsvw.be
Laatjevaccineren.be
Lay-out pagina VC herschikt
Draaiboeken = wat aanbevolen wordt
Aanvullende info en checklist ter ondersteuning/inspiratie Veiligheid, afvalverwerking,…
Volgende week
Thuisvaccinatie
Proces wordt verder uitgewerkt Mijnburgerplatform
Tot slot
Aanmelden vaccinatiecentra die operationeel zijn -> via SP
Einde
Bedankt voor uw deelname
www.laatjevaccineren.be/covid-19/vaccinatie-covid-19- voor-professionals
U vindt alle info terug via
