Projectplan doorontwikkeling inkoopmodel
Regio IJsselland
Datum: 24 oktober 2019
Projectplan doorontwikkeling inkoopmodel Regio IJsselland Pagina 2 Inleiding
Dit projectplan is een opvolging van het besluit in het PfO op 18 september 2019, waarin de
contouren voor het door te ontwikkelen inkoopmodel zijn opgenomen. Hierin staat alle informatie om het huidige inkoopmodel verder door te ontwikkelen.
Opdracht
De opdracht voor de doorontwikkeling inkoopmodel:
- Het concretiseren van de contouren in uitvoeringsplannen welke op 1 mei 2020 zijn afgerond - De concrete contouren (uitvoeringsplannen) uitwerken in inkoopdocumenten (31 mei 2020) - Het uitvoeren van de inkoopprocedures welke op 31 december 2020 zijn afgerond
Het resultaat voor de doorontwikkeling inkoopmodel:
- Een doorontwikkeld inkoopmodel voor de gehele jeugdhulp (met uitzondering van het gedwongen kader) welke inwerking treedt op 1 januari 2021 waarbij de continuïteit voor jeugdigen wordt geborgd in een solide basis1.
- De transformatieopgaven uit de contourenschets zijn in nauwe samenwerking met de kwartiermaker transformatie geconcretiseerd en gepositioneerd binnen het inkoopmodel - Alle uitvoeringspartners hebben voldoende tijd gekregen en zijn alle handvatten geboden om
de voorbereidingen te treffen om per 1 januari 2021 conform het doorontwikkelde inkoopmodel de jeugdhulp uit te voeren.
De opdrachtgever is het bestuur van het RSJ IJsselland. De opdrachtnemer is het RSJ IJsselland in de persoon van Diana Hofsteenge. De opdrachtnemer heeft deze opdracht gedelegeerd naar de projectleider Jacky Wolters. De opdrachtnemer legt verantwoording af aan het bestuur conform de afspraken in de GR.
De projectleider is verantwoordelijk voor alles wat binnen de scope van dit project valt. De
projectmanager is verantwoordelijk voor de samenhang van dit project met de regio-agenda en de politieke/bestuurlijke processen rondom dit project.
1 De solide basis bestaat uit een structuur van toewijzen, bekostigen, administreren, verantwoorden en beheersen die nodig is om jeugdhulp binnen Regio IJsselland zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten.
Projectplan doorontwikkeling inkoopmodel Regio IJsselland Pagina 3 1. Projectstructuur
1.1 Inhoudelijke projectstructuur
Er zijn twee inhoudelijke resultaten opgenomen in de opdrachtformulering. De eerste is het concretiseren en borgen van een solide basis van toewijzen, bekostigen,
administreren/verantwoorden en beheren. De tweede is het concretiseren en positioneren van de transformatieopgaven zoals opgenomen in de contourenschets. Beide worden nader toegelicht.
1.1.1 Solide basis
Het project doorontwikkeling inkoopmodel omvat drie deelprojecten welke worden begeleid door deelprojectleiders Esther van den Broeke en Wouter Kwakman. Overkoepelend verantwoordelijke projectleider is Jacky Wolters in nauwe samenwerking met de projectmanager. In onderstaande kaders is de inhoud van de drie deelprojecten beknopt weergegeven.
Deelproject 1: Ambulante Jeugdhulp
Toelichting: Het totaal aan ambulante voorzieningen zoals individuele ondersteuning, groepsondersteuning en logeren
Deelprojectleider: Wouter Kwakman Deelproject 2: Wonen
Toelichting: Het totaal aan alle woonvoorzieningen (zonder behandeling) zoals pleegzorg, gezinshuizen en verblijf in een instelling
Deelprojectleider: Esther van den Broeke
Deelproject 3: Hoog Specialistisch Weinig Voorkomend (HSWV)
Toelichting: Het totaal aan jeugdhulpvoorzieningen voor zeer complexe hulpvragen waarbij verblijf en behandeling tezamen nodig is om de juiste ondersteuning te bieden zoals Jeugdzorg plus, Intensive Home Treatment (IHT) en
driemilieuvoorzieningen Deelprojectleider: Wouter Kwakman 1.1.2 Transformatieopgaven
Naast de drie deelprojecten waarbinnen een nadere uitwerking plaatsvindt van het inkoopmodel zijn in de contourenschets ook transformatieopgaven vastgesteld. Deze transformatieopgaven bevinden zich in de individuele deelprojecten, maar ook in de samenhang tussen de deelprojecten. Denk bijvoorbeeld aan de transformatie om van HSWV terug te stromen naar ambulante jeugdhulp of naar een duurzame woonplek (afschalen). Transformatie zit ook binnen het deelproject HSWV. De beweging naar ambulante hulpverlening wordt daarin gestimuleerd. In onderstaande afbeelding is de transformatie terug te vinden in de individuele deelprojecten maar ook in de verbinding tussen de deelprojecten. Een volledig overzicht van de transformatieopgaven is opgenomen in de
projectplanning.
HSWV
Wonen Ambulant
Samenhang
Projectplan doorontwikkeling inkoopmodel Regio IJsselland Pagina 4 1.2 Procesmatige projectstructuur
Om de contouren verder uit te werken in concrete uitvoeringsplannen en deze uitvoeringsplannen om te zetten naar een inkoopprocedure met de bijbehorende inkoopdocumenten is een stevige
projectstructuur nodig. Zaken als uitwerken van de contouren, projectmanagement, samenhang en besluitvorming moeten naadloos op elkaar aansluiten om de deadline van 1 januari 2021 te halen.
In onderstaand organogram is de projectstructuur weergegeven. Elk onderdeel wordt nader toegelicht.
1.2.1 Projectmanagement inkoopmodel
Het projectmanagement kent drie teams die elk hun eigen verantwoordelijkheid hebben. De drie teams zijn hieronder nader uitgewerkt
Projectteam Doorontwikkeling Inkoop
Toelichting: De eerste is het projectteam. Het projectteam is de schakel met de politiek, het besluitvormingsproces en de rest van de organisatie van RSJ IJsselland zoals de structurele werkgroepen en andere projecten. Het projectteam is procesmatig en politiek/bestuurlijk verantwoordelijk voor het project. Het projectteam coördineert en acteert op signalen vanuit de politiek, de regio of vanuit het project (bottom up/top down) en geeft zo nodig opdrachten/kaders af aan het ontwerpteam.
Opdracht: Zorg dragen voor de samenhang tussen het project en het RSJ IJsselland en de politieke/bestuurlijke processen en het borgen van een definitief besluit op het ontwerp van de contouren op 1 mei 2020 en op de inkoopdossiers op 1 juli 2020.
Deelnemers: Projectmananger (trekker projectteam) (RSJ) Jacky Wolters (trekker ontwerpteam) (RSJ) Diana Hofsteenge (regiomanager) (RSJ)
Lidi Kievit (kwartiermaker) (RSJ)
Beleid AO Manager
Frequentie: 3-wekelijks per 1 november 2019, en 4-wekelijks per juni 2020
Projectplan doorontwikkeling inkoopmodel Regio IJsselland Pagina 5 Ontwerpteam
Toelichting: De tweede is het ontwerpteam. Het ontwerpteam heeft de eindverantwoordelijkheid over de integrale inhoud van het project. Het ontwerpteam is multidisciplinair en coördineert het project, borgt de samenhang tussen de deelprojecten en schrijft de uitvoeringsplannen en maakt de uitvoeringsplannen op inhoud gereed voor
besluitvorming. Dit omhelst zowel de solide basis als de transformatieopgaven binnen de contourenschets.
Opdracht: Het uitwerken van de solide basis van het inkoopmodel en positionering van de transformatieopgaven binnen de contourenschets in de vorm van uitvoeringsplannen op 1 mei 2020.
Deelnemers: Jacky Wolters (trekker ontwerpteam) (RSJ) Esther van den Broeke (deelprojectleider) (RSJ) Wouter Kwakman (deelprojectleider) (RSJ) Haaye Tiggelaar (contractmanager) (RSJ) Backoffice
Toegang Financiën
Frequentie: 3-wekelijks na start Inkoopteam
Toelichting: De derde is het inkoopteam. Het inkoopteam komt in beeld wanneer de ontwerpfase is afgerond en daarmee de contouren zijn geconcretiseerd in uitvoeringsplannen. Het inkoopteam vormt de inkoopdossiers waarin de uitvoeringsplannen zijn vastgelegd in contracten en voert het bijbehorende inkooptraject uit. Het inkoopteam is ook
verantwoordelijk voor het bepalen van de inkoopstrategie voor alle deelprojecten.
Opdracht: De uitvoeringsplannen omzetten naar inkoopdossiers inclusief bijbehorende inkoopstrategie op 1 juni 2020 en het uitvoeren van de inkoopprocedure van 1 juli 2020 tot 1 januari 2021
Deelnemers: Jacky Wolters (trekker inkoopteam) (RSJ) Esther van den Broeke (deelprojectleider) (RSJ) Wouter Kwakman (deelprojectleider) (RSJ) Theo Heegsma (juridisch adviseur) (RSJ) Haaye Tiggelaar (contractmanager) (RSJ) Frequentie: 3-wekelijks vanaf januari 2020
1.2.2 Klankbordgroepen
De klankbordgroepen geven allen een advies af op onderstaande onderdelen.
- Transformatie - Toewijzen - Bekostigen
- Administreren/verantwoorden - Beheersen
Alle klankbordgroepen krijgen de opdracht het ontwerpteam te voorzien van informatie en feedback op de uitvoeringsplannen. Voor de klankbordgroepen toewijzen en bekostiging is per deelproject een aparte werkgroep omdat de uitwerking van het uitvoeringsplan verschilt per deelproject en er andere deelnemers nodig zijn. In het geval van de klankbordgroepen beheersen en
administreren/verantwoorden is de opdracht voor alle drie de deelprojecten nagenoeg hetzelfde waardoor het onnodig is om de klankbordgroepen verder uit te splitsen per deelproject. In de klankbordgroep transformatie wordt een veelvoud aan (transformatie)opdrachten besproken. De reden om deze klankbordgroep niet verder uit te splitsen is dat de transformatieopgaven binnen de contourenschets als één samenhangend geheel moeten worden ontworpen om de effectiviteit van de verschillende transformatieopgaven te optimaliseren.
Projectplan doorontwikkeling inkoopmodel Regio IJsselland Pagina 6 Voor de klankbordgroepen wordt rekening gehouden met onderstaande voorwaarden.
- De klankbordgroep is multidisciplinair opgezet en waar mogelijk en nuttig wordt een afvaardiging van aanbieders betrokken binnen de klankbordgroep.
- Waar mogelijk wordt de inwoner onderdeel van de klankbordgroep of wordt de inwoner afzonderlijk geconsulteerd.
- Elke deelnemer van de klankbordgroep neemt deel vanuit het regionaal belang voor alle inwoners.
- De klankbordgroep draagt zorg voor een advies welke is afgestemd met alle uitvoeringspartners die impact ervaren van het advies. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van breed toegankelijke bijeenkomsten voor aanbieders, toegangen en/of derde verwijzers.
- De frequentie van overleg verschilt per klankbordgroep Klankbordgroep transformatie
Toelichting: De klankbordgroep transformatie ondersteunt bij de uitwerking van de
transformatieopgaven zoals opgenomen in de contourenschets. De klankbordgroep stelt hiermee voor de transformatieopgaven het wat vast. Het hoe wordt verder uitgewerkt in de andere klankbordgroepen. Daarbij is het van belang om tijdens de ontwerpfase nauw samen te werken met de kwartiermaker transformatie omdat het project doorontwikkeling inkoopmodel onderdeel is van de transformatieagenda.
Opdracht: Adviseren over de transformatieopgaven zoals opgesteld in de contourenschets en verbinding houden met de kwartiermaker transformatie.
Deelnemers: - Kwartiermaker - Deelprojectleiders - Beleid
- Manager
Klankbordgroep toewijzen
Toelichting: Alle drie de deelprojecten behoeven een uitwerking van de toewijzing van de
ondersteuning. De klankbordgroep toewijzen zal op basis van casusbesprekingen tot een advies komen hoe de toewijzing voor de Ambulante Jeugdhulp, Wonen en HSWV moet verlopen. De klankbordgroep toewijzen adviseert over het toewijzen door gemeentelijke toegang en derde verwijzers zoals huisartsen en gecertificeerde instellingen.
Opdracht: Advies geven over de toewijzingsmethodiek voor alle verwijzers en voor alle drie de deelprojecten met inachtneming van zoveel mogelijk uniformiteit en het effect en de impact hiervan vaststellen.
Deelnemers: - Deelprojectleiders
- Toegang
- Aanbieders
- Inwoners (incidenteel) - Backoffice
Klankbordgroep bekostigen
Toelichting: De klankbordgroep bekostiging adviseert over de inspanningsgerichte bekostiging voor Ambulante Jeugdhulp en Wonen. Voor HSWV wordt de bekostigingsvorm ook uitgewerkt. Het tweede advies is om de bekostiging te voorzien van tarieven. Tarieven dienen maatschappelijk aanvaardbaar te zijn en balanceren hiermee op het
spanningsveld tussen de financiële situatie van gemeenten en aanbieders.
Opdracht: Het adviseren over de bekostigingsvormen, maatschappelijk aanvaardbare tarieven en het effect en de impact hiervan vaststellen
Deelnemers: - Deelprojectleiders - Financiën
- Backoffice - Beleid
- Externe adviseur
Projectplan doorontwikkeling inkoopmodel Regio IJsselland Pagina 7 Klankbordgroep administreren/verantwoorden
Toelichting: Er is gekozen voor inspanningsgerichte bekostiging. De backoffice dient de uitwerking van de bekostiging en het voorzieningenboek te borgen in processen en systemen. De klankbordgroep administreren/verantwoorden zal door de uitwerking van de bekostiging en het voorzieningenboek wat later in het proces worden opgestart.
Opdracht: Het borgen van het doorontwikkelde inkoopmodel in processen en systemen en het effect en de impact hiervan vaststellen en het evalueren en zo nodig borgen van de uitkomsten uit de schrapdagen.
Deelnemers: - Deelprojectleiders - Backoffice medewerkers
- Frontoffice medewerkers (administratie voor toegangen) - Aanbieders
Klankbordgroep beheersen
Toelichting: De contourenschets omvat ook uitspraken over het beheersen van continuïteit, kwaliteit en kosten van jeugdhulp. De klankbordgroep beheersen adviseert over het beheersen van het inkoopmodel en houdt hier specifiek aandacht voor de regionale en lokale verantwoordelijkheden. Het uitvoeringsplan beheersen omvat een totaal beheersplan met daarin de processen, systemen, voorwaarden en taken en verantwoordelijkheden die nodig zijn om meer grip te krijgen op de jeugdhulp.
Opdracht: Het adviseren over beheersprocessen, systemen, voorwaarden en taken en verantwoordelijkheden in een beheersplan en het effect en de impact hiervan vaststellen.
Deelnemers: - Deelprojectleiders - Toegang
- contractmanagement - Beleid
- Inwoners (incidenteel) - Aanbieders (incidenteel)
1.3 Aandachtspunten projectstructuur
Om bovenstaand projectstructuur succesvol toe te passen is het van belang om een aantal aandachtspunten in ogenschouw te nemen.
Afvaardiging en draagvlak
De klankbordgroepen worden gevormd door een afvaardiging vanuit verschillende gremia. Om verantwoordelijkheid voor draagvlak niet volledig bij de afvaardiging neer te leggen is het van belang dat het ontwerpteam vaststelt in welke mate en wanneer breed toegankelijke bijeenkomsten worden ingezet om draagvlak te borgen en vraagstukken voor te leggen.
Inhoud versus consensus
De klankbordgroepen hebben als hoofddoel om te adviseren over een zo effectief en efficiënt mogelijke inrichting van het inkoopmodel. De klankbordgroepen hebben expliciet niet als doel om consensus te bewerkstelligen tussen gemeenten onderling, aanbieders onderling en tussen beide. De nadrukkelijke opdracht aan alle deelnemers van de werkgroepen is om vanuit een regionaal
perspectief deel te nemen en niet vanuit eigen belang.
Tijdige communicatie
Het project kent een strakke planning en een grote mate aan politiek/bestuurlijke sensitiviteit. Door het ontwerpteam in samenwerking met de klankbordgroepen worden de contouren verder uitgewerkt wat leidt tot politiek/strategische vraagstukken. Maar ook vanuit bestuurders en/of managers zullen strategische vraagstukken ontpoppen. Al deze onderdelen dienen tijdig te worden gecommuniceerd.
De aanvliegroute van een dergelijk vraagstuk bepaalt momenteel wie hierin een coördinerende rol neemt om het vraagstuk op te pakken. Het is van belang dat deze coördinerende rol wordt belegd bij één van de gremia uit het organogram.
Projectplan doorontwikkeling inkoopmodel Regio IJsselland Pagina 8 Ontwikkelingen buiten de projectstructuur
De huidige werkgroepenstructuur wordt aangepast. De werkgroepen Backoffice, Toegang en
Financien blijven doorgang vinden daar deze gaan over de huidige contractering (going concern). De overige werkgroepen worden per 1 november 2019 opgeheven.
Alle informatie die wordt opgehaald of wordt gebracht dient op voorhand besproken en gecoördineerd te worden door het ontwerpteam en projectteam.
2. Project aanpak
Hier wordt de aanpak van het gehele project doorontwikkeling inkoopmodel beschreven.
2.1 Project aanpak
Hieronder is de aanpak op hoofdlijnen beschreven.
1. Opdrachtbepaling en kaders stellen
a. Definitie bepalen om vast te stellen wanneer er sprake is van ondersteuning die hoort bij het deelproject
b. Voorzieningenboek bepalen om vast te stellen welke voorzieningen worden geleverd binnen het deelproject
c. Zorginfrastructuur bepalen om vast te stellen welke aanbieders behoren tot het deelproject
d. Vaststellen van de bestuurlijke vraagstukken per deelproject e. Rekening houden met de uitkomsten van de schrapdagen 2. (Data)onderzoek
a. Omvang binnen dit deelproject bepalen.
b. Vaststellen van trends en ontwikkelingen binnen het deelproject.
c. Ervaringen ophalen uit andere regiogemeenten 3. Concretisering transformatie
a. Vaststellen op welke manier en in welke mate de doorontwikkeling van het deelproject rekening moet houden met de concretisering van de transformatie 4. Concretisering inkoopmodel
a. Het contouren dienen vertaald te worden naar een concreet beeld van het inkoopmodel. Dit omvat de onderdelen:
i. Toewijzen ii. Bekostigen
iii. Administreren/verantwoorden iv. Beheersen
5. Effect en impact
a. Met een concretisering van de transformatie en het inkoopmodel dienen (ten dele) het effect en impact worden vastgesteld op de onderdelen:
i. Bestuurlijke doelstellingen
ii. Werkprocessen van gemeenten, RSJ IJsselland en aanbieders
b. Met een concretisering van de transformatie en het inkoopmodel dienen zaken als (bij)scholing, opstellen handleidingen en aanpassing huidige systemen te worden uitgevoerd
6. Inkoop
a. Per deelproject dient de inkoopstrategie en inkoopprocedure te worden vastgesteld.
b. Alle bovengenoemde onderdelen dienen omgevormd te worden naar een contract en alle overige inkoopdocumenten
c. Uitvoeren van het inkooptraject
Projectplan doorontwikkeling inkoopmodel Regio IJsselland Pagina 9 2.2 Projectplanning en besluitvorming
In onderstaand schema is een totaaloverzicht van de bestuurlijke vraagstukken opgenomen en wanneer deze ter besluitvorming worden voorgelegd.
Bestuurlijk vraagstuk Projectonderdeel Datum
Uniform werken en integrale bekostiging Ambulante Jeugdhulp Januari 2020 Uniform werken en zorg zo dichtbij mogelijk HSWV Januari 2020
Uniform werken en matched care Wonen Januari 2020
Definitieve werkwijze toegang Ambulante Jeugdhulp April 2020 Vaststellen definitieve werkwijze toegangen, de heldere
contouren en de haalbaarheid van HSWV
HSWV April 2020
Vaststellen definitieve werkwijze toegangen, de heldere contouren en de haalbaarheid van Wonen
Wonen April 2020
Vaststellen impact en effect bekostiging Ambulante Jeugdhulp Mei 2020
Vaststellen impact en effecten HSWV Mei 2020
Vaststellen impact en effecten bekostiging Wonen Mei 2020 Vaststellen definitief inrichtingsplan Administreren en
beheersen
Mei 2020
2.3 Politiek bestuurlijke afstemming
De besluitvorming verloopt via de processen en structuren zoals beschreven in de GR RSJ IJsselland.
Politieke afstemming met bestuurders dient voorafgaand aan het PfO plaats te vinden. Afstemming met de bestuurders kan in de vorm van ontbijtsessies/ extra informatiebijeenkomsten.
Afstemming hierover met de Bestuurlijk trekkers en ook hun rol in dit afstemmingsproces. Inhoudelijk wordt e.e.a. voorbereid in het Projectteam Doorontwikkeling Inkoop onder coördinatie van de
projectmanager.
2.4 Hoe om te gaan met aanbieders
Het uitgangspunt vanuit het PfO is dat aanbieders nauw betrokken worden bij de doorontwikkeling van inkoop. Aan de aanbieders wordt gevraagd om actief te participeren in de diverse
klankbordgroepen én om met alternatieve oplossingen te komen om de contouren met minder administratieve lasten vorm te geven. Voorwaarde vanuit de regio hierbij is dat dit een breed gedragen en coherent voorstel moet zijn vanuit aanbieders én gemeenten.
In het projectteam Doorontwikkeling Inkoop wordt afgestemd hoe om te gaan met de betrokkenheid van de aanbieders de komende periode.
3. Risico en alternatieve scenario’s
In het projectplan wordt expliciet aandacht gevraagd voor capaciteit om (bestuurlijke) thema’s en contouren uit te werken. Indien onvoldoende capaciteit wordt vrijgemaakt dan is het risico van onvoldoende draagvlak en niet tijdige oplevering van resultaten.
Voor de overige analyse van de risico’s is het op dit moment nog te prematuur om een goede inschatting te maken. Afhankelijk van de uitwerking van de diverse vraagstukken (zie
contourenschets en projectplanning) kan worden ingeschat welke risico’s er optreden en welke eventuele alternatieve scenario’s daar op ingezet kunnen worden.
In maart 2020 is er meer zicht op het gelopen proces en kan een risicoanalyse opgeleverd worden met bijbehorende alternatieve scenario’s.
