Doel van de functie
Plannen, organiseren, controleren en coördineren van de activiteiten van de cluster inwoners en vrije tijd, in nauwe samenwerking met de clustermanager
teneinde de cluster inwoners & vrije tijd verder te ontwikkelen en uit te bouwen en de korte en lange termijn doelstellingen en objectieven te realiseren
Context
De beleidscoördinator inwoners en vrije tijd ondersteunt de clustermanager bij de uitbouw van de dienst burgerzaken, de dienst samen leven, de dienst sociale zaken en de vrijetijdsdiensten (cultuur, bibliotheek, sport).
Hij/zij functioneert als rechterhand van de clustermanager inwoners & vrije tijd en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden.
Een aantal taken van de clustermanager worden gedelegeerd naar de beleidscoördinator.
Tijdens haar afwezigheid functioneert hij/zij als vervanger/aanspreekpunt voor de interne en externe klanten.
De beleidscoördinator inwoners & vrije tijd zal hoofdzakelijk volgende specifieke opdrachten uitvoeren:
- de coördinatie van voornamelijk transversale projecten binnen de cluster.
- algemene coördinatie van alle belevingsactiviteiten (cultuur, sport, bibliotheek, Huis van het Kind, jeugd,…) van de cluster.
- specifiek coördineren van de cultuurwerking binnen de gemeente.
- aansturen van de back -en frontoffice dienst vrije tijd.
- facilitator van het lokaal verenigingsleven in Liedekerke.
- beleidsvoorbereidend werk voor de verschillende domeinen binnen de cluster.
De beleidscoördinator inwoners & vrije tijd rapporteert rechtstreeks aan de clustermanager inwoners & vrije tijd.
Hij/zij werkt binnen de beleidsdoelstellingen van het lokaal bestuur en de cluster inwoners & vrije tijd in het bijzonder.
Rollenorganogram
De cluster inwoners & vrije tijd omvat de dienst burgerzaken, dienst sociale zaken, dienst samen leven & dienst vrije tijd (Evenementen/Cultuur, Sport, Bibliotheek) De beleidscoördinator inwoners & vrije tijd werkt nauw samen met de clustermanager inwoners & vrije tijd en de diensthoofden en coördinatoren van de verschillende diensten.
Clustermanager Inwoners & Vrije
Tijd
Burgerzaken Sociale Zaken Samen Leven Vrije Tijd
Beleidscoördinator Inwoners en Vrije
Tijd
Resultaatsgebieden
Wat Resultaat Voorbeeldactiviteiten
1. Lid van clusteroverleg Als lid van het
clusteroverleg, input leveren aan de strategie en het beleid, bijdragen aan de richtingbepaling en
organisatie van de cluster inwoners & vrije tijd
met het oog op het strategisch beleid van de cluster inwoners & vrije tijd mee vorm te geven &
de optimale werking, financiering en
implementatie ervan mee te faciliteren.
✓ Input voor strategie en beleid leveren.
✓ Actief volgen van en anticiperen op maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen met betrekking tot de verschillende beleidsdomeinen van de cluster.
✓ Beleidsvoorbereiding.
✓ Verantwoordelijk voor transversale projecten binnen de cluster.
✓ Ondersteuning bieden bij diverse projecten en werkgroepen.
✓ Input, feedback, advies en ondersteuning aan collega’s.
✓ Input geven in en mee opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het meerjarenplan.
✓ Actief participeren aan clusteroverleg en respecteren van gemaakte afspraken.
✓ ….
2. Beleidsvoorbereidend werk Ondersteuning bieden bij
het opstellen van beleidsplannen en gerelateerde budgetten, binnen de afgesproken regels en procedures
met het oog op een duidelijk kader en richting te scheppen waarbinnen de expertise gerelateerde werking kan worden gebudgetteerd, gepland en uitgevoerd.
✓ Uitvoeren van beleidsvoorbereidend werk.
✓ Voorstellen doen van projecten aan de clustermanager voor het jaaractieplan, het meerjarenbeleidsplan, de optimalisatie van de werking van de cluster.
✓ Inschatten budgettaire consequentie van bepaalde doelstellingen en acties.
✓ Opstellen en opvolgen van actie- en beleidsplannen.
✓ …
3. Beleidsuitvoering Vertalen van
beleidsplannen naar concrete operationele doelstellingen of projecten
met het oog op het creëren van een kader en een duidelijke houvast waarbinnen de objectieven kunnen worden behaald en opgevolgd.
✓ Opstellen, formuleren en opvolgen van concrete doelstellingen voor de verschillende diensten.
✓ Opstarten, voorbereiden, plannen, organiseren en opvolgen van transversale projecten rekening houdend met de prioriteiten, verwachtingen, timing en kwaliteit.
✓ Medewerkers ondersteunen bij uitvoeren van operationele taken en het bereiken van bepaalde doelstellingen.
✓ Het functioneren als sparringpartner voor clustermanager.
✓ …
4. Plannen, organiseren, promoten en coördineren Plannen, organiseren,
promoten en coördineren activiteiten
met het oog op de doelstellingen binnen het beleidsplan te realiseren binnen het vooropgestelde tijdskader en budget.
✓ Ontwikkelen van een kwalitatief aanbod van activiteiten.
✓ Uitbouwen van diverse kwalitatieve samenwerkingen.
✓ Opstellen van een realistische en attractieve jaarplanning.
✓ Ontwikkelen van marketing- en promotie concepten en acties.
✓ …
5. Ontwikkelen en implementeren van procedures, werkprocessen, tools en instrumenten Ontwikkelen, laten
valideren, implementeren, aanpassen en optimaliseren van procedures,
werkprocessen, tools en instrumenten m.b.t. de eigen dienstverlening
met het oog op een optimale
ondersteuning aan de teamleden te bieden zodat ze op een effectieve en efficiënte wijze de taken kunnen uitvoeren en beheren.
✓ Ontwikkelen, implementeren, opvolgen en optimaliseren van procedures en werkafspraken.
✓ In samenwerking met IT informatiseren van administratieve processen.
✓ Het formuleren van verbeteringsvoorstellen om de kwaliteit en effectiviteit van werkprocessen, tools en instrumenten te verhogen.
✓ ...
Proactief opvolgen, analyseren en creëren van subsidiemogelijkheden en effectief beheren van subsidiedossiers
met het oog op de werking maximaal te ondersteunen en in lijn met het beleidsplan uit te bouwen vanuit eenmalige of structurele subsidies.
✓ Opvolgen en analyseren van de subsidiemogelijkheden op lokaal en bovenlokaal niveau in samenwerking met clustermanager.
✓ Beheren van lopende subsidiedossiers.
✓ …
7. People management Leiden, coachen en motiveren van
medewerkers die al dan niet rechtstreeks onder hem/haar ressorteren
met het oog op te beschikken over de juiste competenties en een optimaal werkklimaat om de korte en lange
termijndoelstellingen te behalen.
✓ Leiden, coachen, motiveren, optimaal inzetten en sensibiliseren van medewerkers.
✓ Opmaken van werkplanningen.
✓ Organiseren en aansturen van operationeel overleg.
✓ Toepassen van de principes en procedures van HR.
✓ Personeels- en vormingsbehoeften in kaart brengen, objectiveren en opvolgen.
✓ Op regelmatige basis feedback-, functionerings- en evaluatiegesprekken voeren met de medewerkers die rechtstreeks aan hem/haar rapporteren.
✓ Inzetten op verbinding tussen de verschillende diensten en hun medewerkers.
✓ …
8. Rapporteren Rapporteren aan de
clusterverantwoordelijke en interne klanten binnen de vooropgestelde timing en vorm
met het oog op inzicht te geven in de werking van de dienst en beslissingen op
clusterniveau optimaal te ondersteunen.
✓ Input leveren voor beslissingen.
✓ Regelmatig rapporteren aan clustermanager over de voortgang en resultaten van projecten en de algemene werking (voortgangsrapportage).
✓ Opmaak verantwoordingsrapporten.
✓ Afwijkingen van timing of kwaliteit tijdig aangeven.
✓ …
9. Communicatie doorstroom De doorstroom van
informatie top-down en bottom-up verzorgen
met het oog op te verzekeren dat bestuurs- en beleidsbeslissingen vertaald worden naar het werkterrein en het bestuur en de beleidsmakers inzicht hebben in wat er leeft op het terrein.
✓ Informeren van clusterverantwoordelijke van wat er leeft op het terrein.
✓ Doorgeven en vertalen van bestuurs- en beleidsbeslissingen naar het werkterrein
✓ Organiseren van informatiesessies.
✓ Informeren van collega’s over de strategische doelen, veranderingsprojecten, enz.
✓ Verzekeren van effectieve top-down en bottom-up communicatie.
✓ Zorgen voor de informatie doorstroom naar de dienst communicatie (intranet, info voor website, jaarverslag, pers, ...).
✓ …
10. Managen van relaties Initiëren, onderhouden en uitbouwen van een netwerk van relaties met relevante interne en externe partijen
met het oog op voeling te houden met wat er leeft bij lokale en bovenlokale spelers, vruchtbare werkrelaties te verzekeren en de dienst intern en extern te positioneren.
✓ Zichtbaar en aanspreekbaar zijn voor de verschillende doelgroepen.
✓ Contacten onderhouden met collega’s, verenigingen en andere overheidsinstanties.
✓ De cluster/clustermanager vertegenwoordigen in contacten met verenigingen en andere overheidsinstanties.
✓ De cluster /clustermanager vertegenwoordigen in werkgroepen, ...
✓ Opzetten van samenwerkingsrelaties en –projecten met partners binnen de sector die tot kwaliteitsverbetering/meerwaarde kunnen leiden op gemeentelijk niveau.
✓ Uitbouwen van een netwerk om informatie efficiënt te verzamelen en te verspreiden.
✓ …
Up-to-date houden, uitbouwen en delen van kennis en knowhow
met het oog op te kunnen blijven inspelen op trends en evoluties in de sector.
✓ Deelnemen aan vormingen en studiebezoeken relevant voor de functie.
✓ Geven van opleidingen.
✓ Lezen van vakliteratuur.
✓ …
