september 2020

(1)

2020

22 september 2020

(2)

(3)

Inhoudsopgave

Inleiding ... 5

PROGRAMMA’S ... 9

Programma Werk, Inkomen en Zorg ... 11

Programma ICT / Informatievoorziening ... 19

Programma P&O / Salarisadminstratie ... 23

Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien ... 27

PARAGRAFEN ... 31

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. ... 33

Bijlage Verdeling per deelnemer ... 39

(4)

(5)

Inleiding

Voor u ligt de bestuursrapportage over de realisatie van de in de begroting 2020 opgenomen (beleids)uitgangspunten en doelstellingen. Daarbij krijgt u inzicht in de financiële situatie van de GR en vertaling van besluiten die al in een eerder stadium door uw bestuur zijn genomen. De specifieke extra taak aan de GR vanwege de Tozo-regeling voor zelfstandige ondernemers is opgenomen in een separate rapportage om duidelijk inzicht te geven in de verschillende financiële stromen.

Afgelopen periode kan wellicht worden omschreven als een van de meest hectische perioden in het ontstaan van de GR. In januari heeft er een “overdracht” plaats gevonden van alle financiële basis/control processen en ondersteuning van de P&C cyclus vanuit gemeente Reimerswaal naar 2 nieuwe financiële GR- medewerkers. In februari ben ik als nieuwe directeur gestart binnen de GR en na mijn 1e kennismakingronde werden we half maart geconfronteerd met een wereldwijde pandemie van het Coronavirus. Vervolgens moest afdeling WIZ met de nodige flexibiliteit nieuwe processen opzetten en inrichten om 1689 aanvragen van zelfstandige ondernemers (ZZp-ers) in de Bevelanden te voorzien van middelen voor hun levensonderhoud en leningen voor bedrijfskapitaal om de crisisperiode door te komen.

Ook tijdens deze periode was er vanuit gemeenten een grote behoefte om thuiswerken volledig te faciliteren en te voorzien van digitale vergaderfaciliteiten. Dit alles is ook met de nodige inzet in korte tijd gerealiseerd.

Naast al deze bijzondere gebeurtenissen is ook de “winkel opengebleven”. Snel na de start van de Corona crisis zijn alle reguliere werkzaamheden binnen de GR weer doorgegaan behalve de afspraken (fysiek) met cliënten WIZ, werkgevers en huisbezoeken. Vanaf juli is de afdeling WIZ weer gestart met huisbezoeken en zijn de ontvangstruimten op kantoor “corona proof” ingericht om cliënten te kunnen ontvangen. Binnen P&O is de dienstverlening doorgegaan en zijn er ondanks de situatie stappen gezet op de samenwerking binnen P&O en de aanbesteding van het nieuwe Personeelssysteem.

Naast alle werkzaamheden is er ook een start gemaakt met een nieuw huisvestingsconcept GR voor de komende jaren en heeft ook de Corona crisis gezorgd voor een moment van reflectie op thuiswerken als mogelijke optie voor de toekomst. Deze ervaringen vormen dan ook de basis van het nieuw te ontwikkelen huisvestingsconcept voor GR de Bevelanden.

In de eerste helft van 2020 is er een digitale bijeenkomst geweest met de klankbordgroep-leden van de verschillende raden en zijn de jaarstukken GR 2019 en programmabegroting GR 2021-2024 besproken in twee digitale (ZOOM) brede raadsbijeenkomsten. Naast deze stukken vanuit de P&C cyclus is er ook op digitale interactieve manier input gevraagd aan alle digitaal aanwezige raadsleden als start voor de op te stellen kadernota Armoede en Schulden 2021-2024.

Resultaat en analyse Bestuursrapportage

Het totale resultaat van deze Bestuursrapportage bedraagt € 176.000.

(6)

Zoals te doen gebruikelijk heeft een analyse van het hierboven genoemde resultaat plaatsgevonden.

Hieronder treft u daarvan een overzicht aan:

• Uitbreiding ICT-software licenties. + 134.000

• Bevelandse Academie (E-learning) + 42.000

Resultaat Bestuursrapportage + 176.000

Bedragen zijn op € 1.000 afgerond.

Uitbreiding ICT-software licenties.

In verschillende deelnemersoverleggen ICT is de behoefte aangegeven voor uitbreiding van verschillende software licenties dan wel aanschaf van nieuwe software. Uitgangspunt hierbij is, dat de individuele deelnemers binnen de eigen organisatie onderzoek verrichten of het benodigde naar de GR over te hevelen budget al beschikbaar is, of aanvullende kredietverstrekking binnen de eigen organisatie noodzakelijk is.

Deze beoordeling vindt primair plaats binnen de eigen gemeentelijke organisatie. In september 2020 zal er een meerjarenoverzicht uitbreiding software licenties en kosten (2021-2024) worden besproken in het dagelijks bestuur van de GR. De verwerking van de huidige besluiten in het deelnemersoverleg en de daarmee gepaard gaande gevolgen voor de begroting 2020 vinden via deze rapportage plaats. De kosten zijn €134.000 voor 2020 en € 196.000 van 2021 en verder.

Bevelandse Academie (e-Learning)

Vanaf begin 2020 heeft de GR aan gemeenten en GR zelf “de Bevelandse Academie” (e-leaning) ontsloten.

Hiermee kunnen de ambtenaren een breed scala aan cursussen digitaal volgen. Hierdoor hoeven geen dienstreizen meer gemaakt te worden. Daarnaast ontstaat er uniformiteit in het digitale opleidingsaanbod en is er een gezamenlijk platform voor de toekomst. Onderwerpen die in de cursussen aanbod komen zijn onder meer privacy, integriteit, gemeentefinanciën, maar ook excel en persoonlijke ontwikkeling. De structurele kosten voor de academie zijn in totaal € 42.000 per jaar (voor de deelnemers). Voordat de e- learning is opgezet, is in het deelnemersoverleg en Regiegroep afstemming gezocht. Hierbij is aangegeven dat binnen de gemeentelijke begroting dekking aanwezig is hiervoor.

Overigens is een nadere toelichting op de diverse posten die tot dit resultaat leiden opgenomen in de desbetreffende programma’s in deze rapportage.

Het hierboven genoemde resultaat wordt opgenomen in de 3e begrotingswijziging 2020, die tegelijkertijd met deze Bestuursrapportage wordt voorgelegd.

Structurele doorwerking

Een aantal in deze Bestuursrapportage opgenomen kostencomponenten heeft een structurele doorwerking naar de Begroting 2021 en volgende jaren. Ook de desbetreffende posten worden gelijktijdig met deze Bestuursrapportage separaat in een 1e begrotingswijziging 2021 voorgelegd.

P.M.C. van den Beemt Directeur GR De Bevelanden

(7)

Leeswijzer

In de hiernavolgende programma’s zijn de W-vragen “Wat wilden we bereiken?” en “Wat waren onze voornemens?” opgenomen. Ook treft u waar mogelijk “Indicatoren” aan. In sommige gevallen kan het voorkomen dat de teksten gedateerd overkomen. De teksten bij deze onderdelen zijn afkomstig uit de vastgestelde programmabegroting 2020 van de GR. Deze teksten hebben een statisch karakter, zodat u bij het onderdeel ‘Realisatie’ kan toetsen of aan de oorspronkelijke W-vragen en indicatoren is voldaan.

In de aanbiedingsbrief heeft u een opsomming van “de grote posten” aangetroffen die het resultaat van deze Bestuursrapportage bepalen. Vervolgens wordt per programma een toelichting gegeven op de resultaten van de Programma’s en tenslotte wordt een doorrekening gemaakt van de gehele Bestuursrapportage 2020 en gaan de verdeelsleutels een rol spelen. Dit houdt in dat, als voorbeeld, het resultaat van het programma ICT volgens de geldende vastgestelde verdeelsleutels wordt toegerekend aan o.a. WIZ, P&O en Informatievoorziening. Hierdoor wordt een deel van het resultaat van het programma ICT uit deze rapportage via andere programma’s in rekening gebracht bij de deelnemers. Als gevolg hiervan kunnen niet alle tabellen in deze rapportage één op één op elkaar worden aangesloten. Voor deze systematiek is gekozen om tot een zo zuiver mogelijke verdeling van de kosten te komen.

(8)

(9)

PROGRAMMA’S

(10)

(11)

Programma Werk, Inkomen en Zorg

Ontwikkelingen en aandachtspunten

Inkomensdeel, inkomensondersteuning en schulddienstverlening

De afdeling WIZ verstrekt uitkeringen levensonderhoud, inkomensvoorzieningen, bedrijfskapitaal, bijzondere bijstand en tegemoetkomingen in het kader van het minimabeleid binnen de door de wetgever of eigen beleid gestelde kaders.

Voor de bestrijding van armoede en voor schuldpreventie heeft het Rijk structureel extra middelen beschikbaar gesteld, met name om armoede onder kinderen te bestrijden. In 2017 is de Kadernota Armoedebeleid vastgesteld door de Bevelandse gemeenten. De uitwerking van de kaders in concreet uitvoeringsbeleid voor de afdeling WIZ en voor de gemeenten is gestart in 2018. In 2020 wordt samen met gemeenten een Kadernota armoede en schulden 2021 – 2024 opgesteld. Hiervoor is inmiddels bij de digitale raadsbijeenkomsten (mei 2020) al input opgehaald bij de raadsleden.

Als gevolg van de coronacrisis is en wordt er uitvoering gegeven aan de tijdelijke ondersteuning zelfstandig ondernemers (Tozo). De ondersteuning in de vorm van een uitkering voor levensonderhoud of bedrijfskapitaal zou in eerste instantie voor drie maanden gelden (Tozo–1). De regeling is verlengd tot 1 oktober 2020 (Tozo–2). Niet uitgesloten is dat er een Tozo-3 volgt. Over de uitvoering en financiële aspecten van de Tozo wordt separaat gerapporteerd om uw raad goed te kunnen informeren. Voorts volgt nog een eindrapportage Plan van Aanpak WIZ 2017 – 2019. Hierin worden de resultaten en ontwikkelingen geschetst, almede een voorstel om te verkennen hoe de afdeling qua inrichting herijkt kan worden waardoor er efficiënter en meer ketengericht gewerkt kan worden. Naar mening van het MT WIZ komt dit de dienstverlening richting klanten en ook de samenwerking met gemeenten ten goede. De afdeling gaat deze verkenning met gedeeltelijke ondersteuning van een externe partij uitvoeren in de tweede helft 2020.

Hiervoor is budget beschikbaar.

Als gevolg van de coronacrisis is er sprake van een grote toename van het aantal WW-uitkeringen in de periode vanaf maart 2020. De verwachting is dat een deel van de personen met een WW-uitkering na afloop van de (kortdurende) uitkering een beroep op de bijstand gaan doen. Dit betekent dat er rekening moet worden gehouden met een toename van het bijstandsvolume in de 2^e helft 2020 met doorloop in 2021.

Re-integratie

Door middel van de poortwachtersfunctie en de inzet van re-integratie is het doel voor 2020 het stabiliseren van de uitkeringsbestanden. Als gevolg van de coronacrisis is prioriteit gegeven aan Tozo-1 en 2. Daarnaast verwachten wij een toename van het bijstandsvolume, waardoor het succespercentage van 50% van de trajecten naar betaald werk niet volledig gehaald gaat worden.

Zorg

Burgers worden in aansluiting op de al eerder in gang gezette ‘Kanteling’, meer aangesproken op eigen initiatief en eigen kracht/verantwoordelijkheid. Het verstrekken van individuele voorzieningen is niet langer een automatisme maar is pas aan de orde als alle andere oplossingen ontoereikend blijken te zijn. De grenzen van deze manier van werken wordt de komende jaren door jurisprudentie verder bepaald.

Aandachtspunt hierbij is dat jurisprudentie niet altijd in overeenstemming is met de bedoelingen in de wet.

Bij de aanbestedingen zetten we in op samenwerking met (zorg)aanbieders. Contracten en afspraken komen steeds meer tot stand op basis van partnership. Het SWVO is in haar rol als contractbeheerder de eerstverantwoordelijke voor aanbestedingstrajecten. Vanuit de GR zijn we namens de gemeenten actief betrokken, omdat de ervaringen uit de praktijk essentieel zijn in een aanbestedingstraject.

Bij iedere aanbesteding is er aandacht voor Social Return On Investment (SROI). Hierdoor wordt er nadrukkelijk gezocht naar mogelijkheden om bij de uitvoering van het contract gebruik te maken van de gemeentelijke doelgroepen voor re-integratie. Verder is er ruime aandacht voor het monitoren van kwaliteit binnen de diverse contracten.

In overleg met de deelnemende gemeenten zoeken wij naar mogelijkheden om het beroep op individuele maatwerkvoorzieningen te verminderen door het inzetten van bijvoorbeeld algemene voorzieningen. Als

(12)

gevolg hiervan zijn in de regio al diverse initiatieven genomen. Een belangrijk voorbeeld hiervan is indicatievrije dagbesteding in de gemeente Reimerswaal. Een ander voorbeeld is de pilot Wij(k) samen.

Deze pilot binnen diverse gemeenten beoogt met de inzet van snelle, korte en praktische hulp te voorkomen dat er een maatwerkvoorziening moet worden ingezet.

Maatwerkvoorzieningen voor dienstverlening (Hulp bij het huishouden en Begeleiding) worden in principe voor onbepaalde tijd toegekend waarbij het de bedoeling is dat klanten waarvan duidelijk is dat de beperkingen van blijvende aard zijn en waarbij geen zicht meer is op verbetering/herstel aan de hand van een onderzoeksplan regelmatig worden gecontacteerd. Hierdoor kunnen de klantmanagers meer tijd investeren in persoonlijk contact met de klanten en is minder tijd nodig voor afhandeling van administratieve processen.

De afdeling WIZ heeft voor de vijf Bevelandse gemeenten een rol bij het (her)indiceren van de toegang tot Beschermd Wonen als het een pgb betreft. Ook beleidsmatig wordt de expertise van WIZ meer en meer ingezet.

Als gevolg van de coronacrisis hebben er sinds medio maart geen huisbezoeken meer plaatsgevonden.

Sinds juli zijn de huisbezoeken weer opgestart en is de ontvangstruimte binnen de GR “Corona Proof”

ingericht.

(13)

Inkomensdeel, inkomensondersteuning en schulddienstverlening

Wat willen we bereiken? • Uitkeringen worden rechtmatig en tijdig verstrekt.

• Fraude wordt bestreden.

• Mensen nemen meer verantwoordelijkheid voor hun situatie en dragen bij aan oplossing van hun problemen en die van anderen. Voor wie dat nodig heeft is een vangnet beschikbaar.

• Het aantal huishoudens dat in armoede leeft neemt af door het bieden van voldoende inkomensondersteuning aan hen die het nodig hebben, een groter bereik van de doelgroep en het bieden van meer maatwerk.

• Schulddienstverlening wordt voor de Bevelandse Gemeenten op een adequate wijze uitgevoerd. Voor iedere inwoner met (dreigende) financiële problemen moet een passend aanbod komen voor het voorkomen, verminderen of oplossen van schulden.

• Meer inzetten op preventie en vroegsignalering waardoor er minder problematische schuldsituaties en armoede ontstaan.

Indicatoren • Aantal meldingen uitkering levensonderhoud,

• Aantal ingediende aanvragen levensonderhoud,

• Aantal ingediende aanvragen minimaregelingen

• Aantal aanvragen inkomensondersteunende regelingen,

• Aantal kinderen dat gebruik maakt van het Jeugdsportfonds,

• Aantal kinderen dat gebruik maakt van het Jeugdcultuurfonds,

• Aantal meldingen schulddienstverlening,

• Aantal aanvragen schuldhulpverlening,

• Aantal huurachterstanden,

• Aantal ontruimingen.

Wat gaan we er voor doen? • Aanvragen uitkeringen worden (na de eventuele zoekperiode) voor 95%

afgehandeld binnen een termijn van 4 weken na aanvraag. Het foutenpercentage ligt binnen de door de accountant gehanteerde normen.

• We werken de kaders van de kadernota armoedebeleid uit in concreet uitvoeringsbeleid, waar mogelijk in samenwerking met de Bevelandse gemeenten en partners binnen het Sociaal Domein.

• We ondersteunen kwetsbare doelgroepen gericht met maatwerkvoorzieningen op het gebied van inkomen: individuele inkomenstoeslag, individuele studietoeslag, declaratiefonds, bijzondere bijstand, collectieve zorgverzekering en compensatie chronisch zieken en gehandicapten.

• We leiden door naar hulp en ondersteuning waar nodig en komen zo tot integrale ondersteuning bij armoede.

• We continueren de communicatie/voorlichting over inkomensondersteunende regelingen naar inwoners van de Bevelandse gemeenten en samenwerkingspartners.

• We gaan de preventie uitbreiden of intensiveren naar andere doelgroepen, denk hierbij aan jongeren en zelfstandig ondernemers.

• Mensen met (dreigende) financiële problemen kunnen met hun hulpvraag terecht op het spreekuur schulddienstverlening. Op een aanvraag wordt binnen 8 weken besloten. Voor mensen met schulden wordt gezocht naar een passende oplossing (maatwerk). In eerste instantie wordt gekeken of de schulden volledig kunnen worden betaald door het treffen van betalingsregelingen. Als er sprake is van een problematische schuldsituatie wordt er een minnelijke schuldregeling gestart of volgt er een doorverwijzing naar de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen (WSNP).

Realisatie • 393 meldingen uitkering levensonderhoud,

• 340 ingediende aanvragen levensonderhoud,

• 784 aanvragen minimaregelingen

• 1641 aanvragen inkomensondersteunende regelingen,

• 161 kinderen die gebruik maken van het Jeugdsport/cultuur fonds,

• 68 meldingen schulddienstverlening

• 21 aanvragen schuldhulpverlening

• 1 huurachterstand

• 13 ontruimingen

(14)

Re-integratie

Wat willen we bereiken? • Wij willen de Bevelandse inwoners stimuleren tot zelfstandige participatie in de samenleving, dat wil zeggen een zo hoog mogelijke arbeidsparticipatie dan wel maatschappelijke participatie. Daarbij maken de inwoners in financieel en maatschappelijk opzicht gebruik van hulpbronnen in hun eigen omgeving. Er wordt een beroep gedaan op de eigen kracht en verantwoordelijkheid van de inwoners. Waar nodig worden voorzieningen verstrekt.

• Bij toeleiding naar werk gaat de voorkeur uit naar duurzame arbeidsparticipatie (minimaal 6 maanden), maar ook tijdelijke plaatsingen op betaald werk zijn waardevol. Voor jongeren (tot 27 jaar) zonder startkwalificatie geldt dat wij eerst kijken naar de mogelijkheden van een kwalificerend traject (minimaal havo/vwo of mbo-niveau 2); dat gaat in samenwerking met het Regionaal Bureau Leerlingzaken (RBL) Oosterschelderegio.

• Concrete doelstelling is stabilisering van het uitkeringsbestand, dat wil zeggen dat de uitstroom uit de uitkering in een kalenderjaar even hoog is als de instroom, dan wel indien mogelijk lager.

Indicatoren • Succespercentage van 50% bij trajecten betaald werk.

• Een preventiequote rendement van 50%.

Wat gaan we er voor doen? • Het op weg helpen van inwoners naar betaald werk en maatschappelijke participatie waarbij tijdens het traject naar werk zo nodig een inkomensvoorziening op basis van de Participatiewet wordt geboden.

• Aanbieden van trajecten betaald werk (trede 3 en hoger van de participatieladder) met een succespercentage van 50%, dat wil zeggen dat 50% van de trajecten betaald werk binnen een periode van 1 jaar leidt tot plaatsing op een betaalde baan dan wel instroom in een opleiding met studiefinanciering.

• Aanbieden van participatietrajecten aan de personen in trede 2 van de participatieladder; het gaat om het verrichten van maatschappelijk nuttige activiteiten in de vorm van een tegenprestatie, vrijwilligerswerk of mantelzorg.

• Invulling geven aan de poortwachtersfunctie dat wil zeggen dat in de aanvraagperiode de klant maximaal wordt aangesproken op diens mogelijkheden om geen beroep op een uitkering te hoeven doen, door het aanvaarden van betaald werk of het aanspreken van voorliggende voorzieningen. Beoogd resultaat is een rendement van 50%, dat wil zeggen dat 50% van degenen die zich melden voor een uitkering uiteindelijk niet instromen in de bijstand (preventiequote).

• Personen met een gemeentelijke uitkering zijn verplicht om mee te werken aan hun re-integratie; als zij niet aan deze verplichtingen voldoen, dan volgt er handhaving in de vorm van het opleggen van een maatregel (korting op de uitkering). Het besluit tot het opleggen van een maatregel komt tot stand na het beoordelen van de ernst van de gedraging, de verwijtbaarheid en eventuele bijzondere omstandigheden. Handhaving maakt integraal onderdeel uit van de werkprocessen van activering (re- integratie) en de poortwachter functie.

Realisatie • Succespercentage trajecten betaald werk is 46%

• Preventiequote is 52%

(15)

Zorg

Wat willen we bereiken? • Bij inwoners die ondersteuning vragen wordt de persoonlijke situatie integraal in kaart gebracht om zodoende een passende oplossing te zoeken. De ondersteuning door de afdeling WIZ kan (achtereenvolgens) bestaan uit:

o het stimuleren van de eigen kracht;

o het benutten van de sociale omgeving van de burger;

o het inzetten van algemene of collectieve voorzieningen;

o het inzetten van maatwerkvoorzieningen.

• Door het benutten van de eigen mogelijkheden van de burger en zijn omgeving en het inzetten van algemene en collectieve voorzieningen beperken wij het beroep op maatwerkvoorzieningen.

Indicatoren • Aantal ontvangen meldingen Wmo

• Aantal in behandeling genomen aanvragen Wmo

• Aantal afgelegde huisbezoeken bij nieuwe cliënten

• Tijdig en correct beslissen binnen de wettelijke termijnen

• Aantal uitstaande maatwerkvoorzieningen

Wat gaan we er voor doen? • We handelen meldingen binnen de wettelijke termijn van 6 weken af.

• We handelen aanvragen binnen de wettelijke termijn van 2 weken af.

• Wij realiseren maatwerk volgens de principes van de Kanteling. De mogelijkheden in de directe omgeving van de burger worden zo goed mogelijk benut door gebiedsgericht te werken.

• Via een individueel gesprek (“gesprek aan de keukentafel”) wordt bij ten minste iedere nieuwe klant de persoonlijke situatie in kaart gebracht.

• Het beroep op maatwerkvoorzieningen verminderen door het ontwikkelen en aanbieden van algemene/collectieve voorzieningen.

• De afdeling WIZ is een ketenpartner in de lokale gebiedsgerichte teams van de vijf Bevelandse gemeenten.

Realisatie • Tot en met 30 juni 2020 zijn er 2161 meldingen in behandeling genomen.

• In dezelfde periode zijn 2256 aanvragen in behandeling genomen.

• Tot en met maart 2020 zijn 317 huisbezoeken afgelegd. Daarna zijn er vanwege de landelijke maatregelen in verband met het corona virus geen huisbezoeken meer afgelegd. Inmiddels zijn de huisbezoeken in juli in beperkte mate weer opgestart.

• Vanwege de aanhoudende stijging in het aantal meldingen en aanvragen is het een uitdaging gebleken om deze binnen de wettelijke termijnen af te handelen. In het eerste half jaar is dit ook niet gelukt. Bij de meldingen werd 51% binnen de wettelijke termijn afgehandeld, bij de aanvraag bedroeg dat percentage 77%. Het is wel zo dat de klant in de meeste gevallen wel al een passende voorziening heeft, voordat de formele afhandeling is afgerond.

• Het aantal uitstaande maatwerkvoorzieningen bedraagt 14.319

(16)

Budgettaire mutaties

Omschrijving Bedrag I/S *

Doorlichten salarissen en sociale lasten

Het doorlichten van de salarissen en sociale lasten laat een overschot zien van

€ 146.000. Dit wordt veroorzaakt doordat als gevolg van de Coronacrises een aantal vacatures niet of later zijn ingevuld. Het overschot wordt betrokken bij extern personeel.

Uit het plan van aanpak resteerde nog een taakstelling, nl. het inleveren van een klantmanager Activering. Deze taakstelling wordt behaald door de structurele opbrengst in verband met de detachering van de teamleider Activering.

+ -/-

44.000 190.000

S I

Bijdrage ziekengeld

In 2020 zijn er gelden van het UWV ontvangen in verband met een ziektewet- uitkering van een medewerker van de afdeling WIZ. Met terugwerkende kracht is het salaris van de afgelopen 2 jaar betaald.

-/- 138.000 I

Extern personeel

Als gevolg van langdurig zieken en bestaande vacatureruimte is het noodzakelijk om extern in te huren om de resultaatafspraken en bedrijfsvoering te garanderen.

Daarnaast is extra ingehuurd in verband met werkzaamheden voor de uitvoering van het WSP, welke niet in de begroting zijn opgenomen.

De teamleider Activering is langdurig gedetacheerd en deze werkzaamheden moeten worden opgevangen.

+

+ 69.000

443.000 S I

Overige goederen en diensten

De raming op de post overige goederen en diensten moeten met €

34.000 worden verhoogd.

De verhoging wordt veroorzaakt door:

• de jaarlijkse kosten voor onderhoud van de snelbalie, deze kosten waren nog niet in de begroting opgenomen. Deze kosten worden structureel gedekt uit verlaging van het

opleidingsbudget.

• Verhoging van het budget vanwege de loonwaardebepalingen.

De volledige kosten belasten wij door aan de gemeente Tholen en Schouwen-Duiveland.

• Verlaging van het budget met € 25.000 ten behoeve van externe inhuur

• Diverse kleine mutaties

+

-/- -/-

37.000

29.000

25.000 7.000

S

I

I I

(17)

Portokosten

Op basis van de huidige uitgaven schatten wij dat de portokosten met € 3.200

worden overschreden. + 3.000 I

Huur

Zie toelichting onder algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien. + 113.000 I

Opleidingskosten

Als gevolg van de coronacrisis zijn er minder opleidingen gevolgd in 2020. Er wordt een inventarisatie gestart om meer inzicht te verkrijgen in noodzakelijke opleidingen om medewerkers optimaal te kunnen laten functioneren. We schatten nu in dat we hierdoor een optimalisatieslag maken, waardoor we een bedrag van € 37.000 structureel kunnen aframen. Dit gebruiken we ter dekking van de niet begrote kosten voor de invoering van de snelbalie.

-/- -/-

37.000 34.000

S I

Abonnementen, Contributies en bijdragen

Op basis van de voorziene en bekende abonnementen, contributies en bijdragen moet een bedrag van € 20.700 worden bijgeraamd in verband met uitvoeren van Benchmark Divosa en abonnementskosten voor st Geldzaken.

+ +

18.000 3.000

S I

Werk door derden

Voor de uitvoering van de Schulddienstverlening maken wij jaarlijks kosten. Deze kosten worden volledig gecompenseerd door de ontvangen vergoeding van de deelnemers.

Daarnaast hevelen we het restant bedrag van deze post over naar inhuur extern personeel.

+ + -/-

15.000 4.000 90.000

S I I

Doorbetaling ESF-gelden Arbeidsmarktregio

Vanuit de ESF middelen moeten over 2020 de volgende lasten nog worden voldaan:

• Bijdrage GR De Bevelanden / Taakstelling ad € 87.500

• Bijdrage Regionaal Bureau Leerplicht (RBL) ad € 65.000

In de begroting 2020 was rekening gehouden met nog een betalen bedrag van € 97.500.

+ 55.000 I

Doorberekende kosten

In 2020 kunnen een aantal kosten rechtstreeks worden doorbelast aan derden. Dit betreft de volgende kosten:

1. Bemiddelingskosten Schulddienstverlening 2. Werkzaamheden PGB’s DVO Beschermd Wonen 3. Abonnement Startpunt Geldzaken

4. Arbeidsdeskundige 5. Teamleider Activering 6. Middelen ondertussengroep

Daarnaast ontvangen wij voor de uitvoering van de WSP diverse subsidies. Deze opbrengsten waren in verband met het incidenteel karakter niet in de begroting 2020 opgenomen.

-/- -/-

157.000 221.000

S I

(18)

Ontvangen ESF Subsidie

In 2020 is de eindafrekening van € 108.718 van de ESF-gelden ontvangen. In de begroting 2020 was rekening gehouden met een opbrengst van € 185.000.

+ 76.000 I

Totale wijziging binnen dit programma (positief = meer lasten) + 10.000

Waarvan incidenteel + 21.000

Waarvan structureel -/- 11.000

* I = incidenteel S = structureel

Via taakveld 401000 Reserves wordt een bedrag onttrokken uit de Reserve Plan van Aanpak WIZ en Reserve overheveling budgetten.

Reserve Overheveling Budgetten

Bij het opstellen van de jaarrekening 2019 is besloten om € 83.700 voor de afdeling van WIZ over te hevelen naar 2020. In 2020 hebben we voor de inhuur Zorg

€25.000 en Regiodeal WSP € 20.000 ingezet.

Het restant van de overgehevelde bedragen schuiven we door naar 2021, omdat er in verband met de coronacrisis geen huisbezoeken i.h.k.v. vroegsignalering e.d.

zijn afgelegd. Hierdoor vallen de kosten voor 2020 lager uit dan verwacht. Dit gaan we volgend jaar opnieuw inzetten.

-/- 45.000 I

Reserve Plan van aanpak

In het dagelijks bestuur van 10 februari 2020 is besloten om € 74.000 uit de reserve plan van aanpak te onttrekken om een deel van externe inhuur van het eerste kwartaal (voor o.a. inhuur klantmanager inkomen/activering, medewerker debiteuren en beleidsmedewerker) te kunnen bekostigen. Hiermee komt de stand van de reserve uit op: € 142.500.

-/- 74.000 I

(19)

Programma ICT / Informatievoorziening

Inleiding

De afdeling ICT/Informatievoorziening heeft net als alle anderen te kampen gehad met de gevolgen van de corona pandemie. De hoogste prioriteit lag bij het faciliteren van de medewerkers van de deelnemers om vanuit huis te werken. Aangezien GR de Bevelanden al beschikte over de infrastructuur en software om elke medewerker thuis te kunnen laten werken en de extra inzet van betrokken medewerkers van ICT heeft de dienstverlening gewoon doorgang gevonden. Achter de schermen zijn technische aanpassingen gedaan om ervoor te zorgen dat de dienstverlening gewaarborgd bleef en de productiviteit zo min mogelijk verstoord werd. Door het verschuiven van prioriteiten zijn achterstanden ontstaan in geplande projecten en

(door)ontwikkelingen. De effecten hiervan hebben wij verwerkt in deze rapportage.

Medio 2019 zijn door het MT GR stappen gezet, die ertoe geleid hebben dat de GR vanaf 2020 aangesloten is bij het Inkoopbureau West-Brabant. Hierdoor wordt een kwaliteitsimpuls gegeven aan het voldoen aan de rechtmatigheidscriteria voor inkoop. De door de accountant vastgestelde tekortkoming in aanbesteding in de jaarrekening 2019 bevestigde de noodzaak tot de al in gang gezette bijsturing. Doordat de afdeling ICT veel contracten in beheer heeft, heeft zij extra baat bij de inhaalslag.

Vanuit het team Informatievoorziening legt de Informatiemanager de laatste hand aan het integraal en gedragen advies over gezamenlijk Bevelands informatiebeleid. Na gedegen voorbereiding en afstemming met het gemeentelijk management van de 5 deelnemers, wordt de stap naar bestuurlijke besluitvorming gemaakt. Het Informatiebeleid vormt, na vaststelling door de individuele gemeenten, de basis voor de meerjarenplanning ICT. De meerjarenplanning geeft de mogelijkheid om vooraf grip en sturing op de kosten door de belanghebbenden te optimaliseren. Door voortdurende monitoring, waardoor afwijkingen vroegtijdig kunnen worden gesignaleerd, wordt de kwaliteit van de toekomstige besluitvorming verhoogd. Eenduidige visie op ICT vergroot de kans om bij de uitvoering kosten te verlagen, kwaliteit te verhogen en

kwetsbaarheid te verlagen.

Team ICT Beheer

Wat willen we bereiken? Maximale beschikbaarheid en gebruik van hard- en software voor de gebruikers binnen de Bevelandse gemeenten en de GR binnen de kaders van de 3 K’s (kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten)

Indicatoren • De volledige systeemomgeving is tijdens kantooruren minimaal 99%

beschikbaar.

• De servicedesk handelt 75% van de incidenten binnen 30 minuten in de 1^e lijn af.

• Incidenten in de 2^e lijn worden in 90% van de gevallen binnen de afgesproken doorlooptijden afgehandeld.

• Er is periodiek overleg tussen de afdeling ICT en adviseurs van de deelnemers. Afdeling ICT adviseert over oplossingen voor functionele vraagstukken.

Wat gaan we er voor doen? • Systemen worden proactief gemonitord.

• Waar nodig wordt aanvullend externe expertise en/of capaciteit ingezet om de beschikbaarheid te borgen.

• Hard- en software wordt tijdig vervangen danwel up-to-date gehouden.

Hiervoor wordt de vervangingsstrategie voor hardware gekoppeld aan het patch-, release en changemanagement.

• De benodigde aard en omvang van de systeemomgeving wordt afgestemd met het team Informatievoorziening door vooruit te kijken naar de ontwikkelingen op het gebied van (digitale) dienstverlening.

Deze ontwikkelingen worden vertaald naar benodigde centrale en decentrale systeemcapaciteit.

• Advies op het gebied van de inzet van beschikbare ICT-voorzieningen.

• Functioneel beheer van de generieke applicaties zoals kantoorautomatisering, e-mail/agenda, e.d.

Realisatie • De systeemomgeving bleef ook in de Corona tijd op afstand benaderbaar conform DVO.

• Versneld uitrollen van een digitale vergadertool (Microsoft Teams)

(20)

• Aandacht primair gegaan naar de 1ê lijn servicedesk: mensen aan de slag houden. Realisatie 1ê lijn servicedesk Q1 13% boven norm en Q2 20% boven norm. Realisatie 2ê lijn ICT Q1 20% onder de norm en Q2 2% onder de norm. Het IT-beeld zal in de loop van 2020 weer naar een normaal beeld veranderen.

• In 2020 is een deel van het serverpark vervangen en wordt verder gewerkt aan vernieuwing, onder andere i.v.m. veranderde

functionele eisen zoals video vergadering functionaliteit vanaf de virtuele werkplek (VDI).

• Aanbesteding WIFI afgerond en gestart met uitrol van betere en stabielere Wifi (GOV roam) gecertificeerde omgeving op alle gemeentelijke locaties.

Team Informatievoorziening

Wat willen we bereiken? Goede en veilige informatievoorziening. De gegevens op de juiste plaats in de juiste vorm op de juiste tijd beschikbaar. Eenmalig vastleggen en meervoudig gebruik binnen de kaders van de 3 K’s (kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten)

Indicatoren • Een gegeven wordt eenmalig vastgelegd en meervoudig gebruikt.

• Applicaties worden eenduidig ingericht en beheerd.

• Gegevens worden veilig opgeslagen en beheerd.

• Gegevens worden op een veilige manier alleen gedeeld met daartoe geautoriseerde entiteiten.

• Projecten worden op dezelfde wijze beschreven en ondersteund.

• Periodiek overleg tussen de Informatiemanager en deelnemers Wat gaan we er voor doen? • Een vervolg geven aan het verder harmoniseren en standaardiseren

van (werk)processen bij de deelnemers.

• Uitvoeren functioneel beheer voor Topdesk, de Makelaarsuite (gegevensmakelaar), websites en Mens Centraal.

• Centraliseren van overig functioneel beheer als de situatie er om vraagt en/of dit het verstandigste is om te doen in de specifieke situatie.

• Adviseren deelnemers op het gebied van informatievoorziening en informatieveiligheid

• Invullen van de rol van Chief Information Security Officer voor de GR.

En ook de rol van Privacy Officer en Security Officer voor deelterreinen zoals Mens Centraal en mogelijk voor Suwi.

• In (laten) vullen van de rol van Functionaris Gegevensbescherming

• Afstemmen werkwijze functioneel beheer met contactpersonen bij de deelnemers.

Realisatie • Bij invoering zaaksysteem is geprobeerd om de processen te harmoniseren. Bij de deelnemers leefde de overtuiging dat de lokale processen niet voldoende op elkaar leken om een generiek Bevelands proces te beschrijven en te implementeren. Een generiek proces is dus niet gerealiseerd. Hiermee blijft centraal functioneel beheer mogelijk, maar zal minder efficiënt verlopen.

• De projectleiders van informatievoorziening begeleiden de

vervanging/aanbesteding van het financieel systeem en HRM waarbij ook het standaardiseren en harmoniseren een aandachtspunt is.

• De vacature functioneel beheerder Makelaarsuite is ingevuld.

• De rollen CISO, FG, PO en SO worden vanuit Informatievoorziening

(21)

Budgettaire mutaties

Extern personeel

In verband met langdurig zieke projectleider wordt er extern projectleiding ingehuurd voor projecten die geen uitstel dulden. Dekking hiervoor kan worden gevonden in de financiële ruimte door niet ingevulde vacatureruimte.

+ 38.000 I

Huur en Electra serverruimtes

Zie toelichting onder algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien. + 22.000 I

Mobiele Telefoonkosten

De mobiele telefoonkosten komen structureel lager uit, waardoor we deze kosten kunnen aframen ter dekking van de inhuur van het inkoopbureau. De

aansluitkosten ad € 7.000 van het inkoopbureau kunnen wij ook eenmalig dekken uit de onderschrijding van deze post.

-/-

-/- 7.000

7.000 S I

Onderhoudsabonnementen applicaties c.a.

Uitbreiding licenties en/of functionaliteit software en aanpassing lopende contracten heeft na afstemming in het deelnemersoverleg plaatsgevonden, waarbij de deelnemers hebben aangegeven dat hiervoor dekking is binnen de gemeentelijke begrotingen.

+ 96.000 S

Bij het harmoniseren van de vergunningen software is gebleken dat de gemeente Borsele deze kosten nog voor eigen rekening nam. Afspraak is dat bij gebruik van dezelfde software de kosten via de begroting en verdeelsleutel van GR de

Bevelanden lopen.

+ 38.000 S

Waarvan structureel + 127.000

(22)

(23)

Programma P&O / Salarisadminstratie

Ontwikkelingen en aandachtspunten Afdeling P&O

Evenals voor de andere twee taakvelden binnen de GR gelden voor P&O de 3 K’s (kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid) als het kader waarbinnen de activiteiten plaatsvinden. Daarnaast zijn als generieke competenties in het kaderplan vastgesteld: klantgerichtheid, transparantie, kostenbewust en resultaatgericht.

Op deze onderdelen worden de verrichte werkzaamheden getoetst.

Om dit te bereiken worden de volgende acties ingezet.

Wat willen we bereiken? • Invulling geven aan de 3 K’s (kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid).

Indicatoren • Werken binnen beschikbaar gesteld budget P&O.

• Solistische functies komen (bijna) niet voor.

• Tevredenheid gemeenten en GR over de dienstverlening van de afdeling P&O aan de hand van de DVO.

Wat gaan we er voor doen? • Vragen leidinggevenden vormen basis voor levering producten/diensten.

• Bevorderen van specialismen en deskundigheid in algemene zin.

• Benutten mogelijkheden digitalisering.

• Werkprocessen waar mogelijk uniformeren, standaardiseren en digitaliseren.

• Overleg met de gemeenten over de dienstverlening in het Deelnemersoverleg en door P&O advies

• Waar mogelijk gezamenlijk inkopen van diensten.

• In eigen beheer activiteiten oppakken; bij uitzondering externe inhuur.

Realisatie • Sturing op budgetten door het aanbrengen van focus in diensten en activiteiten en aanpassen van interne processen.

• Opstarten aanbestedingstrajecten voor flex en e-HRM systeem

• Doorontwikkeling in digitale mogelijkheden (processen).

In de tweede helft 2020 wordt minder aandacht geschonken aan digitalisering van AFAS in verband met het lopende Europese aanbestedingstraject voor een e-HRM systeem.

Naast de drie K’s is een viertal generieke (kern) competenties opgesteld. Deze worden als volgt ingevuld:

Wat willen we bereiken? • Invulling geven aan klantgericht, resultaatgericht, kostenbewust en transparant handelen.

Indicatoren • Monitoren dienstverlening afdeling P&O.

• Gemeenten en GR bereiken hun P&O doelen.

• Dienstverleningsovereenkomst met eventueel aanvullende SLA.

• Werken binnen beschikbaar budget.

• Verbeteren van producten/diensten; efficiënte en effectieve inzet van mensen en middelen.

• Reductie van kosten.

Wat gaan we er voor doen? • Evaluaties dienstverlening P&O met daaropvolgend plan van aanpak.

• Werken binnen het DVO en eventueel aanvullende SLA’s.

• Verantwoording op de inzet van middelen en de resultaten daarvan.

• Doorontwikkeling van de afdeling aan de hand van het Plan van Aanpak Realisatie • Eerste helft van 2020 heeft voornamelijk in teken gestaan van uitvoeren primaire processen in relatie tot corona. Ook in de nieuwe situatie is door flexibiliteit bij de medewerkers de dienstverlening gewoon doorgegaan.

De implementatie van de Wnra heeft ook in 2020 de nodige voeten in de aarde.

Door onder meer de coronamaatregelen zijn de activiteiten uit het Plan van Aanpak P&O in de eerste helft 2020 min of meer stilgevallen. De zomerperiode wordt gebruikt om op basis van voortschrijdend inzicht het PvA P&O van een update te voorzien. Door het vergroten van taak- en rolduidelijkheid en het verkleinen van de kwetsbaarheid in sommige processen wordt focus aangebracht om de dienstverlening aan de

(24)

deelnemers te optimaliseren. Het traject wordt ondersteund door middel van diverse teamactiviteiten om de onderlinge samenwerking, passend bij de taken en rollen te optimaliseren. De verwachting is dat naast 2020 ook 2021 nodig zal zijn om de optimalisatie te borgen.

Wat willen we bereiken? Invulling geven aan centrale en decentrale P&O activiteiten die zijn opgenomen in het P&O jaarplan

Indicatoren • Vastgesteld P&O jaarplan inclusief planning

Wat gaan we er voor doen? • Monitoren planning aan de hand van jaarplan in deelnemersoverleg, kwartaaloverleg gemeentenen en (individuele) gesprekken medewerkers Realisatie • Jaarplan P&O aangepast door coronamaatregelen. Focus heeft gelegen

op primaire dienstverlening en ondersteuning deelenemers In het derde kwartaal 2020 wordt het jaarplan 2021 P&O (activiteiten deelnemers) afgestemd met de deelnemers. Hierbij zal een duidelijker onderscheid gemaakt worden tussen basis dienstverlening en extra’s (wensen) in relatie tot de beschikbare capaciteit.

HRM-beleid GR de Bevelanden

Wat willen we bereiken? • Organisatieontwikkeling GR

• Motivatie en plezier in het werk bevorderen.

• Zorgdragen voor een aanvaardbare werkdruk

• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.

• Een laag verzuim.

• Actuele functiebeschrijvingen

Indicatoren • Werkoverleg en teamsessies om tot een goede en effectieve afstemming van taken te komen en de onderlinge samenwerking te bevorderen.

• Medewerkersgesprekken waarin ruimte voor persoonlijke ontwikkeling is

• Certificaten, bewijs van deelname en diploma’s.

• Percentage verzuim te bepalen aan de hand van personeelsmonitor Gemeenten conform vastgesteld beleid

• Medewerkerstevredenheidonderzoek

Wat gaan we er voor doen? • Werkoverleg per klantteam en functionele teams houden.

• Inzetten op continue ontwikkelen o.a. d.m.v. Lean

• Medewerkersgesprek GR inzetten en uitbouwen

• inzetten van inspiratieteams

• Zorgdragen voor een gezonde werkbelasting van medewerkers en aandacht voor de werkplek.

• Actief verzuimbeleid uitvoeren.

• vervolg geven aan de bevindingen van het medewerkersonderzoek.

Realisatie • Medewerkersgesprekken vinden plaats

Wat willen we bereiken? De GR manifesteert zich als een goede en aantrekkelijke werkgever en er wordt gebruik gemaakt van een innovatief en actief HRM beleid.

Indicatoren • Ruim aandacht voor persoonlijke ontwikkeling.

• Het voeren van een breed mobiliteitsbeleid.

• Gebruik maken van uitloopschalen.

• Loopbaanbeleid/gesprekken voeren, talentmanagement introduceren.

• Mogelijkheid om “mobiliteitskandidaat” te zijn

• Mogelijkheid van flexibel en plaatsonafhankelijk werken.

• Inzet van Strategische personeelsplanning

(25)

Door de coronamaatregelen is beperkt aandacht en ruimte geweest voor een doorontwikkeling van de organisatie van de GR. De situatie heeft bij verschillende medewerkers geleid tot hogere werkdruk en (werk)stress. Enerzijds ingegeven door extra of andere taken in het werk, anderzijds door de onzekere situatie en privé situatie in combinatie met verplicht thuiswerken.

(26)

Budgettaire mutaties

Extern Personeel

In verband met langdurige ziekte van het afdelingshoofd heeft er vervanging

plaatsgevonden. + 26.000 I

Huur

Zie toelichting onder algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien. + 4.000 I

WNRA

In het dagelijks bestuur van 16 december 2019 is besloten voor verlenging van externe projectleider WNRA en uitbesteding actualisering van 6 personeelshandboeken. De kosten hiervan is binnen de begroting van de GR opgevangen.

+ 69.000 I

Bevelandse Academie (e-Learning)

In deelnemersoverleg P&O en regiegroep is in 2019 ingestemd met de aanschaf van e-learningmodules. De deelnemers hebben aangegeven binnen de eigen begroting dekking hiervoor te hebben. Jaarlijkse bijdrage deelnemers aan e- learning/Bevelandse academie vanaf 1 november 2020. Het eerste jaar (2019) is begin 2020 separaat gefactureerd. Kosten voor de GR zijn opgevangen in de aanwezige budgetten voor opleiding medewerkers.

+ 42.000 S

Kosten Plan van Aanpak

De kosten voor inhuur van extern personeel en kosten voor de WNRA worden

opgevangen binnen het budget van het plan van aanpak P&O. -/- 95.000 I

Via taakveld 401000 Reserves wordt een bedrag onttrokken uit de reserve Overhevelen budgetten.

Reserve overhevelen budgetten

In de reserve overhevelen budgetten zitten voor P&O twee bedragen.

- € 19.500 i.v.m. HR21: in verband met corona en prioritering is het besluit over deelnemen aan HR21 verschoven naar de tweede helft van 2020 en daarmee eventuele deelname verschoven naar 2021.

- € 15.000 i.v.m. PvA P&O: in de tweede helft van 2020 vindt een aanscherping plaats van het oorspronkelijke PvA P&O. Daarnaast zijn door de coronamaatregelen opleidingen en groepsbijeenkomsten tot een minimum beperkt. De gereserveerde gelden voor opleidingen, teambuilding en optimalisering worden in 2021 ingezet.

Gezien het bovenstaande laten we deze bedragen in de reserve te laten staan ter dekking van de te maken kosten van 2021.

(27)

Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien

De exploitatie van de GR De Bevelanden 2019 sloot af met een negatief resultaat van € 79.761. Daarnaast is bij het vaststellen van de jaarrekening 2019 besloten een bedrag van € 118.179 te storten in de reserve overhevelen budgetten en een bedrag van € 123.122 te onttrekken uit de Reserve plan van Aanpak WIZ.

Aangezien in 2016 is besloten om de algemene reserve volledig in te zetten, is het saldo van deze reserve ultimo 2019 nihil. Het uiteindelijke rekeningresultaat 2019 ad. € 74.818 negatief (€ 79.761 vermeerderd met

€ 118.179 en verminderd met € 123.122) is, overeenkomstig besluitvorming, doorbelast aan de deelnemers.

De begrotingswijziging als gevolg van het vaststellen van de jaarrekening 2019 en de daarbij vastgestelde bestemming van het rekeningresultaat 2019 is verwerkt in de begrotingswijziging behorend bij deze Bestuursrapportage.

(28)

Budgettaire mutaties

Doorlichten salarissen en sociale lasten

Op basis van de eind 2018 door het Algemeen Bestuur behandelde Toekomstvisie voor de GR is gewerkt aan de concrete uitwerking en vertaling daarvan. Dit heeft in juli 2019 tot besluitvorming geleid over de invulling van de directiefunctie en het inrichten en bemensen van het Stafbureau. De salariskosten zijn vooruitlopend op de invulling van de functies geraamd onder post nader in te delen overige goederen en diensten. Hierdoor loopt deze mutatie budgettair neutraal.

+ 310.000 I

Nader in te delen goederen en diensten

Onder deze post waren drie zaken voorlopig begroot, zijnde:

- Salariskosten van de directeur/Stafbureau - Aantrekken van een controleur rechtmatigheid - Invulling van de inkoopfunctie binnen de GR

De budgetten worden dit jaar volledig ingezet ter dekking van de kosten.

-/- -/- -/-

310.000 40.000 40.000

I I S

Werken door Derden

In het dagelijks bestuur van 10 februari 2020 is besloten om met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2020 aan te sluiten bij Inkoopbureau West-Brabant. De jaarlijkse kosten hiervoor zijn € 57.200. Hiervoor was onder de post Nader in te delen goederen en diensten een bedrag begroot van € 40.0000 en onder de post werken voor derden € 10.000.

+ 47.000 S

In 2020 wordt voor het aansluiten bij het inkoopbureau West-Brabant eenmalig aansluitkosten in rekening gebracht.

+ 7.000 I In het Besluit Begroten en Verantwoording (BBV) is opgenomen dat vanaf het jaar

2021 het dagelijks bestuur zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstelt. Binnen de GR is hiervoor momenteel geen formatie aanwezig om dit proces te kunnen oppakken. Om dit toch op tijd af te krijgen is externe inhuur noodzakelijk. Dit wordt betaald uit het begrote bedrag voor het aantrekken van een controleur Rechtmatigheid (zie nader in te delen goederen en diensten.

+ 40.000 I

Per 1 januari 2020 zijn de medewerker van het stafbureau in dienst gekomen bij de GR. De eerste twee maanden van het jaar heeft de Gemeente Borsele en Reimerswaal voor de overdracht van de werkzaamheden gezorgd en het opstellen van de jaarrekening 2019. In advies over het stafbureau is financieel geen rekening gehouden met de kosten van overdracht.

+ 26.000 I

Met invoering van plein 6 zijn de werkzaamheden voor onderhoud hiervan ondergebracht bij de GR. De DVO met Borsele is dan ook opgeheven en kunnen de kosten komen te vervallen.

-/- 10.000 S

In de DVO Documentaire Informatie Voorziening wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de prijsindexcijfers van het CBS. Deze indexering is hoger dan de VZG- norm die de GR hanteert. In de afgelopen jaren is de DVO DIV hierdoor onvoldoende geïndexeerd en komen we tekort op dit budget.

+ +

10.000 8.000

S I

Diverse

De accountantskosten, opleidingskosten en bankbanken blijken voor de komende jaren ontoereikend te zijn. Deze kosten worden structureel gedekt uit budgetten van de GR.

+ 11.000 S

(29)

Totale wijziging binnen dit programma (positief = meer lasten) -/- 60.000

Waarvan incidenteel -/- 78.000

(30)

Recapitulatie budgettaire mutaties

Programma Bedrag

Programma Werk, Inkomen en Zorg + 10.000

Programma ICT/Informatievoorziening + 180.000

Programma P&O / Salarisadministratie + 46.000

Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien -/- 60.000

Resultaat Bestuursrapportage 176.000

Bedragen in hele euro's.

De belangrijkste oorzaken van het bovenstaande saldo zijn:

Uitbreiding ICT-software licenties.

In verschillende deelnemersoverleggen ICT is de behoefte aangegeven voor uitbreiding van verschillende software licenties dan wel aanschaf van nieuwe software. Uitgangspunt hierbij is, dat de individuele deelnemers binnen de eigen organisatie onderzoek verrichten of het benodigde naar de GR over te hevelen budget al beschikbaar is, of aanvullende kredietverstrekking binnen de eigen organisatie noodzakelijk is.

Deze beoordeling vindt primair plaats binnen de eigen gemeentelijke organisatie. In september 2020 zal er een meerjarenoverzicht uitbreiding software licenties en kosten (2021-2024) worden besproken in het dagelijks bestuur van de GR. De verwerking van de huidige besluiten in het deelnemersoverleg en de daarmee gepaard gaande gevolgen voor de begroting 2020 vinden via deze rapportage plaats. De kosten zijn €134.000 voor 2020.

Bevelandse Academie (e-Learning)

Vanaf begin 2020 heeft de GR aan gemeenten en GR zelf “de Bevelandse Academie” (e-leaning) ontsloten.

Hiermee kunnen de ambtenaren een breed scala aan cursussen digitaal volgen. Hierdoor hoeven geen reizen meer gemaakt te worden. Daarnaast ontstaat er uniformiteit in het digitale opleidingsaanbod en is er een gezamenlijk platform voor de toekomst. Onderwerpen die in de cursussen aan bod komen zijn onder meer privacy, integriteit, gemeentefinanciën, maar ook excel en persoonlijke ontwikkeling. De structurele kosten voor de academie zijn in totaal € 42.000 per jaar (voor de deelnemers). Voordat de e-learning is opgezet, is in het deelnemersoverleg en Regiegroep afstemming gezocht. Hierbij is aangegeven dat binnen de gemeentelijke begroting dekking aanwezig is hiervoor.

Huur en Electra serverruimtes

Jaarlijks (begin december) telt gemeente Goes het aantal bureaus dat de GR in gebruik heeft. Dit vormt de basis voor de facturatie van het volgend jaar. In december 2019 vond besluitvorming plaats over de bezuiniging op huisvesting van GR de Bevelanden door per FTE terug te schalen naar 0,9 werkplek. Omdat besluitvorming hierover in het DB van december plaats vond, was het niet mogelijk om de beoogde bezuiniging te realiseren. Dit heeft incidenteel geleid tot hogere kosten voor huisvesting van €139.000 (ten opzichte van de wens van het DB). Deze kosten zijn binnen de begroting van de GR opgelost.

Eerder leek het mogelijk om een deel van de besparing in 2020 te realiseren, hoewel de afgesloten DVO’s daarvoor formeel geen ruimte bieden. Door de komst van het Corona virus veranderde letterlijk de wereld om ons heen. Zo ook met betrekking tot huisvesting en de strategie die daarop geprojecteerd moet worden.

Inmiddels is een werkgroep strategie huisvesting GR bezig met de uitwerking van het strategisch huisvestingsbeleid dat moet resulteren in maximaal 0,9 werkplek per FTE met inachtneming van de richtlijnen van het RIVM zoals ze op dit moment gelden en waarvan de verwachting is dat deze langer van kracht zullen zijn. Bovendien wordt geconstateerd dat het gros van de medewerkers en leidinggevenden ook de voordelen van het thuiswerken heeft ervaren. Ook dit wordt meegenomen in het beleid voor de komende

(31)

PARAGRAFEN

(32)

(33)

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Algemeen

Vanaf de begroting 2015 is een aanvang gemaakt met het uitvoeren van risicomanagement. Dit gebeurt door de organisatie bij de diverse rapportagemomenten te wijzen op de aangedragen risico’s. Een aspect dat hierbij aan bod is gekomen betreft de wijze waarop deze risico’s al dan niet onderdeel dienen te zijn van de paragrafen weerstandsvermogen en risicobeheersing van de deelnemende gemeenten.

Beleid

De visie op het weerstandsvermogen van de GR hebben wij in de volgende uitgangspunten verder uitgewerkt.

Structureel systeem van risicomanagement

De GR hanteert een structureel systeem van risicomanagement. Periodiek worden de risico’s geïnventariseerd en waar nodig beheersmaatregelen genomen, vindt evaluatie plaats van bestaande risico’s en wordt hierover gerapporteerd. Het proces van risicobeheersing krijgt een permanente plaats binnen de bedrijfsvoering en maakt onderdeel uit van de jaarlijkse P&C-cyclus.

Verstandig en praktisch omgaan met risico’s

Risico’s zijn onlosmakelijk verbonden met de uitvoering van bedrijfsprocessen en kunnen niet volledig worden uitgesloten. De GR dient bewust om te gaan met de risico’s en de beheersmaatregelen hier zo goed als mogelijk op afstemmen.

Voorzichtig financieel beleid vormt het fundament voor de weerstandscapaciteit

De GR wil een structureel financieel gezonde organisatie zijn, met een voorzichtig financieel beleid als fundament voor de weerstandscapaciteit. Dit kan worden bereikt door de volgende uitgangspunten te hanteren:

• een sluitende meerjarige Programmabegroting;

• een weerstandscapaciteit die van voldoende omvang is om de risico’s te kunnen opvangen.

Inzicht in risico´s

Bij de Programmabegroting, Bestuursrapportage en de Jaarstukken worden de financiële risico´s geactualiseerd en vindt een beoordeling plaats van de benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen. In al deze gevallen wordt uw Algemeen Bestuur hiervan door middel van deze paragraaf in kennis gesteld. Het vorige ijkpunt van de risico’s betrof het traject van het samenstellen van de Begroting 2021.

Door de kansen op een risico en de financiële gevolgen te ordenen en te rangschikken kunnen deze met elkaar worden vergeleken. Door dit periodiek te herhalen en te wijzen op de mogelijke gevolgen ontstaat de mogelijkheid het bewust omgaan met risico´s te vergroten.

Om kansen en gevolgen te ordenen en rangschikken en met elkaar te vergelijken worden hier klassen aan gekoppeld. Onderstaand is dit uitgewerkt.

Kans op een risico Klasse Percentage

Gemiddeld een keer per jaar 5 90%

Gemiddeld een keer per 2 jaar 4 70%

Gemiddeld minder dan één keer per 5 jaar 0,5 5%

Voor het bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit geldt: hoe groter de kans, hoe meer gereserveerd dient te worden. Het bedrag dat hoort bij het geïdentificeerde, geanalyseerde en beoordeelde risico wordt hierbij vermenigvuldigd met het percentage van de aangegeven kans.

(34)

Financieel gevolg (x) Klasse x > € 114.000 5

€ 57.000 < x < € 114.000 4

€ 28.500 < x < € 57.000 3

€ 14.250 < x < € 28.500 2

x < € 14.250 1

De indeling van het financieel gevolg is afgeleid van de omvang van de begroting. Voor de hoogste klasse wordt ongeveer 1% van de begrotingsomvang gehanteerd.

Risicokaart

Het resultaat van alle kansen en financiële gevolgen van de geïdentificeerde en gekwantificeerde risico´s is onderstaand in beeld gebracht. Op basis van de risicokaart wordt een beeld verschaft op de ongewogen spreiding van risico’s van de GR.

Bedrag x > € 114.000

€ 57.000 < x < € 114.000 1

€ 28.500 < x < € 57.000 1 1 1

€ 14.250 < x < € 28.500 1 1 1 1

x < € 14.250 2

1 2 3 4 5

Kans

Benodigde weerstandscapaciteit

Bij het berekenen van de benodigde weerstandscapaciteit wordt onderscheid gemaakt tussen risico´s met een incidenteel en structureel karakter. Risico´s met een incidenteel karakter kunnen worden opgevangen door eenmalig middelen ter beschikking te stellen.

Anders is dat bij risico´s met een structureel karakter. Voor deze risico´s is het nodig ieder jaar opnieuw financiële middelen ter beschikking te stellen, als deze risico´s zich daadwerkelijk voordoen. De reservering voor het opvangen van risico´s binnen eventuele reserves schiet hierbij tekort, omdat de reserves namelijk alleen bestaan uit incidentele middelen. Om structurele risico´s op te vangen is het daarom nodig te zoeken naar middelen uit de exploitatie, dan wel op een andere wijze deze risico´s af te dekken. Voor het beoordelen van de benodigde weerstandscapaciteit wordt bij structurele risico´s landelijk een factor 2½ aangehouden. De reden hiervan is dat ervan uitgegaan kan worden dat dergelijke risico´s vaak niet meteen gedekt kunnen worden in de begroting. Door risico´s met een structureel karakter te vermenigvuldigen met deze factor is het mogelijk de weerstandscapaciteit in een bedrag uit te drukken en toe te werken naar één beoordelingscijfer (indicator).

Risico´s met een incidenteel karakter krijgen daarom een factor 1 en risico´s met een structureel karakter krijgen een factor 2½ toegewezen. Samen met de kansen op een gebeurtenis en de mogelijke financiële gevolgen wordt het nu mogelijk om de risico’s onderling met elkaar te vergelijken.

Voor het berekenen van de benodigde weerstandscapaciteit wordt uitgegaan van een waarschijnlijkheidspercentage van 80%. De waarschijnlijkheid dat alle risico’s zich tegelijkertijd voordoen is immers nimmer het geval. In de praktijk wordt het resultaat van de inventarisatie van incidentele en structurele risico’s daarom maal 0,8 gedaan. Het bedrag dat hieruit komt wordt gezien als benodigde

(35)

Risico-omschrijving Mitigerende maatregel Incident.

/ Struct. Verantw. Bedrag 1: Het niet voldoen aan AVG

Door het niet voldoen aan deze wet- en regelgeving loopt de GR financiële risico’s.

Autoriteit persoonsgegevens (AP) kan organisaties boetes opleggen voor onjuist gebruik van persoonsgegevens en niet voorkomen van datalekken.

Het aanstellen FG- functionaris en opstellen van richtlijnen ter voorkoming van datalekken en verwerking van persoonsgegevens

Incident. Bestuur € 20.000

2: Nieuwe wetgeving/Nieuwe taken

De deelnemende gemeenten kunnen taken overdragen, die zijn ontstaan door wijzigingen in wet- en regelgeving. De taken bestaan uit implementatie en uitvoering van de nieuwe wet- en regelgeving. De nieuwe taken kunnen leiden tot uitbreiding van formatie of tot tijdelijke inhuur.

Binnen de begroting is geen financiële ruimte voor uitbreiding van formatie of voor inhuur van tijdelijk personeel. In

voorkomende gevallen kan er een beroep worden gedaan op tijdelijke middelen in de vorm van implementatie- c.q.

invoeringsbudgetten.

In de vooroverleggen en besluitvorming duidelijk opnemen wat voor invloed dit heeft op de capaciteit en wat de budgettaire consequenties zijn van het voorstel. Tijdig bespreken met dagelijks

bestuur en

portefeuillehouders.

Incident. WIZ € 20.000

3: Fraude

In de Suite4Sociaal Domein

(uitkeringenadministratie) of in Allegro (budgetbeheer schulddienstverlening) kunnen personen of instanties worden opgenomen die niet feitelijk bestaan.

Hierdoor kunnen er gelden worden overgemaakt die niet bestemd zijn voor het aard en doel waarvoor deze worden verstrekt.

Het zorgdragen voor controle op dergelijke systemen en invoeren van koppeling/

vervanging naar

basissystemen GR

(Suite/Join). Het inrichten “4 ogen” principe bij toevoeging van dergelijke gegevens.

Incident. WIZ € 6.000

4: Uitval ICT apparatuur

Bij volledige uitval als gevolg van een calamiteit zijn de basissystemen inclusief een deel van de werkplekken verzekerd door onderlinge en/of uitbestede uitwijk.

Opbouw en herconfiguratie gebeuren met en onder regie van het uitwijkcentrum. Niet alle werkplekken kunnen à la minute opnieuw opgebouwd zijn. Om dat zo snel mogelijk te doen is externe deskundigheid nodig.

Het “oefenen” met dergelijke storingen en medewerkers meenemen in de te nemen stappen. Het zorgen voor een solide ICT-infrastructuur met voldoende redundantie danwel uitwijkmogelijkheden.

Het maken van een back-up en recoveryplan als onderdeel van een calamiteitenplan.

Incident. ICT € 40.000

5: Uitval datacommunicatieverbindingen In principe zijn risico's afgedekt door onderhouds- en

beschikbaarheidsgaranties. In de praktijk vallen de belangrijkste verbindingen zelden uit. Bovendien is in het grootste deel voor redundantie gezorgd. Korte uitval blijft echter niet uit te sluiten en heeft, zeker in de toekomst waarin meer gebruik wordt gemaakt van de cloud, effect op de productiviteit en

dienstverlening. De schade betreft eerder imago dan aanzienlijk financieel.

De onderhoudscontracten en beschikbaarheidsgaranties actueel houden.

(36)

Risico-omschrijving Mitigerende maatregel Incident. /

Struct. Verantw. Bedrag 6: Geen recht op gebruikersrechten Zaak

type catalogus in JOIN

Bij de inrichting van het zaaksysteem JOIN is er gebruik gemaakt van de kennis en het model als basis van de Gemeente Hoekse Waard. Hierover is inmiddels een langdurig dispuut ontstaan over auteursrecht en licentierechten met SDU.

Het inzetten van deskundige juridische begeleiding bij dit dispuut.

7: Niet voldoen aan Europese aanbestedingsregels

Aanschaf en verlenging van (nieuwe) ICT- systemen niet conform Europese aanbestedingsregels uitvoeren waardoor er een onrechtmatige inkoop ontstaat.

Het inhuren van deskundigen op het gebied van Europese aanbestedingen. Daarnaast zij we gestart met een inhaalslag op het gebied van aanbestedingen.

Incidenteel ICT € 36.000

8: Afwezigheid als gevolg van (langdurig)ziekte.

Deze vorm is vaak langdurig van aard.

Ziekteverzuim leidt tot lagere productie en/of extra kosten voor vervanging. Zeker in combinatie met kwetsbare functies (bijvoorbeeld ICT)

In de financiële begroting voor de inzet van capaciteit een frictiepost inrichten voor opvangen van dergelijke risico’s. Het geven van juiste begeleiding van het MT GR en vroegtijdige signalering instellen.

Struct. P&O € 70.000

9: Onvoldoende capaciteit grote projecten.

Voor uitvoering grote projecten zoals Europese aanbesteding, verandering wet- en regelgeving (Wnra), implementatie nieuw e-hrm systeem is onvoldoende capaciteit binnen P&O beschikbaar. Het capaciteitsvraagstuk kan zowel kwantitatief als kwalitatief van aard zijn.

Inhuur is noodzakelijk om tot het gewenste resultaat te komen dan wel de basisdienstverlening conform afspraak te leveren. Middelen hiervoor zitten niet in de primaire begroting.

Tijdig anticiperen op dergelijke ontwikkelingen en de inzet van capaciteit en middelen hierop afstemmen.

Incident. P&O €12.000

10: Onvoldoende Grip op contractenbeheer

Door stilzwijgend verlengen van contracten, waarvan dit niet de bedoeling is en door onjuiste aanbesteding, loopt de GR financieel en reputatierisico.

Samenbrengen van alle contracten (WIZ, P&O en ICT) onder het stafbureau en het inrichten van het contractenbeheer.

Struct. GR € 20.000

Totaal € 284.000