SAMENWERKINGSOVEREENKOMST 2019- addendum
TUSSEN STAD LEUVEN EN
LEUVEN MINDGATE INZAKE ‘AND&’
SUMMIT/FESTIVAL 2020
Tussen enerzijds
stad Leuven, Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven, vertegenwoordigd door:
mevrouw Lalynn Wadera, schepen van onderwijs, economie, diversiteit, groen en stadsgebouwen
mevrouw Geertrui Vanloo, algemeen directeur
en anderzijds
Leuven MindGate, Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven , 0656.972.486, vertegenwoordigd door:
de heer Gilbert Declerck, voorzitter raad van bestuur
de heer Jo Steyaert, bestuurder
wordt ter uitvoering van het Meerjarenplan 2020-2025 van stad Leuven, goedgekeurd door de gemeenteraad van 17 december 2019, overeengekomen wat volgt.
Dit addendum wordt toegevoegd aan de samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Leuven en de vzw LeuvenMindgate, die op 17 december 2019 door de gemeenteraad werd goedgekeurd inzake de organisatie van het AND&2020 summit&festival. Omwille van de corona crisis wordt dit festival uitgesteld van mei 2020 en verschoven naar april 2021.
I. DOELSTELLINGEN EN ACTIES Artikel 1.
In het Meerjarenplan 2020-2025 van stad Leuven staat volgende doelstelling, actieplan, actie en meerjarenplan (raming) opgenomen:
Doelstelling BD000012:
Leuven, (inter)nationaal en lokaal gekend als excellente, baanbrekende en aantrekkelijke stad.
2020 - 2025
Actieplan AP000031:
Versterken van de (inter)nationale positie door evenementen met internationale uitstraling 2020 - 2025
Actie AC000137:
Evenementen met uitstraling ondersteunen die het belang van innovatie voor de maatschappij aantonen.
Meerjarenplan MJP003229
Specifieke toelage in het kader van een project voor de organisatie van een tweejaarlijks groot internationaal event (And&) rond innovatie, technologie, gezondheidstechnologie en creativiteit
Artikel 2.
§1 Leuven MindGate zet de toelage in om bovenstaande geformuleerde doelstelling, actieplan en actie van het Meerjarenplan 2020-2025 van stad Leuven mee te realiseren, meer bepaald door de organisatie van een tweejaarlijks groot internationaal event (And&) rond innovatie, technologie, gezondheidstechnologie en creativiteit dat zal doorgaan van 21 tot 25 april 2021, ter vervanging van
het oorspronkelijke geplande event in mei 2020.
§2 Leuven MindGate zet de toelage in om volgende acties uit te voeren zoals beschreven in de oorspronkelijke overeenkomst van 2019.
II. TOELAGE Artikel 3.
Stad Leuven verleent hierbij een toelagebelofte voor de uit te voeren actie(s), geformuleerd in artikel 2 van deze overeenkomst, die gelijk is aan 250.000 euro voor het jaar 2020. Deze toelage wordt gestort op rekeningnummer BE46 7360 2475 1636 van Leuven MindGate vzw.
Artikel 4.
Na ondertekening van dit addendum en het voorleggen van:
De neergelegde jaarrekening van 2019 met daarop vermeld: datum van goedkeuring door de Algemene Vergadering en datum van neerlegging bij de Nationale Bank of de Griffie van de Ondernemingsrechtbank (voor verenigingen en organisaties die een vereenvoudigde boekhouding mogen voeren)
Financieel verslag (een onderdeel van het verslag van de Algemene Vergadering waarop de jaarrekening werd goedgekeurd): dit is het verslag over financiële toestand en het beheer en omvat:
o De goedkeuring van de jaarrekening: beslissing m.b.t. de financiële toestand o Beslissing m.b.t. de kwijting van de bestuurders en de commissaris (indien van
toepassing)
o Goedkeuring van het budget van het volgende jaar
Verslag van de commissaris (revisor) indien beschikbaar
Een financieel verslag, inclusief de bewijsstukken van de gemaakte kosten voor een bedrag van 250.000 euro.
Kan de toelage worden uitbetaald.
Artikel 5.
De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en de aanvullende beslissing van de gemeenteraad van 24 februari 2020 van stad Leuven betreffende de werkwijze met betrekking tot de goedkeuring, aanwending, controle en uitbetaling van toelagen zijn van toepassing.
Artikel 6.
Stad Leuven verbindt er zich toe om de toelage stipt uit te betalen onder voorwaarde dat aan alle afspraken en opgelegde bewijsvoering tijdig voldaan is.
Artikel 7.
De toekenning van toelagen wordt opgeschort zolang de begunstigde voor voorheen ontvangen toelagen de verantwoordingen niet verstrekt of zolang hij zich verzet tegen de uitoefening van de in artikel 12 bedoelde controle. Wordt een toelage per tranches uitgekeerd, dan wordt elke tranche voor de toepassing van dit artikel als een afzonderlijke toelage beschouwd.
Artikel 8.
Leuven MindGate vzw verbindt er zich toe om de ontvangen toelage zo efficiënt en effectief mogelijk te besteden, in overeenstemming met de bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst en dit addendum en op eerste verzoek alle mogelijke uitleg over de besteding te verstrekken, alle mogelijke controle toe te laten en er daadwerkelijk aan mee te werken.
III. FINANCIEEL VERSLAG Artikel 9.
Het financieel verslag wordt uiterlijk tegen 1 december 2020 aan stad Leuven bezorgd en bevat minimum volgende informatie:
1° een overzicht van alle ingebrachte kosten ingevuld in het sjabloon dat door stad Leuven wordt bezorgd. De looptijd voor de in te brengen kosten loopt van januari tot en met december 2020.
Artikel 10.
Bij het opstellen van het financieel verslag worden volgende regels gerespecteerd:
1° Alle mogelijke kosten kunnen ingebracht worden, voor zover deze integraal gerelateerd zijn aan de in artikel 2 § 2 omschreven acties(s). Volgende kosten kunnen echter niet ingebracht worden:
a) Representatie- en restaurantkosten b) Overheadkosten
c) Investeringen
2° De afschrijvingen op vaste activa kunnen ingebracht worden voor het gedeelte van de investering dat niet werd gesubsidieerd en voor het aandeel dat toewijsbaar is aan in artikel 2 omschreven actie(s). Afschrijvingen gebeuren lineair conform de algemeen geldende regels ter zake. Ze kunnen ook maar ingebracht worden op maandbasis.
3° In de jaarlijkse algemene resultatenrekeningen, opgesteld door de Leuven MindGate vzw, moeten de opbrengsten / inkomsten van stad Leuven per afgesloten
samenwerkingsovereenkomst duidelijk afgescheiden van de andere opbrengsten vermeld staan (via een aparte code).
Artikel 11.
Leuven MindGate vzw verbindt er zich toe om alle financiële middelen (eigen middelen en, in voorkomend geval toelagen van de Europese, federale, Vlaamse, provinciale of lokale overheid of andere instellingen) waarover ze beschikt, optimaal op elkaar afstemmen en op de meest
doeltreffende wijze in te zetten.
Artikel 12.
§ 1. Stad Leuven kan steeds bijkomende controles uitvoeren onder meer met betrekking tot:
1° de effectieve aanwending van de middelen voor de in artikel 2 § 2 omschreven acties(s) 2° de aard van de ingebrachte kosten
3° het vermijden van dubbele financiering
4° de relatie tussen ingebrachte kosten en opbrengsten
5° de toepassing van marktraadplegingen voor de aanstelling van aannemers, leveranciers of dienstverstrekkers rekening houdende met de wet op de overheidsopdrachten
§ 2. De controle kan gebeuren aan de hand van volgende documenten:
1° facturen of andere verantwoordingsstukken 2° de boekhouding van organisatie
3° de motivatie van de gunning voor de aanstelling van aannemers, leveranciers of dienstverstrekkers op basis van de uitgevoerde marktraadplegingen
IV. INHOUDELIJK VERSLAG Artikel 13.
De partijen erkennen dat de samenwerking tussen de verschillende niveaus (overheid, privésector, instellingen, lokale partners, cliënten, burgers,…) essentieel is om de beoogde resultaten te
realiseren, overlappingen te vermijden en om bij de bevolking en alle betrokken partners vertrouwen en geloofwaardigheid te realiseren.
Artikel 14.
De partijen verbinden zich ertoe om onderling alle relevante informatie tijdig uit te wisselen.
Leuven MindGate vzw verbindt er zich toe om het inhoudelijk verslag over de uitvoering van de actie(s) uiterlijk tegen 1 juli 2021 aan stad Leuven te bezorgen.
Artikel 15.
Het inhoudelijk verslag bevat minimum volgende informatie:
1° omschrijving visie en aanpak van Leuven MindGate vzw met betrekking tot artikel 2 § 1 2° overzicht van acties, activiteiten, initiatieven met betrekking tot de in artikel 2 § 2 geformuleerde acties, aan de hand van een omschrijving van de bereikte resultaten en de evolutie ervan:
a) Bereik en profiel van de beoogde deelnemers b) Aantal verwachte internationale deelnemers
c) Overzicht van de sprekerslijst zoals bekend op het einde van 2020
d) Overzicht van de verschillende activiteiten die tijdens de summit georganiseerd zullen worden.
3° overzicht van sterkten/zwakten/knelpunten van aanpak, methodiek of acties en voorstellen tot bijsturing
V. OVERHEIDSOPDRACHTEN Artikel 16.
Leuven MindGate vzw verbindt er zich toe, indien van toepassing, rekening te houden met de wet op de overheidsopdrachten en voor de aanstelling van aannemers, leveranciers of dienstverstrekkers de nodige wettelijke verplichte marktraadplegingen te doen, om de meest gunstige of beste voorwaarden te bekomen.
VI. PERSONEEL Artikel 17.
Het personeel dat aangesteld wordt om de actie(s), vermeld in artikel 2 van deze overeenkomst, te realiseren wordt aangesteld door organisatie. Leuven MindGate vzw wordt dan ook ten volle verantwoordelijk gesteld voor het personeelsbeleid, de personeelsadministratie, de af te sluiten arbeidscontracten en hun gevolgen op welk vlak dan ook. Stad Leuven kan steeds bijkomende controles uitvoeren aan de hand van volgende documenten: een kopie van de arbeidsovereenkomst en een gedetailleerde taakomschrijving.
VII. COMMUNICATIE Artikel 18.
Leuven MindGate vzw verbindt zich ertoe om de acties, op een voor de bevolking toegankelijke wijze, ruim bekend te maken op het grondgebied van de stad Leuven. Dit geschiedt door middel van al deze kanalen die, gelet op de specifieke lokale situatie, de breedst mogelijke verspreiding verzekeren (website, infobrochure, media, informatievergaderingen, sociale media, internationaal…).
Artikel 19.
Leuven MindGate vzw verbindt er zich toe om bij alle externe communicatie over de acties te verwijzen naar de steun van stad Leuven. Op infoborden en publicaties moet vermeld worden dat het project wordt gerealiseerd met steun van stad Leuven. Het sponsorlogo van stad Leuven moeten duidelijk zichtbaar vermeld worden. Het sponsorlogo kan opgevraagd worden bij de contactpersoon van stad Leuven.
Artikel 20
Leuven MindGate vzw verbindt zich ertoe om alle medewerking te verlenen bij communicatie van stad Leuven om de acties die kaderen in de doelstelling en actieplan van het meerjarenplan van stad Leuven zoals vermeld in artikel 1 bekend te maken bij de bevolking.
VIII. DIVERSEN Artikel 21.
Leuven MindGate vzw verbindt er zich toe om de hulp- of dienstverlening of werking open te stellen voor eenieder, ongeacht geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte,
vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap, sociale afkomst, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst
en nationale of etnische afstamming.
Artikel 22.
Stad Leuven moedigt de integratie van de principes van Maatschappelijke Verantwoord Ondernemen en van de 17 duurzame ontwikkelingsdoelstellingen, zoals goedgekeurd door de Algemene
Vergadering van de Verenigde Naties op 25 september 2015, in de algemene werking van Leuven MindGate vzw aan.
Artikel 23.
Indien er met de toelage evenementen/acties worden georganiseerd, verbindt Leuven MindGate er zich toe om, in de mate van het mogelijke, deze evenementen/acties op duurzame wijze te
organiseren. Een handleiding voor het duurzaam organiseren van evenementen, kan worden opgevraagd bij de contactpersoon van stad Leuven.
IX. OPVOLGING EN BIJSTURING Artikel 24.
De partijen stellen één of meerdere contactpersonen aan die verantwoordelijk zijn voor de deskundige inhoudelijke, administratieve en financiële opvolging en eventuele bijsturing van deze
samenwerkingsovereenkomst:
voor stad Leuven:
Patricia Schoolmeesters, afdelingshoofd economie & handel, Professor Van
Overstraetenplein 1, 3000 Leuven, 016/27 23 70, patricia.schoolmeesters@leuven.be
voor Leuven MindGate:
de heer Johan Merlevede, directeur, Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven De briefwisseling gebeurt op hetzelfde adres.
Artikel 25.
Bij mogelijke probleemsituaties wendt stad Leuven zich tot de contactperso(o)n(en) van Leuven MindGate vzw. Ten laatste 15 dagen na het eerste contact wordt er een vergadering belegd met de vertegenwoordigers van de ondertekenende partijen. De hierboven vermelde contactpersoon van de stad Leuven wordt tijdens het hele voorbereidende proces op regelmatige basis geïnformeerd over de voortgang die bij de voorbereiding geboekt wordt.
Artikel 26.
Om de kwaliteit te bewaken wordt minimaal één keer per jaar, na indiening van het jaarlijks inhoudelijk en financieel verslag, een overleg georganiseerd tussen de afgevaardigden van stad Leuven en de afgevaardigden van Leuven MindGate vzw. Het inhoudelijk en financieel verslag worden tijdens dit overleg overlopen en toegelicht.
Artikel 27.
Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van de samenwerkingsovereenkomst zijn, op verzoek van elke partij mogelijk. Deze bijsturingen maken voorwerp uit van voorafgaandelijk overleg. Bijsturingen kunnen aanleiding geven tot een wijziging van deze
samenwerkingsovereenkomst, bijvoorbeeld via goedkeuring door beide partijen van een addendum bij deze samenwerkingsovereenkomst.
Artikel 28.
Iedere partij heeft het recht deze overeenkomst bij aangetekend schrijven en zonder rechterlijke tussenkomst, onmiddellijk te beëindigen ingeval van ernstige tekortkomingen van een partij in het naleven van haar verplichtingen.
X. LOOPTIJD
Artikel 29. Onderhavige samenwerkingsovereenkomst treedt in werking vanaf de ondertekening en eindigt op 31 december 2021.
Opgemaakt in twee exemplaren te Leuven op 1 december 2020 waarvan iedere partij erkent één exemplaar te hebben ontvangen.
Namens stad Leuven,
Geertrui Vanloo algemeen directeur
Lalynn Wadera, Schepen van onderwijs, economie, diversiteit, groen en
stadsgebouwen
Namens Leuven MindGate vzw
Gilbert Declerck
voorzitter raad van bestuur
Jo Steyaert bestuurder
