Stichting Inkoopbureau Midden Nederland
Uitkomsten controle en overige informatie 2014
Rapportage aan het bestuur
Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.
Ernst & Young Accountants LLP Euclideslaan 1
3584 BL Utrecht, Netherlands Postbus 3053
3502 GB Utrecht, Netherlands
+31 88 407 10 00 +31 88 407 30 30 ey.com
Het doet ons genoegen u verslag uit te brengen omtrent de uitkomsten van onze accountantscontrole van de jaarrekening van de
Stichting Inkoopbureau Midden Nederland. Wij willen u over de volgende onderwerpen informeren:
► Uitkomsten jaarrekeningcontrole.
► Kwaliteit beheersorganisatie.
► Specifieke aandachtspunten.
► Onafhankelijkheid en controleproces.
Wij hebben de kernpunten van ons verslag opgenomen in het hoofdstuk Managementsamenvatting.
Onze controle is gericht op het vormen van een oordeel omtrent de jaarrekening over 2014. Bij de uitvoering van onze controle ondervonden wij de volledige medewerking en ondersteuning van de medewerkers van Stichting Inkoopbureau Midden Nederland.
Wij waarderen deze mogelijkheid om de inzichten die uit onze controle voortkomen met u te kunnen delen.
Het concept van dit verslag is d.d. 25 maart 2015 besproken met de directeur en het dagelijks bestuur. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het bestuur van Stichting Inkoopbureau
Midden Nederland. Wij stellen het op prijs een en ander persoonlijk toe te lichten of eventuele vragen omtrent deze of andere met de controle verband houdende zaken te beantwoorden.
Hoogachtend,
Ernst & Young Accountants LLP
drs. J.M.A. Drost RA Het bestuur van de
Stichting Inkoopbureau Midden Nederland Postbus 46
413 EA VIANEN
Utrecht, 17 april 2015
Uitkomsten controle en overige informatie 2014
Geacht bestuur,
JSMT-9VMDDA/JD/mj
Managementsamenvatting 3
Jaarrekening 2014 Stichting
Inkoopbureau Midden Nederland 4
Uitkomsten jaarrekeningcontrole 6
Conclusie van de controle 7
Onze analyse van het resultaat en
financiële positie 10
Aandachtsgebieden en bevindingen 11 in de controle
Kwaliteit beheersorganisatie 13
Aandachtsgebieden en bevindingen in de
controle 14
Bijlage
Onafhankelijkheid en controleproces Totaal aantal pagina’s in dit rapport: 18
Inhoudsopgave
Management-
samenvatting
Managementsamenvatting
Jaarrekening 2014 Stichting Inkoopbureau Midden Nederland
Samenvatting accountantsverslag jaarrekening 2014 Stichting Inkoopbureau Midden Nederland
Uitkomsten
jaarrekeningcontrole
Conclusie van onze controle
Bij de jaarrekening 2014 van Stichting Inkoopbureau Midden Nederland (hierna: IBMN) hebben wij een d.d. 17 april 2015 een goedkeurende controleverklaring afgegeven met betrekking tot de getrouwheid.
Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2014 zijn ingericht in overeenstemming met RJK C1
“Kleine Organisatie zonder Winststreven” en de in de jaarrekening opgenomen balans en toelichting en rekening van baten en lasten een getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten van IBMN.
Continuïteits- veronderstelling is aanvaardbaar
Op basis van de jaarrekening 2014, de goedgekeurde begroting 2015 en de liquiditeitspositie ultimo boekjaar 2014, alsmede de thans lopende overeenkomsten tussen de gemeenten en IBMN, is er voor het bestuur vooralsnog geen reden om te veronderstellen dat IBMN het komende jaar niet aan haar
verplichtingen kan voldoen. Derhalve is de jaarrekening evenals voorgaande jaren op basis van continuïteit opgesteld. Wij kunnen ons hiermee verenigen.
Omzetverantwoording is consistent
Op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben wij geen signalen gekregen dat de omzet in de jaarrekening onvolledig is verantwoord. Ten aanzien van de verantwoording van de omzet zijn de gehanteerde uitgangspunten ten opzichte van voorgaand jaar consistent toegepast. Evenals voorgaand jaar is afgerekend op basis van de daadwerkelijk door de gemeenten afgenomen uren waarbij rekening is gehouden met de contractuele afspraken die met de gemeenten zijn gemaakt ten aanzien van dit punt.
Pagina 4
Managementsamenvatting
Jaarrekening 2014 Stichting Inkoopbureau Midden Nederland
Samenvatting accountantsverslag jaarrekening 2014 Stichting Inkoopbureau Midden Nederland (vervolg)
Kwaliteit
beheersorganisatie
Interne
beheersmaatregelen
Gezien de omvang van de organisatie hebben wij een gegevensgerichte controle uitgevoerd. Onderdeel van de gegevensgerichte aanpak is dat wij opzet en bestaan van de processen hebben beoordeeld. Op grond hiervan hebben wij geconcludeerd dat de beheersing binnen de processen dan wel het voor onze controleaanpak een gegevensgerichte aanpak efficiënter is.
De beheersing voor een aantal processen (waaronder Inkopen en Betalingsverkeer) kan nog worden doorontwikkeld. Voor een nadere uiteenzetting van deze punten wordt verwezen naar pagina 13 van dit verslag. Wij constateren dat IBMN deze punten onderhanden heeft en dat een belangrijk deel het komende jaar zal worden gerealiseerd.
Kwaliteit van het resultaat
Voor een nadere analyse op het negatieve resultaat van € 49.000 (na bestemming) verwijzen wij naar de financiële analyse, zoals opgenomen in uw jaarrekening. U bent voornemens dit resultaat te onttrekken vanuit de algemene reserve. Deze reserve dient oorspronkelijk als buffer om onverwachte en onvoorziene tegenvallers op te kunnen vangen.
De nadelige afwijking van € 49.000 ten opzichte van de begroting laat zich op hoofdlijnen verklaren door de uittreding van de gemeente Ronde Venen. Hierdoor is de omzet € 133.000 lager dan oorspronkelijk begroot.
Onafhankelijkheid en controleproces
Wij hebben alle zaken geanalyseerd die onze onafhankelijkheid gedurende het jaar zouden kunnen
bedreigen. Daar waar onafhankelijkheidsregels dit vereisen, hebben wij aanvullende waarborgen ingevoerd.
Een belangrijke waarborg is de goedkeuring van eventuele adviesdiensten door het bestuur. Ten tijde van de controle van de jaarrekening 2014 zijn er door ons geen diensten verleend welke onze onafhankelijkheid jegens IBMN zou bedreigen.
Pagina 5
Uitkomsten
jaarrekeningcontrole
Conclusie van de controle
Controleverklaring
Wij hebben een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening van IBMN afgegeven over het boekjaar 2014.
De jaarrekening en het jaarverslag zijn door IBMN opgemaakt in overeenstemming met de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving voor
“Kleine Organisatie zonder Winststreven” (hierna: RJK C1). Wij hebben vastgesteld dat de jaarrekening 2014 van IBMN geen materiële afwijkingen vertoont ten opzichte van de voorschriften van RJK C1.
Daarnaast is door ons nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening.
Uw jaarverslag bestaat uit: het directieverslag en de jaarrekening.
Het jaarverslag bevat, in overeenstemming met de omvang en de
complexiteit van de rechtspersoon, een evenwichtige en volledige analyse van de toestand op de balansdatum, de ontwikkeling gedurende het boekjaar en de resultaten, alsmede een beschrijving van risico’s en onzekerheden. Daarnaast dient in het jaarverslag de verwachte gang van zaken te worden opgenomen.
Op basis van de ontvangen jaarrekening en jaarverslag constateren wij dat het jaarverslag niet tegenstrijdig is met de jaarrekening.
Wij zijn er bij ons oordeel vanuit gegaan dat het bestuur de nu overlegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden
opgenomen.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Controleverschillen
Tijdens onze controle inventariseren wij verschillen tussen enerzijds bedragen, classificaties, presentatie en toelichting van jaarrekeningposten die IBMN heeft opgenomen of gerapporteerd en anderzijds bedragen, classificaties, presentatie of toelichting zoals die naar onze mening in overeenstemming met RJK C1 dienen te worden opgenomen of gerapporteerd.
Vanuit onze controle resteren geen ongecorrigeerde controleverschillen.
Voor een specificatie van de doorgevoerde correcties wordt verwezen naar de volgende pagina.
Kwaliteit totstandkoming jaarrekening
Bij aanvang van de jaarrekeningcontrole hebben wij de ontvangen jaarrekening beoordeeld en vastgesteld dat deze niet voldoet aan de vereisten van RJK C1. In dit kader noemen wij onder andere:
► Rechtstreekse vermogensmutatie niet aangewend deel bestemmingsreserve.
► Aanwending bestemmingsreserve welke direct in mindering is gebracht op de lasten in plaats van verwerking via resultaatsbestemming.
► Geen toelichting afwijkingen begroting versus realisatie.
Daarnaast hebben wij begrepen dat de correctie inzake niet geleverde uren welke ultimo 2013 is doorgevoerd pas op een laat tijdstip in 2014 is verwerkt waardoor tussentijds van een verkeerd verwacht resultaat werd uitgegaan.
Pagina 7
Conclusie van de controle
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Gecorrigeerde verschillen
Post/omschrijving verschil Bedrag €/verwijzing Effect van deze constatering op de interne beheersing.
Bestemmingsreserves € 3.445 Betreft het gedeelte van de bestemmingsreserve dat niet is ingezet voor het doel waarvoor de bestemmingsreserve was gevormd. Deze was in eerste instantie direct vrijgevallen in de algemene reserve terwijl deze vrijval via de resultaatbestemming dient te lopen.
Bestemmingsreserve € 6.555 Het gedeelte van de bestemmingsreserve dat in 2014 is aangewend werd in eerste instantie direct in mindering gebracht op de kosten.
De voorgeschreven verwerkingswijze is dat deze aanwending als onderdeel van de resultaatbestemming wordt gepresenteerd.
De toelichting van de niet uit de balans blijkende verplichtingen en rechten was onvolledig. Deze zijn alsnog aangevuld in de jaarrekening.
Ten opzichte van de eerste versie van de jaarrekening zijn verschillend tekstuele aanpassingen welke het inzicht in de jaarrekening hebben doen verbeteren, alsmede welke op basis van RJK C1 zijn voorgeschreven.
Pagina 8
Conclusie van de controle
Aanvaardbaarheid van de grondslagen van waardering en resultaatbepaling
Naar onze mening zijn de door het management gekozen
waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met
betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties.
Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening.
Schattingsprocessen binnen de jaarrekening
Het bestuur is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant beoordelen wij deze door het bestuur gemaakte schattingen. Wij noemen hiertoe bijvoorbeeld de
inschatting ten aanzien van de inschatting van eventuele oninbaarheid van debiteuren en de overlopende passiva.
Conclusie
Wij kunnen instemmen met de door het bestuur gemaakte inschattingen en waarderingsgrondslagen.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen
Onderdeel van de jaarrekening zijn de niet uit de balans blijkende
verplichtingen en rechten. Verplichtingen die niet uit de balans blijken zijn bijvoorbeeld meerjarige contracten die ook tot een uitstroom van middelen in de volgende jaren leidt. Voor wat betreft rechten kan het gaan om bijdragen toe in de toekomst verkregen worden maar wel al in het huidige boekjaar zijn toegezegd.
Wij hebben vastgesteld dat de niet uit de balans blijkende verplichtingen en rechten juist en volledig zijn gepresenteerd in de jaarrekening.
Aanbeveling
Als ontwikkelpunt onderkennen wij een systematische registratie van de rechten en verplichtingen in een separaat contractenregister.
Pagina 9
Voordelig resultaat nader besproken
Het saldo van baten en lasten (na resultaatbestemming) over het jaar 2014 bedraagt € 21.000 positief ten opzichte van een begroot positief saldo van
€ 2.000. Het resultaat over 2014 ten opzichte van de gewijzigde begroting kan als volgt worden weergegeven:
De voordelige afwijking van € 19.000 ten opzichte van de begroting laat zich op hoofdlijnen verklaren door de onttrekking uit de
bestemmingsreserve van € 10.000, uittreding van de
gemeente Ronde Venen. Hierdoor is de omzet (deelnemersbijdragen)
€ 133.000 lager dan oorspronkelijk begroot. Daar tegenover staat wel dat de overige baten € 103.000 hoger zijn dan begroot, alsmede dat er drie gemeenten zijn die meer uren hebben afgenomen dan contractueel overeengekomen.
Analyse van de financiële positie
Eigen vermogen
Het eigen vermogen, inclusief het resultaat na bestemming, bedraagt per jaareinde 2014 volgens de jaarrekening € 80.197. Als gevolg van het positieve resultaat is het eigen vermogen toegenomen met € 11.000.
Ondanks het positieve resultaat over 2014 is de algemene reserve ultimo 2014 € 37.000 negatief. In relatie tot het eigen vermogen onderkennen wij enerzijds als aandachtspunt het onderscheid tussen het beklemde eigen vermogen (bestemmingsfonds en – reserve) en het vrije eigen vermogen (algemene reserve) en anderzijds de opbouw van het eigen vermogen in relatie tot de potentiele risico’s.
Aandachtspunt voor het eigen vermogen is de hoogte in relatie tot de potentiele risico’s die IBMN loopt. Met andere woorden wat is het benodigde weerstandsvermogen. Nadat het benodigde weerstandsvermogen is
bepaald zal een plan nodig zijn op welke wijze het benodigde
weerstandsvermogen wordt gerealiseerd. Bij het opstellen van het plan om het benodigde weerstandsvermogen te realiseren adviseren wij rekening te houden met verschillende scenario’s die zich in de toekomt kunnen
voordoen en van invloed zijn op de bedrijfsvoering en verwachte resultaten van IBMN.
Onze analyse van het resultaat en financiële positie
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Bedragen x
€ 1.000
Begroting 2014 Rekening 2014 Afwijking
€ € €
Totale lasten Totale baten
(1.100) 1.102
(1.103) 1.114
(3) 12
Resultaat vóór bestemming
2 11 9
Mutaties in reserves 0 10 10
Resultaat na bestemming
2 21 19
Pagina 10
Inleiding
Deze paragraaf geeft een uiteenzetting van de werkzaamheden en bevindingen ten aanzien van de belangrijke aandachtsgebieden in de controle die nog niet eerder in dit verslag zijn toegelicht.
Afrekening op basis van prestatie
Zoals opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst tussen de aangesloten gemeenten en de stichting IBMN zijn op basis van de van toepassing zijnde verslaggevingsregels de daadwerkelijk afgenomen uren in de jaarrekening verwerkt.
Concreet betekent dit de volgende verwerking:
► Indien een gemeente een hoger aantal uren heeft afgenomen dan contractueel met de gemeente is overeengekomen is hiervoor een vordering in de jaarrekening opgenomen.
► Indien een gemeente meer heeft afgenomen dan in de overeenkomst opgenomen (tot 15% meer), zijn deze meer uren gefactureerd. In 2014 heeft dit betrekking op de gemeenten Montfoort, Vianen en Leusden.
► Voor de minder afgenomen uren boven de 15% van het contractueel overeengekomen aantal uren geldt dat desbetreffende gemeenten geen aanspraak meer kan maken op deze uren. Voor de gemeenten
(Bodegraven en Leerdam) waarvan het aantal niet afgenomen uren de 15% overschrijdt, zijn deze uren komen te vervallen.
Per saldo heeft deze verwerkingswijze er toe geleid dat IBMN ultimo het boekjaar 2014 per saldo nog € 42.000 (€ 2013: € 90.000) aan uren aan de aangesloten gemeenten dient te leveren.
Conclusie en aanbeveling
Wij adviseren IBMN de realisatie van de afgenomen uren periodiek te verwerken in de financiële administratie ten einde grote financiële
fluctuaties ultimo boekjaar te voorkomen alsmede om te kunnen sturen op de gerealiseerde uren.
Afwikkeling de Ronde Venen
In 2014 is de Ronde Venen uitgetreden omdat zij de aanbestedingen in een ander, met de omliggende gemeenten, samenwerkingsverband vorm gaat geven.
Ultimo 2014 zijn in relatie tot de Ronde Venen de volgende posities opgenomen in de jaarrekening:
► Verplichting € 15.481 inzake terug te betalen entreegelden.
► Vordering € 18.149 inzake nog te facturen omzet.
Wij kunnen ons verenigen met de posities in de jaarrekening maar onderkennen als aandachtspunt de afwikkeling van beide posities.
Naast de posities in de jaarrekening heeft de Ronde Venen een claim bij IBMN ingediend naar aanleiding van aanbesteding van een kunstgrasveld.
IBMN heeft desbetreffende claim voorgelegd aan zijn verzekering welke van mening is dat deze ongegrond is.
Op basis van de ontvangen informatie kunnen wij ons verenigen met het feit dat desbetreffende claim niet is verwerkt in de jaarrekening.
Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Pagina 11
Wet Normering Topinkomens (WNT)
Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingevoerd. Op basis van deze wet is de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector in dienstverband en bij ontslag wettelijk gemaximeerd.
Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor
bezoldiging van niet-topfunctionarissen indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden.
In het kader van de jaarrekening 2014 heeft u een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er functionarissen zijn die een hogere bezoldiging dan de gestelde maxima kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd.
De reden dat de WNT ook van toepassing is op Inkoopbureau
Midden Nederland wordt veroorzaakt doordat zij voor meer dan 50% hun inkomsten verkrijgen vanuit het publieke domein.
Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Pagina 12
Kwaliteit
beheersorganisatie
Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle
Algemeen
Gezien de omvang van de organisatie hebben wij een gegevensgerichte controle uitgevoerd. Onderdeel van de gegevensgerichte aanpak is dat wij opzet en bestaan van de processen hebben beoordeeld. Op grond hiervan hebben wij geconcludeerd dat de beheersing binnen de processen dan wel het voor onze controleaanpak een gegevensgerichte aanpak efficiënter is.
De beheersing voor een aantal processen (waaronder Inkopen en Betalingsverkeer) kan nog worden doorontwikkeld. Wij hebben geen onderzoek naar de effectiviteit van de interne beheersing verricht, anders dan dat relevant is voor onze jaarrekeningcontrole.
Bevindingen interne beheersing
In onze rapportage van voorgaand jaar hebben wij u reeds gerapporteerd omtrent onze bevindingen inzake de interne beheersing.
Tijdschrijven
Voorgaand jaar heeft u een tijdschrijfsysteem in gebruik genomen.
Vooralsnog is uit kostenoverwegingen geen directe koppeling geïmplementeerd tussen het tijdschrijfsysteem en de financiële
administratie. Hierdoor wordt in de financiële administratie niet altijd de meest actuele realisatie weergegeven.
Wij adviseren u maandelijks een aansluiting te maken tussen de
gerealiseerde uren en de financiële verwerking hiervan. Tevens adviseren wij u een gedegen nacalculatie per project op te stellen ten einde als organisatie inzicht te krijgen waardoor overschrijdingen ontstaan en hiervan bij volgende trajecten te leren.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Betalingsverkeer
De directeur van de stichting heeft de volledige bevoegdheid om facturen goed te keuren en betalingen zelfstandig te verrichten. Hiermee bestaat het risico dat ten onterechte liquide middelen aan de organisatie worden onttrokken. Tijdens onze controle hebben wij in dit kader aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden verricht waaruit geen signalen naar voren zijn gekomen dat ten onrechte onttrekkingen zijn geweest.
Wij adviseren u inkoopfacturen en betalingen volgens het vier ogen principe goed te laten keuren dan wel het bedrag waarmee de directeur zelfstandig betalingen kan uitvoeren te maximaliseren ten einde het onderkende risico te minimaliseren.
Automatisering
Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de
geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen. De (financiële) administratie wordt door een extern kantoor uitgevoerd.
De jaarrekeningcontrole heeft echter geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.
Pagina 14
Aandachtsgebieden en bevindingen in de controle
Corporate Governance
Corporate governance heeft betrekking op het besturings- en
beheersingssysteem van organisaties. Het regelt de verdeling van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden over het bestuur, de directie en andere belanghebbenden. Belangrijke elementen van corporate governance zijn een actieve opstelling van het bestuur en een duidelijke afbakening van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het bestuur, directie en medewerkers. Transparante verslaggeving is eveneens een belangrijk element. Naar ons oordeel heeft de organisatie gezien de omvang, een toereikende governance structuur ingericht, die permanent dient te worden bewaakt en dient te worden nageleefd.
Als accountant onderhouden wij een onafhankelijke relatie met IBMN.
Er zijn duidelijke procedures vastgesteld voor overleg tussen het bestuur, de directie en uitvoeringsorganisatie.
Uitkomsten jaarrekeningcontrole
Pagina 15
Bijlage
Inleiding
De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. In de maatschappelijke discussie over kwaliteitsverbetering van de controle speelt de onafhankelijkheid van accountants een belangrijke rol.
Het Nederlandse parlement heeft in dit kader met ingang van 2013 een wettelijke regeling ingevoerd inzake een strikte scheiding van controle en advies, alsmede vanaf 2016 verplichte kantoorrotaties bij OOB’s.
Hiermee loopt Nederland vooruit op Europese regelgeving, waarover in december 2013 een akkoord is bereikt dat minder ver gaat dan de
Nederlandse wet. Kern van het Europees Barnierakkoord is een verbod op bepaalde non-auditdiensten, een limiet op de levering van toegestane non-auditdiensten tot 70% van de audit fee en kantoorrotatie eens in de tien jaar welke periode na een nieuwe tender met tien jaar verlengd kan worden. Ook de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA) heeft de onafhankelijkheidsregels voor zijn leden verder aangescherpt. Met de nieuwe Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) zijn de regels vanaf 2014 strikter dan de Code of Ethics en wordt een kader gecreëerd dat verder gaat dan internationaal gebruikelijk is. Zo geeft de NBA een meer expliciete uitleg aan bedreigingen van de onafhankelijkheid die voortvloeien uit de perceptie van het publiek.
Belangrijkste wijzigingen in de ViO
De belangrijkste wijzigingen in de ViO hebben betrekking op:
► een nadere toetsing van geschenken en uitingen van gastvrijheid vanaf een grens van € 100. Dit geldt zowel voor ontvangen als verstrekte geschenken en uitingen van gastvrijheid;
► een verbod van sponsoring van een assurance cliënt ter verkrijging van naamsbekendheid;
► het afschaffen van het onderscheid tussen een opdracht tot controle van de jaarrekening en andere assurance diensten (bijvoorbeeld controle van een MVO-verslag). De oude regels kenden nog een lichter regime voor andere assurance diensten.
Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd
De onafhankelijkheid van de accountant behoort tot het fundament van zijn beroep. De jarenlange discussie over het beroep en het functioneren van de accountant, hebben uiteindelijk geresulteerd in een aanpassing van de accountantswetgeving, welke van toepassing is voor organisaties van openbaar belang (OOB’s) met als doel de onafhankelijkheid van de accountant beter te waarborgen richting het maatschappelijk verkeer.
Ondanks het feit dat een provincie zich volgens de wet niet kwalificeert als een organisatie van openbaar belang vinden wij het als uw accountant belangrijk om eventuele bedreigingen ten aanzien van de onafhankelijkheid te melden.
Wij hebben gedurende het jaar geen onafhankelijkheidsissues geconstateerd.
Onafhankelijkheid en controleproces
Bijlage
Pagina 17
Wat is de reikwijdte van onze opdrachten
Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2014 van IBMN gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het bestuur opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening. Wij hebben onze controle verricht in
overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het
Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het door het bestuur vastgestelde controleprotocol. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.
Onze controleaanpak in het kort
Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de
jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw
weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven
omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van IBMN. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het bestuur heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Frauderisico’s
Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat (Standaard 240 De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten). Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden. Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 240 vereiste werkzaamheden, zoals brainstorming,
het verzamelen van informatie met het oog op het vaststellen van en reageren op het risico van fraude en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden gericht op het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management, met inbegrip van inzage in journaalboekingen, beoordeling van schattingen en evaluatie van zakelijke redenen voor significante ongebruikelijke transacties.
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het bestuur. Het is van belang dat het management, onder toezicht van het bestuur, sterk de nadruk legt op het voorkomen van fraude, waardoor de gelegenheden tot het plegen van fraude kunnen afnemen, alsmede op het ontmoedigen daarvan, waardoor personen ervan kunnen worden weerhouden om fraude te plegen omwille van de
waarschijnlijkheid dat die wordt ontdekt en bestraft.
Onafhankelijkheid en controleproces
Bijlage
Pagina 18
