Al je processen in één systeem met ERP-software
van Exact
www.exact.nl/erp
inleiding
ERP systemen zijn onmisbaar voor moderne gestroomlijnde handelsbedrijven. Het automatiseert en bundelt al je primaire processen binnen je bedrijf. Van inkoop en verkoop tot logistiek en relatiebeheer.
Met de ERP-software van Exact integreer je al je processen volledig en inzichtelijk met je boekhouding in één systeem. Juist doordat alle processen met elkaar zijn verbonden, ontstaat inzicht. Iedereen werkt met dezelfde informatie en daardoor is de kans op fouten minimaal. Zo krijg je grip op je cijfers en houd je tijd over om de juiste strategische beslissingen te nemen.
De kracht van ERP is eenmalig gegevens invoeren die vervolgens overal in het systeem zijn te benaderen en te bewerken.”
Wat is ERP?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning.
Dit systeem verbindt en automatiseert bedrijfsprocessen binnen je organisatie. Of er nu één vestiging is of tientallen in verschillende landen. Het ERP-systeem zorgt dat alle
betrokkenen toegang hebben tot dezelfde informatie over bijvoorbeeld voorraadniveaus, levertijden, bestellingen, projecten, financiën, productieprocessen en personeel. Dit is mogelijk doordat alle informatie op een centrale plek terecht komt. Die is vervolgens beschikbaar voor iedereen met rechten daartoe. Een goed gekozen en ingericht ERP-systeem zorgt ervoor dat je processen gestroomlijnd zijn. Je beschikt over de juiste cijfers om de juiste beslissingen te maken voor je bedrijf. Je hebt grip: nu en in de toekomst.
Waarom kiezen voor de ERP-software van Exact?
+ Digitaliseer de gehele werkvloer en je kantoor. Breng productie, logistieke, project gerelateerde, financiële en administratieve bedrijfsprocessen onder in één
geïntegreerd systeem
+ Iedereen werkt met dezelfde informatie, zo minimaliseer je de kans op fouten + Werk met één partij voor alle
ERP-gerelateerde zaken
+ Snel in-business en volledig aanpasbaar + Grootste cloud oplossing in Nederland
+ Uitgebreid partnernetwerk met specialistische oplossingen en ondersteuning
+ 500.000 andere klanten vertrouwen op software van Exact
Het belang van een
ERP-systeem voor jouw bedrijf
4
Boost je klanttevredenheid door optimale leverbetrouwbaarheid, consistentie over al je verkoopkanalen en een gestroomlijnd servicemanagement proces.
Optimaliseer je operatie door geïntegreerde
digitalisering van magazijn en kantoor, waardoor niet alleen de dagelijkse magazijnactiviteiten efficiënt en foutloos worden uitgevoerd, ook je boekhouding is automatisch up-to-date.
Digitaliseer de processen in je magazijn met onze handige apps en WMS.
Beheer eenvoudig prijzen per artikel, per eenheid, per assortiment, per klant, per leverancier en per periode.
Traceer je producten in de keten, snel en moeiteloos.
Zodat je altijd weet wie welke goederen ontvangen heeft en wie je leverancier was.
Stroomlijn je inkoopprocessen, maak eenvoudig inkoopcontracten en abonnementen aan, koop altijd op tijd in en beoordeel je leveranciers, zodat je de beste keuzes kunt maken.
Zorg voor een soepel lopend verkoopproces door automatisering van je offertes, verkooporders, retouren, varianten, facturen etc.
De voordelen
Handel
Werk efficiënt en vergroot je marges
De wereld van een handels- en productiebedrijf verandert snel. Je klanten willen unieke producten, best in class service en zonder fouten. Ze bestellen vaker online, bestellen
frequenter maar in steeds kleinere series. Ook willen ze snel, foutloos en op tijd beleverd worden tegen een goede prijs.
Daarbij stellen leveranciers steeds hogere eisen als het gaat om efficiënt leveren en digitalisering van de communicatie.
Actueel overzicht met artikelbeheeer
De spil in alle logistieke modules is artikelbeheer. Je kunt in één scherm artikelen aanmaken, onderhouden en verwijderen. Elk artikel heeft zijn eigen gegevens en kenmerken, die je op een artikelkaart registreert en bijhoudt. De artikelinformatie is onderverdeeld in een aantal categorieën en weergegeven op tabbladen. Zoom in op de artikeltransactiekaart en bekijk in één oogopslag de leveranciersgegevens, levertijden en in welk magazijn het product ligt.
Eenvoudig prijsbeheer
Beheer je prijzen per artikel, eenheid, assortiment, klant, leverancier of periode. Definieer alle artikel gerelateerde prijzen, zoals verkoop-, inkoop- of kostprijs. Je kunt in Exact eenvoudig meerdere artikelen in één keer bijwerken of verrijken met nieuwe prijzen of kenmerken, bijvoorbeeld in het geval van tijdelijke promoties. Ook bereken je de concurrerende prijzen en kortingsstructuren in percentages, nieuwe prijzen of winstmarges. Kosten als gevolg van wet- en regelgeving behandel en geef je overzichtelijk apart weer.
Traceer je producten
Door het gebruik van de serie- of batchnummers weet je precies welke klanten, welke producten hebben ontvangen en wanneer. Je hebt inzicht in welke leverancier, welke producten heeft geleverd en uit welke grondstoffen en onderdelen het productieartikel is samengesteld. Onmisbaar als je bijvoorbeeld aan overheidseisen moet voldoen rondom voedselveiligheid of wanneer je vragen krijgt van je klanten over de oorsprong van je product.
6
Stroomlijn je inkoopprocessen
Inkoopcontract
Wanneer je inkoopcontracten en abonnementen aangaat met leveranciers, wil je vastleggen hoeveel zij gaan leveren, tegen welke prijs, voor welke periode en onder welke voorwaarden. In Exact maak je eenvoudig inkoopcontracten en abonnementen aan en zie je precies wat de afspraken met je leveranciers zijn. Je ziet wat er al geleverd is en wat je nog moet ontvangen.
Inkooporder
Met Exact koop je altijd op tijd in. Je bepaalt zelf of je wilt inkopen op bestelniveau, rekening houdend met actuele voorraad, lopende bestellingen, verkooporders, etc.
Daarnaast heb je de mogelijkheid om via XML of EDI digitaal te communiceren met je leveranciers over je bestellingen.
Leveranciersbeoordeling
In de inkoopmodule van Exact liggen al je inkopen vast, inclusief informatie zoals gevraagde leverdatum en aantallen producten. Gecombineerd met alle ontvangsten maak je hiermee betrouwbare analyses over de leverprestaties van je leveranciers.
Inkoopfacturen
Maak facturen aan op basis van je bestelling of ontvangst.
Dit scheelt tijd bij het invoeren en je controleert direct of de factuur overeenkomt met de afgesproken prijs, aantallen, artikelen, betaalcondities, etc. Je beschikt over gedetailleerde overzichten waarop je moeiteloos inzoomt op de details.
Slim magazijnbeheer
Voorraadbeheer
Je voorraad is altijd inzichtelijk, want het vastleggen van in- en verkoop via artikelen zorgt voor een kloppende voorraad. Je voert eenvoudig tellingen uit zodat je voorraad nog preciezer en meer kloppend is. Maak ook gebruik van onze order pick en voorraadbeheer app. De tellingen komen automatisch in het voorraadsysteem en verwerk je met 1 druk op de knop. Zo is de voorraad snel up-to-date en dus betrouwbaar.
Leverbetrouwbaarheid door WMS & barcodescanning (Alleen voor Globe & Synergy)
Goede leverbetrouwbaarheid is goud waard voor klantbehoud en vergroten van je marktaandeel. Ons Warehouse Management System (WMS) handelt al je magazijnhandelingen automatisch voor je af, zoals inkomende en uitgaande goederen of locatiewijzigingen.
Je registreert eenvoudig alle magazijntransacties in je magazijn door de barcodes te scannen. Door deze elektronische registratie voorkom je verkeerde leveringen en voorraadverschillen, verlaag je je voorraad en verhoog je de leverbetrouwbaarheid naar je klanten. Ons WMS helpt daarnaast met het bepalen van de snelste looproute door het magazijn en zorgt voor voldoende voorraad op de picklocaties door bevoorradingsadvies vanuit de bulklocaties.
En je drukt voor ontvangen goederen automatisch
productlabels af. Dit alles zorgt voor een efficiënt magazijn, waarbij je organisatie meer orders kan afhandelen in dezelfde tijd, met minder fouten.
Materiaalplanning
Met Exact MRP heb je direct inzicht in de huidige én toekomstige voorraadniveaus. Deze worden berekend op basis van actuele voorraad en geplande leveringen,
verkooporders, productieorders, ramingen, etc. Zo ben je altijd op de hoogte van de beschikbaarheid van je artikelen en het voorraadverloop.
8
Onze processen zijn zo geoptimaliseerd dat wij ons focussen op heel andere uitdagingen.”
POM Amsterdam
Soepel verkoopproces
Verkooporders
Voor het creëren van een optimale klantbeleving is het snel en correct vastleggen van de
verkooporder essentieel. Je wilt de juiste producten op het juiste moment leveren, tegen de juiste condities. Bij het uitleveren van de goederen zien je magazijnmedewerkers precies welke artikelen ze moeten pakken. En bij vragen over de order, zien ze e de gemaakte afspraken snel in het centrale systeem.
Retouren
Exact zorgt ook voor efficiënt aanmelden en verwerken van goederen die je van je klant retour ontvangt, inclusief het aanmaken van de mogelijke creditfactuur of nieuwe
leveringsopdracht, waardoor kantoor en magazijn altijd is geïnformeerd en de juiste opvolging kan geven.
Varianten
Door in Exact varianten te beheren, breng je structuur aan in je artikelbestand. Je stelt zelf in of een artikel optioneel, verplicht of als deel van een artikelset wordt meegeleverd. Wanneer je een offerte of verkooporder invoert, geef je eenvoudig aan welke optionele artikelen je uit de variantstructuur wilt toevoegen. Dit zorgt voor een volledig productadvies naar je klant en minder leveringsfouten.
Verkoopanalyse
Met de verkoopanalyse zie je welke artikelen het best verkocht worden. Of welke verkoper het best presteert, en over welke periode. Bekijk de cijfers per klant, productgroep, land, periode, of een combinatie hiervan. Bovendien vergelijk je eenvoudig de resultaten met voorgaande jaren.
Zo maak je in een handomdraai een ABC-analyse en kun je precies zien waar je goed scoort en waar terrein valt te winnen.
Handel
We zorgen dat we de klant end-to-end bedienen, korte snelle leveringen, geen nee verkopen en inzichten in de voorraden.”
Orderinkoop
De verkooporders vormen de basis voor je inkopen. Wanneer je een verkooporder invoert, wordt direct de beschikbare voorraad gecontroleerd. Blijkt de voorraad niet voldoende, dan plaats je meteen automatisch een bestelling bij je leveranciers. Je hebt daarbij direct inzicht in de leveranciers voor dit artikel en in zaken zoals ordergrootte, levertijd en prijs.
Facturen
Voor verschillende talen, klanten, credits, etc.
kun je verschillende lay-outs aanmaken voor je factuur. Maak naast e-mailen, printen en incasso, ook gebruik van elektronische facturatie.
Facturatie in Exact ondersteunt wisselende betalingsvoorwaarden. Tot slot kun je op basis van gefactureerde omzet de verkoopbonussen voor je verkoopmedewerkers en partners
berekenen en toekennen. En dit alles wordt direct verwerkt in je financiële administratie.
10
Inzicht in al je projecten
De projectoplossing binnen Exact geeft je inzicht in al je kosten en opbrengsten per project. Het helpt je om verkooptransacties, documenten, budgetten, personeel, onkosten, leveranciers, inkopen en planningen te koppelen aan het desbetreffende project. Je hebt in één oogopslag een overzicht van alle projectdata. Hierdoor heb je zicht op de voortgang en kun je tijdig bijsturen indien nodig.
Onze processen zijn zo geoptimaliseerd dat wij ons focussen op heel andere uitdagingen.”
POM Amsterdam
Handel
Service management proces
(Alleen voor Globe & Synergy)
Met Exact Service Management stroomlijn je jouw service management proces. Definieer SLA’s en configuraties waarin is vastgelegd welke onderdelen onder de serviceregeling vallen en hoe. Serviceactiviteiten creëer je op het
moment dat een serviceverzoek wordt gerapporteerd, of gegenereerd binnen een preventief serviceschema.
De Exact Field Service App biedt volledige vrijheid en flexibiliteit voor de servicemonteur op pad. Wanneer het onderhoud of de reparatie is afgerond, wordt de servicecall afgesloten, online door de klant afgetekend en automatisch gefactureerd.
Stel rapportage en dashboards samen
Met realtime dashboards in Exact kun je in één oogopslag de kerncijfers van je onderneming inzien. Stel je
rapportages eenvoudig samen door velden in het gewenste rapport te slepen en op te slaan. Maak gebruik van
standaard rapportage mogelijkheden zoals:
+ ABC rapportage, voor de analyse van + het kleine deel van je assortiment dat de grootste bijdrage aan de
omzet realiseert.
+ Voorraad rapportage, snel inzicht in tijdigheid van ontvangsten, en leveringen, in aantallen en orderregels.
+ Voorraad dashboard, met daarin omloopsnelheden, de zogenaamde ‘dode’ voorraad en de waarde van de voorraad per productgroep
Excel is volledig geïntegreerd in de software van Exact.
Exporteer je rapportages naar Excel en pas ze naar de wensen van de gebruiker aan. Maak gebruik van de mogelijkheden in de Excel Add-in om eenvoudig je eigen rapportages te creëren.
Of je nu een kleine handelaar bent of internationale
groothandel met meerdere magazijnen en dropshipping, je wilt grip krijgen op je cijfers. Breng je financiële, logistieke en administratieve bedrijfsprocessen onder in één
voorraadbeheersysteem en krijg die grip. De voorraadbeheer software van Exact ondersteunt je hierin volledig.
Kijk voor meer informatie op deze pagina.
Wat kan Exact voor je doen?
Exact ondersteunt sinds 1984 de behoeften van ondernemers en mkb’ers. Van kleine bedrijven tot aan gevestigde middelgrote bedrijven met internationale activiteiten. We hebben een duidelijke focus op het ontwerpen van een geïntegreerde productsuite die specifiek is afgestemd op de behoeften van jouw bedrijf. Je krijgt alleen de functies die je nodig hebt voor een bedrijf als het jouwe, waardoor de implementatie van de software gemakkelijker kan gaan.
Er is geen herimplementatie nodig wanneer je het ERP wil uitbreiden met geavanceerde modules voor bijvoorbeeld WMS, P2P, expense management, Salaris, HR, CRM, Process Modelling / Automation, Business Intelligence. Uitbreiden kan ook via ons App Center waar je één van de 370+ zakelijke softwareprogramma’s eenvoudig kan koppelen aan je software. Een groot aantal programma’s is in minder dan 5 minuten te koppelen. Geen ander softwarebedrijf levert koppelmogelijkheden op dit niveau. Het ERP ondersteunt wetgeving in ruim veertig landen en kent flexibele deployment opties: volledig beheerde cloud service, private cloud en on premise.
1. Analyse (1-6 weken)
Krijg inzicht in je bedrijf met een grondige analyse. Daardoor heb je zicht op je zakelijke uitdagingen en behoeften.
2. Advies (1-4 weken)
Ga goed van start met gedetailleerd advies dat bestaat uit:
+ De vertaling van oplossingsconcepten of advies in praktische tips.
+ Opstellingsplan voor uitrol van oplossingen: definiëring implementatieproject en te leveren prestaties.
+ Advies over het niveau van onderhoud en ondersteuning dat nodig is.
3. Implementatie (1-16 weken):
Je krijgt bij de implementatie ondersteuning van deskundige consultants en een persoonlijke projectmanager.
De implementatie bestaat uit:
+ Technische installatie en setup + Uitrol van het ERP
+ Kennisdeling
+ Ondersteuning van gegevensmigratie
+ Ondersteuning voor gebruikersacceptatietests + GO-Live-ondersteuning
+ Customer onboarding / consultancy om overdracht te ondersteunen
4. Support (on going)
Kenmerkend van het implementatietraject voor ERP-oplossingen van Exact is de korte implementatietijd ten opzichte van de gemiddelde implementatietijd van andere aanbieders in de markt. Hieronder vind je een overzicht van de onderdelen en de duur ervan.
Ons ERP implementatietraject
14
Ervaar onze best-in-class klantondersteuning
Bij Exact draait het niet alleen om software. Wij vinden het belangrijk dat je toegang hebt tot onze ervaring en expertise. Daarom bieden we naast onze software ook ‘best-in-class’ klantondersteuning. Dat doen we met onze Service Essentials. Wij helpen je op deze manier het maximale te halen uit je software; van analyse en advies, tot implementatie, training en support.
Onze Service Essentials zetten we niet alleen in bij nieuwe klanten.
Ook wanneer je al jaren klant bij ons bent en je behoefte hebt aan optimalisatie van je systeem staan we voor je klaar. Je kunt in elke fase van onze servicecyclus instappen.
Lees meer over Exact Service Essentials op onze website.
5
Analyse Optimalisatie
Advies Training
Implementatie Support
Exact inspireert het mkb om te groeien. Zij dragen de economie, wij ondersteunen ze daarbij. Net als het mkb is Exact niet bang voor het onbekende. We zijn ambitieus en lopen graag voorop. We kennen de uitdagingen en maken software om die te overwinnen. Onze innovatieve oplossingen zijn toegespitst op de bedrijfsbehoeften van onze klanten.
Exact biedt het mkb en hun accountants overzicht over vandaag en inzicht in morgen. Zo helpen we onze klanten van over de hele wereld grip te krijgen op hun cijfers om hun ambities te realiseren. Exact. Cloud business software.
Exact. Cloud business software.
Exact Software Nederland B.V.
Molengraaffsingel 33 2629 JD Delft
The Netherlands Tel: +31 15 711 50 00
E-mail: info@exactonline.nl Website: www.exactsoftware.nl
