1
Huishoudelijk reglement
van de vereniging Ondernemend Wijdemeren
Artikel 1.
BEGRIPSBEPALINGEN
In dit reglement wordt verstaan onder:
o de vereniging: de vereniging Ondernemend Wijdemeren gevestigd te Wijdemeren ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 60908211;
o de statuten: de statuten van de vereniging, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op twintig juni tweeduizend veertien bij notaris Sebastiaan Kreugel van het notariskantoor notariaat Wijdemeren te Wijdemeren;
o het bestuur: het bestuur van de vereniging als bedoeld in artikel 8 van de statuten;
o projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de vereniging.
o leden : onder leden worden verstaan leden, ereleden en leden van verdienste. Ereleden zijn zij die hebben bijgedragen aan de luister van de vereniging en als zodanig worden benoemd door ten minste ¾ van de aanwezige stemmen in een algemene ledenvergadering op voordracht van het bestuur . Leden van verdienste zijn zij die zich verdienstelijk hebben gemaakt jegens de vereniging en als zodanig worden benoemd door ten minste ¾ van de aanwezige stemmen in een algemene ledenvergadering op voordracht van het bestuur;
o commissies: een groep personen bestaande uit leden van de vereniging die door de vereniging met een bepaalde taak worden belast. Een commissie wordt ingesteld voor de periode die nodig is voor het uitvoering van de opgedragen taak. Een commissie wordt benoemd door het bestuur en werkt onder de verantwoording van het bestuur;
o kascommissie: een commissie door de algemene ledenvergadering benoemd van ten hoogste drie personen die, in samenwerking met de penningmeester van de vereniging , tot taak heeft jaarlijks de financiën van de vereniging te controleren. Leden van de kascommissie worden door de algemene leden vergadering benoemd op voordracht van het bestuur, zij hebben een zittingsduur van één jaar en kunnen voor een periode van één jaar worden herbenoemd;
Artikel 2.
Beleid
Het beleid van de vereniging is vastgelegd in een beleidsplan:
o Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
o Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de algemene ledenvergadering is goedgekeurd.
o Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.
Artikel 3.
CONTRIBUTIEBETALING
o De jaarlijkse contributie voor het komend verenigingsjaar wordt door de algemene
ledenvergadering op voorstel van het bestuur vastgesteld. Het verenigingsjaar is gelijk aan het kalenderjaar. De vaststelling van de jaarlijkse contributie vindt plaats voordat een nieuwe begroting wordt opgesteld. De contributie voor het verenigingsjaar 2021 bedraagt € 140.-
2
o De factuur voor de jaarlijkse contributie wordt jaarlijks in het eerste kwartaal aan de leden gestuurd, de factuur dient binnen vier weken voldaan te zijn;
o Betaling kan gebeuren door storting of overschrijving op een bank- of girorekening van de vereniging.
o Indien de contributie niet tijdig is betaald , ontvangt het betreffende lid twee maal een aanmaning. Wordt vervolgens niet binnen de daarvoor in de aanmaning gestelde termijn betaald , dan kan het bestuur het betreffende lid royeren. De contributie voor het lopende verenigingsjaar die niet binnen de gestelde termijn is voldaan wordt verhoogd met een door het bestuur vast te stellen bedrag voor administratie- en incassokosten;
o Meldt een aspirant-lid zich in de loop van de laatste twee maanden van het verenigingsjaar om lid te worden dan gaat de verplichting tot betaling van de jaarlijkse contributie in met ingang van het nieuwe verenigingsjaar;
o Treedt een aspirant- lid toe tot de vereniging in de loop van het verenigingsjaar dan worden alleen de volle kwartalen in de contributie berekend.
Artikel 4.
Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
Het bestuur en de bestuursbesluiten Het bestuur:
o Bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging;
o Neemt bestuursbesluiten ;
o Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen/ commissies in het leven roepen. In een dergelijke groep of commissie heeft ten minste één bestuurslid zitting en in de groep of commissie kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden wanneer haar opdracht is afgerond en na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;
o Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten. Bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend .
o Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
o Nieuwe bestuursleden worden voorgedragen door het bestuur, benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing door de leden tijdens de (digitale) algemene ledenvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;
o De zittingstermijn van bestuursleden is 3 jaar, na afloop van deze periode is een bestuurslid direct herkiesbaar voor een periode van 3 jaar. De maximale zittingstermijn is 3 periodes o Door het bestuur wordt een rooster van aftreden opgesteld zodanig dat niet meer dan 1/3
van het aantal bestuursleden gelijktijdig terugtreden en de continuïteit van het bestuur gewaarborgd is.
Artikel 5.
De voorzitter
o Heeft algemene leiding van de vereniging;
o Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe;
o Overlegt met officiële instanties;
o Geeft leiding aan het bestuur;
o Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
o Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
o Leidt de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergadering;
o Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
3
o Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, een voorstel voor het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de algemene ledenvergadering;
o Coördineert en stuurt activiteiten;
o Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
Artikel 6.
De vice-voorzitter
o Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
Artikel 7.
De penningmeester
o Voert de financiële administratie;
o Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
o Stelt financiële overzichten op;
o Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
o Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen;
o Begroot inkomsten en uitgaven en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
o Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
o Stemt met de verantwoordelijke commissieleden af of ontvangen facturen voldaan kunnen worden.
o Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
Artikel 8.
De secretaris
o Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
• De datum en plaats van de vergadering;
• De aanwezige en afwezige bestuursleden;
• De verleende volmachten;
• De genomen besluiten;
o Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
o Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
o Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
o Archiveert alle relevante documenten;
Artikel 9.
Besluiten Het bestuur:
o Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten;
o Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of algemene ledenvergadering;
o Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen,;
o Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
o Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
4 Artikel 10.
Vergaderingen
o Het bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar, en houdt minimaal één maal per jaar een algemene ledenvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
o Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
o Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
o Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur;
o Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.
o Het bestuur kan besluiten om een (algemene leden)vergadering digitaal (online) uit te schrijven. Met online kan bedoeld worden geheel digitaal, of via streaming vergaderen. Het bestuur kan hierbij beslissen dat de stemming tijdens de streaming of via een digitaal stembiljet plaatsvind tot een door het bestuur te bepalen einddatum.
Artikel 11.
Agenda
o Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op.
o De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door o Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden
hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
o Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
Artikel 12 . Notulen
o Van elke vergadering worden conceptnotulen (met actielist) gemaakt, welke binnen 2 weken na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
o Opgestelde conceptnotulen en actielijst worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
Artikel 13.
Inbreng tijdens de vergadering
o Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht; Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
o Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten
vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.
o Een bestuurder die niet fysiek aanwezig kan zijn mag ook telefonisch of via videobellen de vergadering bijwonen en stemmen
5 Artikel 14
Royement
o Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de vereniging heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
o Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee algemene ledenvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd.
Artikel 15.
Slotbepalingen
o In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.
o Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris één
exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.
Artikel 16.
VASTSTELLING OF WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT
o Voorstellen tot vaststelling of wijziging van het huishoudelijk reglement moeten door het bestuur worden voorgesteld of door ten minste 10% van de leden schriftelijk worden ingediend . Een dergelijk voorstel dient minimaal 7 dagen voor een algemene
ledenvergadering ter kennis van de leden te worden gebracht.
o Het voorstel tot vaststelling of wijziging van het huishoudelijk reglement kan slechts in stemming worden gebracht op een algemene ledenvergadering waar minimaal 10% van de leden aanwezig is.
o Is het vereiste aantal leden niet aanwezig dan kan wel over het voorstel worden overlegd maar vindt besluitvorming daarover plaats bij gewone meerderheid van stemmen in een volgende algemene ledenvergadering.
o Het voorstel tot vaststelling of wijziging van het huishoudelijk reglement kan ook digitaal in stemming worden gebracht op een digitale algemene ledenvergadering, de leden krijgen daarbij de gelegenheid om digitaal hun stem uit te brengen tot een door het bestuur te bepalen einddatum. Hierbij moet minimaal 10% van de leden hun stem uitbrengen.
Artikel 17.
TOEPASSING VAN OF GESCHIL OVER TOEPASSING HUISHOUDELIJK REGLEMENT
o De toepassing van dit reglement wordt onderworpen aan de beslissing van het bestuur o Een geschil omtrent de uitleg of de toepassing van dit reglement wordt onderworpen aan
de beslissing van het bestuur
o In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur.
Artikel 18.
VASTSTELLING
o Dit reglement treedt in werking op 15 december na te zijn goedgekeurd door de algemene ledenvergadering van 26 november 2020
D. van Enk, voorzitter
