HUISHOUDELIJK REGLEMENT van de
NEDERLANDSE VERENIGING VOOR SLECHTHORENDEN (NVVS)
Artikel 1. OMSCHRIJVINGEN
1.1 In dit reglement wordt verstaan onder:
a. vereniging: de vereniging NVVS;
b. bestuur: het bestuur van de vereniging;
c. voorzitter, secretaris respectievelijk penningmeester: de voorzitter, de secretaris respectievelijk de penningmeester van het bestuur;
d. statuten: de statuten van de vereniging.
Artikel 2. LEDEN
2.1. Leden als bedoeld in artikel 3 van de statuten behoren tot de afdeling waaronder hun vaste woon- of verblijfplaats ressorteert. Op eigen verzoek kan een lid tot een andere afdeling behoren, indien de betrokken afdelingsbesturen en de directeur daarmee instemmen.
2.2. Leden hebben recht op deelneming aan alle activiteiten en toegang tot de ledenverga- deringen van zowel de vereniging als van de afdeling waartoe zij behoren.
2.3. Leden kunnen deelnemen aan activiteiten van andere afdelingen dan die waartoe zij behoren – behoudens ingeval hiertegen door het organiserende afdelingsbestuur bezwaar wordt gemaakt –, maar zijn daar niet stemgerechtigd.
2.4. Ieder lid moet kunnen beschikken over een exemplaar van de statuten en het huishou- delijk reglement van de vereniging. Wijzigingen daarin worden in het periodiek van de vereniging bekend gemaakt.
2.5. Leden, niet zijnde huisgenootleden, ontvangen het periodiek van de vereniging.
2.6. Leden melden elke adreswijziging aan de secretaris of aan de desbetreffende afde- lingssecretaris.
2.7. Aanmelding van nieuwe gewone leden en huisgenootleden, alsmede melding van het beëindigen van het lidmaatschap wegens overlijden of opzegging door een lid, geschiedt bij de secretaris of bij de desbetreffende afdelingssecretaris.
2.8. Indien het de secretaris is bij wie een mutatie als bedoeld in het vorige lid wordt gemeld, geeft deze haar binnen één maand door aan de desbetreffende afdelings- secretaris; indien het daarentegen een afdelingssecretaris is, geeft deze de mutatie binnen dezelfde termijn door aan de secretaris.
Artikel 3. DONATEURS
3.1. Donateurs van de vereniging en die van een afdeling kunnen deelnemen aan de activi- teiten van de afdeling waartoe hun woonplaats of plaats van vestiging behoort, met dien verstande dat de betrokken afdeling daaraan bepaalde voorwaarden kan verbinden.
3.2. Donateurs hebben geen stemrecht.
Artikel 4. BESTUUR
4.1. Het bestuur draagt zorg voor een juiste toepassing van de voor de vereniging relevante wettelijke bepalingen, de statuten en het huishoudelijk reglement, alsmede voor de uitvoering van de door de algemene ledenvergadering genomen besluiten. Het doet aan de algemene ledenvergadering de voorstellen die het van belang acht voor de vereniging en haar leden.
4.2. Aan de leden van het bestuur worden uit de algemene kas reiskosten vergoed voor werkzaamheden buiten hun woonplaats.
4.3. Het bestuur vergadert tenminste vier maal per jaar. Op een met redenen omkleed verzoek van tenminste drie leden van het bestuur roept de voorzitter een bestuursver- gadering bijeen, te houden binnen één maand na de indiening van het verzoek.
4.4. Besluiten van het bestuur worden genomen bij meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen wordt een voorstel geacht te zijn verworpen.
4.5. Datum, plaats en agenda van een vergadering van het bestuur dienen tenminste vijf dagen vóór de vergadering ter kennis van de bestuursleden te worden gebracht.
4.6. Nieuw gekozen bestuursleden treden direct na hun verkiezing in functie, tenzij er aanleiding is daarvoor een later tijdstip vast te stellen.
4.7. Afgetreden bestuursleden dragen in overleg met het bestuur zo spoedig mogelijk de daartoe in aanmerking komende bescheiden en eigendommen van de vereniging over aan degenen die hen in functie opvolgen.
Artikel 5. DIRECTEUR
5.1. De directeur is belast met de leiding van het bureau van de vereniging.
5.2. Binnen de leiding van de vereniging fungeert de directeur als eerste aanspreekpunt voor de leden, de afdelingen en de commissies.
5.3. Met het oog op eenheid van beleid naar buiten, is de directeur belast met de coördi- natie van alle externe contacten op landelijk niveau, zowel voor het bureau van de vereniging als voor de afdelingen en de commissies.
5.4. De directeur is verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
Artikel 6. AFDELINGEN
6.1. In geval van samenvoeging of splitsing van afdelingen als bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de statuten regelt het bestuur tevens wat administratief noodzakelijk is. Daar- bij worden de baten en bezittingen van de oorspronkelijke afdelingen toegedeeld aan de nieuw gevormde afdelingen in evenredigheid met de aantallen afdelingsleden, met inachtneming van de eventuele verplichtingen die aan baten en/of bezittingen zijn verbonden. Onverminderd het bepaalde in artikel 12, zesde lid, van de statuten is het betrokken afdelingsbestuur in alle gevallen verplicht aan deze regeling binnen de door het bestuur te stellen termijn te voldoen.
6.2. Een afdeling staat onder leiding van een afdelingsbestuur dat bestaat uit tenminste drie personen die in een afdelingsledenvergadering bij meerderheid van stemmen worden gekozen voor een tijdvak van vier jaar. Zij zijn ten hoogste twee maal terstond herkiesbaar, behalve als er geen opvolger te vinden is. In vacatures wordt door de ledenvergadering zo spoedig mogelijk voorzien. De afdelingsvoorzitter wordt in functie gekozen. De overige bestuursfuncties worden door het afdelingsbestuur in onderling overleg verdeeld. Tot deze overige functies behoren in elk geval die van afdelingssecretaris en die van afdelingspenningmeester. Naast de afdelingspenning- meester wordt uit het midden van het afdelingsbestuur nog een ander lid aangewezen, dat bij ontstentenis van de afdelingspenningmeester gelijke bevoegdheid heeft als deze penningmeester.
6.3. Een afdelingsbestuur belegt tenminste éénmaal per jaar een afdelingsledenvergade- ring. In deze vergadering komen in elk geval de volgende zaken aan de orde:
a. het afdelingsbestuur brengt verslag uit over de activiteiten die in het vorige kalen- derjaar door de afdeling zijn verricht, en legt rekening en verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer in dat kalenderjaar;
b. de kascontrolecommissie brengt verslag uit over het in het vorige kalenderjaar gevoerde financiële beheer en adviseert de vergadering omtrent het al dan niet verle- nen van décharge aan het afdelingsbestuur;
c. het afdelingsbestuur presenteert de plannen en de begroting voor het nieuwe kalen- derjaar;
d. de kascontrolecommissie voor het nieuwe kalenderjaar wordt benoemd;
e. indien nodig vindt de verkiezing van afdelingsbestuursleden plaats;
f. overeenkomstig het bepaalde bij en krachtens artikel 18 van de statuten worden de afgevaardigden en hun plaatsvervangers benoemd.
6.4. Het afdelingsbestuur zendt jaarlijks vóór 15 maart aan het bestuur:
a. het activiteitenverslag en de bijbehorende rekening en verantwoording, bedoeld in het vorige lid onder a;
b. het verslag van de kascontrolecommissie, bedoeld in het vorige lid onder b;
c. de plannen en de begroting, bedoeld in het vorige lid onder c.
6.5. Het bestuur kan, na overleg met de afdelingen, eenvoudige modellen vaststellen voor de stukken, bedoeld in het vorige lid.
Artikel 7. FINANCIËLE VERHOUDING VERENIGING-AFDELING
7.1. De leden betalen de door hen verschuldigde contributie aan de penningmeester.
7.2. De penningmeester houdt per lid de administratie bij van de verschuldigde en van de ontvangen bedragen.
7.3. De penningmeester draagt van de bedragen die hij jaarlijks ontvangt van de leden van een afdeling, een deel over aan de desbetreffende afdelingspenningmeester.
7.4. De grootte van het deel, bedoeld in het vorige lid, bestaat uit de som van:
a. een basisbedrag dat is gerelateerd aan de contributie, ontvangen van de gewone leden en de huisgenootleden van de desbetreffende afdeling, en dat redelijkerwijs voldoende is voor de dekking van de noodzakelijk door de afdeling te maken kosten;
b. een activiteitenbedrag dat wordt gebaseerd op de plannen en de begroting van de desbetreffende afdeling voor het nieuwe kalenderjaar, bedoeld in artikel 6, vierde lid onder c;
c. het totaal van de bedragen, ontvangen van de desbetreffende afdelingsleden, voorzo- ver deze boven de verschuldigde contributie uitgaan.
7.5. Het basisbedrag, bedoeld in het vierde lid onder a, bestaat uit de som van:
a. een percentage van de contributie, ontvangen van de gewone leden van de desbe- treffende afdeling, dat door de algemene ledenvergadering voor alle afdelingen gelij- kelijk jaarlijks voor het volgende boekjaar wordt vastgesteld;
b. een percentage van de contributie, ontvangen van de huisgenootleden van de desbe- treffende afdeling, dat door de algemene ledenvergadering voor alle afdelingen gelij- kelijk jaarlijks voor het volgende boekjaar wordt vastgesteld.
7.6. Het activiteitenbedrag, bedoeld in het vierde lid onder b, wordt door het bestuur voor de desbetreffende afdeling vastgesteld na een marginale toetsing van de inhoud van de voorgenomen activiteiten en van de begrote kosten daarvan, in het licht van de totale inkomsten- en vermogenspositie van de afdeling, met inachtneming van de grenzen, bedoeld in het volgende lid.
7.7. Per afdeling kan de som van het basisbedrag en het activiteitenbedrag niet groter zijn dan het bedrag aan contributie, ontvangen van de gewone leden en de huisgenootleden van de desbetreffende afdeling. Voor alle afdelingen tezamen kan de som van de basisbedragen en de activiteitenbedragen niet groter zijn dan het bedrag dat daarvoor in de begroting van de vereniging is uitgetrokken.
7.8. Het activiteitenbedrag wordt aan de desbetreffende afdeling uitgekeerd bij wijze van voorschot. Voor zover voorgenomen activiteiten niet in het desbetreffende boekjaar worden uitgevoerd, worden de daarvoor beschikbaar gestelde gelden in het volgende boekjaar teruggestort of verrekend.
7.9. De penningmeester draagt binnen twee maanden na ontvangst ervan aan de desbetref- fende afdelingspenningmeester af de donaties, legaten en erfstellingen die, al dan niet met een bepaalde bestemming, ten behoeve van een afdeling door hem zijn ontvangen.
7.10. Het bestuur kan, op aanvrage van het afdelingbestuur, aan de afdeling financiële hulp uit de kas van de vereniging verstrekken.
Artikel 8. AFDELING MET FUNCTIONERINGSPROBLEMEN
8.1. Wanneer het bestuur van oordeel is dat bij een afdeling zich een geval als bedoeld in artikel 14, vierde of vijfde lid, van de statuten voordoet, treedt het in overleg met het afdelingsbestuur en maakt het met het afdelingsbestuur afspraken over de wijze waarop en de termijn waarbinnen het afdelingsbestuur voor oplossing van de gecon- stateerde problemen zorgt.
8.2. Indien de afspraken, bedoeld in het vorige lid, door het afdelingsbestuur niet (kunnen) worden nagekomen, is het bestuur bevoegd een tussentijdse afdelingsledenvergadering bijeen te roepen, waarin onder leiding van het bestuur wordt gepoogd de geconsta- teerde problemen op te lossen.
8.3. Indien aan het bestuur blijkt dat afspraken als bedoeld in het eerste lid redelijkerwijs niet kunnen worden gemaakt, is het tweede lid van overeenkomstige toepassing.
Artikel 9. WANBEHEER
9.1. Indien er een gegrond vermoeden bestaat dat een lid van een afdelingsbestuur zich aan financieel, dan wel organisatorisch of administratief wanbeheer schuldig maakt of heeft gemaakt, is het bestuur bevoegd een onderzoek in te stellen en hiermede één of meer leden van het bestuur te belasten.
9.2. In het geval, bedoeld in het vorige lid, zijn alle bestuurders van de desbetreffende afdeling verplicht aan het bestuur of de aangewezen leden daarvan alle gewenste gegevens te verschaffen en kas- en overige bescheiden te tonen.
9.3. Indien het bestuur overeenkomstig het bepaalde in artikel 14, zesde lid, van de statuten een afdelingsbestuurslid schorst, zal binnen één maand na de schorsing een te houden afdelingsledenvergadering aan het bestuur advies uitbrengen over al dan niet hand- having van de schorsing. Het bestuur zal in zodanig geval binnen twee maanden na het uitgebrachte advies een beslissing nemen.
9.4. Indien de beslissing van het bestuur tevens aanleiding geeft het betrokken afdelings- bestuurslid te ontzetten uit het lidmaatschap van de vereniging, zal de procedure worden ingezet als bedoeld in artikel 5, vierde lid, van de statuten.
9.5. Indien door definitieve schorsing het aantal actieve bestuursleden van een afdeling minder wordt dan drie, dient zo spoedig mogelijk een tussentijdse afdelingsledenver- gadering plaats te vinden teneinde in de ontstane leemte(n) te voorzien.
Artikel 10. COMMISSIES MET EIGEN BUDGET
10.1. De leden van een commissie met een eigen budget als bedoeld in artikel 15, tweede lid onder c, van de statuten worden voor vier jaar door het bestuur benoemd, en wel uit de leden van de vereniging. Zij zijn ten hoogste twee maal terstond herbenoembaar. De voorzitter van de commissie wordt in functie benoemd. Voorzitter en leden van de commissie worden door het bestuur geschorst en ontslagen.
10.2. Een commissie met een eigen budget legt jaarlijks de volgende stukken aan het bestuur over:
a. vóór 15 maart het verslag van de werkzaamheden over het vorige verenigingsjaar en de bijbehorende rekening en verantwoording;
b. vóór 15 oktober het activiteitenplan voor het nieuwe verenigingsjaar en de bijbehorende begroting.
10.3. Een commissie met een eigen budget kan donaties ontvangen, in beheer houden en besteden binnen de gestelde taakomschrijving. Donaties, bestemd voor het werk van een commissie worden, indien zij door de penningmeester zijn ontvangen, overgedra- gen aan de penningmeester van de desbetreffende commissie. Zulke bedragen mogen niet leiden tot verlaging van het vastgestelde begrotingsbedrag ten behoeve van deze commissie.
10.4. Indien er een gegrond vermoeden bestaat dat een commissielid zich aan wanbeheer schuldig maakt of heeft gemaakt, is het gestelde in artikel 9 – voor zover mogelijk – van overeenkomstige toepassing.
Artikel 11. FINANCIËLE COMMISSIE
11.1 Er is een financiële commissie, bestaande uit vier tot acht leden die als penningmeester of anderszins deel uitmaken van één van de afdelingsbesturen. De leden worden door het bestuur benoemd, geschorst en ontslagen. Benoeming en ontslag behoeven de goedkeuring van de algemene ledenvergadering.
11.2 De taak van de commissie is bij te dragen aan het financiële beleid van de vereniging alsmede aan de voorbereiding van de financiële stukken en de financiële besluiten die in de algemene ledenvergaderingen door het bestuur aan de orde worden gesteld. De commissie vervult deze taak door telkens in de periode, voorafgaand aan een gewone algemene ledenvergadering, over de relevante onderwerpen overleg te voeren met de penningmeester en de directeur en zwaarwegend advies uit te brengen aan het bestuur.
Het bestuur stelt de financiële commissie tijdig voorafgaande aan de ledenvergadering schriftelijk in kennis van wat het bestuur voornemens is met het uitgebrachte advies te doen. Het bestuur stelt de algemene ledenvergadering voorafgaand aan de vergadering schriftelijk op de hoogte van de inhoud van het uitgebrachte advies en van zijn voor- nemens daaromtrent.
11.3 Het overleg wordt voorgezeten door een door de leden van de commissie uit haar midden aan te wijzen voorzitter. De commissie wordt bijeengeroepen door de voorzitter, voor zover nodig na afstemming met de penningmeester en de directeur.
Secretariële ondersteuning wordt zonodig verzorgd door het bureau van de NVVS.
11.4 De leden ontvangen desgewenst voor hun werkzaamheden een vergoeding voor noodzakelijk gemaakte kosten.
Artikel 12. DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING KADERLEDEN
12.1 In het jaarlijkse plan van activiteiten, bedoeld in artikel 16, derde lid, van de statuten, besteedt het bestuur in een afzonderlijk onderdeel aandacht aan de deskundigheids- bevordering van kaderleden, ter uitvoering van artikel 7, tweede lid, van de statuten.
12.2 In dit onderdeel komen in elk geval aan de orde:
a. de resultaten van een peiling bij de afdelingen en de commissies van de vereniging omtrent de behoeften aan deskundigheid, zowel kwalitatief als kwantitatief;
b. een met redenen omklede prioriteitsstelling;
c. werving en selectie;
d. scholing en bijscholing;
e. ondersteuning.
Artikel 13. ALGEMENE LEDENVERGADERINGEN
13.1. Voorstellen als bedoeld in artikel 17, tweede lid, van de statuten dienen, om op de agenda van de algemene ledenvergadering te worden geplaatst, schriftelijk en van een duidelijke toelichting voorzien aan de secretaris te worden toegezonden.
13.2. Het bestuur kan voorstellen, als bedoeld in artikel 17, tweede lid, van de statuten, waarbij de in dit artikel genoemde termijn niet in acht is genomen, niettemin in behandeling nemen mits het voorstel alsnog op de agenda van de algemene leden- vergadering kan worden geplaatst.
13.3. Onderwerpen die niet op de agenda zijn vermeld kunnen niet in behandeling worden genomen, tenzij de algemene ledenvergadering met meerderheid van stemmen beslist dat de behandeling alsnog dient te geschieden in verband met het spoedeisende karak- ter van het onderwerp.
13.4. De algemene ledenvergadering heeft het recht een andere volgorde van agendapunten vast te stellen dan voorgesteld door het bestuur. Een beslissing hierover dient met meerderheid van stemmen te worden genomen.
13.5. Op de agenda van de desbetreffende algemene ledenvergadering wordt vermeld welke bestuursleden aftreden en of zij wel of niet herkiesbaar zijn.
13.6. Kandidaten voor benoeming tot lid van het bestuur kunnen worden gesteld door het bestuur, een afdeling of ten minste twintig leden. Mits de kandidaatstelling ten minste zes weken vóór de algemene ledenvergadering ter kennis wordt gebracht van het bestuur, worden de namen van de kandidaten op de agenda van de algemene leden- vergadering vermeld. Deze vermelding gaat vergezeld van een korte informatieve tekst over de kandidaat en diens motivatie.
13.7. De notulen van de algemene ledenvergadering worden eenmalig toegezonden aan de afdelingen, en wel binnen acht weken na de vergadering. Zij worden vastgesteld door de daaropvolgende algemene ledenvergadering.
Artikel 14. AFGEVAARDIGDEN
14.1. De schriftelijke mededeling, bedoeld in artikel 18, vierde lid, van de statuten wordt door de afdelingssecretaris jaarlijks vóór 15 maart gedaan.
14.2. De aantallen afgevaardigden en hun plaatsvervangers bedragen:
a. één voor afdelingen, bestaande uit niet meer dan éénhonderdvijftig leden;
b. twee voor afdelingen, bestaande uit meer dan éénhonderdvijftig leden, maar niet meer dan driehonderd leden;
c. drie voor afdelingen, bestaande uit meer dan driehonderd leden, maar niet meer dan
d. vier voor afdelingen, bestaande uit meer dan vijfhonderd leden, maar niet meer dan zevenhonderd leden;
e. vijf voor afdelingen, bestaande uit meer dan zevenhonderd leden, maar niet meer dan duizend leden;
f. zes voor afdelingen, bestaande uit meer dan duizend leden.
14.3. Bij stemmingen kunnen vanuit een afdeling evenveel stemmen worden uitgebracht als het aantal afgevaardigden waarop de afdeling volgens het tweede lid recht heeft. Een aangewezen afgevaardigde die verhinderd is, kan zijn stem slechts bij schriftelijke volmacht overdragen aan een andere afgevaardigde of een plaatsvervangend afgevaar- digde van zijn afdeling. Deze volmacht dient vóór de aanvang van de algemene leden- vergadering aan de secretaris te worden overhandigd.
14.4. De penningmeester vergoedt uit de kas van de vereniging de aan de algemene leden- vergadering noodzakelijk verbonden reiskosten van de afgevaardigden c.q. stemge- rechtigde plaatsvervangende afgevaardigden, alsmede van de niet-stemgerechtigde plaatsvervangende afgevaardigden van die afdelingen die uit niet meer dan éénhon–
derdvijftig leden bestaan.
Artikel 15. SCHRIFTELIJKE COMMUNICATIE
15.1 Tot de schriftelijke communicatie, bedoeld in artikel 26, derde lid, van de statuten, behoort niet communicatie via e-mail.
Artikel 16 SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN
16.1. Dit huishoudelijk reglement treedt in werking met ingang van 1 januari 2005, met uitzondering van de artikel 7, vierde tot en met achtste lid.
16.2. Artikel 7, vierde tot en met achtste lid, treedt in werking op een nader te bepalen datum die wordt voorgesteld door het bestuur en vastgesteld door de algemene leden- vergadering. Tot die datum geldt het bepaalde in het hiernavolgende lid.
16.3. De grootte van het deel, bedoeld in artikel 7, derde lid, bestaat uit de som van:
a. 25% van de contributie, ontvangen van de gewone leden van de desbetreffende afdeling;
b. 75% van de contributie, ontvangen van de huisgenootleden van de desbetreffende afdeling;
c. het totaal van de bedragen, ontvangen van de desbetreffende afdelingsleden, voorzover deze boven de verschuldigde contributie uitgaan.
==========================
Vastgesteld 20 november 2004.
In werking getreden 1 januari 2005.
